Rapport annuel au Parlement 2014-2015 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

[ PDF 1.5 Mo ]

Table des matières

  1. Introduction
  2. Gouvernance et responsabilisation
  3. Arrêté de délégation du Bureau du Conseil privé
  4. Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)
  5. Activités d’éducation et de sensibilisation
  6. Politiques, lignes directrices et procédures relatives à la protection des renseignements personnels
  7. Autres activités
    1. a) Activités générales
    2. b) Diffusion électronique des dossiers
    3. c) Couplage et échange de données
  8. Interprétation du Rapport statistique
    1. Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
    2. Partie 2 : Demandes fermées pendant la période visée par le rapport
      1. 2.1) Résolution et délai de traitement
      2. 2.2) Exceptions
      3. 2.3) Exclusions
      4. 2.4) Format des renseignements communiqués
      5. 2.5) Complexité
        1. 2.5.1) Pages pertinentes traitées et divulguées
        2. 2.5.2) Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
        3. 2.5.3) Autres complexités
      6. 2.6) Présomption de refus
      7. 2.7) Demandes de traduction
    3. Partie 3 : Communications en vertu du paragraphe 8(2)
    4. Partie 4 : Demandes de correction des renseignements personnels et mentions
    5. Partie 5 : Prorogations
      1. 5.1) Motifs de prorogation et issue des demandes
      2. 5.2) Durée des prorogations
    6. Partie 6 : Demandes de consultation d’autres institutions et organisations
    7. Partie 7 : Délai de traitement des consultations sur les renseignements confidentiels du Cabinet
    8. Partie 8 : Plaintes et enquêtes
      1. 8.1) Plaintes reçues
      2. 8.2) Types de plainte
      3. 8.3) Enquêtes
    9. Partie 9 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)
    10. Partie 10 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels
  9. Rapport statistique supplémentaire - Annexe
  10. Annexe A : Arrêté de délégation
  11. Annexe B : Rapport statistique de 2014-2015 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

Le Bureau du Conseil privé (BCP) relève directement du Premier ministre et est dirigé par le Greffier du Conseil privé et le Secrétaire du Cabinet. Le BCP est à la fois le secrétariat du Cabinet et l’organe de la fonction publique chargé de faire les recommandations au Premier ministre concernant l’ensemble des questions stratégiques et opérationnelles du gouvernement. En tant qu’organisme central de la fonction publique qui appuie le Premier ministre ainsi que le Cabinet et ses structures décisionnelles de façon impartiale, le BCP voit à ce que le gouvernement et les Canadiens soient servis par une fonction publique visant l’excellence.

Le BCP soutient en outre le ministre des Affaires intergouvernementales, le leader du gouvernement à la Chambre des communes, le ministre d’État et whip en chef du gouvernement, et le ministre d’État (Réforme démocratique).

Le Bureau du Conseil privé exerce trois grands rôles :

