2014-2015 Partie III - Rapport ministériel sur le rendement (RMR) - Bureau du Conseil privé

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Renseignements supplémentaires sur le rendement et les réalisations du BCP en 2014 2015 Services internes

Ressources humaines

Après avoir réussi à respecter la nouvelle norme pangouvernementale concernant les processus opérationnels de RH conjoints au cours de l’exercice précédent, le BCP a continué de mettre en place d’autres améliorations. Il a notamment élaboré un plan d’action triennal pour 2014-2015 et les deux exercices suivants. Ce plan comprend des initiatives destinées à améliorer l’accès des clients à l’information pour la prise de décisions éclairées, à délimiter clairement les rôles et à réduire les risques. Le plan vise également l’automatisation des activités actuelles afin d’accélérer le traitement des transactions et la prestation de services internes.

L’approche du BCP en matière de gestion du rendement, qui respecte les exigences de la Directive sur la gestion du rendement, a été améliorée par la création d’un groupe qui examine les cas où le rendement de l’employé dépasse les attentes ou ne les atteint pas. Le groupe d’examen a également étudié les composantes du programme de gestion du rendement pour déterminer l’uniformité de son application et s’est penché sur les possibilités d’amélioration à l’échelle de l’organisation. Également en 2014-2015, le BCP a lancé l’application Gestion du rendement de la fonction publique et a fourni les ressources de soutien et la formation aux employés et aux superviseurs.

En juin 2014 on a lancé le nouveau programme d’orientation du BCP. Il comprend des guides et des listes de vérification en ligne pour les gestionnaires et voit à la participation d’employés à titre d’ambassadeurs de l’orientation qui veillent à l’intégration rapide et sans heurt des nouveaux employés de l’organisme. Un site intranet d’utilisation autonome « PCO Orientation BCP » constitue une composante majeure du programme. On y présente  une série de documents de référence rapide sur des sujets que doivent connaître les employés, un organigramme interactif et d’autres ressources pertinentes. En outre, à partir d’octobre 2014, le BCP a organisé, chaque trimestre, des séances d’orientation d’accueil à l’intention des nouveaux employés où ceux-ci peuvent discuter avec un groupe de cadres supérieurs et réseauter avec leurs nouveaux collègues.

Les employés ont reçu, entre août et octobre 2014, le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux. Le taux de participation au BCP se chiffrait à 79,2 %. Selon les résultats, trois questions ont été cernées auxquelles il faut accorder plus d’importance : le mieux-être, la formation et le perfectionnement, et la prévention du harcèlement.

À l’appui des projets de consolidation des services de paye et de modernisation de la paye, le BCP a poursuivi, selon le calendrier établi, le transfert par étapes des comptes d’employés vers le centre de paye de la fonction publique. Vers la fin de l’exercice 2014-2015, les services de paye d’environ 40 % des employés du BCP étaient fournis par les employés de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) à Miramichi (Nouveau‑Brunswick).

La préparation en vue de la modernisation de la paye, soit le transfert à un système automatisé qui traite les droits au titre de la rémunération et verse le salaire et les avantages sociaux aux employés du gouvernement, y compris ceux du BCP (p. ex. Systèmes, applications et produits, ou SAP, et PeopleSoft), s’est poursuivi en 2014-2015, après avoir commencé au cours de l’exercice précédent. La modernisation de ces systèmes devrait prendre effet en 2015-2016. Les travaux préparatoires terminés en 2014-2015 comprenaient la mise à l’essai de la connectivité électronique aux fins de transmission des données, la détermination des besoins en formation et l’intégration de l’information entre les deux bases de données.

Gestion de l’information et technologie

Le BCP a prolongé son logiciel de tenue de documents — le Système de gestion des dossiers, des documents et de l’information (SGDDI) — et a terminé le recensement des renseignements ayant une valeur opérationnelle, ce qui constituait une exigence clé de la Directive sur la tenue de documents qui s’applique à l’ensemble du gouvernement. En outre, le BCP a mis en œuvre une stratégie visant la conformité avec la norme du gouvernement du Canada sur la gestion des courriels, ce qui comprend une formation proactive sur la gestion des courriels et une sensibilisation accrue à la gestion de l’information afin que les employés soient en mesure de déterminer les courriels ayant une valeur opérationnelle et de s’assurer que ceux-ci soient gérés au sein du dépôt de documents électroniques du BCP. En conséquence, le BCP sera prêt pour sa transition lors de l’entrée en vigueur de la nouvelle norme du gouvernement du Canada en matière de courriels. L’Initiative de transformation du service de courriels a fait en sorte que l’organisation est bien placée pour gérer les courriels ayant une valeur opérationnelle.

On a réalisé des progrès en 2014-2015 concernant la transformation de la tenue de documents, notamment un examen exhaustif de l’assurance de la qualité relativement aux résultats de la stratégie de numérisation de 2013-2014, la numérisation d’autres collections de dossiers et la conception d’un processus destiné à intégrer la numérisation à la fonction de base du BCP concernant la formulation de conseils au Premier ministre. Cette dernière mesure fera l’objet d’un projet pilote en 2015-2016.

