Examen du cadre de gestion
Programmes de contributions aux parties et intervenants aux commissions d'enquête

Rapport final
Le 22 février 2007

Annexe 3 - Réponse de la gestion et plan d'action

Note : Pour obtenir un exemplaire du rapport intégral, veuillez communiquer avec le bureau du Dirigeant principal de la vérification et de l'évaluation, Bureau du Conseil privé.


Sommaire [ HTML ] [ PDF 40 Ko ]


Examen du cadre de gestion
Réponse de la gestion et Plan d'action

*La Sous-ministre des Services ministériels assume la responsabilité globale du Plan d'action

Liste des acronymes utilisés
BCP = Bureau du Conseil privé
SCT = Secrétariat du Conseil du Trésor
CT = Conseil du Trésor
DSM = Direction des services ministériels
OJ/C = Opérations juridiques/Conseillers
  Recommandation Réponse de la gestion Mesures Correctives Resp. Échéance
Cadre administratif
1  D'élaborer un protocole d'entente définissant précisément toutes les différentes responsabilités administratives respectives entre le BCP et une commission d'enquête en fonction de l'ensemble des activités liées au cadre administratif. Recommandation acceptée. Un protocole d'entente sera élaboré. DSM Complété.

Cette pratique a commencé avec la Commission Air India en mai 2006.
2  De développer des procédures et lignes directrices concernant l'ensemble des activités se rapportant au cycle opérationnel du cadre de gestion. Recommandation acceptée. Des procédures et lignes directrices seront développées. DSM

OJ/C
mai/juin 2007.
3  De mettre à jour et diffuser les lignes directrices concernant les commissions d'enquête en y incorporant une section concernant les programmes de contributions accordant de l'aide financière aux parties et intervenants à une commission d'enquête. Recommandation acceptée. La mise à jour des lignes directrices est en voie de préparation et la prochaine édition comprendra une section concernant l'aide financière.  Le Secrétariat du Conseil du trésor sera consulté au besoin. DSM

OJ/C
mai/juin 2007.
4 D'établir un processus de planification formel incluant un calendrier des activités à réaliser et d'en faire le suivi. Recommandation acceptée. Ceci sera fait pour toutes nouvelles commissions. DSM Complété

Cette pratique a commencé avec la Commission Air India en mai 2006.
5 De réviser les recommandations des commissaires en matière d'aide financière avant qu'elles ne soient communiquées publiquement aux parties et intervenants à l'enquête. Recommandation acceptée. Les décrets constituant toutes nouvelles commissions qui ont une composante d'aide financière, donneront instruction au Commissaire de faire ses recommandations au Greffier du Conseil privé. OJ/C

DSM
Complété.

Cette pratique a commencé avec la Commission Air India en mai 2006.
6  De considérer développer un programme de contributions générique et d'en demander l'approbation par le Conseil du Trésor. Ce programme définirait les modalités financières générales suivant lesquelles une aide pourrait être accordée aux parties et intervenants pour toute autre commission d'enquête dont le BCP pourrait se voir confier lagestion dans le futur. Quant à l'approbation du financement de l'aide financière, il pourrait être inclus dans la demande initiale faite au Conseil du Trésor englobant les besoins de financement de toute commission d'enquête nouvellement créée. Recommandation acceptée. Le Secrétariat du Conseil du trésor sera consulté et, avec leur appui, un programme de contribution générique pour l'aide financière sera développé. DSM

OJ/C
Au cours de l'année financière 2007-2008.
Processus de vérification des réclamations
7 A) D'inclure aux ententes de contributions l'obligation pour les parties et intervenants de présenter des réclamations indiquant les heures réclamées en fonction des catégories d'activités des conseillers juridiques telles que spécifiées à l'entente.

B) De considérer l'ajout d'une annexe à l'entente d'un formulaire de réclamation modèle pouvant être utilisé par les conseillers juridiques lors de la préparation et la présentation de la facturation des honoraires chargés pour les représentations des parties et intervenants.
Recommandation acceptée. Un tableau générique sera développé et les conseillers juridiques seront avisés de l'obligation de présenter les heures selon des catégories spécifiques.

Le tableau sera adapté pour répondre aux exigences de chaque commission au besoin.
DSM a) complété.

b) février/mars 2007.
8 De préciser et détailler dans un guide ou dans des lignes directrices les responsabilités respectives entre le BCP et une commission d'enquête en matière de vérification des réclamations et de diligence raisonnable, afin d'éviter toute duplication de travail. Recommandation acceptée. Ceci sera documenté dans le protocole d'entente et dans les procédures et lignes directrices. DSM mai/juin 2007.
9 D'élaborer des procédés de vérification détaillés et spécifiques à ce genre de programme de contributions devant être effectués par les responsables administratifs d'une commission d'enquête. Recommandation acceptée. Des procédés de vérification détaillés seront développés. DSM mai/juin 2007.
10 De développer un outil d'analyse standard facilitant le travail de vérification devant être effectué par une commission d'enquête ainsi que la diligence raisonnable du BCP. Cet outil permettant aussi de documenter tous les procédés de vérification des réclamations effectués selon les modalités financières prévues aux ententes de contributions. Recommandation acceptée. Un outil d'analyse standard sera développé.

Celui-ci sera adapté pour répondre aux exigences de chaque commission au besoin.
DSM Complété.

Recommandation suivie avec la mise sur pied du programme de contributions de la Commission Air India.
Politique sur les paiements de transfert
11 D'inclure les raisons justifiant des demandes d'exemptions quant à la présentation du Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats et/ou du Cadre de responsabilité axée sur le risque lors de la présentation d'une future soumission au Conseil du Trésor pour fins d'approbation des modalités d'un programme de contributions similaire. Recommandation acceptée. À l'avenir, le BCP, en collaboration avec le SCT, s'assurera qu'une documentation justificative adéquate à ce sujet soit fournie. DSM Complété.

Recommandation suivie avec la mise sur pied du programme de contributions de la Commission Air India.
12 De s'assurer que toutes les notions figurant dans les décisions des commissaires en matière d'aide financière soient clairement définies et que ces définitions soient formellement documentées aux ententes de contributions. Recommandation acceptée. Toute clarification aux recommandations du Commissaire sera obtenue avant que le Greffier du Conseil privé les approuve. DSM Complété.

Recommandation suivie avec la mise sur pied du programme de contributions de la Commission Air India.