IV La gestion de portefeuille

Le présent chapitre décrit les objectifs ainsi que les mécanismes de gestion de portefeuille visant à assurer que toutes les organisations relevant de l'autorité d'un ministre travaillent ensemble de la façon la plus efficace possible, tout en maintenant l'indépendance appropriée de l'organisme.

1. Le portefeuille

Au sein du gouvernement fédéral, chaque ministre est responsable d'un portefeuille, c'est-à-dire des organisations qui relèvent de lui ou d’elle et pour lesquelles il ou elle est responsable. Un portefeuille comprend généralement :

  • un ministère ayant pour rôle de formuler les politiques et lois futures et, dans certains cas, d'offrir des services aux Canadiens et Canadiennes,
  • des organismes, des conseils et des commissions de formes différentes et ayant été mis sur pied pour exécuter toute une gamme de fonctions diverses, dont celle d’offrir des conseils, d’effectuer des recherches, de fournir des subventions, de réglementer des secteurs économiques particuliers et de remplir des fonctions judiciaires et quasi judiciaires spécialisées ayant une incidence sur les droits des particuliers, et/ou
  • des sociétés de la Couronne offrant certains types de services particuliers sur une base commerciale.

Les organisations sont toutes différentes les unes des autres. Elles ont des mandats différents, des structures organisationnelles différentes et des modes de relation avec le ou la ministre qui sont également différents. Cependant, toutes fournissent des services aux Canadiens et Canadiennes et font rapport à leur ministre et, par son intermédiaire, au Parlement.

2. Qu'est-ce que la gestion de portefeuille?

La gestion de portefeuille vise à encourager toutes les organisations à travailler ensemble de la façon la plus efficace possible en respectant les rôles et les pouvoirs établis par les lois et découlant de l’autorité statutaire des ministres. La gestion de portefeuille est un outil de cohésion dans le domaine de l'élaboration et de la mise en oeuvre des politiques et des programmes du gouvernement, pour permettre à ce dernier de réaliser ses objectifs et offrir des services efficaces à l'ensemble des Canadiens et Canadiennes. C'est un moyen :

  • de parvenir à une meilleure conduite des affaires publiques,
  • d'assurer une meilleure coordination des politiques, des lois et des programmes,
  • de soutenir les ministres dans leurs fonctions de contrôle des portefeuilles en leur prodiguant les meilleurs conseils possibles sur les services publics.

Il est important de noter que la gestion de portefeuille ne modifie rien à l'obligation de rendre compte. L’indépendance et le statut autonome des organismes, des conseils et des commissions ne sont pas modifiés. Dans la même veine, la raison d’être des sociétés de la Couronne, c’est à dire leur rôle d’instrument de la politique publique du gouvernement, n’est aucunement modifiée par la gestion de portefeuille. Demeure aussi inchangée dans certains cas la capacité des sociétés de la Couronne de participer au marché de façon concurrentielle.

Pour qu’elle contribue à la réalisation des objectifs et des priorités du gouvernement, la gestion de portefeuille exige un effort concerté et coopératif de la part de tous : ministres, sous-ministres, dirigeants d'organismes et autres organisations du portefeuille. Moyennant un minimum de souplesse, la gestion de portefeuille peut être, pour le gouvernement, un outil précieux susceptible de permettre de renforcer sa capacité d'élaborer efficacement des politiques efficaces et d'administrer des programmes et des services pour l'ensemble des Canadiens et Canadiennes. Les paragraphes suivants donnent une brève description du rôle incombant aux sous-ministres et aux dirigeants des organisations qui font partie d'un portefeuille.

3. Le rôle des sous-ministres

Les sous-ministres ont pour responsabilité de conseiller les ministres quant à l'élaboration de politiques cohérentes concernant leur portefeuille et à la gestion de leur portefeuille. Les sous-ministres doivent aussi, au nom de leur ministre, assurer une coordination appropriée et adaptée aux responsabilités du ou de la ministre, pour chaque organisation faisant partie du portefeuille. Cela peut, par exemple, prendre la forme de réunions régulières permettant de rassembler tous les dirigeants d'organismes du portefeuille afin d'échanger des renseignements, de coordonner les questions concernant l'ensemble du portefeuille et d'assurer la participation de tous à un processus commun de prise de décisions. Toutes les activités d'amélioration de la gestion du portefeuille sont exécutées dans le respect des relations établies par la loi entre le ou la ministre et les organismes de son portefeuille.

4. Le rôle des dirigeants d’organismes

Dans certains cas, les dirigeants d’organismes tiennent directement leur pouvoir et leur autorité du Parlement. Le rôle et les responsabilités du ou de la ministre et des sous-ministres vis-à-vis de ces organisations varient d'un cas à l'autre et sont énoncés dans la loi habilitante de chaque organisme. Il est donc essentiel d'établir un bon équilibre entre le maintien d'une relation d'indépendance, nécessaire en ce qui concerne les responsabilités des organismes et du ou de la ministre vis-à-vis de ces organisations, et la perspective globale à appliquer à l'ensemble du portefeuille. De bonnes relations de travail entre le dirigeant de l’organisation et le ou la sous-ministre, ainsi qu’avec le ou la ministre, favorisent une collaboration et une communication efficaces, ainsi qu’une meilleure gestion du portefeuille.

La participation des dirigeants des organisations est bénéfique à l'amélioration de l’élaboration des politiques et des communications dans tout le portefeuille, et cela dans trois volets :

  • la mise en commun des connaissances permet d'assurer la pertinence des changements législatifs proposés,
  • la participation à l’élaboration des politiques permet aux sous-ministres d’offrir des conseils informés à leurs ministres, et
  • les échanges concernant les pratiques de gestion permettent aux uns et aux autres de bénéficier mutuellement des expériences et des points de vue respectifs.

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