  • Conseiller du Premier ministre - Le BCP offre au Premier ministre, aux ministres de son portefeuille et au Cabinet des avis, des analyses et des renseignements de qualité en matière de politiques, et ce, de façon impartiale. Voici certaines de ses responsabilités à cet égard :
    • Offrir des avis, des analyses et des renseignements impartiaux provenant de l’ensemble de la fonction publique;
    • Consulter des partenaires nationaux et internationaux et collaborer avec eux tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du gouvernement (y compris les provinces et les territoires);
    • Recueillir des renseignements sur les priorités des Canadiens;
    • Fournir des conseils et du soutien concernant l’élaboration et l’exécution des programmes parlementaire et législatif du gouvernement ainsi qu’au sujet du programme de réforme démocratique; et
    • Formuler des avis sur le modèle britannique de conduite des affaires publiques, sur la structure et l’organisation du gouvernement ainsi que sur les nominations par le gouverneur en conseil.
  • Secrétariat du Cabinet - Le BCP facilite le fonctionnement harmonieux, efficace et efficient du Cabinet et du gouvernement du Canada au quotidien. Cela comprend :
    • Gérer le système décisionnel du Cabinet;
    • Coordonner les propositions de politiques et les propositions législatives des ministères au Cabinet, en s’appuyant sur une analyse de leur fondement;
    • Offrir des services de planification et de soutien en ce qui a trait aux réunions du Cabinet et de ses comités;
    • Faire avancer le programme du gouvernement dans l’ensemble des ministères et des organismes fédéraux ainsi qu’auprès des intervenants externes;
    • Offrir des conseils concernant les nominations par le gouverneur en conseil, et notamment diriger et coordonner les processus de sélection et de recrutement pour les postes de dirigeant et les postes à temps plein pourvus par décret dans l’ensemble du secteur public, et soutenir la prise de décisions par le Cabinet en ce qui concerne les nominations par le gouverneur en conseil;
    • Préparer des décrets et divers autres textes de réglementation visant à assurer la mise en application des décisions gouvernementales; et
    • Fournir des services administratifs au Cabinet du Premier ministre, aux ministres du portefeuille et aux commissions d’enquête.
  • Leadership au sein de la fonction publique - Le BCP favorise le développement et le maintien d’une fonction publique de grande qualité qui respecte les plus hautes normes en matière de responsabilisation, de transparence et d’efficience, une fonction publique qui est en mesure de donner les meilleurs conseils au gouvernement ainsi que d’offrir d’excellents services aux Canadiens. Notamment :
    • Gérer le processus de recrutement et de nomination concernant des postes de la haute direction au sein des ministères et organismes fédéraux;
    • Orienter les politiques portant sur la gestion des ressources humaines et le renouvellement de la fonction publique; et
    • Renforcer la capacité de la fonction publique de relever les nouveaux défis et de s’adapter aux nouvelles responsabilités du gouvernement.

Le présent rapport annuel au Parlement est le 32e présenté par le BCP sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi), comme le prescrit le paragraphe 72(1) de la Loi. Il porte sur la période allant du 1er avril 2014 au 31 mars 2015.

On peut en obtenir des exemplaires à l’adresse suivante :

Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Bureau du Conseil privé
55, rue Metcalfe, bureau 1500
Ottawa (Ontario) K1A 0A3

Gouvernance et responsabilisation

Le BCP fournit un soutien au Premier ministre et aux ministres de son portefeuille, y compris le ministre des Affaires intergouvernementales, le leader du gouvernement à la Chambre des communes, le ministre d’État et whip en chef du gouvernement, et le ministre d’État (Réforme démocratique).

Le greffier du Conseil privé, qui relève du Premier ministre, joue trois grands rôles : sous-ministre du Premier ministre, secrétaire du Cabinet et chef de la fonction publique fédérale. La Direction des services ministériels du BCP, qui relève directement du greffier, comprend quatre divisions, dont la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). La division de l’AIPRP est organisée selon trois catégories de responsabilités : Politique et processus d’AIPRP, Opérations et Services à la clientèle.

Arrêté de délégation du Bureau du Conseil privé

Les ministres dirigeant des institutions gouvernementales sont tenus de mettre en application la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein de leur institution. Le Premier ministre, à titre de chef du Bureau du Conseil privé, et conformément à l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, est tenu de mettre en application cette loi au BCP. Le Premier ministre a délégué au directeur de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels au BCP les attributions et les tâches administratives se rapportant à la Loi. Les secrétariats du BCP, c’est-à-dire les bureaux de première responsabilité, qui sont les détenteurs de documents désignés dans une demande de communication de renseignements personnels, approuvent la divulgation de l’information aux demandeurs ainsi que l’application d’exceptions et d’exclusions, avec justifications à l’appui. Cette délégation de pouvoirs partagée est exercée avec diligence au sein du BCP et elle est consignée officiellement aux stades appropriés du processus. L’arrêté de délégation du BCP se trouve à l’annexe A.

Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

La Loi protège les renseignements personnels recueillis par le gouvernement du Canada et assure la protection de ces renseignements contre l’utilisation et la divulgation non autorisées, et accorde aux personnes un droit d’accès à leurs renseignements personnels et un moyen de les corriger.

La Division de l’AIPRP du BCP est le point central d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels au BCP. Elle est chargée de gérer les demandes de communication de renseignements ministériels et personnels, d’assurer la compréhension et l’observation de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein de l’organisme, et de sensibiliser son personnel aux droits et responsabilités dans ces domaines. Elle agit en outre à titre de principal organe de liaison avec le Commissariat à l’information, le Commissariat à la protection de la vie privée, le Secrétariat du Conseil du Trésor et les ministères partenaires pour les questions d’accès à l’information.

