Rapport financier trimestriel du BCP - trimestre se terminant le 30 juin 2016

Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes


Introduction

Ce rapport trimestriel a été préparé par la direction tel qu’exigé par l’article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et selon les modalités prescrites dans la Norme comptable 1.3 du Conseil du Trésor. Ce rapport financier trimestriel devrait être lu de concert avec le Budget principal des dépenses et les rapports trimestriels précédents.

On peut trouver une description sommaire des programmes du Bureau du Conseil privé (BCP) dans la Partie II du Budget principal des dépenses. Pour en apprendre davantage sur les principaux rôles du BCP, veuillez visiter le site Web du BCP.

Ce rapport trimestriel n’a pas fait l’objet d’une vérification externe ou d’un examen, mais a été partagé avec le Comité ministériel de vérification du BCP et il tient compte des observations fournies par les membres du Comité.

Méthode de présentation du rapport

Ce rapport trimestriel a été préparé par la direction en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L'état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser du BCP accordées par le Parlement et utilisées par le ministère, de manière cohérente avec le Budget principal des dépenses pour l'exercice 2016-2017, ainsi que le Budget supplémentaire des dépenses (A) pour le même exercice. Ce rapport financier trimestriel a été préparé en utilisant un référentiel à usage particulier (sur une base de comptabilité de caisse) conçu pour répondre aux besoins d'information financière à l'égard de l'utilisation des autorisations de dépenser.

Le gouvernement ne peut dépenser sans l'autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l'entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l'entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

Lorsque le Parlement est dissous pour la tenue d'une élection générale, l'article 30 de la Loi sur la gestion des finances publiques autorise le gouverneur général, sous certaines conditions, à émettre un mandat spécial autorisant le gouvernement à retirer des fonds du Trésor.  Un mandat spécial est considéré comme un crédit relatif à l'exercice au cours duquel il a été établi.

Le BCP utilise la méthode de la comptabilité d'exercice intégrale pour la préparation et la présentation de ses états financiers annuels lesquels font partie du processus de rapport sur le rendement ministériel. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore en fonction d'une comptabilité axée sur les dépenses.

Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

Cette section met en lumière les points significatifs qui ont contribué à l’augmentation ou à la diminution nette des autorisations disponibles pour l’année et des dépenses réelles pour le trimestre ayant pris fin le 30 juin 2016.

État des autorisations

Autorisations disponibles:
L’augmentation nette de 23,5 millions de dollars, qui est passée de 118,9 millions de dollars pour 2015-2016 à 142,4 millions de dollars pour 2016-2017, est principalement attribuable aux éléments suivants :

  • Une augmentation de 23,9 millions de dollars des fonds accordés par le Budget supplémentaire des dépenses (A). Un financement de 22,4 millions de dollars vise à aider le BCP dans son projet de modernisation des technologies de l’information et pour d’autres projets organisationnels (p. ex. 3,5 millions de dollars pour des activités de communication et 0,5 million de dollars pour les activités relatives aux documents électroniques du Cabinet) ainsi que 1,5 million de dollars pour la création d’un nouveau processus de nomination des sénateurs non partisan et fondé sur le mérite;

  • Une augmentation de 1,1 million de dollars pour les activités du BCP relatives au maintien et à l’avancement de l’équipe de mise en œuvre du plan frontalier, à l’appui du Plan d’action Par-delà la frontière (0,8 million de dollars), et pour la mise en œuvre continue de la Stratégie canadienne de prévention du passage de clandestins (0,3 million de dollars);

  • Une augmentation de 0,6 million de dollars afin de moderniser la présence numérique du premier ministre;

  • Une augmentation de 0,5 million de dollars relative aux régimes d’avantages sociaux des employés, conformément aux lignes directrices du SCT;

  • Une augmentation de 0,1 million de dollars pour le traitement et l’allocation pour automobile de la ministre des Institutions démocratiques et l’augmentation annuelle des traitements ministériels et des allocations pour automobile;

