Rapport annuel au Parlement 2012-2013 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

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Table des matières

  1. Introduction
  2. Gouvernance et responsabilisation
  3. Arrêté de délégation du Bureau du Conseil privé
  4. Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (l'AIPRP)
  5. Activités de sensibilisation et de formation
  6. Politiques, lignes directrices et procédures relatives à la protection des renseignements personnels
    1. a) Avis et conseils
  7. Autres activités
    1. a) Opérations générales
    2. b) Gestion au plus juste (lean)
    3. c) Mise à niveau technologique
    4. d) Couplage et échange de données
  8. Plaintes et enquêtes
  9. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)
  10. Interprétation du Rapport statistique
    1. Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
    2. Partie 2 : Demandes fermées pendant la période visée par le rapport
      1. 2.1) Décision et délai de traitement
      2. 2.2) Exceptions
      3. 2.3) Exclusions
      4. 2.4) Support des documents divulgués
      5. 2.5) Complexité
        1. 2.5.1) Pages pertinentes traitées et divulguées
        2. 2.5.2) Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
        3. 2.5.3) Autres complexités
      6. 2.6) Présomptions de refus
      7. 2.7) Demandes de traduction
    3. Partie 3 : Communications en vertu du paragraphe 8(2)
    4. Partie 4 : Demandes de correction des renseignements personnels et mentions
    5. Partie 5 : Prorogations
    6. Partie 6 : Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes
    7. Partie 7 : Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet
    8. Partie 8 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels
  11. Annexes
    1. a) Arrêté de délégation
    2. b) Rapport statistique de 2012-2013 sur la Loi

Introduction

Le Bureau du Conseil privé (BCP) relève directement du Premier ministre, et il est dirigé par le greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet. Le BCP est à la fois le secrétariat du Cabinet et l’organisme de la fonction publique qui conseille le Premier ministre sur toute la gamme des questions stratégiques et opérationnelles intéressant le gouvernement. En tant qu’organisme central de la fonction publique qui appuie le Premier ministre ainsi que le Cabinet et ses structures décisionnelles de façon impartiale, le BCP voit à ce que le gouvernement et les Canadiens soient servis par une fonction publique visant l’excellence.

Le BCP soutient en outre le leader du gouvernement au Sénat, le ministre des Affaires intergouvernementales, le leader du gouvernement à la Chambre des communes, le ministre d’État et whip en chef du gouvernement, et le ministre d’État (Réforme démocratique).

Le BCP exerce trois grands rôles :

  • Conseiller du Premier ministre – Le BCP offre au Premier ministre, aux ministres de son portefeuille et au Cabinet des avis, des analyses et des renseignements de qualité en matière de politiques, et ce, de façon impartiale. Voici certaines de ses responsabilités à cet égard :
    • offrir des avis, des analyses et des renseignements impartiaux provenant de l’ensemble de la fonction publique.
    • consulter des partenaires nationaux et internationaux et collaborer avec eux tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du gouvernement (y compris les provinces et les territoires).
    • recueillir des renseignements sur les priorités des Canadiens.
    • fournir des conseils et du soutien concernant l’élaboration et l’exécution des programmes parlementaire et législatif du gouvernement ainsi qu’au sujet du programme de réforme démocratique.
    • formuler des avis sur le modèle britannique de conduite des affaires publiques, sur la structure et l’organisation du gouvernement ainsi que sur les nominations par le gouverneur en conseil.
  • Secrétariat du Cabinet – Le BCP facilite le fonctionnement harmonieux, efficace et efficient du Cabinet et du gouvernement du Canada au quotidien. Voici certaines de ses responsabilités à cet égard :
    • gérer le processus décisionnel du Cabinet.
    • coordonner les propositions de politiques et les propositions législatives des ministères au Cabinet, en s’appuyant sur une analyse de leur fondement.
    • offrir des services de planification et de soutien en ce qui trait aux réunions du Cabinet et de ses comités.
    • faire avancer le programme du gouvernement dans l’ensemble des ministères et des organismes fédéraux ainsi qu’auprès des intervenants externes.
    • offrir des conseils concernant les nominations par le gouverneur en conseil, et notamment diriger et coordonner les processus de sélection et de recrutement pour les postes de dirigeant et les postes à temps plein pourvus par décret dans l’ensemble du secteur public, et soutenir la prise de décisions par le Cabinet en ce qui concerne les nominations par le gouverneur en conseil.
    • préparer des décrets et divers autres textes de réglementation visant à assurer la mise en application des décisions gouvernementales.
    • fournir des services administratifs au Cabinet du Premier ministre, aux ministres du portefeuille et aux commissions d’enquête.
  • Leadership au sein de la fonction publique – Le BCP favorise le développement et le maintien d’une fonction publique de grande qualité qui respecte les plus hautes normes en matière de responsabilisation, de transparence et d’efficience, une fonction publique qui est en mesure de donner les meilleurs conseils au gouvernement ainsi que d’offrir d’excellents services aux Canadiens. Voici certaines de ses responsabilités à cet égard :
    • gérer le processus de recrutement et de nomination concernant des postes de la haute direction au sein des ministères et organismes fédéraux.
    • orienter les politiques portant sur la gestion des ressources humaines et le renouvellement de la fonction publique.
    • renforcer la capacité de la fonction publique de relever les nouveaux défis et de s’adapter aux nouvelles responsabilités du gouvernement.