La Division de l’AIPRP du BCP dispose d’un effectif total de 27 équivalents temps plein, qui travaillent dans trois catégories de responsabilités.

  1. Politique et processus d’AIPRP
    • Fournit des conseils d’expert en matière de politique sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels;
    • Optimise le rendement des opérations; et
    • Effectue des recherches sur les tendances et les pratiques exemplaires en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.
  2. Opérations
    • Traite les demandes d’accès à l’information et de communication de renseignements personnels;
    • Supervise la collecte et la communication de renseignements personnels et/ou opérationnels; et
    • Entretient un dialogue avec les secrétariats du BCP et avec d’autres institutions fédérales ou provinciales.
  3. Services à la clientèle
    • Crée des produits de formation et des produits promotionnels;
    • Élabore et offre des programmes de formation en matière d’AIPRP;
    • Élabore des messages visant à sensibiliser les employés aux questions d’AIPRP;
    • Coordonne les réponses aux questions et aux pétitions présentées au Parlement au nom du BCP; et
    • Assure l’administration de la base de données.

Conformément aux exigences du paragraphe 17(1) de la Loi, la Division de l’AIPRP offre également une salle de lecture où des membres du public peuvent se rendre pour examiner des publications, documents et manuels ministériels demandés en lien avec la communication de renseignements personnels.

Activités d’éducation et de sensibilisation

Le BCP fait connaître les obligations relatives à l’AIPRP à l’occasion de réunions individuelles, d’exposés et d’événements spéciaux, grâce à des produits d’apprentissage et à l’intranet, et dans le cadre de son programme de formation. Il encourage des relations de travail solides avec les clients, et il est régi par des délais clairement établis.

En 2014-2015, le BCP a donné des séances de formation ou de sensibilisation sur l’AIPRP à plus de 140 employés, par l’intermédiaire de 16 activités de formation. La majorité de ces séances de formation ont eu lieu afin de donner un aperçu de l’AIPRP aux secrétariats internes ainsi que de fournir des conseils sur le processus et l’application des exemptions.

Pour favoriser la compréhension des responsabilités en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels, le directeur de l’AIPRP a rencontré le comité exécutif du BCP pour l’informer des statistiques sur les demandes d’accès à l’information et de communication des renseignements personnels, le rendement et la conformité. Le personnel supérieur de l’AIPRP a rencontré des cadres supérieurs des secrétariats du BCP pour clarifier les rôles et améliorer les relations de travail. Tout au long de 2014-2015, les analystes de l’AIPRP du BCP sont régulièrement entrés en contact avec des clients pour leur expliquer l’échéancier en cinq étapes, les informer des processus liés notamment à la recherche ou à l’examen de documents, et leur expliquer leur rôle. Tous les trimestres pendant l’année en question, le contenu d’apprentissage lié à l’AIPRP affiché sur le site intranet du BCP a été mis à jour pour tenir compte des pratiques opérationnelles courantes et des changements aux personnes-ressources.

Le personnel du BCP dispose de plusieurs sources d’information sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (p. ex. brochure d’instructions sur l’AIPRP, boîte de courrier électronique pour les questions, outils d’apprentissage à emporter, contenu électronique complet sur le site intranet du BCP).

Politiques, lignes directrices et procédures relatives à la protection des renseignements personnels

La Division de l’AIPRP du BCP fournit régulièrement des avis et des conseils à l’autorité centrale du BCP responsable des tâches liées aux questions écrites présentées à la Chambre des communes et au Sénat du Canada. Dans ces questions, exigeant souvent une réponse de tous les ministères et organismes, on demande parfois d’avoir accès aux renseignements personnels protégés par la Loi sur la protection des renseignements personnels. La Division de l’AIPRP du BCP fournit aussi régulièrement des conseils au personnel des ministères en ce qui concerne l’aspect de la protection des renseignements personnels se trouvant dans les fonds de renseignements, le contenu des divulgations proactives, les communications internes et externes, et les courriels du public.