  • Une diminution de 0,4 million de dollars du financement visant la mise en œuvre de diverses initiatives pangouvernementales, notamment la consolidation des services de paye (0,2 million de dollars), la mise en œuvre du nouveau modèle d’affaires de l’École de la fonction publique du Canada (0,1 million de dollars) et le Recensement de la population 2016 (0,1 million de dollars);

  • Une diminution de 2,2 millions de dollars en raison du transfert des responsabilités relatives au Secrétariat canadien du Conseil de coopération Canada–États-Unis en matière de règlementation, qui relève maintenant du Secrétariat du Conseil du Trésor. Ce transfert est entré en vigueur le 1er avril 2016, conformément au décret C.P. 2016-209.

Autorisations utilisées au cours du trimestre :
De façon générale, les dépenses du BCP pour 2016-2017 pour le trimestre se terminant le 30 juin 2016 ont augmenté de 2,3 millions de dollars (de 24,7 millions de dollars en 2015- 2016 à 27,0 millions de dollars en 2016-2017) par rapport aux dépenses de 2015-2016 pour le même trimestre. D'autres renseignements sur cette augmentation figurent dans la section ci-après portant sur l’état des dépenses budgétaires ministérielles par article courant.

État des dépenses ministérielles budgétaires par article courant

Autorisations disponibles :

L’augmentation de 23,5 millions de dollars des autorisations par article courant, de 118,9 millions de dollars en 2015-2016 à 142,4 millions de dollars en 2016-2017, est principalement attribuable aux éléments suivants :

  • Services professionnels et acquisition de machinerie et d’équipement
    L’augmentation de 18,0 millions de dollars relative aux services professionnels (15,0 millions de dollars) et à l’acquisition de machinerie et d’équipement (3,0 millions de dollars) découle de la modernisation de l’infrastructure de technologie de l’information du BCP afin de mener ses activités de façon efficiente. Les investissements en TI permettront également à l’organisme de renforcer sa capacité d’offrir un échange global d’information avec les Canadiens qui désirent utiliser les nouvelles technologies pour communiquer avec leur gouvernement. Cette initiative touchera tous les secteurs du BCP et peut se résumer comme suit :

    • Le remplacement ou la mise à jour des infrastructures de TI vieillissantes, ce qui permet une plus grande uniformité entre les solutions et systèmes opérationnels du BCP et les normes du gouvernement du Canada en matière de technologie et de sécurité.
    • L’introduction de nouveaux outils et l’amélioration des outils en place, afin de contribuer aux exigences organisationnelles générales de faciliter l’échange d’information au moyen d’outils de collaboration, d’outils de renseignement opérationnels, de rapports et d’outils d’analyse.
    • La modernisation des outils de communication, de collaboration et de gestion de l’information pour le BCP et ses clients, afin de faciliter les interactions ouvertes avec les Canadiens, de promouvoir un gouvernement ouvert et d’accroître la transparence.
    • Le début d'un projet pour la mise en œuvre de l'initiative de documents électroniques du Cabinet, souligné par la mise en place de nouveaux outils destinés à faciliter la gestion et la transmission des documents du Cabinet, sous forme électronique.
  • Personnel
    L’augmentation de 3,4 millions de dollars est attribuable au financement reçu dans le Budget supplémentaire des dépenses (A) pour le projet de modernisation des technologies de l’information du BCP et d’autres changements organisationnels, notamment la production et la distribution de produits médiatiques pour le premier ministre, l’amélioration de la présence numérique du premier ministre, les communications fédérales-provinciales et territoriales et les communications du greffier. De nouveaux employés sont également nécessaires pour l’initiative de documents électroniques du Cabinet visant la définition des exigences opérationnelles, la conception d’un nouveau processus et d'un modèle de prestation de service pour la gestion des réunions du Cabinet qui garantira l’intégrité, et la transmission des documents électroniques du Cabinet dans l’ensemble du gouvernement tout en veillant à l’intégrité et à la sécurité du système de documents du Cabinet. De nouveaux employés sont également nécessaires pour permettre la création d’un nouveau processus de nomination des sénateurs non partisan et fondé sur le mérite.
  • Information
    L’augmentation de 2,0 millions de dollars touche les communications, particulièrement pour une augmentation des recherches sur l’opinion publique. Le gouvernement entreprendra un cycle continu de recherches sur l’opinion publique pour obtenir les données sur les questions nouvelles ou prioritaires et la réaction de la population aux nouveaux programmes et aux nouvelles politiques, au fur et à mesure de leur mise en œuvre. On s’assurera ainsi que le gouvernement répond aux besoins des Canadiens. La nouvelle approche du BCP en matière de recherches sur l’opinion publique devrait permettre de réduire les coûts dans l’ensemble du gouvernement et d’améliorer la collaboration.

