Rapport annuel au Parlement 2015-2016 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

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Table des matières

  1. Introduction
  2. Gouvernance et responsabilisation
  3. Arrêté de délégation du Bureau du Conseil privé
  4. Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)
  5. Activités d'éducation et de sensibilisation
  6. Politiques, lignes directrices et procédures relatives à la protection des renseignements personnels
  7. Autres activités
    1. a) Activités générales
    2. b) Diffusion électronique des dossiers
    3. c) Couplage et échange de données
  8. Interprétation du Rapport statistique
    1. Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP)
    2. Partie 2 : Demandes fermées pendant la période visée par le rapport
      1. 2.1) Résolution et délai de traitement
      2. 2.2) Exceptions
      3. 2.3) Exclusions
      4. 2.4) Format des renseignements communiqués
      5. 2.5) Complexité
        1. 2.5.1) Pages pertinentes traitées et divulguées
        2. 2.5.2) Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
        3. 2.5.3) Autres complexités
      6. 2.6) Présomption de refus
      7. 2.7) Demandes de traduction
    3. Partie 3 : Communications en vertu du paragraphe 8(2)
    4. Partie 4 : Demandes de correction des renseignements personnels et mentions
    5. Partie 5 : Prorogations
      1. 5.1) Motifs de prorogation et issue des demandes
      2. 5.2) Durée des prorogations
    6. Partie 6 : Demandes de consultation d'autres institutions et organisations
    7. Partie 7 : Délai de traitement des consultations sur les renseignements confidentiels du Cabinet
    8. Partie 8 : Plaintes et enquêtes
      1. 8.1) Plaintes reçues
      2. 8.2) Types de plainte
      3. 8.3) Enquêtes
    9. Partie 9 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)
    10. Partie 10 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP)
  9. Annexe A : Arrêté de délégation
  10. Annexe B : Rapport statistique de 2015-2016 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

Le Bureau du Conseil privé (BCP) relève directement du Premier ministre et est dirigé par le Greffier du Conseil privé et le Secrétaire du Cabinet. Le BCP est à la fois le secrétariat du Cabinet et l’organe de la fonction publique chargé de faire les recommandations au Premier ministre concernant l’ensemble des questions stratégiques et opérationnelles du gouvernement. En tant qu’organisme central de la fonction publique qui appuie le Premier ministre ainsi que le Cabinet et ses structures décisionnelles de façon impartiale, le BCP voit à ce que le gouvernement et les Canadiens soient servis par une fonction publique visant l’excellence.

Entre le début de l’exercice financier jusqu’à l’assermentation d’un nouveau Cabinet le 4 novembre 2015, le BCP a en outre soutenu le ministre des Affaires intergouvernementales, le Leader du gouvernement à la Chambre des communes, le ministre d’État et whip en chef du gouvernement, et le ministre d’État (Réforme démocratique). Un nouveau conseil des ministres a été assermenté le 4 novembre 2015. Ainsi, entre le moment de l’assermentation et la fin du dernier exercice, le BCP a offert son soutien au nouveau Premier ministre (y compris en sa qualité de ministre de la Jeunesse et des Affaires intergouvernementales) ainsi qu’au leader du gouvernement à la Chambre des communes et à la ministre des Institutions démocratiques.   

Le BCP exerce trois grands rôles :

