Lignes directrices pour la préparation des réponses du gouvernement aux rapports des comités parlementaires


Sommaire

  • Les règlements de la Chambre des communes et du Sénat fixent des dates d’échéance pour le dépôt des réponses du gouvernement aux rapports des comités parlementaires (120 jours aux Communes et 150 au Sénat).
  • La nature et la forme des réponses sont laissées à la discrétion du gouvernement (p. ex., un rapport qui traite de chacune des recommandations d’un comité, une lettre générale ou par une réponse provisoire).
  • Toutes les réponses doivent faire l’objet d’un mémoire au Cabinet. Les ministres et les ministères peuvent en choisir le type (p. ex., un mémoire abrégé pour une réponse simple).
  • Les ministères devraient consulter leur bureau ministériel quant à la forme de la réponse et au moment de la présentation au Cabinet, et ce, avant même que le processus de rédaction n’ait été amorcé.
  • Les ministères devraient travailler de concert avec le BCP afin d’obtenir à temps l’approbation du Cabinet et de pouvoir produire une réponse dans le délai imparti. Dans le cas des réponses à déposer durant l’ajournement hivernal ou estival, il faut obtenir au préalable l’approbation du Cabinet, car celui-ci ne se réunit pas régulièrement durant les périodes d’ajournement.
  • Les réponses du gouvernement ne feront l’objet d’une discussion à titre de points à l’ordre du jour des réunions de comités du Cabinet que si elles nécessitent l’approbation de nouvelles politiques et programmes. Les réponses qui ne contiennent aucune proposition de politique ou de programme figureront en annexe à l’ordre du jour des comités du Cabinet.

Règlement de la Chambre et du Sénat concernant les réponses du gouvernement

  • Selon le Règlement de la Chambre des communes, le gouvernement doit déposer sa réponse dans un délai de 120 jours civils après qu’un comité a déposé un rapport auquel il demande au gouvernement de répondre (voir l’article 109 du Règlement de la Chambre).
  • Selon le Règlement du Sénat, le gouvernement doit déposer sa réponse dans un délai de 150 jours civils suivant l’adoption d’un rapport de comité qui demande au gouvernement d’y répondre, ou d’une motion d’adoption de rapport qui demande une réponse, ou encore d’une motion distincte qui demande une réponse après l’adoption du rapport (voir les paragraphes 12‑24(1) et 12-24(3) du Règlement du Sénat).

Définition de « réponse du gouvernement »

  • La nature et la forme des réponses sont laissées à la discrétion du gouvernement, parce que les règlements de la Chambre et du Sénat ne précisent pas la nature des réponses.
  • Par conséquent, les ministres ont le choix quant à la façon de répondre à un rapport de comité.
    1. Le gouvernement peut répondre par un rapport qui traite essentiellement de chacune des recommandations du comité, aborde des ensembles de recommandations connexes ou répond globalement de façon à mettre en évidence sa propre position, les mesures qu’il a prises, ainsi que ses activités courantes et futures.
    2. Le gouvernement peut répondre par une lettre générale adressée au président du comité.
    3. Le gouvernement peut déposer une réponse provisoire, ce qui peut convenir dans les cas où il est probable que le comité parlementaire formulera d’autres recommandations sur le même sujet dans un avenir rapproché.

Responsabilités de la fonction publique dans la préparation des réponses

  • Les autorités ministérielles doivent travailler de concert avec les ministres et leurs bureaux ainsi qu’avec le BCP pour répondre aux rapports de comités.
  • Après le dépôt en Chambre d’une demande de réponse du gouvernement, ou après que le Sénat a demandé une réponse du gouvernement, le BCP envoie une lettre au sous-ministre du ministère ou de l’agence pertinent. S’il y a lieu, on peut demander à deux organismes ou plus de rédiger une réponse. On désigne ensuite comme personne-ressource un agent d’un des secrétariats du BCP qui travaillera de concert avec l’organisme ou les organismes à décider de la forme et du contenu de la réponse et du mémoire, ainsi que du moment de leur présentation au Cabinet.
  • Le Secrétariat de la législation et de la planification parlementaire du BCP supervise les rapports des comités parlementaires et répond aux questions concernant la procédure à suivre pour déposer les réponses du gouvernement.