Autres activités

a) Activités générales

Les statistiques ne brossent pas nécessairement un tableau complet des services de soutien offerts aux demandeurs par la Division de l’AIPRP du BCP. Par exemple, elles ne rendent pas compte des demandes qui, chaque fois que cela est possible, sont traitées de façon officieuse et reçoivent une réponse satisfaisante. De plus, le BCP a reçu des demandes de communication de renseignements de personnes qui présumaient qu’il détient tous les renseignements gouvernementaux de nature personnelle, ou des demandes qui auraient dû être adressées à des gouvernements provinciaux. Dans ces cas, il faut expliquer par écrit aux demandeurs la nature et le rôle du BCP ainsi que le processus de présentation des demandes de renseignements. Selon le cas, le demandeur est mis en rapport avec l’organisme fédéral compétent pour que celui-ci lui fournisse des renseignements plus précis.

b) Diffusion électronique des dossiers

En mars 2015, la Division de l’AIPRP a mis en place une nouvelle pratique de diffusion des dossiers, selon laquelle les documents de plus de 125 pages seront fournis en format PDF, sur CD. Des CD seront également fournis en cas de demande de copie électronique. Les employés et gestionnaires de la Division vérifient le PDF à quatre étapes, afin de s’assurer de son exactitude. Le format PDF a été jugé sécuritaire par les Opérations de sécurité du BCP, car il garantit que l’information caviardée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ne peut être modifiée. Cette initiative profite aussi aux demandeurs, qui n’ont plus à payer les coûts de reproduction des documents de plus de 125 pages. Les dossiers électroniques n’entraînent aucun coût supplémentaire pour le BCP. Cette façon de faire écologique devrait représenter jusqu’au tiers des réponses annuellement. Bien qu’aucun dossier n’ait été transmis électroniquement aux termes de la Loi en 2014-2015, la politique est en place au cas où les circonstances exigeraient une telle diffusion dans le futur.

c) Couplage et échange de données

Pour la période de référence 2014-2015, le BCP n’a établi aucun nouveau système ou processus menant au couplage ou à la diffusion de renseignements personnels, ni au sein de l’organisme ni avec des sources externes. L’organisme n’a participé à aucune activité de couplage de données.

Interprétation du Rapport statistique

Le rapport statistique relatif à la Loi se trouve à l’annexe B.

Partie 1 - Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Entre le 1er avril 2014 et le 31 mars 2015, le BCP a reçu 10 demandes de renseignements personnels en vertu de la Loi, comparativement à 75 demandes l’année précédente. Il s’agit d’une diminution de 87 % par rapport à 2013-2014, alors que 62 demandes présentées par une seule et même personne ont contribué au volume anormalement élevé.

Diagramme 1 - Volume de demandes par année
Version texte

Partie 2 : Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1) Résolution et délai de traitement

En 2014-2015, le BCP a fermé 40 demandes de renseignements personnels en vertu de la Loi. Même si le nombre est inférieur aux 49 demandes achevées en 2013-2014, près de trois fois plus de pages ont dû être traitées. Voici la répartition de demandes fermées :

  • 29 divulgations entières;
  • 4 divulgations partielles;
  • 3 demandes pour lesquelles il n’existe pas de documents; et
  • 4 demandes abandonnées.

Aucune demande fermée par le BCP n’a fait l’objet d’une exception ou d’une exclusion en totalité ou n’a été ni confirmée ni infirmée.

Seules quatre demandes sont demeurées actives et ont été reportées à 2015-2016, ce qui est largement inférieur aux 34 demandes de l’exercice précédent reportées en 2014-2015.

Diagramme 2 - Disposition des demandes traitées
Version texte

En 2014-2015, trois demandes (8 % de toutes les demandes) ont été achevées en 30 jours ou moins. Certaines circonstances peuvent faire en sorte qu’une demande de protection des renseignements personnels nécessite plus de 30 jours, par exemple la nécessité de consulter des organisations externes ou de solliciter des avis juridiques. Pendant la période de référence, deux demandes ont été achevées dans une période de 31 à 60 jours. Deux demandes ont été achevées dans une période de 61 à 120 jours; 12 demandes, dans une période de 121 à 180 jours; 17 demandes, dans une période de 181 à 365 jours; et 4 demandes, dans une période supérieure à 365 jours.