  • Conseiller du Premier ministre  Le BCP offre au Premier ministre, aux ministres de son portefeuille et au Cabinet des avis, des analyses et des renseignements de qualité en matière de politiques, et ce, de façon impartiale. Voici certaines de ses responsabilités à cet égard :
    • Offrir des avis, des analyses et des renseignements impartiaux provenant de l’ensemble de la fonction publique;
    • Consulter des partenaires nationaux et internationaux et collaborer avec eux tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du gouvernement (y compris les provinces et les territoires);
    • Recueillir des renseignements sur les priorités des Canadiens;
    • Fournir des conseils et du soutien concernant l’élaboration et l’exécution des programmes parlementaire et législatif du gouvernement ainsi qu’au sujet du programme de réforme démocratique; et
    • Formuler des avis sur le modèle britannique de conduite des affaires publiques, sur la structure et l’organisation du gouvernement ainsi que sur les nominations par le gouverneur en conseil.
  • Secrétariat du Cabinet – Le BCP facilite le fonctionnement harmonieux, efficace et efficient du Cabinet et du gouvernement du Canada au quotidien. Cela comprend :
    • Gérer le système décisionnel du Cabinet;
    • Coordonner les propositions de politiques et les propositions législatives des ministères au Cabinet, en s’appuyant sur une analyse de leur fondement;
    • Offrir des services de planification et de soutien en ce qui a trait aux réunions du Cabinet et de ses comités;
    • Faire avancer le programme du gouvernement dans l’ensemble des ministères et des organismes fédéraux ainsi qu’auprès des intervenants externes;
    • Offrir des conseils concernant les nominations par le gouverneur en conseil, et notamment diriger et coordonner les processus de sélection et de recrutement pour les postes de dirigeant et les postes à temps plein pourvus par décret dans l’ensemble du secteur public, et soutenir la prise de décisions par le Cabinet en ce qui concerne les nominations par le gouverneur en conseil;
    • Préparer des décrets et divers autres textes de réglementation visant à assurer la mise en application des décisions gouvernementales; et
    Fournir des services administratifs au Cabinet du Premier ministre, aux ministres du portefeuille et aux commissions d’enquête.
  • Leadership au sein de la fonction publique – Le BCP favorise le développement et le maintien d’une fonction publique de grande qualité qui respecte les plus hautes normes en matière de responsabilisation, de transparence et d’efficience, une fonction publique qui est en mesure de donner les meilleurs conseils au gouvernement ainsi que d’offrir d’excellents services aux Canadiens et Canadiennes. Notamment :
    • Gérer le processus de recrutement et de nomination concernant des postes de la haute direction au sein des ministères et organismes fédéraux;
    • Orienter les politiques portant sur la gestion des ressources humaines et le renouvellement de la fonction publique; et
    • Renforcer la capacité de la fonction publique de relever les nouveaux défis et de s’adapter aux nouvelles responsabilités du gouvernement.

Le présent rapport annuel au Parlement est le 33e présenté par le BCP sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP), comme le prescrit le paragraphe 72(1) de la LPRP. Il porte sur la période allant du 1er avril 2015 au 31 mars 2016.

Il est possible d’en obtenir des exemplaires à l’adresse suivante :

  • Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
    Bureau du Conseil privé
    55, rue Metcalfe, bureau 1500
    Ottawa (Ontario) K1A 0A3

Gouvernance et responsabilisation

Le BCP fournit un soutien au Premier ministre et aux ministres de son portefeuille, lequel comprenait, en 2015-2016 : (du 1er avril au 4 novembre 2015) le ministre des Affaires intergouvernementales, le leader du gouvernement à la Chambre des communes, le ministre d’État et whip en chef du gouvernement, et le ministre d’État (Réforme démocratique); (du 4 novembre 2015 au 31 mars 2016) le leader du gouvernement à la Chambre des communes et la ministre des Institutions démocratiques.

Le Greffier du Conseil privé, qui relève du Premier ministre, joue trois grands rôles : Sous-ministre du Premier ministre, Secrétaire du Cabinet et Chef de la fonction publique fédérale. La Direction des services ministériels du BCP, qui relève directement du Greffier, comprend quatre divisions, dont la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). La division de l’AIPRP est organisée selon trois domaines fonctionnels : Politique et processus d’AIPRP, Opérations et Services à la clientèle.

Arrêté de délégation du Bureau du Conseil privé

Les ministres dirigeant des institutions gouvernementales sont tenus de mettre en application la LPRP au sein de leur institution. Le Premier ministre, à titre de Chef du Bureau du Conseil privé, et conformément à l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, est tenu de mettre en application cette loi au BCP. Le Premier ministre a délégué au directeur de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels au BCP les attributions et les tâches administratives se rapportant à la LPRP. Les secrétariats du BCP, c’est-à-dire les bureaux de première responsabilité, qui sont les détenteurs de documents désignés dans une demande de communication de renseignements personnels, approuvent la divulgation de l’information aux demandeurs ainsi que l’application d’exceptions et d’exclusions, avec justifications à l’appui. Cette délégation de pouvoirs partagée est exercée avec diligence au sein du BCP et elle est consignée officiellement aux stades appropriés du processus. Les arrêtés de délégation du BCP se trouvent à l’annexe A.

Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

La LPRP protège les renseignements personnels recueillis par le gouvernement du Canada et assure la protection de ces renseignements contre l’utilisation et la divulgation non autorisées, et accorde aux personnes un droit d’accès à leurs renseignements personnels et un moyen de les corriger.

La Division de l’AIPRP du BCP est le point central d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels au BCP. Elle est chargée de gérer les demandes de communication de renseignements ministériels et personnels, d’assurer la compréhension et l’observation de la Loi sur l’accès à l’information(LAI)et de la LPRP au sein de l’organisme, et de sensibiliser son personnel aux droits et responsabilités dans ces domaines. Elle agit en outre à titre de principal organe de liaison avec le Commissariat à l’information (CI), le Commissariat à la protection de la vie privée, le Secrétariat du Conseil du Trésor et les ministères partenaires pour les questions d’accès à l’information.

La Division de l’AIPRP du BCP dispose d’un effectif total d’environ 20 équivalents temps plein, qui travaillent dans trois catégories de responsabilités.

  1. Politique et processus d’AIPRP
    • Fournit des conseils d’expert en matière de politique sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels;
    • Optimise le rendement des opérations; et
    • Effectue des recherches sur les tendances et les pratiques exemplaires en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.
  2. Opérations
    • Traite les demandes d’accès à l’information et de communication de renseignements personnels;
    • Supervise la collecte et la communication de renseignements personnels et/ou opérationnels; et
    • Entretient un dialogue avec les secrétariats du BCP et avec d’autres institutions fédérales ou provinciales.
  3. Services à la clientèle
    • Crée des produits de formation et des produits promotionnels;
    • Élabore et offre des programmes de formation en matière d’AIPRP;
    • Élabore des messages visant à sensibiliser les employés aux questions d’AIPRP;
    • Coordonne les réponses aux questions et aux pétitions présentées au Parlement au nom du BCP; et
    • Assure l’administration de la base de données.

Conformément aux exigences du paragraphe 17(1) de la LPRP, la Division de l’AIPRP offre également une salle de lecture où des membres du public peuvent se rendre pour examiner des publications, documents et manuels ministériels demandés en lien avec la communication de renseignements personnels. Aucun demandeur ne s’est prévalu de cette option au cours de l’exercice 2015-2016.

Activités d'éducation et de sensibilisation

Le BCP fait connaître les obligations relatives à l’AIPRP à l’occasion de réunions individuelles, d’exposés et d’événements spéciaux, grâce à des produits d’apprentissage et à l’intranet, et dans le cadre de son programme de formation. Il encourage des relations de travail solides avec les clients, et il est régi par une procédure et des délais clairement établis.

En 2015-2016, le BCP a donné des séances de formation ou de sensibilisation sur l’AIPRP à plus de 100 employés, par le truchement de 14 activités de formation. La majorité de ces séances de formation ont permis de donner un aperçu de l’AIPRP aux secrétariats internes ainsi que de fournir des conseils sur le processus et l’application des exemptions.

Pour favoriser la compréhension des responsabilités en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels, un résumé des statistiques sur les demandes d’accès à l’information et de communication des renseignements personnels, le rendement et la conformité a été fourni au comité exécutif du BCP. Le directeur de l’AIPRP communiquait régulièrement avec le personnel supérieur de l’AIPRP au sein du Ministère et a rencontré des cadres supérieurs des secrétariats du BCP pour clarifier les rôles et améliorer les relations de travail. Tout au long de 2015-2016, les analystes de l’AIPRP du BCP sont régulièrement entrés en contact avec des clients pour leur expliquer l’échéancier en cinq étapes, les informer des processus liés notamment à la recherche ou à l’examen de documents, et leur expliquer leur rôle.

Le personnel du BCP dispose de plusieurs sources d’information sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (p. ex. feuillet d’instructions sur l’AIPRP, boîte de courrier électronique pour les questions, outils d’apprentissage à emporter, contenu électronique complet et pédagogique sur le site intranet du BCP).