Le présent rapport annuel au Parlement est le 30e présenté par le BCP sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi), comme le prescrit le paragraphe 72(1) de la Loi. Il porte sur la période allant du 1er avril 2012 au 31 mars 2013.

On peut en obtenir des exemplaires à l’adresse suivante :

Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Bureau du Conseil privé
55, rue Metcalfe, bureau 1340
Ottawa (Ontario) K1A 0A3

Gouvernance et responsabilisation

Le BCP fournit un soutien au Premier ministre et aux ministres de son portefeuille, y compris le leader du gouvernement au Sénat, le ministre des Affaires intergouvernementales, le leader du gouvernement à la Chambre des communes, le ministre d’État et whip en chef du gouvernement et le ministre d’État (Réforme démocratique).

Le greffier du Conseil privé, qui relève du Premier ministre, joue trois grands rôles : sous-ministre du Premier ministre, secrétaire du Cabinet et chef de la fonction publique fédérale. La Direction des services ministériels du BCP, qui relève directement du greffier, comprend six divisions, dont la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). Cette division est organisée selon trois domaines fonctionnels : Politique et processus d’AIPRP, Opérations, et Services à la clientèle.  

Arrêté de délégation du Bureau du Conseil privé

Les ministres dirigeant des institutions gouvernementales sont tenus de mettre en application la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein de leur institution. Le Premier ministre, à titre de chef du Bureau du Conseil privé, et conformément à l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi), est tenu de mettre en application cette loi au BCP. Le Premier ministre a délégué au directeur de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels au BCP les attributions et les tâches administratives se rapportant à la Loi. Les secrétariats du BCP (c’est-à-dire les bureaux de première responsabilité) qui sont les détenteurs de documents désignés dans une demande de communication de renseignements personnels, approuvent la divulgation de l’information aux demandeurs ainsi que l’application d’exceptions et d’exclusions, avec justifications à l’appui. Cette délégation de pouvoirs partagée est exercée avec diligence au sein du BCP et elle est consignée officiellement aux stades appropriés du processus. L’arrêté de délégation du BCP se trouve à l’annexe A.

Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (l'AIPRP)

La Loi protège les renseignements personnels recueillis par le gouvernement du Canada et assure la protection de ces renseignements contre l’utilisation et la divulgation non autorisées, et accorde aux personnes un droit d’accès à leurs renseignements personnels et un moyen de les corriger.

La Division de l’AIPRP est le point central d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels au BCP. Elle est chargée de gérer les demandes de communication de renseignements ministériels et personnels, d’assurer la compréhension et l’observation de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein de l’organisme, et de sensibiliser son personnel aux droits et responsabilités dans ces domaines. Elle agit en outre à titre de principal organe de liaison avec le Commissariat à l’information (CIC), le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP), le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et les ministères partenaires. 

