2013-2014 Partie III - Rapport ministériel sur le rendement (RMR) - Bureau du Conseil privé

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Renseignements supplémentaires sur le rendement et les réalisations du BCP en 2013-2014 au chapitre des services internes

En 2013-2014, le BCP a fait preuve de diligence dans l’amélioration continuelle de l’efficacité et de l’efficience des principales fonctions de ses services internes. Les réalisations de cette année sont présentées ci-dessous.

Ressources humaines

Pour assurer le soutien de l’initiative de Processus opérationnel commun des ressources humaines (POCRH) qui est mise en œuvre à l’échelle de la fonction publique, le BCP a entrepris l’examen et l’analyse de ses processus opérationnels liés aux ressources humaines. Cet examen a permis de d’identifier de nombreuses lacunes et de nombreuses possibilités d’amélioration qui ont fait l’objet par la suite d’un plan d’action appuyé par le Comité consultatif des ressources humaines du BCP. À la fin de l’exercice 2013-2014, le plan d’action du BCP était entièrement mis en œuvre et l’organisme était jugé entièrement conforme aux exigences du POCRH. Le BCP continuera d’examiner les occasions d’améliorer ses activités au cours de l’exercice 2014‑2015.

Le BCP a travaillé en partenariat avec le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) pour préparer la mise en place de la nouvelle directive du gouvernement du Canada sur la gestion du rendement. Ainsi, tous les superviseurs et les gestionnaires ont terminé la formation obligatoire de l’École de la fonction publique du Canada. Le BCP a également offert la formation et des mises à niveau internes à ses employés et ses gestionnaires. Des ententes de rendement ont été faites avec les employés. Des outils et des processus ont également été établis pour faciliter une gestion efficace du rendement dans l’avenir, comme la désignation du Comité consultatif des ressources humaines (CCRH) du BCP et le Comité d’examen pour le programme de gestion du rendement des non-cadres au sein de l’organisme. Le BCP continuera de collaborer étroitement avec le BDPRH pour superviser la mise en œuvre de la directive au sein de l’organisme tout au long de l’exercice 2014-2015.

Le gouvernement du Canada a continué le transfert graduel de ses services de rémunération et d’avantages sociaux vers Miramichi, au Nouveau-Brunswick, où ces services sont regroupés et gérés centralement. Le BCP a terminé avec succès les deux premières phases du transfert planifié de cette initiative, ce qui signifie qu’environ 9 p. 100 des dossiers des employés sont maintenant gérés au Centre des pensions de la fonction publique (CPFP). Le BCP continue de donner aux employés et aux gestionnaires qui sont touchés par ce transfert des séances d’information sur les procédures à suivre pour demander des services et de l’information au CPFP. Le transfert des autres dossiers, y compris la collecte et la vérification des dossiers, devrait être terminé d’ici au mois d’octobre 2015.

Le BCP a également adopté une approche plus rigoureuse de la planification des ressources humaines au cours de l’exercice grâce à une meilleure collaboration à l’égard du Processus du plan d’activités intégré du BCP. Ces efforts ont culminé par le développement et l’approbation d’un nouveau plan stratégique de ressources humaines 2013-2016 pour l’organisme. De plus, le BCP a terminé la mise en œuvre de son plan d’action visant à donner suite aux résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux de 2011, et a élaboré son premier plan d’action en matière de langues officielles.

Soutien au processus de réaménagement de l’effectif

Dans le cadre des mesures de réduction du déficit annoncées dans le PAE de 2012, le BCP devait parachever le processus de réaménagement de l’effectif commencé au cours de l’exercice précédent. Il a élaboré un plan d’action personnalisé pour faciliter la transition de chacun des employés touchés, et il a fourni des conseils et un soutien tout au long du processus. L’organisme continue de donner la priorité aux employés touchés lorsque des emplois sont disponibles. À la fin de l’exercice 2013-2014, le BCP avait procédé à toutes les réductions d’effectif nécessaires pour se conformer aux exigences de réduction du déficit.