Politiques, lignes directrices et procédures relatives à la protection des renseignements personnels

La Division de l’AIPRP du BCP fournit régulièrement des avis et des conseils à l’autorité centrale du BCP responsable des tâches liées aux questions écrites présentées à la Chambre des communes et au Sénat du Canada. Dans ces questions, exigeant souvent une réponse de tous les ministères et organismes, on demande parfois d’avoir accès aux renseignements personnels protégés par la LPRP. La Division de l’AIPRP du BCP fournit aussi régulièrement des conseils au personnel des ministères en ce qui concerne l’aspect de la protection des renseignements personnels se trouvant dans les fonds de renseignements, le contenu des divulgations proactives, les communications internes et externes, et les courriels du public.

Autres activités

a) Activités générales

Les statistiques ne brossent pas nécessairement un tableau complet des services de soutien offerts aux demandeurs par la Division de l’AIPRP du BCP. Par exemple, elles ne rendent pas compte des demandes qui, chaque fois que cela est possible, sont traitées de façon informelle et reçoivent une réponse satisfaisante. De plus, le BCP a reçu des demandes de communication de renseignements de personnes qui présumaient qu’il détient tous les renseignements gouvernementaux de nature personnelle, ou des demandes qui auraient dû être adressées à des gouvernements provinciaux. Dans ces cas, il faut expliquer par écrit aux demandeurs la nature et le rôle du BCP ainsi que le processus de présentation des demandes de renseignements. Selon le cas, le demandeur est mis en rapport avec l’organisme fédéral compétent pour que celui-ci lui fournisse des renseignements plus précis.

b) Diffusion électronique des dossiers

En mars 2015, la Division de l’AIPRP a mis en place une nouvelle pratique de diffusion des dossiers, selon laquelle les documents de plus de 125 pages sont fournis en format PDF, sur CD. Des CD sont également fournis en cas de demande de copie électronique. Les employés et gestionnaires de la Division vérifient le PDF à quatre étapes, afin de s’assurer de son exactitude. Le format PDF a été jugé inviolable et sécuritaire par les Opérations de sécurité du BCP. Cette initiative a également profité aux demandeurs, qui, avant l’élimination de ces frais, n’avaient plus à payer les coûts de reproduction des trousses de plus de 125 pages. Les dossiers électroniques n’entraînent aucun coût supplémentaire pour le BCP. En 2015‑2016, le format électronique a été utilisé pour la moitié des demandes présentées en vertu de la Loi (6 demandes) et pour lesquelles un dossier existait et a été communiqué.

c) Couplage et échange de données

Pour la période de référence 2015-2016, le BCP n’a établi aucun nouveau système ou processus menant au couplage ou à la diffusion de renseignements personnels, ni au sein de l’organisme ni avec des sources externes. L’organisme n’a participé à aucune activité de couplage de données.

Interprétation du Rapport statistique

Le rapport statistique relatif à la LPRP se trouve à l’annexe B.

Partie 1 - Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP)

Entre le 1er avril 2015 et le 31 mars 2016, le BCP a reçu 15 demandes de renseignements personnels en vertu de la LPRP, comparativement à 10 demandes l’année précédente. Il s’agit d’une augmentation de 50 % par rapport à 2014-2015. Il est à noter que le volume anormalement élevé relevé en 2013‑2014 est attribuable à 62 demandes présentées par une seule et même personne.

Diagramme 1 - Volume de demandes par année
Version texte

Partie 2 : Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1) Résolution et délai de traitement

En 2015-2016, le BCP a fermé 16 demandes de renseignements personnels en vertu de la LPRP. Voici la répartition de demandes fermées :

  • 12 divulgations partielles;
  • 3 demandes abandonnées; et
  • 1 demande pour laquelle il n’existe pas de documents.

Aucune demande fermée par le BCP n’a fait l’objet d’une divulgation entière, d’une exception ou d’une exclusion en totalité ou n’a été confirmée ou infirmée.

Seules 3 demandes sont demeurées actives et ont été reportées à l’exercice 2016-2017, soit 1 de moins que le nombre de demandes reportées à l’exercice 2015-2016.