2.2) Exceptions

Parfois, l’information doit être protégée aux termes de la Loi. En 2014-2015, des exceptions ont été invoquées pour un certain nombre de demandes :

  • 2 demandes en vertu de l’article 21 : information qui pourrait porter préjudice à la défense du Canada ou à la conduite des affaires internationales;
  • 1 demande en vertu de l’alinéa 22(1)b) : information ayant trait aux activités d’application de la loi ou au déroulement d’enquête;
  • 7 demandes en vertu de l’article 26 : information portant sur un autre individu; et
  • 2 demandes en vertu de l’article 27 : information protégée par le secret professionnel qui lie un avocat à son client.

2.3) Exclusions

La Loi ne s’applique pas à certaines informations publiques décrites aux paragraphes 69(1) et 69(2), ni aux documents confidentiels du Cabinet privé de la Reine, conformément au paragraphe 70(1). Pendant la période de référence, l’article 69 n’a pas été invoqué, alors que les dispositions 70(1), 70(1)a), 70(1)c), 70(1)d), 70(1)e), 70(1)f) et 70.1 ont été invoquées chacune à une reprise.

2.4) Format des renseignements communiqués

Le BCP fournit des copies papier des dossiers. Depuis mars 2015, il fournit également des réponses électroniques sur un CD sur demande ainsi que pour les dossiers supérieurs à 125 pages. Les demandeurs peuvent recevoir leur réponse par la poste ou venir la chercher en personne. En 2014‑2015, le BCP a remis des copies papier des documents pertinents pour les 33 demandes pour lesquelles un dossier existait. Personne n’a demandé à consulter les documents sur place pendant la période de référence.

2.5) Complexité

2.5.1) Pages pertinentes traitées et divulguées

En 2014-2015, les documents de la majorité des demandes pour lesquelles un dossier existait ont été divulgués en partie ou en totalité. Au total, 2 012 pages ont été traitées, dont 895 pages ont été divulguées (soit 44 %). En 2013-2014, 689 pages ont été traitées, dont 573 ont été divulguées (83 %).

2.5.2) Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes

La majorité des demandes fermées contenaient peu de pages. Sur les 33 demandes qui ont obtenu une réponse complète ou partielle, 31 demandes ont nécessité le traitement de moins de 100 pages. Au total, 192 pages ont été divulguées pour ces 31 demandes. Deux autres demandes de moins de 100 pages (37 pages divulguées) ont été abandonnées. Trois demandes ont nécessité le traitement de 101 à 500 pages, dont 401 pages ont été divulguées. Une demande de 1 001 à 5 000 pages a été traitée; 265 pages ont été divulguées.

Il faut noter que le nombre de pages n’est pas un indicateur précis de la complexité d’une demande ni des ressources nécessaires à son traitement. L’information personnelle détenue par le BCP exige un examen complet et une consultation exhaustive avant sa divulgation, et les efforts sont souvent disproportionnés par rapport au volume de dossiers.

2.5.3) Autres complexités

La nature interministérielle complexe de l’information dans de nombreux dossiers sous le contrôle du BCP continue de nécessiter des consultations externes et des avis juridiques. Cette exigence est la principale cause de la période prolongée de traitement de certaines demandes. Pendant la période de référence, trois demandes ont nécessité la consultation d’autres institutions gouvernementales. Trois demandes portaient sur des renseignements entremêlés (c.-à-d. des renseignements personnels concernant un autre individu mêlés aux renseignements personnels du demandeur). Des avis juridiques ont été demandés pour une demande. Une demande comportait des complexités classées comme « autres », qui font référence à des demandes nécessitant le traitement d’enregistrements audio ou vidéo, à des demandes où les dossiers se trouvent dans une autre région ou un autre pays, et à des demandes où les dossiers sont dans une langue autre que l’anglais ou le français. Il faut noter que les totaux correspondent au nombre de demandes et non au nombre de complexités liées à une demande.

2.6) Présomption de refus

Au cours de l’exercice 2014-2015, 35 demandes n’ont pas été traitées dans le délai prescrit par la Loi en raison de la charge de travail, de consultations externes ou internes, ou pour d’autres raisons. Une demande a été traitée dans une période de 31 à 60 jours après le délai (aucune prorogation n’a été requise); vingt-sept demandes ont été complétées dans une période de 121 à 180 jours (aucune prorogation n’a été requise); une demande a été traitée dans une période de 181 à 365 jours après la date limite (aucune prorogation n’a été requise), et une demande a été traitée en plus de 365 jours. Sur les cinq demandes où une prorogation a été demandée, une demande a été traitée dans une période de 31 à 60 jours après la date limite, et une autre, dans une période de 61 à 120 jours. Deux demandes ont été traitées dans une période de 181 à 365 jours après la date limite, et une a été traitée plus de 365 jours après la date limite.