La Division de l’AIPRP du BCP dispose d’un effectif total de 26 équivalents temps plein, qui travaillent dans trois domaines fonctionnels :

  1. Politique et processus d’AIPRP
    • Fournit des conseils d’expert en matière de politique sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels.
    • Optimise le rendement des opérations.
    • Effectue des recherches sur les tendances et les pratiques exemplaires en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.
  2. Opérations
    • Traite les demandes d’accès à l’information et de communication de renseignements personnels.
    • Supervise la collecte et la communication de renseignements personnels et/ou opérationnels.
    • Entretient un dialogue avec les secrétariats du BCP et avec d’autres institutions fédérales ou provinciales.
  3. Services à la clientèle
    • Crée des produits de formation et des produits promotionnels.
    • Élabore et offre des programmes de formation en matière d’AIPRP.
    • Élabore des messages visant à sensibiliser les employés aux questions d’AIPRP.
    • Coordonne les réponses aux questions et aux pétitions présentées au Parlement.
    • Assure l’administration de la base de données.

La Division de l’AIPRP offre également une salle de lecture où des membres du public peuvent se rendre pour examiner des publications, documents et manuels ministériels demandés en lien avec la communication de renseignements personnels. Elle respecte ainsi les exigences du paragraphe 17(1) de la Loi, selon lequel : « Sous réserve des règlements pris en vertu de l’alinéa 77(1)o), une institution fédérale donne communication des renseignements personnels de la façon suivante : a) soit par la permission de consulter les renseignements conformément aux règlements; b) soit par la délivrance de copies ».

Activités de sensibilisation et de formation

Le BCP fait connaître les obligations relatives à l’AIPRP à l’occasion de réunions individuelles, d’exposés et d’événements spéciaux, grâce à des produits d’apprentissage et à l’intranet, et dans le cadre de son programme de formation. Il encourage des relations de travail responsables avec les clients, et il est régi par des délais clairement établis.

Pendant la période visée par le présent rapport, le BCP a donné des séances de formation ou de sensibilisation sur l’AIPRP à 74 employés, par l’intermédiaire de 22 activités de formation. Ces activités consistaient en 10 séances présentées conjointement avec la Division des services d’information ministériels du BCP, qui est responsable de la gestion de l’information au BCP. Ces séances font partie intégrante du programme d’orientation des nouveaux employés du BCP. 

Au cours de l’année sur laquelle porte le rapport, la Division de l’AIPRP du BCP a transmis une série de messages, au moyen d’annonces dans le site intranet, afin de renseigner les quelque 900 employés sur l’AIPRP et sur la formation à ce sujet. Les sujets traités comprenaient notamment l’importance du respect des délais de réponse, la disponibilité de la formation, et le processus opérationnel. Tous les trimestres pendant l’année en question, le contenu d’apprentissage lié à l’AIPRP affiché sur le site intranet du BCP a été mis à jour pour tenir compte des pratiques opérationnelles courantes et des changements aux personnes-ressources.

Pour favoriser la compréhension des responsabilités en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels, la directrice de l’AIPRP a rencontré régulièrement des représentants des ministres du portefeuille en 2012-2013 afin de leur expliquer en détail le contexte de l’AIPRP. Le Comité exécutif du BCP a également été informé des statistiques sur les demandes d’accès à l’information et de communication des renseignements personnels, le rendement et la conformité. Le personnel supérieur de l’AIPRP a rencontré des cadres supérieurs des secrétariats du BCP pour clarifier les rôles et améliorer les relations de travail. Tout au long de 2012-2013, les analystes de l’AIPRP du BCP sont régulièrement entrés en contact avec des clients pour leur expliquer l’échéancier en cinq étapes, les informer des processus liés notamment à la recherche ou à l’examen de documents, et leur expliquer leur rôle. Le personnel du BCP dispose de plusieurs sources d’information sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (p. ex. brochure d’instructions sur l’AIPRP, boîte de courrier électronique pour les questions, outils d’apprentissage à emporter, contenu électronique complet sur le site intranet du BCP).

