États financiers pour l'exercice terminé le 31 mars 2014 (non audités)

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Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers

La responsabilité de l'intégrité et de l'objectivité des états financiers ci-joints pour l'exercice s'étant terminé le 31 mars 2014 et de tous les renseignements qui y figurent incombe à la direction du Bureau du Conseil privé. Ces états financiers ont été préparés par la direction à partir des politiques comptables du gouvernement, lesquelles s'appuient sur les normes comptables canadiennes du secteur public.

La direction est responsable de l'intégrité et de l'objectivité des données présentées dans ces états financiers. Certains renseignements présentés dans les états financiers sont fondés sur les meilleures estimations et le jugement de la direction, compte tenu de l'importance relative des postes en question. Pour s'acquitter de ses obligations au chapitre de la comptabilité et de la présentation de rapports, la direction tient des comptes qui permettent l'enregistrement centralisé des opérations financières du Bureau du Conseil privé. Les renseignements financiers présentés aux fins de l'établissement des Comptes publics du Canada et figurant dans le Rapport ministériel sur le rendement du Bureau du Conseil privé concordent avec ces états financiers.

Il incombe aussi à la direction de tenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) conçu pour donner une assurance raisonnable que l'information financière est fiable, que les actifs sont protégés et que les opérations sont autorisées et enregistrées adéquatement, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et à d'autres lois, règlements, autorisations et politiques applicables.

La direction veille également à assurer l'objectivité et l'intégrité des données figurant dans ses états financiers en choisissant soigneusement des employés qualifiés et en assurant leur formation et leur perfectionnement, en prenant des dispositions pour assurer une répartition appropriée des responsabilités, en établissant des programmes de communication pour faire en sorte que tous les membres du Bureau du Conseil privé sont au fait des règlements, des politiques, des normes et des pouvoirs de la direction, et en procédant tous les ans à une évaluation fondée sur le risque de l'efficacité du système de CIRF.

Le système de CIRF est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable fondé sur un processus continu qui vise à identifier les risques clés, à évaluer l'efficacité des contrôles clés associés, et à apporter les ajustements nécessaires.

Une évaluation fondée sur le risque du système de CIRF pour l'exercice s'étant terminé le 31 mars 2014 a été réalisée conformément à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, et ses résultats ainsi que les plans d'action qui en découlent sont résumés en annexe.

L'efficacité et le caractère adéquat du système de contrôle interne du Bureau du Conseil privé sont aussi revus par l'entremise du travail réalisé par le personnel de la vérification interne qui dirige des audits périodiques dans divers secteurs d'opérations du Bureau du Conseil privé. Aussi, le comité ministériel de vérification fournit des conseils et recommandations au greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet sur le caractère adéquat et le bon fonctionnement des cadres et processus ministériels de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance, y compris les états financiers annuels.

Ces états financiers n'ont pas fait l’objet d’un audit externe ou d’un examen mais ont été partagés avec le comité ministériel de vérification du Bureau du Conseil privé et ils tiennent compte des observations fournies par les membres du comité.

Approbation des cadres supérieurs : (version originale signée par)

Wayne G. Wouters
Greffier du Conseil privé et
secrétaire du Cabinet

Michelle Doucet
Sous-ministre adjointe, Services ministériels
Dirigeante principale des finances

Ottawa, Canada
Le 29 août 2014

État de la situation financière (non audité)

au 31 mars

(en milliers de dollars)
  2014 2013
Passifs    
Comptes créditeurs et charges à payer (note 4) 10 850 11 220
Indemnités de vacances et congés compensatoires 5 278 5 475
Avantages sociaux futurs (note 5) 5 756 7 896
Total des passifs 21 884 24 571
Actifs    
Actifs financiers    
Montant à recevoir du Trésor 9 484 10 034
Compte débiteurs et avances (note 6) 1 252 749
Total des actifs financiers bruts 10 736 10 783
Actifs financiers détenus pour le compte du gouvernement    
Comptes débiteurs et avances (note 6) - ( 2)
Total des actifs financiers détenus pour le compte du gouvernement - ( 2)
Total des actifs financiers nets 10 736 10 781
Dette nette ministérielle 11 148 13 790
Actifs non financiers    
Charges payées d'avance 431 504
Stocks (note 7) 286 470
Immobilisations corporelles (note 8) 6 441 4 755
Total des actifs non financiers 7 158 5 729
Situation financière nette ministérielle ( 3 990) ( 8 061)