2.7) Demandes de traduction

La Loi stipule, au paragraphe 17(2), que : « Un individu reçoit communication des renseignements personnels dans la langue officielle qu’il a précisée dans les cas suivants : a) il en existe une version dans cette langue; b) il n’en existe pas de version dans cette langue mais le responsable de l’institution fédérale dont ils relèvent juge nécessaire de les faire traduire ou de fournir à l’individu les services d’un interprète » si cette traduction permet à l’individu de comprendre l’information. Pendant la période de référence, aucune traduction n’a été requise.

Partie 3 : Communications en vertu du paragraphe 8(2)

La Loi définit au paragraphe 8(2) les circonstances précises dans lesquelles une institution gouvernementale peut divulguer des renseignements personnels sans le consentement de l’individu qu’ils concernent. L’alinéa 8(2)e) permet la divulgation à « un organisme d’enquête déterminé par règlement et qui en fait la demande par écrit, en vue de faire respecter des lois fédérales ou provinciales ou pour la tenue d’enquêtes licites, pourvu que la demande précise les fins auxquelles les renseignements sont destinés et la nature des renseignements demandés ». Le BCP n’a divulgué aucun renseignement en application des alinéas 8(2)e) et 8(2)m) de la Loi pendant la période de référence.

Partie 4 : Demandes de correction des renseignements personnels et mentions

La Loi précise au paragraphe 12(1) que tout citoyen canadien ou tout résident permanent du Canada a le droit de se faire communiquer, sur demande, les renseignements personnels le concernant et versés dans un fichier de renseignements personnels, ainsi que les renseignements personnels relevant d’une institution fédérale. Une personne a le droit de faire corriger l’information personnelle en cas d’erreur ou d’omission, a le droit d’exiger qu’il soit fait mention des corrections, et a le droit de recevoir l’assurance que quiconque a présenté une demande relative à cette information au cours des deux années précédentes soit avisé de la correction et apporte les changements à ses copies. Aucune demande de correction de renseignements personnels et de mention n’a été présentée pendant la période de référence.

Partie 5 : Prorogations

5.1) Motifs de prorogation et issue des demandes

La Loi autorise la prorogation de la période limite de 30 jours afin de permettre des consultations ou lorsque le respect de la période initiale nuirait aux activités de l’institution gouvernementale. En 2014‑2015, le BCP a prorogé le délai à cinq reprises pour ne pas nuire aux activités aux termes du sous‑alinéa 15a)(i), et à deux reprises pour permettre des consultations, aux termes du sous-alinéa 15a)(ii). Sur les sept demandes où la prorogation a été requise, quatre demandes ont reçu une réponse partielle et deux ont été abandonnées. Dans la dernière demande, il n’existait aucun dossier.

5.2) Durée des prorogations

Le BCP a prorogé le délai de 16 à 30 jours à sept reprises, cinq fois en vertu du sous-alinéa 15a)(i), et deux fois en vertu du sous-alinéa 15a)(ii).

Partie 6 : Demandes de consultation d’autres institutions et organisations

Le BCP a reçu deux demandes de consultation de la part d’autres institutions gouvernementales en 2014-2015, pour un total de 10 pages. Aucune demande de consultation n’a été reçue de la part d’autres organisations. Comme le montre le tableau ci-dessous, ce volume se place à l’avant-dernier rang de ceux enregistrés au cours des 10 dernières années. Les demandes de consultation influent sur la charge de travail, puisque leur traitement exige des ressources à un niveau comparable à celui du traitement des demandes relatives aux renseignements personnels.

Diagramme 3 - Demandes de consultation reçues par année
Version texte

Les dossiers d’une consultation d’une autre institution gouvernementale ont été traités dans une période de 16 à 30 jours; il a été recommandé que tous les dossiers soient divulgués. La deuxième demande de consultation a été complétée dans une période de 31 à 60 jours; il a été recommandé que tous les dossiers fassent l’objet d’une exception.