Politiques, lignes directrices et procédures relatives à la protection des renseignements personnels

a) Avis et conseils

La Division de l’AIPRP du BCP fournit régulièrement des avis et des conseils à l’autorité centrale du BCP responsable des tâches liées aux questions écrites présentées à la Chambre des communes et au Sénat du Canada. Dans ces questions, exigeant souvent une réponse de tous les ministères et organismes, on demande parfois d’avoir accès aux renseignements personnels protégés par la Loi sur la protection des renseignements personnels. La Division de l’AIPRP du BCP voit à ce que la directive liée aux tâches recommande la protection des renseignements ou y veille dans la réponse finale, conformément à la Loi. La Division de l’AIPRP du BCP fournit aussi régulièrement des conseils au personnel des ministères en ce qui concerne l’aspect de la protection des renseignements personnels se trouvant dans les fonds de renseignements, le contenu des divulgations proactives, les communications internes et externes et les courriels du public.

Autres activités

a) Opérations générales

Les statistiques ne brossent pas nécessairement un tableau complet des services de soutien offerts aux demandeurs par la Division de l’AIPRP du BCP. Par exemple, elles ne rendent pas compte des demandes qui, chaque fois que cela est possible, sont traitées de façon officieuse et reçoivent une réponse satisfaisante. De plus, le BCP a reçu des demandes de communication de renseignements de personnes qui présumaient qu’il détient tous les renseignements gouvernementaux de nature personnelle, ou des demandes qui auraient dû être adressées à des gouvernements provinciaux. Dans ces cas, il faut expliquer par écrit aux demandeurs la nature et le rôle du BCP ainsi que le processus de présentation des demandes de renseignements. Selon le cas, le demandeur est mis en rapport avec l’organisme fédéral compétent pour que celui-ci lui fournisse des renseignements plus précis.

b) Gestion au plus juste (lean)

En mars 2013, la Division de l’AIPRP a entrepris un « Kaizen », un atelier de cinq jours, en équipe, fondé sur la résolution de problèmes et conçu pour améliorer le service à la clientèle. En utilisant les principes de la gestion au plus juste (lean), qui consiste à réinventer le processus opérationnel du point de vue du client, l’équipe Kaizen a eu recours à la schématisation des processus et à la recherche connexe pour cerner des méthodes de travail plus efficientes, à valeur ajoutée. Par suite du Kaizen, des modifications ont été apportées à l’ensemble du processus opérationnel de l’AIPRP afin d’améliorer le respect des délais, de réduire les erreurs et la consommation de papier et d’alléger la tâche des bureaux de première responsabilité, qui détiennent les documents. Cette initiative de la Division de l’AIPRP constitue un essai en vue de l’application des principes de la gestion au plus juste à l’échelle du BCP.

c) Mise à niveau technologique

En mai 2012, le BCP a procédé à la mise à niveau de son logiciel de gestion de cas, noyau électronique des opérations d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels au BCP. La nouvelle version du programme offre des fonctions de rapport et de gestion des documents plus complètes, et a permis de produire le rapport statistique approfondi de 2012-2013 sur la Loi conformément aux exigences établies par le Secrétariat du Conseil du Trésor en 2011. Cette mise à niveau témoigne de la volonté du BCP de se doter des moyens technologiques nécessaires pour assurer au public un service en temps opportun.

d) Couplage et échange de données

Au cours de l’exercice 2012-2013, le BCP n’a établi aucun système ni processus nouveau qui aurait mené au couplage ou à l’échange de données dans l’organisme même ou avec des sources externes. Il n’a participé à aucune activité de couplage de données.

Plaintes et enquêtes

En 2012-2013, le BCP n’a pas reçu de plaintes relatives à l’application de la Loi. 

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Comme l’indique l’annexe A de son rapport statistique concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels, le BCP n’a effectué aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée au cours de l’exercice  2012-2013.  

Interprétation du Rapport statistique

Le Rapport statistique concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels se trouve à l’Annexe B.