Autorisations utilisées au cours du trimestre :
L’augmentation de 2,3 millions de dollars des autorisations utilisées pendant le trimestre pour les articles courants, de 24,7 millions de dollars en 2015-2016 à 27,0 millions de dollars en 2016-2017 s’explique principalement comme suit :

  • Services professionnels et spéciaux et locations
    L’augmentation de 2,0 millions de dollars touche les activités de modernisation des infrastructures de technologies de l’information du BCP, soit 1,6 million de dollars pour les services de technologie de l’information et 0,4 million de dollars pour des licences d’utilisateur et des frais de maintenance pour les logiciels.
  • Autres subventions et paiements
    L'augmentation de 0,5 million de dollars s'explique principalement par un paiement anticipé à Affaires mondiales Canada pour le financement des frais de déplacement des médias qui accompagnent le premier ministre pendant ses déplacements internationaux officiels. Une fois les dépenses engagées, les montants sont récupérés des médias.
  • Acquisition d’équipement
    L’augmentation de 0,1 million de dollars est destinée à l’acquisition de mobilier de bureau dans le cadre de la stratégie d’optimisation des bureaux du BCP afin de mettre en place un milieu de travail plus moderne et fonctionnel pour les employés.
  • Personnel
    Une diminution globale de 0,4 million de dollars pour les dépenses du personnel, soit les salaires et la rémunération tenant lieu de congé, et partiellement compensée par une augmentation des contributions aux régimes d’avantages sociaux des employés conformément aux lignes directrices du SCT.

Risques et incertitudes

Le contexte opérationnel complexe du BCP, qui évolue constamment et rapidement, est nécessairement associé à une vaste gamme de risques liés à la gestion et aux activités. Le BCP a donc adopté une Stratégie de gestion intégrée des risques, appuyée par un régime de gouvernance et de surveillance complet. Grâce à sa structure de gestion du risque, le BCP dispose des renseignements, des analyses et des orientations de gestion dont il a besoin pour cerner, prévenir et, au besoin, atténuer les risques nouveaux ou changeants.

Le BCP fait face à un certain nombre de risques internes et externes. Les principaux risques financiers concernent les initiatives de financement visant à régler les enjeux imprévisibles. Dans le cadre de son rôle de coordination, on s’attend à ce que le BCP lance ces initiatives à court préavis, et à ce qu’il gère les dépenses nécessaires au moyen de ses propres autorisations de dépenser ou gère la trésorerie jusqu’à ce que des autorisations accrues de dépenser soient approuvées.

Le présent rapport financier ministériel trimestriel reflète les résultats de l’exercice en cours relativement au Budget principal des dépenses 2016-2017 et au Budget supplémentaire des dépenses (A) 2016-2017 (les crédits pour le Budget principal des dépenses et le Budget supplémentaire des dépenses (A) ont été attribués en entier le 23 juin 2016).

Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

L’environnement opérationnel du BCP continue de changer selon les priorités du mandat du présent gouvernement. Le Budget 2016 a accordé au BCP 108,2 millions de dollars pour les deux premières années et 26,7 millions de dollars par année par la suite pour remplir ses responsabilités nouvelles et accrues. De nombreuses initiatives et de nombreux projets nécessitent de nouveaux employés. C’est pourquoi jusqu’à 113 employés à temps plein se joindront au BCP au cours des deux prochains exercices, ce qui pourrait mener à d’autres changements organisationnels et modifications de la structure hiérarchique. Parmi les récents changements, notons le fait que le sous-greffier du Conseil privé et secrétaire adjoint du Cabinet, Serge Dupont, assume les responsabilités supplémentaires de sous-ministre des Affaires intergouvernementales. De plus, Kami Ramcharan s'est joint au BCP en tant que Sous-ministre adjointe des services ministériels et dirigeante principale des finances. Un organigramme est mis à jour de façon régulière et est affiché sur le site Web du BCP.

Approbation des cadres supérieurs : (version originale signée par)

Version originale signée par                          
Michael Wernick
Greffier du Conseil privé et
Secrétaire du Cabinet

Version originale signée par                          
Kami Ramcharan
Sous-ministre adjointe et dirigeante
principale des finances
Direction des services ministériels

Ottawa, Canada
26 août 2016

État des autorisations (non vérifié) (note 2)

(en milliers de dollars)
Exercice 2016-2017 Exercice 2015-2016
Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2017
(note 1)
Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 30 juin 2016 Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2016
(note 1)
Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 30 juin 2015 Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre

Note 1 : N'inclut que les autorisations disponibles pour chacun des exercices financiers respectifs et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.

Note 2 : Les chiffres étant arrondis, leur somme peut ne pas correspondre au total indiqué.

Crédit 1 - Dépenses nettes de fonctionnement 126 842 23 358 23 358 104 454 21 166 21 166
Autorisations législatives budgétaires  
Contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés 15 202 3 650 3 650 14 123 3 531 3 531
Premier ministre - Traitement et allocation pour automobile 172 14 14 170 42 42
Ministre de l'Infrastructure, des Collectivités et des Affaires intergouvernementales et ministre de l'Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec - Traitement et allocation pour automobile - - - - - -
Leader du gouvernement à la Chambre des communes - Traitement et allocation pour automobile 84 7 7 82 21 21
Ministre des Institutions démocratiques 84 7 7 - - -
Ministre d'État (Réforme démocratique) - Allocation pour automobile - - - 2 - -
Ministre d'État et whip en chef du gouvernement - Allocation pour automobile - - - 2 1 1
Dépenses des produits de la vente de biens excédentaires de l'État 14 - - 19 - -
Autorisations budgétaires totales 142 397 27 036 27 036 118 852 24 760 24 760
Autorisations totales 142 397 27 036 27 036 118 852 24 760 24 760

Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non vérifié) (note 2)

(en milliers de dollars)
Exercice 2016-2017 Exercice 2015-2016
Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2017
(note 1)
Dépensées durant le trimestre terminé le 30 juin 2016 Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2016
(note 1)
Dépensées durant le trimestre terminé le 30 juin 2015 Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre

Note 1 : N'inclut que les autorisations disponibles pour chacun des exercices financiers respectifs et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.

Note 2 : Les chiffres étant arrondis, leur somme peut ne pas correspondre au total indiqué.

Dépenses :  
Personnel 101 876 21 738 21 738 98 447 22 133 22 133
Transports et communications 3 891 677 677 3 236 659 659
Information 4 233 374 374 2 191 344 344
Services professionnels et spéciaux 24 792 2 683 2 683 9 768 1 078 1 078
Location 1 239 717 717 1 291 276 276
Services de réparation et d'entretien 1 000 24 24 1 446 5 5
Services publics, fournitures et approvisionnements 689 77 77 678 98 98
Acquisition de matériel et d'outillage 4,832 212 212 1 845 99 99
Autres subventions et paiements ( 79) 534 534 26 67 67
Dépenses budgétaires brutes totales 142 473 27 036 27 036 118 928 24 760 24 760
Moins les revenus affectés aux dépenses :
  Revenus
( 75) - - ( 75) - -
Total des revenus affectés aux dépenses ( 75) - - ( 75) - -
Dépenses budgétaires nettes totales 142 397 27 036 27 036 118 852 24 760 24 760