Partie 7 : Délai de traitement des consultations sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Comme il a été signalé dans la partie 2.3, sept exclusions aux termes de l’article 70 (documents confidentiels du Cabinet privé de la Reine pour le Canada) ont été mentionnées; elles provenaient toutes de la même demande. Une consultation relative aux documents confidentiels a été réalisée relativement à ces exclusions. Le temps de traitement de la consultation a varié de 1 à 15 jours.

Partie 8 : Plaintes et enquêtes

8.1) Plaintes reçues

Afin de promouvoir l’amélioration du service à la clientèle responsable de l’atténuation des plaintes, le BCP continue d’optimiser ses processus de travail, de développer son expertise et de doter les postes convenablement. Le BCP affecte des ressources à la résolution des plaintes et travaille en étroite collaboration avec le Commissariat à la protection de vie privée, au besoin.

En 2014-2015, le BCP a reçu deux plaintes relatives à la Loi, une diminution par rapport aux quatre plaintes déposées en 2013-2014.

8.2) Types de plainte

Pendant la période de référence, un demandeur a déposé une plainte à propos du délai de la réponse, et un deuxième s’est plaint au commissaire à la protection de la vie privée concernant le délai de la réponse et la prorogation connexe. Toutes les plaintes ont été fermées. Les conclusions relatives à la plainte du premier demandeur étaient « Question résolue - plainte fondée ». Pour le deuxième demandeur, les conclusions étaient « Plainte non fondée ».

8.3) Enquêtes

En 2014-2015, une atteinte à la vie privée aux termes de la Loi s’est produite, alors que les renseignements personnels concernant un individu ont été divulgués. Un courriel envoyé au Premier ministre contenant de l’information personnelle a malencontreusement été transmis à 24 autres personnes qui correspondaient avec le Premier ministre à propos du même sujet. La personne concernée a immédiatement été informée, des mesures ont été prises pour réduire les risques de divulgation de cette nature, et on a communiqué avec les 24 personnes pour confirmer qu’elles ont supprimé l’information. L’atteinte a immédiatement été signalée au Commissariat à la protection de la vie privée et au Secrétariat du Conseil du Trésor. Le Commissariat a examiné les mesures prises par le BCP et a déterminé qu’il n’examinera pas davantage la question.

Partie 9 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Le BCP n’a réalisé aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée au cours de l’exercice 2014-2015.

Partie 10 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

En 2014-2015, le coût total des salaires associés à la gestion de la Loi était de 83 105 $, une baisse de 22 439 $ par rapport à l’exercice précédent. Les coûts pour les biens et les services se sont élevés à 20 159 $, une baisse par rapport au montant de 21 847 $ requis en 2013-2014. Le coût total s’élève à 105 428 $, soit une diminution de 24 213 $ par rapport à 2013-2014.

En 2014-2015, l’utilisation des ressources en années-personnes était de 1,06 équivalent temps plein (ETP).

Diagramme 4 - Utilisation d'années-personnes
Version texte

Il faut noter qu’en 2011-2012, le rapport statistique sur la Loi ne permettait pas l’utilisation des fractions pour décrire l’utilisation en années-personnes.

Annexe A : Arrêté de délégation

Le Premier ministre, en sa qualité de responsable du Bureau du Conseil privé et conformément à l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnelsa, délègue aux titulaires des postes énumérés en annexe, et à toutes autres personnes agissant dans ces postes de façon intérimaire, ses attributions à titre de responsable d’une institution fédérale aux termes des articles de la Loi et du règlement figurant en regard de chaque poste à l’annexe.

Le présent arrêté de délégation remplace et annule tout arrêté qui le précède.

Premier ministre
Stephen Harper

13 juin 2008

a L.R. 1985, ch. P-21

Annexe

Poste Articles de la Loi sur la protection des renseignements personnelsa Articles du Règlement sur la protection des renseignements personnelsb
1. Greffier du Conseil privé et Secrétaire du Cabinet. Délégation entière. Délégation entière.
2. Tout poste de la haute gestion au sein du Bureau du Conseil privé, qui se rapporte directement au poste indiqué au paragraphe 1 ci-dessus. Délégation entière. Délégation entière.
3. Tous les Secrétaires adjoints et les Sous-ministres adjoints au sein du Bureau du Conseil privé. Délégation entière. Délégation entière.
4. Tout poste de gestionnaire qui est responsable pour une unité au sein du Bureau du Conseil privé et qui se rapporte directement à un poste envisagé au paragraphe 2 ci-dessus autre que le Sous-ministre adjoint de la Direction générale des services ministériels. Délégation entière. Délégation entière.
5. Coordonateur/trice de la protection des renseignements personnels au sein du Bureau du Conseil privé. 8(4); 8(5); 9(1); 9(4); 10(1); 14; 15; 16; 17; 19; 35(4). 7; 9; 11(2); 11(4).