Mémoires au Cabinet

  • Les propositions de réponses gouvernementales détaillées sont rédigées sous forme de mémoire au Cabinet, pour fins d’étude. Le mémoire doit renfermer les grandes lignes de la réponse et indiquer clairement, au moyen d’une justification assortie, dans quelle mesure la réponse aborde les recommandations du comité.
  • Les ministres et les ministères ont le choix du type de mémoire à présenter.
    • Pour ce qui est des réponses qui ne nécessitent pas l’approbation de la création de nouvelles politiques ou de nouveaux programmes, les ministères peuvent préparer, après consultation du BCP, une réponse accompagnée du mémoire abrégé constitué d’une recommandation ministérielle et de deux annexes : la stratégie de communication et le plan parlementaire. Ces propositions de réponse du gouvernement sont considérées comme un point en annexe à l’ordre du jour du comité d’orientation du Cabinet que le sujet concerne.
    • Pour ce qui est des rapports de nature délicate sur le plan politique ou de ceux qui traitent de questions d’orientation complexes, les ministères peuvent, après consultation du BCP, préparer un mémoire détaillé. Ces réponses sont inscrites à l’ordre du jour même du Comité du Cabinet que le sujet concerne.
  • Les ministères devraient consulter le cabinet du ministre quant au choix de la forme de la réponse, du genre de mémoire et du moment de sa présentation au Cabinet avant même d’entamer le processus d’élaboration.
  • La réponse proposée est annexée au mémoire et demeure en soi un document confidentiel du Cabinet jusqu’à son dépôt. On y annexe aussi une lettre adressée au président du comité, à laquelle est jointe une copie de la réponse. Cette lettre doit être signée par les ministres compétents et jointe elle aussi au mémoire. La réponse du gouvernement, approuvée par le Cabinet, est le document que le ministre dépose en Chambre ou que le leader du gouvernement au Sénat (au nom du ministre responsable) dépose au Sénat.

Processus de préparation des réponses du gouvernement

  • Voici les différentes étapes du processus ainsi que le délai fixé dans chaque cas :

    Étape Délais
    (jours civils après le dépôt du rapport du comité)
    Chambre des communes
    Délais
    (jours civils après le dépôt du rapport du comité)
    Sénat
    Le BCP est informé qu’un rapport de comité exige une réponse du gouvernement Jours 1 - 3 Jours 1 - 3
    On envoie aux ministères responsables une lettre dans laquelle on leur demande de préparer une réponse Jours 3 - 5 Jours 3 - 5
    Les ministères visés consultent leur bureau ministériel au sujet de la forme que prendra la réponse Jours 1 - 20 Jours 1 - 20
    Les ministères élaborent le mémoire au Cabinet et obtiennent l’approbation ministérielle Jours 1 - 60 Jours 1 - 90
    Le mémoire final signé est présenté au BCP 7 jours avant l’étude par le comité du Cabinet 7 jours avant l’étude par le comité du Cabinet
    Le comité du Cabinet étudie le mémoire Jours 60 - 80 Jours 90 - 110
    Signature du mémoire par le Comité des priorités et de la planification Jours 80 - 100 Jours 110 - 120
    La réponse du gouvernement est déposée Pas plus que 120 jours Pas plus que 150 jours
  • Aux Communes, la période de 120 jours civils allouée pour préparer la réponse commence le lendemain du jour où le comité a déposé son rapport à la Chambre. Le président de ce comité peut indiquer qu’une réponse est demandée au moment du dépôt. Sa demande est consignée le même jour dans les Journaux de la Chambre, puis publiée sur le site Internet du Parlement sous la rubrique Travaux des comités.
  • Les ajournements et les prorogations ne changent rien aux dates d’échéance imposées pour le dépôt des réponses à la Chambre des communes. Par contre, la dissolution du Parlement met immédiatement fin à l’exigence de répondre.
  • Au Sénat, la période de 150 jours civils débute le jour où le Sénat adopte le rapport ou la motion exigeant une réponse du gouvernement. Les ajournements ne changent pas la date d’échéance, mais la prorogation ou la dissolution du Parlement met immédiatement fin à l’exigence de répondre.
  • Les ministères doivent travailler de concert avec le BCP pour s’assurer qu’un mémoire au Cabinet concernant la réponse du gouvernement soit examiné par le comité du Cabinet au moins quatre semaines avant la date du dépôt.  Dans le cas de réponses à déposer durant l’ajournement hivernal ou estival, il faut obtenir au préalable l’approbation du Cabinet, car le Cabinet ne se réunit pas régulièrement durant les périodes d’ajournement.

Conséquences d’un dépassement du délai fixé pour le dépôt d’une réponse

  • Les conséquences d’un dépassement du délai fixé pour le dépôt d’une réponse aux Communes ou au Sénat sont graves (c.-à-d. possibilité d’accusation d’outrage au Parlement).