Partie 1 - Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi)

Entre le 1er avril 2012 et le 31 mars 2013, le BCP a reçu 18 demandes de renseignements personnels en vertu de la Loi, comparativement à 11 l’année précédente, ce qui représente une augmentation de 63 % par rapport à 2011-2012.

Figure 1 - Volume de demandes par année
Version texte

Partie 2 : Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1) Décision et délai de traitement

En 2012-2013, le BCP a traité 17 demandes de renseignements personnels reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ce nombre est sensiblement plus élevé que les sept demandes traitées en 2011-2012. Les demandes traitées se répartissent comme suit :

  • 1 – communication totale;
  • 6 – communication partielle
  • 1 – exception totale 
  • 4 – aucun document n’existe 
  • 5 – demandes abandonnées

Figure 2 - Disposition des demandes traitées
Version texte

En 2012-2013, 8 demandes, soit 47 % du totale des demandes, ont été traitées en 30 jours ou moins. Dans certaines circonstances, il faut compter plus de 30 jours pour traiter un dossier, notamment quand la demande nécessite de consulter des organismes externes ou d’obtenir des avis juridiques. Au cours de l’année visée par le rapport, 4 demandes ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours. Deux demandes ont été traitées dans un délai de 61 à 120 jours, deux dans un délai de 121 à 180 jours, et une demande a exigé un délai de traitement de plus de 365 jours. Le taux de réponse dans les 60 jours s’élève donc à 71 %. 

2.2) Exceptions

Dans certaines circonstances, les renseignements personnels doivent être protégés par la Loi. En 2012-2013, 10 exceptions ont été invoquées à l’égard de demandes de communication de renseignements personnels : 

  • 1 demande en vertu de l’article 21 – affaires internationales et défense
  • 1 en vertu de l’alinéa 22(1)b) – exécution de la loi et enquête
  • 1 en vertu de l’article 22.1 – renseignements obtenus par le commissaire à la protection de la vie privée
  • 7 en vertu de l’article 26 – renseignements portant sur un autre individu  

2.3) Exclusions

La Loi ne s’applique pas à certains renseignements mentionnés aux paragraphes 69(1) et 69(2) ni aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada conformément au paragraphe 70(1). Pendant la période visée, les articles 69 et 70 n’ont pas été invoqués.

2.4) Support des documents divulgués

Les demandeurs peuvent soit recevoir leur réponse par la poste, soit aller la chercher en personne. Le BCP fournit une copie papier seulement. En 2012-2013, le BCP a donné des copies des documents pertinents pour sept demandes pour lesquelles des documents existaient. Aucun demandeur n’a demandé à examiner des documents sur place pendant la période visée.

2.5) Complexité

2.5.1) Pages pertinentes traitées et divulguées

En 2012-2013, la plupart des demandes pour lesquelles des documents existaient ont donné lieu à une divulgation partielle et ont été abandonnées. Au total, 1 028 pages ont été traitées, et de celles-ci 947 pages ont été divulguées. Le taux de divulgation se chiffre ainsi à 92 %, ce qui est comparable au taux de 98 % atteint en 2011-2012, exercice où 505 pages ont été traitées et 496 pages ont été divulguées.

2.5.2) Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes

La majorité des demandes traitées comportaient un faible volume de pages. Parmi les 7 demandes de communication des renseignements personnels pour lesquelles il y a eu une divulgation partielle, 5 demandes avaient moins de 100 pages à traiter. Un total de 151 pages a été divulgué pour ces 5 demandes. Une demande exigeait le traitement de 101 à 500 pages, dont 194 pages ont été divulguées. Un total de 602 pages a été divulgué pour une demande visant de 501 à 1 000 pages.

Il y a lieu de signaler que le nombre de pages n’est pas une mesure exacte de la complexité d’une demande de communication de renseignements personnels, ou des ressources nécessaires pour traiter une telle demande. Les renseignements personnels détenus par le BCP font l’objet d’un processus complet et approfondi d’examen et de consultation avant d’être divulgués, et les efforts connexes sont souvent disproportionnés par rapport au volume de documents. 