Valeurs et éthique

Le BCP continue de promouvoir activement l’importance des valeurs et de l’éthique tant auprès de ses employés que de ses cadres. Sous la direction du champion des valeurs et de l’éthique, l’organisme continue de mettre en place son plan de valeurs et d’éthique 2012-2015 qui comprend des communications régulières, des stratégies innovatrices de sensibilisation et des activités de promotion. Pour favoriser l’intégration des valeurs et de l’éthique dans les activités de l’organisme, elles ont été prises en considération dans : le Plan stratégique de ressources humaines 2013-2016; le plan d’action visant à donner suite aux résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux de 2011; et le Plan d’activités intégré de 2013-2016. En ce qui a trait aux activités particulières entreprises au cours de l’exercice, neuf séances de dialogue sur les valeurs et l’éthique ont été tenues au BCP, et les valeurs et l’éthique sont maintenant un élément clé du nouveau programme d’orientation approuvé en mars 2014.

Divulgation d’actes répréhensibles

En 2013-2014, un nouvel agent supérieur chargé des divulgations a été nommé par le Ministère. Pour soutenir cet agent supérieur dans ses enquêtes et ses recommandations concernant les allégations d’actes répréhensibles en milieu de travail, le BCP a lancé une nouvelle page entièrement consacrée aux divulgations sur son site intranet. La nouvelle page Web contient de l’information sur la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles, propose différentes méthodes de divulgation et donne les étapes à suivre pour dénoncer les actes répréhensibles, ainsi qu’un nouveau guide intitulé « Processus du BCP concernant la divulgation d’actes répréhensibles ». Le BCP a également créé une adresse électronique à laquelle seul l’agent supérieur chargé des divulgations a accès. Cette adresse permet aux employés de divulguer de façon confidentielle tout acte perçu comme répréhensible.

Milieux de travail sains

En septembre 2013, le comité exécutif du BCP a approuvé deux nouvelles politiques qui ont été mises en application au cours de l’année pour favoriser un milieu de travail sécuritaire et sain à la grandeur du Ministère. La Politique sur la prévention et la résolution des conflits et du harcèlement en milieu de travail veut favoriser un milieu de travail respectueux et sensibiliser au sujet du harcèlement, tout en créant des mécanismes de résolution des conflits accessibles et souples qui permettront de traiter promptement les préoccupations ou les plaintes. La politique de prévention de la violence en milieu de travail décrit les engagements du ministère envers un milieu de travail libre de violence, où tout acte violent est considéré inacceptable et n’est pas toléré.

De plus, le Ministère a renouvelé ses comités de santé et sécurité au travail, permettant ainsi au BCP de respecter ses obligations légales de protéger la santé et la sécurité de ses employés.

Technologie de l’information

Le BCP a investi beaucoup d’efforts et de ressources pour moderniser et renforcer ses réseaux classifiés. Ces améliorations, commencées en 2013-2014, et qui devraient se terminer en 2014-2015, permettront aux réseaux d’assurer un service continu pendant des années à venir.

Le BCP a fait des investissements importants dans des solutions et des outils innovateurs qui lui permettront de remplir plus facilement ses fonctions principales. Par exemple, le Système de gestion des événements de l’appareil gouvernemental a été élaboré pour conserver et produire les rapports sur les événements importants de l’appareil gouvernemental. Ce système permet aux responsables de faire un suivi rapide et précis des changements au sein de l’appareil gouvernemental dans le temps, et de faire des recommandations plus efficaces et de meilleure qualité au Premier ministre à cet égard. Le BCP a également investi dans l’élaboration d’un système d’entreprise autonome pour aider sa Direction des opérations juridiques. Ce système utilise un champ de recherche unique qui permet de trouver les documents utiles quel que soit le lieu où ils sont conservés au Ministère (p. ex., lecteurs partagés, courriels, répertoires de documents officiels), ce qui accélère les recherches et améliore le suivi des documents.

Le BCP a également assuré le soutien technique du Premier ministre lors de 55 déplacements au pays, 25 voyages à l’étranger et 80 activités locales dans la région de la capitale nationale.