Procédure de dépôt des réponses à la Chambre des communes

  • Après l’approbation du Cabinet, quand la Chambre siège, il y a deux façons de déposer une réponse dans le délai imparti de 120 jours :
    1. Déposer directement le rapport en Chambre. Deux copies de la réponse, dans les deux langues officielles, sont déposées par le ministre compétent ou par le secrétaire parlementaire durant les Affaires courantes de la Chambre des communes, aux termes du paragraphe 32(2) du Règlement.
    2. Déposer la réponse auprès du greffier de la Chambre, sous forme de lettre signée par le ministre. En général, cette façon de procéder est privilégiée, parce qu’elle n’exige pas d’intervention en Chambre.
  • Quand la date limite tombe durant un ajournement, on peut suivre l’une ou l’autre des procédures suivantes :
    1. Déposer la réponse dans les 120 jours en fournissant deux copies de la réponse du gouvernement, dans les deux langues officielles, au greffier de la Chambre avant le mercredi suivant le 15e jour du mois. Le rapport sera alors réputé avoir été déposé auprès du greffier le jour où la Chambre se réunit à nouveau. Si les travaux de la Chambre sont toujours ajournés et que la réponse est déposée le mercredi suivant le 15e jour du mois, elle sera consignée dans les Journaux de la Chambre le jour suivant le mercredi en question. Cette façon de procéder est privilégiée pour déposer une réponse durant une période d’ajournement.
    2. Après le délai de 120 jours, mais au plus tard le premier jour de la reprise des travaux de la Chambre, deux copies de la réponse, dans les deux langues officielles sont :
      • déposées directement en Chambre par le ministre pertinent ou par le secrétaire parlementaire, ou
      • déposées auprès du greffier de la Chambre.
      Compte tenu du risque que les députés soient rappelés en Chambre durant un ajournement et que toute réponse en retard doive par conséquent être déposée le jour même où les travaux de la Chambre reprennent, on tend à éviter autant que possible cette façon de faire. Les ministères devraient consulter le BCP s’ils privilégient cette approche.
  • S’il y a prorogation le jour même de la date d’échéance, la réponse est déposée le premier jour de la nouvelle session.

Procédure de dépôt des réponses au Sénat

  • Quand le Sénat siège, une seule procédure est possible :
    1. La réponse doit être déposée directement au Sénat. Le leader du gouvernement au Sénat, ou le leader adjoint, dépose deux copies de la réponse, dans les deux langues officielles, durant les Affaires courantes ordinaires (Dépôt de documents).
  • Si le Sénat ne siège pas à la date d’échéance, la procédure pour déposer une réponse est la suivante :
    • Déposer, auprès du greffier du Sénat et dans les délais impartis, deux copies de la réponse du gouvernement, dans les deux langues officielles.

Distribution de la réponse

  • Quelle que soit la méthode utilisée pour déposer une réponse du gouvernement :
    • La réponse reste un document confidentiel du Cabinet jusqu’à son dépôt en Chambre ou auprès du greffier, tel que précisé ci-dessus.
    • La réponse ne peut être rendue publique avant d’avoir été déposée ou remise au greffier de la Chambre ou du Sénat (pour éviter que le ministre responsable ne soit accusé d’outrage à la Chambre).
    • Il faut livrer la lettre originale du ministre et la réponse au président du comité parlementaire le jour même où la réponse doit être déposée.
    • Le ministère doit remettre 30 copies de la réponse du gouvernement au superviseur des services postaux et de distribution du Parlement (dans le cas de la réponse du gouvernement au rapport d’un comité de la Chambre), qui se chargera d’en coordonner l’envoi aux députés intéressés.
    • Quand la réponse est déposée directement aux Communes, les ministères doivent prévoir 30 copies chacune pour l’antichambre du gouvernement et celle de l’opposition.
    • En plus des copies remises au leader ou au leader adjoint du gouvernement au Sénat (mentionnées ci-dessus), quand la réponse est déposée directement au Sénat, les ministères doivent remettre deux copies de la réponse, dans les deux langues officielles, au président, au vice-président et au greffier du comité sénatorial permanent qu’elle concerne. Une fois la réponse du gouvernement déposée au Sénat, les ministères doivent faire parvenir au greffier du comité une copie électronique de la réponse.

Pour en savoir plus

Pour plus d’information sur la procédure parlementaire, communiquez avec le secrétariat d’orientation compétent au BCP pour les questions relatives aux politiques ou au Cabinet, ou avec le Secrétariat de la législation et de la planification parlementaire concernant les procédures parlementaires.