2.5.3) Autres complexités

De nombreux documents en la possession du BCP nécessitent des consultations externes et l’obtention d’avis juridiques en raison de leur caractère interministériel complexe. C’est la principale raison pour laquelle il faut beaucoup de temps pour traiter certaines demandes. Pendant la période visée, le BCP a transmis trois demandes de consultation à d’autres institutions gouvernementales et a demandé un avis juridique pour sept demandes. Trois demandes portaient sur des renseignements entremêlés (c.-à-d. des renseignements personnels concernant un autre individu mêlés aux renseignements personnels du demandeur). D’autres complexités propres au dossier ont été signalées à l’égard de trois demandes. À noter que les totaux correspondent au nombre des demandes et non au nombre des complexités que comporte une demande.

2.6) Présomptions de refus

Au cours de l’exercice 2012-2013, six demandes n’ont pas été traitées dans le délai prescrit par la Loi en raison de la charge de travail ou de consultations externes ou pour d’autres raisons. Une demande a dépassé le délai de 1 à 15 jours sans que celui-ci ne soit prorogé. Sur les cinq demandes dont le délai a été prorogé, deux ont dépassé le délai de 60 jours ou moins, deux de 61 à 120 jours, et une de plus de 365 jours.

2.7) Demandes de traduction

Au paragraphe 17(2), la Loi précise qu’« un individu reçoit communication des renseignements personnels dans la langue officielle qu’il a précisée dans les cas suivants : a) il en existe une version dans cette langue […] et b) il n’en existe pas de version dans cette langue, mais le responsable de l’institution fédérale dont ils relèvent juge nécessaire de les faire traduire ou de fournir à l’individu les services d’un interprète afin qu’il puisse les comprendre ». Aucune traduction n’a été demandée au cours de la période visée.

Partie 3 : Communications en vertu du paragraphe 8(2)

Le paragraphe 8(2) de la Loi énonce les cas précis dans lesquels les institutions gouvernementales peuvent communiquer des renseignements personnels sans le consentement des individus. L’alinéa 8(2)e) de la Loi autorise la communication de renseignements personnels « à un organisme d’enquête déterminé par règlement et qui en fait la demande par écrit, en vue de faire respecter des lois fédérales ou provinciales ou pour la tenue d’enquêtes licites, pourvu que la demande précise les fins auxquelles les renseignements sont destinés et la nature des renseignements demandés ». Une communication a été faite en vertu de l’alinéa 8(2)e) de la Loi pendant la période visée.

Partie 4 : Demandes de correction des renseignements personnels et mentions

Le paragraphe 12(1) de la Loi précise que tout citoyen canadien et tout résident permanent du Canada ont le droit de se faire communiquer sur demande les renseignements personnels les concernant versés dans un fichier de renseignements personnels et les renseignements personnels les concernant relevant d’une institution fédérale. Un individu devrait avoir le droit de demander que les renseignements personnels le concernant soient corrigés lorsqu’il y a une erreur ou une omission ou qu’une mention soit annexée à son dossier et il devrait avoir le droit d’obtenir l’assurance que toute partie ayant demandé les renseignements au cours des deux dernières années sera informée des corrections apportées pour qu’elle puisse apporter les changements nécessaires à sa copie des renseignements. Aucune demande de correction des renseignements personnels et d’ajout d’une mention n’a été présentée au cours de la période visée. 

Partie 5 : Prorogations

La Loi permet la prorogation du délai prévu de 30 jours si des consultations sont nécessaires ou si l’observation du délai risque d’entraver de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution. Au cours de l’exercice 2012-2013, le BCP a prorogé 8 délais de 16 à 30 jours : 5 prorogations pour ne pas entraver le fonctionnement de l’institution (sous-alinéa 15a)(i)), et 3 prorogations pour permettre les consultations prévues au sous-alinéa 15a)(ii).

Partie 6 : Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

Le BCP a reçu 7 demandes de consultation en 2012-2013. Comme le montre le graphique ci-dessous, ce nombre est en baisse comparativement aux 10 demandes de consultation reçues en 2011-2012, mais demeure près de la moyenne. Au cours des 10 dernières années, le BCP a reçu en moyenne 8 demandes de consultation concernant des demandes de communication de renseignements personnels. Les demandes de consultation sont un facteur déterminant de la charge de travail, car le traitement peut exiger un niveau de ressources semblable à celui nécessaire pour le traitement des demandes de communication de renseignements personnels.