Gestion de l’information

En collaboration étroite avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, le BCP a lancé sa stratégie de numérisation grâce à laquelle plus de trois millions de pages de dossiers classifiés ont été numérisées. Ces dossiers se trouvent maintenant dans le système de gestion des documents de l’organisme, ce qui permet aux employés de faire des recherches rapides et précises pour répondre aux besoins internes ou aux demandes d’accès à l’information et de communication de renseignements personnels. Les documents papier originaux sont maintenant conservés dans des installations peu coûteuses et sécuritaires. Le BCP a également mis en place des procédures permanentes de numérisation de ses dossiers.

Le BCP a continué de mettre en œuvre sa stratégie pluriannuelle d’amélioration de ses pratiques de conservation des dossiers conformément à la Directive sur la tenue de documents du gouvernement du Canada. Au cours de l’exercice, les ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO) ont été répertoriées dans les unités opérationnelles pour s’assurer qu’elles sont conservées dans les répertoires officiels de tenue de documents pendant la bonne période de temps. À la fin de l’année, cet exercice avait été mené à bien dans huit des vingt unités opérationnelles ciblées en 2013-2014, et était en cours de réalisation dans les douze autres. De plus, des processus de tenue de documents normalisés ont été élaborés pour les RDVO  communes à l’ensemble de l’organisme (comme dans le cas des recommandations au Premier ministre). Une nouvelle Politique sur la gestion de l’information et une nouvelle Directive sur la tenue de dossiers ont été approuvées. Ces instruments soulignent les responsabilités de tous les gestionnaires et employés du BCP en matière de tenue de documents et établissent des normes de gestion des documents au sein du ministère.

Accès à l’information et protection des renseignements personnels

Malgré une augmentation de 70 p. 100 du volume de demandes dans les trois derniers exercices, le BCP a maintenu un bon niveau de rendement dans sa gestion des demandes d’accès à l’information. Entre 2011-2012 et 2013-2014, le BCP a répondu à 97 p. 100, voir plus, des demandes du public en respectant les échéances. Pour maintenir l’excellence de son service, le BCP a mis l’accent sur la modernisation de sa technologie et de son environnement opérationnel, l’amélioration de ses processus, la planification de ses ressources humaines et la gestion du changement.

De plus, la Division de l’AIPRP du BCP a apporté plusieurs améliorations à ses processus opérationnels grâce à un projet pilote d’application de la méthodologie Lean entrepris au cours de l’exercice précédent. Notamment, des réunions quotidiennes de tous les employés ont permis d’améliorer les communications et la responsabilisation, d’augmenter l’utilisation des dossiers numériques plutôt que des dossiers papier, et de donner un meilleur soutien à ceux qui font des demandes d’accès à l’information.

Opérations juridiques et documents confidentiels du Cabinet

Au cours de l’exercice, le secteur des Opérations juridiques du BCP a fourni des recommandations juridiques et assuré une coordination sur le plan des fonctions ministérielles du BCP, telles que la gestion des ressources humaines et financières. Le BCP a également la responsabilité permanente d’assurer la protection des documents confidentiels du Cabinet. En 2013-2014, le BCP a procédé au lancement et à la mise en œuvre d’un système de gestion des documents électroniques compatible avec celui du ministère de la Justice Canada, et ce, dans le but de rationaliser le processus d’examen des documents et de production de certificats, et de respecter les exigences prévues par l’article 39 de la Loi sur la preuve au Canada. Ce transfert d’un système de production de documents papier vers un système électronique a permis d’améliorer notablement le processus d’examen dans les cas où de nombreux documents sont utilisés.

Au cours de l’exercice, le BCP a également supervisé un nouveau processus de consultation au sujet de l’application de l’article 69 de la Loi sur l’accès à l’information, tout en assurant un soutien important au ministère de la Justice Canada. De juin 2013 à mars 2014, le BCP a réduit son retard dans les dossiers de consultation de 94 p. 100 (soit d’environ 650 dossiers à 35), du même coup faisant plus de 110 consultations auprès de ses clients depuis le 1er juillet 2013. Le BCP a également répondu à 24 demandes (140 documents) du vérificateur général. De plus, il a supervisé, assuré et dirigé des services de soutien en matière de litiges concernant les documents confidentiels du Cabinet dans plusieurs affaires judiciaires, et a examiné un nombre exceptionnellement élevé de documents dans deux affaires en cours (plusieurs milliers de documents dans chaque cas).