Le BCP a modernisé l’environnement de bureautique de tous ses employés, notamment en mettant à jour le système d’exploitation des ordinateurs de tous ses employés, conformément à la norme définie par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (Windows 7) sur plus de 2 400 postes de travail. Cette modification a amélioré l’efficacité et les processus opérationnels de façon permanente en augmentant la rapidité, la fiabilité et l’efficacité des systèmes d’exploitation du BCP. Cette mesure a également permis d’améliorer l’harmonisation du BCP avec le programme de transformation des TI du gouvernement du Canada, ce qui comportait notamment l’examen de 300 applications, dont 56 sont essentielles.

Le BCP a intégré son réseau sécurisé dans l’Infrastructure secrète intérimaire du gouvernement du Canada, ce qui a permis d’améliorer la situation de l’organisme en matière de sécurité et de faciliter la connectivité du réseau de courriels sécurisé avec celui de plusieurs ministères. Le BCP a poursuivi ses efforts de modernisation de services très sécurisés, ce qui a contribué à l’augmentation de la sécurité et à l’amélioration des services sous-jacents.

Par ailleurs, le BCP a mis en place un certain nombre de projets afin de profiter de la technologie pour améliorer certains processus opérationnels. Au cours de l’exercice, des tablettes ont été utilisées pendant les réunions du Comité des hauts fonctionnaires. À la suite du succès du projet, le BCP s’est engagé à utiliser cette technologie pour simplifier les processus de nomination en remplaçant les documents imprimés distribués aux comités de sélection responsables des personnes nommées par le gouverneur en conseil. De plus, des systèmes logiciels ont été mis à jour et adoptés dans le but d’améliorer l’examen et l’approbation électroniques des documents confidentiels du Cabinet en éliminant l’impression, l’annotation manuelle et le transport de milliers de pages. Enfin, on a continué de travailler sur un projet qui a vu le jour en 2013-2014 qui visait l’amélioration des bases de données du Système de gestion des événements d’Appareil gouvernemental, qui fournit un historique complet de l’organisation du gouvernement depuis la Confédération. L’interface d’utilisation du système et ses fonctions de présentation de rapports ont été améliorées, et des fonctions de recherche ont été ajoutées. Un accès a également été fourni au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Accès à l’information et protection des renseignements personnels

On a continué l’utilisation de la méthodologie allégée concernant l’amélioration des processus opérationnels, notamment à l’aide des mesures suivantes : établissement d’un rôle d’agent d’attribution, chargé de recevoir les demandes, de commencer les recherches de dossiers et de communiquer avec les demandeurs, ce qui permet une amélioration de l’efficience des services à la clientèle; amélioration du soutien au public concernant la transmission sécurisée de dossiers sur CD; et l’examen de la charge de travail et la détermination des priorités de façon régulière.

Finances

En 2014-2015, le BCP a élaboré un plan visant la mise en œuvre complète des Services de voyage partagés du gouvernement du Canada, ce qui comprenait la détermination des besoins de formation des utilisateurs. Le BCP est parvenu à mettre l’initiative en œuvre de façon partielle en 2014-2015, et le projet devrait être achevé à la fin de l’exercice 2015-2016.

Dans le but d’augmenter le respect des politiques et directives pangouvernementales et de favoriser des améliorations continues, le BCP a réalisé un examen de ses processus opérationnels en 2014-2015. À cet égard, l’équipe chargée des finances et celle responsable des ressources humaines poursuivent leurs efforts en vue de la mise en œuvre de l’initiative de modernisation de la paye.

Administration et locaux

Les travaux de réaménagement de l’édifice Blackburn en fonction des normes du Milieu de travail 2.0 ont débuté en 2014-2015. Les consultations avec d’autres ministères et l’attention prêtée à la conception ont permis d’assurer l’utilisation optimale de l’espace. Ainsi, la première étape a été complétée avec succès (en respectant les échéances et le budget) avant la fin de l’exercice.

Sécurité et gestion des urgences

En 2014-2015, l’équipe responsable de la sécurité et de la gestion des urgences du BCP a joué un rôle essentiel pour assurer la sécurité des employés pendant l’attaque du 22 octobre 2014 sur la Colline du Parlement et pour coordonner l’évacuation sécuritaire des employés.

À la suite de cette crise, le BCP a réalisé un examen après action de son intervention. En se fondant sur les résultats, le BCP a formulé et mis en œuvre plusieurs recommandations destinées à renforcer sa position en matière de gestion des urgences et d’intervention. L’organisme a fait des progrès, notamment pour identifier l’agent de liaison de la GRC chargé des communautés ministérielles de la sécurité au sein du gouvernement, y compris au BCP. De plus, il a élaboré un programme de sécurité de base qui permettra le respect des exigences relativement à la sensibilisation à la sécurité, comme il a été précisé dans la nouvelle Norme sur le filtrage de sécurité.

Le BCP a travaillé sur d’autres priorités relatives à la sécurité et à la gestion des urgences en élaborant notamment près de la totalité de ses plans de continuité des activités de niveau 1 et en établissant des procédures de traitement du risque. Il a de plus amélioré les pratiques de gestion de l’information relatives aux documents confidentiels du Cabinet.

Veuillez noter que les exemples susmentionnés du rendement et des réalisations du BCP durant l’exercice 2014-2015 devraient être lus en parallèle avec le Rapport ministériel sur le rendement 2014-2015 de l’organisation.