Figure 3 - Demandes de consultation reçues par année
Version texte

Ce sont les organismes suivants qui ont présenté des demandes de consultation au BCP en 2012-2013 :

  • Gendarmerie royale du Canada 
  • École de la fonction publique du Canada 
  • Service canadien du renseignement de sécurité

On a recommandé que les documents relatifs aux 7 demandes de consultation reçues des autres organismes gouvernementaux soient divulgués en entier ou en partie. En ce qui concerne les délais de traitement, toutes les demandes de consultation reçues ont été traitées dans les 60 jours. Quatre consultations ont nécessité de 16 à 30 jours, et 3 ont pris de 31 à 60 jours. Aucune demande de consultation n’a été présentée par des organisations non gouvernementales.

Partie 7 : Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Comme il est indiqué à la partie 2.3, aucune exclusion en vertu de l’article 70 (documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada) n’a été invoquée. Par conséquent, aucune consultation n’a été entreprise à l’égard des documents confidentiels du Cabinet au cours de la période visée par le rapport.

Partie 8 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de l’exercice 2012-2013, les coûts salariaux liés à l’administration de la Loi se sont élevés à 32 220 $, ce qui représente environ 14 000 $ de plus que les 18 801 $ nécessaires l’exercice précédent. Le coût des produits et services s’est élevé à 2 260 $, en hausse par rapport à 1 071 $ en 2011-2012. Le total cumulatif des coûts est de 34 706 $, ce qui représente une hausse de 14 730 $ par rapport à 2011-2012.

En 2012-2013, l’utilisation des ressources en années-personnes était de 0,38 équivalent temps plein (ETP).

Figure 4 - Utilisation des ressources en années-personnes
Version texte

* Il y a lieu de signaler qu'en 2011-2012, le rapport statistique concernant la Loi ne permettait pas de consigner en fraction l'utilisation des ressources en années-personnes.

Annexes

a) Arrêté de délégation

Le Premier ministre, en sa qualité de responsable du Bureau du Conseil privé et conformément à l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnelsa, délègue aux titulaires des postes énumérés en annexe, et à toutes autres personnes agissant dans ces postes de façon intérimaire, ses attributions à titre de responsable d’une institution fédérale aux termes des articles de la Loi et du règlement figurant en regard de chaque poste à l’annexe.

Le présent arrêté de délégation remplace et annule tout arrêté qui le précède.

Premier ministre
Stephen Harper

13 juin 2008

a L.R. 1985, ch. P-21

Annexe

Poste Articles de la Loi sur la protection des renseignements personnelsa Articles du Règlement sur la protection des renseignements personnelsb
1. Greffier du Conseil privé et Secrétaire du Cabinet. Délégation entière. Délégation entière.
2. Tout poste de la haute gestion au sein du Bureau du Conseil privé, qui se rapporte directement au poste indiqué au paragraphe 1 ci-dessus. Délégation entière. Délégation entière.
3. Tous les Secrétaires adjoints et les Sous-ministres adjoints au sein du Bureau du Conseil privé. Délégation entière. Délégation entière.
4. Tout poste de gestionnaire qui est responsable pour une unité au sein du Bureau du Conseil privé et qui se rapporte directement à un poste envisagé au paragraphe 2 ci-dessus autre que le Sous-ministre adjoint de la Direction générale des services ministériels. Délégation entière. Délégation entière.
5. Coordonateur/trice de la protection des renseignements personnels au sein du Bureau du Conseil privé. 8(4); 8(5); 9(1); 9(4); 10(1); 14; 15; 16; 17; 19; 35(4). 7; 9; 11(2); 11(4).

a L.R. 1985, ch. P-21
b DORS/83-508

b) Rapport statistique de 2012-2013 sur la Loi

Période visée par le rapport : 2012-04-01 to 2013-03-31

Partie 1 - Demandes en vertu de la LPRP

  Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 18
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 7
Total 25
Fermées pendant la période visée par le rapport 17
Reportées à la prochaine période de rapport 8