Diagramme 2 - Disposition des demandes traitées
Version texte

En 2015-2016, 6 demandes (38 % de toutes les demandes) ont été achevées en 30 jours ou moins. Certaines circonstances peuvent faire en sorte qu'une demande de protection des renseignements personnels nécessite plus de 30 jours, par exemple la nécessité de consulter des organisations externes ou de solliciter des avis juridiques. Pendant la période de référence, 3 demandes ont été achevées dans une période de 1 à 15 jours, 3 ont été achevées dans une période de 16 à 30 jours, et 10 demandes ont été achevées dans une période de 31 à 60 jours.

2.2) Exceptions

Parfois, l’information doit être protégée aux termes de la LPRP. En 2015-2016, des exceptions ont été invoquées pour un certain nombre de demandes :

  • 1 demande en vertu de l’alinéa 22(1)b) : information ayant trait aux activités d’application de la loi ou au déroulement d’enquête;
  • 11 demandes en vertu de l’article 26 : information portant sur un autre individu; et
  • 2 demandes en vertu de l’article 27 : information protégée par le secret professionnel qui lie un avocat à son client.

2.3) Exclusions

La LPRP ne s’applique pas à certaines informations publiques décrites aux paragraphes 69(1) et 69(2), ni aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine, conformément au paragraphe 70(1). Pendant la période de référence, l’article 69 n’a pas été invoqué, alors que les alinéas 70(1)c) et 70(1)f) ont été invoqués chacun à une reprise.

2.4) Format des renseignements communiqués

Depuis mars 2015, le BCP fournit des réponses électroniques sur un CD sur demande ainsi que pour les dossiers qui contiennent plus de 125 pages. Les demandeurs peuvent recevoir leur réponse par la poste ou venir la chercher en personne. En 2015-2016, le BCP a remis des copies papier des documents pertinents pour 6 demandes présentées en vertu de la Loi et des copies électroniques pour 6 demandes présentées en vertu de la Loi pour lesquelles un dossier existait. Pendant la période de référence, personne n’a demandé à consulter les documents sur place.

2.5) Complexité

2.5.1) Pages pertinentes traitées et divulguées

En 2015-2016, les documents de l’intégralité des demandes pour lesquelles un dossier existait ont fait l’objet d’une divulgation partielle. Au total, 2 850 pages ont été traitées, dont 2 186 pages ont été divulguées (soit 77 %). En 2014-2015, 2 012 pages ont été traitées, dont 895 ont été divulguées (44 %).

2.5.2) Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes

Des 12 demandes pour lesquelles un dossier existait et a fait l’objet d’une divulgation partielle, 3 ont nécessité le traitement de moins de 100 pages. Au total, 155 pages ont été divulguées pour ces 3 demandes. La majorité des demandes (8) ont nécessité le traitement de 101 à 500 pages, pour un total de 1 516 pages divulguées. Une demande a nécessité le traitement de 500 à 1000 pages, dont 515 ont été divulguées.

Il faut souligner que le nombre de pages n’est pas un indicateur précis de la complexité d’une demande ni des ressources nécessaires à son traitement. Les renseignements personnels que le BCP détient exigent un examen complet et une consultation exhaustive avant leur divulgation, et les efforts sont souvent disproportionnés par rapport au volume de dossiers.

2.5.3) Autres complexités

La nature interministérielle complexe de l’information dans de nombreux dossiers sous le contrôle du BCP nécessite souvent des consultations externes et des avis juridiques. Cette exigence est la principale cause de la période prolongée de traitement de certaines demandes. Pendant la période de référence, 11 demandes ont porté sur des renseignements entremêlés (c.-à-d. des renseignements personnels concernant un autre individu mêlés aux renseignements personnels du demandeur). Au cours de la période de référence, aucune demande n’a nécessité des consultations externes ou des avis juridiques. Il convient de noter que les totaux correspondent au nombre de demandes et non au nombre de complexités liées à une demande.

2.6) Présomption de refus

Au cours de l’exercice 2015-2016, le délai d’achèvement prescrit par la LPRPa été respecté pour la totalité des 16 demandes fermées, tandis que 35 demandes avaient été traitées tardivement au cours de l’exercice précédent.