a L.R. 1985, ch. P-21
b DORS/83-508

Annexe B : Rapport statistique de 2014-2015 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Période visée par le rapport : 2014-04-01 to 2015-03-31

Partie 1 - Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

  Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 10
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 34
Total 44
Fermées pendant la période d'établissment de rapport 40
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 4

Partie 2 - Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 1 0 0 11 19 1 29
Communication partielle 0 0 1 1 0 1 1 4
Exception total 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion total 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 1 1 1 0 0 0 3
Demande abandonnée 0 1 0 0 1 0 2 4
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 3 2 2 12 17 4 40
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1)a) 0
19(1)b) 0
19(1)c) 0
19(1)d) 0
19(1)e) 0
19(1)f) 0
20 0
21 2
22(1)a)(i) 0
22(1)a)(ii) 0
22(1)a)(iii) 0
22(1)b) 1
22(1)c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
23a) 0
23b) 0
24a) 0
24b) 0
25 0
26 7
27 2
28 0
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
69(1)a) 0
69(1)b) 0
69.1 0
70(1)a) 1
70(1)b) 1
70(1)c) 0
70(1)d) 1
70(1)e) 1
70(1)f) 1
70.1 1
2.4 Format des renseignements communiqués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 29 0 0
Communication partielle 4 0 0
Total 33 0 0
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages divulguées Nombre de demandes
Communication totale 126 123 29
Communication partielle 346 342 4
Exception total 0 0 0
Exclusion total 0 0 0
Demande abandonnée 1 540 430 4
Ni confirmée ni infirmée 1 0 0
Total 2 012 895 37

2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 29 123 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 2 69 2 273 0 0 0 0 0 0
Exception total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 2 37 1 128 0 0 1 265 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 33 229 3 401 0 0 1 265 0 0

2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 1 0 3 0 4
Exception total 0 0 0 0 0
Exclusion total 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 2 1 0 1 4
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 3 1 3 1 8
2.6 Deemed refusals
2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principale
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
35 29 1 3 2

2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours en retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 1 1 2
61 à 120 jours 0 1 1
121 à 180 jours 27 0 27
181 à 365 jours 1 2 3
Plus de 365 jours 1 1 2
Total 30 5 35
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 - Communications en vertu du paragraphe 8(2) et 8(5)

Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Alinéa 8(5) Total
0 0 0 0

Partie 4 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0

Partie 5 - Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes nécessitant une prorogation 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 3 0 1 0
Exception total 0 0 0 0
Exclusion total 0 0 0 0
Aucun document n'existe 1 0 0 0
Demande abandonnée 1 0 1 0
Total 5 0 2 0

5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 5 0 2 0
Total 5 0 2 0

Partie 6 - Demandes de consultation d’autres institutions et organisations


6.1 Demandes de consultation d'autres institutions fédérales et organismes
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 2 10 0 0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 1 0 0 0
Total 3 10 0 0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 2 10 0 0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 1 0 0 0

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 1 0 0 0 0 0 1
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception total 0 0 1 0 0 0 0 1
Exclusion total 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autres 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 1 1 0 0 0 0 2

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication total 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception total 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion total 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autres 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 - Demandes auprès des services juridiques

7.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1000 pages traitées 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5 000 traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1000 pages traitées 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5 000 traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 1 12 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 1 12 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 8 - Plaintes et enquêtes

Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
2 0 0 0 2

Partie 9 - Évaluations des factures relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Nombre d'ÉFVP terminées 0

Partie 10 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 83 105 $
Heures supplémentaires 2 164 $
Biens et services 20 159 $
• Contrats de services professionnels 13 133 $  
• Autres 7 026 $  
Total 105 428 $

10.2 Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 0.69
Employés à temps partiel et occasionnels 0.21
Employés régionaux 0.00
Experts-conseils et personnel d'agence 0.06
Étudiants 0.10
Total 1.06

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.