Finance

Le BCP a pris des mesures au cours de l’exercice pour maximiser son rendement financier. Il a développé une nouvelle discipline de prévisions financières qui a été mise en œuvre avec succès. Il a également établi un Fonds d’investissement stratégique (FIS) qui réaffecte des fonds à des initiatives stratégiques clés qui améliorent l’efficacité et l’efficience du BCP tout en le préparant aux transformations pangouvernementales. Les initiatives du FIS ont également pour objectif d’atténuer les risques opérationnels existants ou de répondre aux besoins en milieu de travail.

La Division des finances du BCP a collaboré avec ses clients pour fournir de bons conseils financiers et un bon soutien tout au long de l’exercice, en particulier lors des examens financiers trimestriels. De même, il a supervisé la mise en œuvre fructueuse des initiatives approuvées du FIS.

Planification ministérielle

Au cours de l’exercice, le BCP a élaboré et mis en œuvre son Plan d’activités intégré (PAI) 2013-2016. Le BCP indique ses priorités et ses engagements planifiés et présente la façon de structurer le travail des employés en fonction de la technologie pour réaliser son programme d’activités et de gestion. Le PAI 2013-2016 bénéficie également de nombreux autres instruments de planification, comme le Plan stratégique de ressources humaines 2013-2016 et les examens financiers périodiques au niveau de l’organisme et des directions.

L’organisme a également amélioré sa conformité à la Politique sur la structure de la gestion, des ressources et des résultats du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. À cette fin, le BCP a mis à jour son Architecture d’alignement des programmes (AAP) 2014-2015 pour qu’elle illustre mieux la nature du travail actuel de l’organisme, et a amélioré certains éléments de son cadre de mesure du rendement.

Gestion de la sécurité et des urgences

En 2013-2014, le BCP a continué d’améliorer sa gestion en matière de sécurité et d’urgences dans plusieurs secteurs prioritaires. Pour améliorer son état de préparation opérationnelle, le BCP a formalisé les « fonctions essentielles » de son organisation afin de dresser un tableau clair de ses principales responsabilités en cas d’une interruption des activités. Le Plan ministériel de gestion de la sécurité et des urgences, les plans d’urgence des immeubles et les protocoles de communication ont également été mis à niveau.

Au cours de l’exercice, de nombreuses initiatives ont été entreprises pour renforcer les mesures de contrôle de sécurité physique et personnelle. Par exemple, la Cellule de gestion de crise (CGC), soit le centre de coordination des situations d’urgence du BCP, est devenu opérationnel en tout temps. De plus, on a amélioré l’expertise et les pratiques de sécurité à la grandeur de l’organisme grâce à la formation. Par exemple, une formation a été donnée pour améliorer l’expertise et les pratiques de sécurité des agents de surveillance de la CGC concernant les protocoles appropriés, et un Guide de l’agent de sécurité ministériel a été élaboré, avec une trousse d’outils.

Afin d’améliorer les relations avec les premiers répondants et la collectivité de la sécurité au gouvernement fédéral, le BCP a organisé de nombreuses réunions avec ses partenaires de sécurité de la Cité parlementaire et avec les agents de sécurité ministériels (ASM) pour étudier les leçons apprises dans la dernière année et planifier des exercices de coordination des interventions en cas d’incidents. Par exemple, le BCP a joué un rôle essentiel de leadership dans la planification et la réalisation d’un exercice de simulation de deux jours s’adressant à la collectivité des ASM, l’objectif duquel était d’améliorer la sécurité gouvernementale et de coordonner les interventions en cas d’incidents. Environ 100 ministères et organismes ont participé à l’exercice, de même que de nombreux partenaires des services de sécurité, comme la Police de Gatineau, la Police d’Ottawa et la GRC.

Nota : Les exemples susmentionnés illustrant le rendement et les réalisations du BCP au cours de l’exercice 2013-2014 doivent être lus en parallèle avec le Rapport ministériel sur le rendement 2013-2014.