2.7) Demandes de traduction

La LPRP stipule ce qui suit au paragraphe 17(2) : « Un individu reçoit communication des renseignements personnels dans la langue officielle qu’il a précisée dans les cas suivants : a) il en existe une version dans cette langue; b) il n’en existe pas de version dans cette langue mais le responsable de l’institution fédérale dont ils relèvent juge nécessaire de les faire traduire ou de fournir à l’individu les services d’un interprète afin qu’il puisse les comprendre ». Pendant la période de référence, aucune traduction n’a été requise.

Partie 3 : Communications en vertu du paragraphe 8(2)

La LPRP définit au paragraphe 8(2) les circonstances précises dans lesquelles une institution gouvernementale peut divulguer des renseignements personnels sans le consentement de l’individu qu’ils concernent. L’alinéa 8(2)e) permet la divulgation à « un organisme d’enquête déterminé par règlement et qui en fait la demande par écrit, en vue de faire respecter des lois fédérales ou provinciales ou pour la tenue d’enquêtes licites, pourvu que la demande précise les fins auxquelles les renseignements sont destinés et la nature des renseignements demandés ». Le BCP n’a divulgué aucun renseignement en application des alinéas 8(2)e) et 8(2)m) de la LPRPpendant la période de référence.

Partie 4 : Demandes de correction des renseignements personnels et mentions

La LPRP précise au paragraphe 12(1) que tout citoyen canadien ou tout résident permanent du Canada a le droit de se faire communiquer, sur demande, les renseignements personnels le concernant et versés dans un fichier de renseignements personnels, ainsi que les renseignements personnels relevant d’une institution fédérale. Une personne a le droit de faire corriger l’information personnelle en cas d’erreur ou d’omission, a le droit d’exiger qu’il soit fait mention des corrections, et a le droit de recevoir l’assurance que quiconque a présenté une demande relative à cette information au cours des deux années précédentes soit avisé de la correction et apporte les changements à ses copies. Aucune demande de correction de renseignements personnels et de mention n’a été présentée pendant la période de référence.

Partie 5 : Prorogations

5.1) Motifs de prorogation et issue des demandes

La LPRP autorise la prorogation de la période limite de 30 jours afin de permettre des consultations ou lorsque le respect de la période initiale nuirait aux activités de l’institution gouvernementale. En 2015‑2016, le BCP a prorogé le délai à trois reprises pour ne pas nuire aux activités aux termes du sous‑alinéa 15a)(i). Toutes demandes pour lesquelles la prorogation a été requise ont reçu une réponse partielle.

5.2) Durée des prorogations

Le BCP a prorogé le délai de 16 à 30 jours pour les 3 demandes concernées.

Partie 6 : Demandes de consultation d'autres institutions et organisations

Le BCP a reçu 5 demandes de consultation de la part d’autres institutions gouvernementales en 2015‑2016, pour un total de 30 pages. Aucune demande de consultation n’a été reçue de la part d’autres organisations. À titre comparatif, il y a eu 2 consultations au cours de l’exercice précédent, comme le montre le tableau ci-dessous. Le traitement des demandes de consultation exige des ressources à un niveau comparable à celui du traitement des demandes relatives aux renseignements personnels.

Diagramme 3 - Demandes de consultation reçues par année
Version texte

Quatre consultations ont été achevées en 2015‑2016. Les dossiers de 2 consultations ont été traités dans une période de 1 à 15 jours, et ceux de 2 consultations ont été traités dans une période de 16 à 30 jours. Les quatre consultations ont fait l’objet d’une divulgation partielle.

Partie 7 : Délai de traitement des consultations sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Comme il a été signalé dans la partie 2.3, 2 exclusions aux termes de l’article 70 (documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada) ont été mentionnées; elles provenaient toutes de la même demande. Une consultation relative aux documents confidentiels du Cabinet a été réalisée relativement à ces exclusions. La consultation a été traitée dans un délai de 1 à 15 jours et 281 pages ont été divulguées.

Partie 8 : Plaintes et enquêtes

8.1) Plaintes reçues

Afin de promouvoir l’amélioration du service à la clientèle responsable de l’atténuation des plaintes, le BCP continue d’optimiser ses processus de travail, de développer son expertise et de doter les postes convenablement. Le BCP affecte des ressources à la résolution des plaintes et travaille en étroite collaboration avec le Commissariat à la protection de vie privée, au besoin.