Obligations contractuelles (note 9)

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Approbation des cadres supérieurs : (version originale signée par)

Wayne G. Wouters
Greffier du Conseil privé et
secrétaire du Cabinet

Michelle Doucet
Sous-ministre adjointe, Services ministériels
Dirigeante principale des finances

Ottawa, Canada
Le 29 août 2014

État des résultats et de la situation financière nette ministérielle (non audité)

pour l'exercice terminé le 31 mars

(en milliers de dollars)
  Résultats
prévus
2014
2014 2013
Charges      
Soutien et conseils au Premier ministre et aux ministres du portefeuille 66 821 63 577 65 285
Soutien et conseils au Cabinet et aux comités du Cabinet 15 626 13 913 13 884
Leadership et orientation au sein de la fonction publique 2 408 2 467 2 284
Commissions d'enquête - - 2 470
Services internes 61 845 62 341 60 847
Total des charges 146 700 142 298 144 770
Revenus      
Revenus divers 31 12 21
Support aux services internes 49 75 71
Revenus gagnés pour le compte du gouvernement ( 9) ( 7) ( 7)
Total des revenus 71 80 85
Coût net des activités poursuivies 146 629 142 218 144 685
Activités transférées (note 11)      
Dépenses 490 - 415
Coût net des activités transférées 490 - 415
Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts 147 119 142 218 145 100
Financement du gouvernement et transferts      
Encaisse nette fournie par le gouvernement 127 962 126 662 128 442
Variations des montants à recevoir du Trésor ( 1 379) ( 550) ( 1 786)
Services fournis gratuitement par d'autres ministères (note 10) 20 922 20 193 21 499
Éléments d'immobilisations corporelles transférés entre ministères - ( 16) ( 716)
Revenu net après le financement du gouvernement et les transferts ( 386) ( 4 071) ( 2 339)
Situation financière nette ministérielle – début de l'exercice ( 7 079) ( 8 061) ( 10 400)
Situation financière nette ministérielle – fin de l'exercice ( 6 693) ( 3 990) ( 8 061)

Information sectorielle (note 12)

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

État de la variation de la dette nette ministérielle (non audité)

pour l'exercice terminé le 31 mars

(en milliers de dollars)
  Résultats
prévus
2014
2014 2013
Revenu net après le financement du gouvernement et les transferts ( 386) ( 4 071) ( 2 339)
Variation due aux immobilisations corporelles      
Acquisition d'immobilisations corporelles 800 3 022 690
Amortissement des immobilisations corporelles ( 1 241) ( 1 308) ( 1 537)
Produits de l'aliénation d'immobilisations corporelles ( 28) ( 5) ( 15)
Gain (perte) net sur l'aliénation d'immobilisations corporelles 22 ( 7) ( 41)
Ajustements aux immobilisations corporelles - - 64
Transfert entre ministères - ( 16) ( 716)
Total de la variation due aux immobilisations corporelles ( 447) 1 686 ( 1 555)
Variation due aux stocks - ( 184) 470
Variation due aux charges payées d'avance ( 44) ( 73) 3
Augmentation (diminution) nette de la dette nette ministérielle ( 877) ( 2 624) ( 3 421)
Dette nette ministérielle – début de l'exercice 12 393 13 790 17 211
Dette nette ministérielle – fin de l'exercice 11 516 11 148 13 790