Partie 2 - Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 1 0 0 0 0 0 1
Communication partielle 0 0 2 2 1 0 1 6
Tous exemptés 0 0 0 0 1 0 0 1
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 1 2 1 0 0 0 0 4
Demande abandonnée 4 0 1 0 0 0 0 5
Total 5 3 4 2 2 0 1 17
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1)a) 0
19(1)b) 0
19(1)c) 0
19(1)d) 0
19(1)e) 0
19(1)f) 0
20 0
21 1
22(1)a)(i) 0
22(1)a)(ii) 0
22(1)a)(iii) 0
22(1)b) 1
22(1)c) 0
22(2) 0
22.1 1
22.2 0
22.3 0
23a) 0
23b) 0
24a) 0
24b) 0
25 0
26 7
27 0
28 0
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
69(1)a) 0
69(1)b) 0
69.1 0
70(1)a) 0
70(1)b) 0
70(1)c) 0
70(1)d) 0
70(1)e) 0
70(1)f) 0
70.1 0
2.4 Support des documents divulgués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 1 0 0
Communication partielle 6 0 0
Total 7 0 0
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages divulguées Nombre de demandes
Communication totale 10 10 1
Communication partielle 955 937 6
Tous exemptés 11 0 1
Tous exclus 0 0 0
Demande abandonnée 52 0 5

2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
Communication totale 1 10 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 4 141 1 194 1 602 0 0 0 0
Tous exemptés 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 11 151 1 194 1 602 0 0 0 0

2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 0 1 0 0 1
Communication partielle 2 5 0 0 7
Tous exemptés 1 1 0 0 2
Tous exclus 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 3 3 6
Total 3 7 3 3 16
2.6 Deemed refusals
2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes
Nombre de demandes fermées en retard Raison principale
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
6 2 3 0 1

2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours en retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 1 0 1
16 à 30 jours 0 1 1
31 à 60 jours 0 1 1
61 à 120 jours 0 2 2
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 1 1
Total 1 5 6
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 - Communications en vertu du paragraphe 8(2)

1 0 1

Partie 4 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

  Nombre
Demandes de correction reçues 0
Demandes de correction acceptées 0
Demandes de correction refusées 0
Mentions annexées 0

Partie 5 - Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes nécessitant une prorogation 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 3 0 3 0
Tous exemptés 1 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 1 0 0 0
Total 5 0 3 0

5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 5 0 3 0
Total 5 0 3 0

Partie 6 - Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes


6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes
Consultations Autres institutions fédérales Nombre de pages à traiter Autres organismes Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période visée par le rapport 6 42 0 0
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 1 3 0 0
Total 7 45 0 0
Fermées pendant la période visée par le rapport 7 45 0 0
Reportées à la prochaine période de rapport 0 0 0 0

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 1 0 0 0 0 0 1
Communiquer en partie 0 3 3 0 0 0 0 6
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autres 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 4 3 0 0 0 0 7

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autres 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 - Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Nombre de jours Nombre de réponses reçues Nombre de réponses reçues après l'échéance
1 à 15 0 0
16 à 30 0 0
31 à 60 0 0
61 à 120 0 0
121 à 180 0 0
181 à 365 0 0
Plus de 365 jours 0 0
Total 0 0

Partie 8 - Ressources liées à la LPRP

8.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 32 220 $
Heures supplémentaires 226 $
Biens et services 2 260 $
• Marchés pour les EFRVP 0 $  
• Marchés de services professionnels 1 742 $  
• Autres 518 $  
Total 34 706 $

8.2 Ressources humaines
Ressources Voués à la LPRP à temps plein Voués à la LPRP à temps partiel Total
Employés à temps plein 0,34 0,00 0,34
Employés à temps partiel et occasionnels 0,02 0,00 0,02
Employés régionaux 0,00 0,.00 0,00
Experts-conseils et personnel d'agence 0,.02 0,00 0,02
Étudiants 0,00 0,.00 0,00
Total 0,38 0,00 0,38