En 2015-2016, le BCP a reçu 1 plainte en vertu de la Loi, soit 1 de moins qu’en 2014-2015.

8.2) Types de plainte

Pendant la période de référence, un demandeur a déposé une plainte au Commissariat à la protection de la vie privée concernant le délai de la réponse et la prorogation connexe. La plainte n’a pas encore été fermée.

8.3) Enquêtes

Aucune atteinte à la vie privée aux termes de la LPRP ne s’est produite en 2015-2016.

Partie 9 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Le BCP a réalisé une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) au cours de l’exercice 2015‑2016. Cette EFVP portait sur la collecte de renseignements personnels dans le cadre des nominations par le gouverneur en conseil à l’aide d’un processus en ligne.

Partie 10 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

En 2015-2016, le coût total des salaires associés à la gestion de la Loi a été de 37 639 $, soit une baisse de 45 466 $ par rapport à l’exercice précédent. Les heures supplémentaires se sont élevées à 3 051 $ au cours de la période de référence. Aucun coût particulier associé aux biens et services n’a découlé de l’application de la LPRP. Le coût total s’élève à 40 690 $, soit une diminution de 64 738 $ par rapport à 2014-2015.

En 2015-2016, l’utilisation des ressources en années-personnes était de 0,45 équivalent temps plein (ETP).

Diagramme 4 - Utilisation d'années-personnes
Version texte

Il importe de souligner que, en 2011-2012, le rapport statistique sur la LPRP ne permettait pas l’utilisation des fractions pour décrire l’utilisation en années-personnes.

Annexe A : Arrêté de délégation

Loi sur la protection des renseignements personnels

Le Premier ministre, en sa qualité de responsable du Bureau du Conseil privé et conformément à l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnelsa, délègue aux titulaires des postes énumérés en annexe, et à toutes autres personnes agissant dans ces postes de façon intérimaire, ses attributions à titre de responsable d’une institution fédérale aux termes des articles de la Loi et du règlement figurant en regard de chaque poste à l’annexe.

Le présent arrêté de délégation remplace et annule tout arrêté qui le précède.

Premier ministre
Justin Trudeau

23 décembre 2015

a L.R. 1985, ch. P-21

Annexe

Poste Articles de la Loi sur la protection des renseignements personnelsa Articles du Règlement sur la protection des renseignements personnelsb
1. Greffier du Conseil privé et Secrétaire du Cabinet. Délégation entière. Délégation entière.
2. Tout poste de la haute gestion au sein du Bureau du Conseil privé, qui se rapporte directement au poste indiqué au paragraphe 1 ci-dessus. Délégation entière. Délégation entière.
3. Tous les Secrétaires adjoints et les Sous-ministres adjoints au sein du Bureau du Conseil privé. Délégation entière. Délégation entière.
4. Tout poste de gestionnaire qui est responsable pour une unité au sein du Bureau du Conseil privé et qui se rapporte directement à un poste envisagé au paragraphe 2 ci-dessus autre que le Sous-ministre adjoint de la Direction générale des services ministériels. Délégation entière. Délégation entière.
5. Coordonateur/trice de la protection des renseignements personnels au sein du Bureau du Conseil privé. 8(4); 8(5); 9(1); 9(4); 10(1); 14; 15; 16; 17; 19; 35(4). 7; 9; 11(2); 11(4).

a L.R. 1985, ch. P-21
b DORS/83-508

Loi sur la protection des renseignements personnels

Le Premier ministre, en sa qualité de responsable du Bureau du Conseil privé et conformément à l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnelsa, délègue aux titulaires des postes énumérés en annexe, et à toutes autres personnes agissant dans ces postes de façon intérimaire, ses attributions à titre de responsable d’une institution fédérale aux termes des articles de la Loi et du règlement figurant en regard de chaque poste à l’annexe.

Le présent arrêté de délégation remplace et annule tout arrêté qui le précède.