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

État des flux de trésorerie (non audité)

pour l'exercice terminé le 31 mars

(en milliers de dollars)
  2014 2013
Activités de fonctionnement    
Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts 142 218 145 100
Éléments n'affectant pas l'encaisse :    
Amortissement des immobilisations corporelles ( 1 308) ( 1 537)
Gain (perte) sur l'aliénation d'immobilisations corporelles ( 7) ( 41)
Ajustements aux immobilisations corporelles - 64
Services fournis gratuitement par d'autres ministères (note 10) ( 20 193) ( 21 499)
Variations de l'état de la situation financière :    
Augmentation (diminution) des comptes débiteurs et avances 505 ( 3 410)
Augmentation (diminution) des charges payées d'avance ( 73) 3
Augmentation (diminution) des stocks ( 184) 470
Diminution des comptes créditeurs et charges à payer 350 5 329
Diminution des indemnités de vacances et congés compensatoires 197 263
Diminution des avantages sociaux futurs 2 140 3 025
Encaisse utilisée pour les activités de fonctionnement 123 645 127 767
Activités d'investissement en immobilisations    
Acquisition d'immobilisations corporelles (note 8) 3 022 690
Produits de l'aliénation d'immobilisations corporelles ( 5) ( 15)
Encaisse utilisée pour les activités d'investissement en immobilisations 3 017 675
Encaisse nette fournie par le gouvernement du Canada 126 662 128 442

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Notes aux états financiers (non auditées)

pour l'exercice terminé le 31 mars

1. Pouvoirs et objectifs

Le Bureau du Conseil privé est un secteur de l'administration publique fédérale comme l'indique la colonne 1 de l’annexe I.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et rend compte au Parlement par l’entremise du Premier ministre.

Le Bureau du Conseil privé relève directement du Premier ministre et est dirigé par le greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet, ce dernier étant également chef de la fonction publique. Le Bureau du Conseil privé a pour mandat de servir le Canada et la population canadienne en fournissant du soutien et des avis professionnels impartiaux au Premier ministre et aux ministres de son portefeuille et au Cabinet. Le Bureau du Conseil privé soutient l'élaboration des programmes stratégiques et législatifs du gouvernement, coordonne la prise de mesures en réaction aux problèmes auxquels doivent faire face le gouvernement et le pays, et contribue au bon fonctionnement du Cabinet.

Les commissions d’enquête nommées sous le régime de la Loi sur les enquêtes sont considérées comme des ministères pour l'application de la Loi sur la gestion des finances publiques, et le Premier ministre en est le « ministre désigné » aux termes de cette même loi. Le Bureau du Conseil privé leur apporte son soutien à l'égard de la gestion financière et administrative. Il n'y avait pas de commissions d'enquête actives en 2013-2014.

Afin d'obtenir son résultat stratégique et des résultats pour la population canadienne, le Bureau du Conseil privé élabore ses plans et ses priorités en fonction des programmes centraux ci-après

1.1 Soutien et conseils au Premier ministre et aux ministres du portefeuille

Le Bureau du Conseil privé fournit des avis et un soutien professionnels et impartiaux au Premier ministre et aux ministres du portefeuille concernant toute la gamme des enjeux et des politiques dont ils s’occupent quotidiennement. Le Bureau du Conseil privé fournit également des avis et un soutien concernant : la structure et l’organisation du gouvernement; les communications à l’échelle du gouvernement; le système des nominations par le gouverneur en conseil; l’élaboration et la mise en oeuvre de programmes parlementaires et législatifs; la réforme démocratique; les affaires juridiques. De plus, le Bureau du Conseil privé fournit des avis et un soutien d’ordre administratif concernant le budget du Cabinet du Premier ministre et ceux des cabinets des ministres du portefeuille