Premier ministre
Stephen Harper

13 juin 2008

a L.R. 1985, ch. P-21

Annexe

Poste Articles de la Loi sur la protection des renseignements personnelsa Articles du Règlement sur la protection des renseignements personnelsb
1. Greffier du Conseil privé et Secrétaire du Cabinet. Délégation entière. Délégation entière.
2. Tout poste de la haute gestion au sein du Bureau du Conseil privé, qui se rapporte directement au poste indiqué au paragraphe 1 ci-dessus. Délégation entière. Délégation entière.
3. Tous les Secrétaires adjoints et les Sous-ministres adjoints au sein du Bureau du Conseil privé. Délégation entière. Délégation entière.
4. Tout poste de gestionnaire qui est responsable pour une unité au sein du Bureau du Conseil privé et qui se rapporte directement à un poste envisagé au paragraphe 2 ci-dessus autre que le Sous-ministre adjoint de la Direction générale des services ministériels. Délégation entière. Délégation entière.
5. Coordonateur/trice de la protection des renseignements personnels au sein du Bureau du Conseil privé. 8(4); 8(5); 9(1); 9(4); 10(1); 14; 15; 16; 17; 19; 35(4). 7; 9; 11(2); 11(4).

aL.R. 1985, ch. P-21
b DORS/83-508

Annexe B : Rapport statistique de 2015-2016 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Période visée par le rapport : 2015-04-01 to 2016-03-31

Partie 1 - Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

  Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 15
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 4
Total 19
Fermées pendant la période d'établissment de rapport 16
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 3

Partie 2 - Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 2 10 0 0 0 0 12
Exception total 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion total 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 1 0 0 0 0 0 1
Demande abandonnée 3 0 0 0 0 0 0 3
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 3 3 10 0 0 0 0 16
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1)a) 0
19(1)b) 0
19(1)c) 0
19(1)d) 0
19(1)e) 0
19(1)f) 0
20 0
21 0
22(1)a)(i) 0
22(1)a)(ii) 0
22(1)a)(iii) 0
22(1)b) 1
22(1)c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
23a) 0
23b) 0
24a) 0
24b) 0
25 0
26 11
27 2
28 0
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
69(1)a) 0
69(1)b) 0
69.1 0
70(1)a) 0
70(1)b) 0
70(1)c) 1
70(1)d) 0
70(1)e) 0
70(1)f) 1
70.1 0
2.4 Format des renseignements communiqués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 0 0 0
Communication partielle 6 6 0
Total 6 6 0
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages divulguées Nombre de demandes
Communication totale 0 0 0
Communication partielle 2 850 2 186 12
Exception total 0 0 0
Exclusion total 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 3
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0
Total 2 850 2 186 15

2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 3 155 8 1 516 1 515 0 0 0 0
Exception total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 6 155 8 1 516 1 515 0 0 0 0

2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 11 0 11
Exception total 0 0 0 0 0
Exclusion total 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 0 0 11 0 11
2.6 Deemed refusals
2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principale
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
0 0 0 0 0

2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours en retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 0 0
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 - Communications en vertu du paragraphe 8(2) et 8(5)

Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Alinéa 8(5) Total
0 0 0 0

Partie 4 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0

Partie 5 - Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes nécessitant une prorogation 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 3 0 0 0
Exception total 0 0 0 0
Exclusion total 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 3 0 0 0

5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 3 0 0 0
Total 3 0 0 0

Partie 6 - Demandes de consultation d'autres institutions et organisations


6.1 Demandes de consultation d'autres institutions fédérales et organismes
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 5 30 0 0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0 0 0 0
Total 5 30 0 0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 4 21 0 0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 1 9 0 0

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 2 2 0 0 0 0 0 4
Exception total 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion total 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autres 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 2 2 0 0 0 0 0 4

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication total 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception total 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion total 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autres 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 - Demandes auprès des services juridiques

7.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1000 pages traitées 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5 000 traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1000 pages traitées 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5 000 traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 1 281 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 1 281 0 0 0 0 0 0

Partie 8 - Plaintes et enquêtes

Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
1 0 0 0 1

Partie 9 - Évaluations des factures relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Nombre d'ÉFVP terminées 0

Partie 10 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 37 639 $
Heures supplémentaires 3 051 $
Biens et services $0
• Contrats de services professionnels 0 $  
• Autres 0 $  
Total 40 690 $

10.2 Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 0,45
Employés à temps partiel et occasionnels 0,00
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d'agence 0,00
Étudiants 0,00
Total 0,45

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.