1.2 Soutien et conseil au Cabinet et aux comités du Cabinet

Le Bureau du Conseil privé appuie au quotidien le fonctionnement efficient et efficace du Cabinet et de ses comités. Dans le cadre de ce travail, le Bureau du Conseil privé coordonne la présentation au Cabinet et à ses comités de propositions ministérielles de politiques, de dispositions législatives et de mesures intéressant l’administration publique; soumet à un examen critique les politiques en cours d’élaboration; et produit des documents d’information et des analyses de politique pour faciliter le processus décisionnel du Cabinet. Le Bureau du Conseil privé offre également des services de secrétariat au Cabinet et à ses comités. À ce titre, il établit le calendrier des réunions et fournit des services de soutien connexes, en plus de préparer et de distribuer les documents du Cabinet. Le Bureau du Conseil privé soutient en outre la bonne intégration des politiques à l’échelle de l’administration fédérale de sorte que les propositions tiennent compte de l’ensemble des perspectives ministérielles et des aspects relatifs à la mise en oeuvre, par exemple les communications, les affaires parlementaires, les relations intergouvernementales et les répercussions budgétaires.

1.3 Leadership et orientation au sein de la fonction publique

Le Bureau du Conseil privé appuie le développement et le maintien d’une fonction publique de haute qualité qui répond aux plus hautes normes de responsabilité, de transparence et d’efficacité. À cet égard, le Bureau du Conseil privé conseille le greffier du Conseil privé et le Premier ministre sur le renouvellement de la fonction publique et des activités gouvernementales, l’objectif étant de positionner l’effectif et le milieu de travail pour l’avenir en mettant l’accent sur la souplesse, l’innovation et la rationalisation. Le Bureau du Conseil privé appuie par ailleurs la gestion des ressources humaines aux échelons supérieurs de l’administration publique dans son ensemble, y compris la gestion du rendement et le développement du leadership.

1.4 Commissions d'enquête

Le Bureau du Conseil privé fournit le soutien financier et administratif nécessaire aux commissions d’enquête. Le Bureau du Conseil privé peut ainsi fournir au besoin des avis et un soutien d’ordre administratif dans les domaines suivants : la dotation; les services d’acquisition; la passation de marchés; les services financiers; l’obtention de financement; la gestion des documents; la gestion de la paie; la publication sur internet; la traduction; les services juridiques; la sécurité; et le soutien informatique.

1.5 Services internes

Les services internes sont des groupes d’activités et de ressources connexes qui sont gérés de façon à répondre aux besoins des programmes et des autres obligations générales d’une organisation. Ces groupes sont les suivants : services de gestion et de surveillance, services des communications, services juridiques, services de gestion des ressources humaines, services de gestion des finances, services de gestion de l’information, services des technologies de l’information, services de gestion des biens, services de gestion du matériel, services de gestion des acquisitions et services de gestion des voyages et autres services administratifs. Les services internes comprennent uniquement les activités et les ressources destinées à l’ensemble d’une organisation et non celles fournies à un programme particulier.

2. Sommaire des principales conventions comptables

Ces états financiers ont été préparés conformément aux conventions comptables du gouvernement énoncées ci-après, lesquelles s'appuient sur les normes comptables canadiennes pour le secteur public. La présentation et les résultats qui découlent de l'utilisation des conventions comptables énoncées ne donnent lieu à aucune différence importante par rapport aux normes comptables canadiennes pour le secteur public.

Les principales conventions comptables sont les suivantes :

  1. Autorisations parlementaires

    Le Bureau du Conseil privé est financé par le gouvernement du Canada au moyen d'autorisations parlementaires. La présentation des autorisations consenties au Bureau du Conseil privé ne correspond pas à la présentation des rapports financiers selon les principes comptables généralement reconnus étant donné que les autorisations sont fondées, dans une large mesure, sur les besoins de trésorerie. Par conséquent, les postes comptabilisés dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle ainsi que dans l'état de la situation financière ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux qui sont prévus par les autorisations parlementaires. La note 3 présente un rapprochement entre les deux méthodes de présentation des rapports financiers. Les montants des résultats prévus inclus dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle et dans l'état de la variation de la dette ministérielle correspondent aux montants rapportés dans les états financiers prospectifs intégrés au Rapport sur les plans et les priorités 2013-2014.

    Les états financiers prospectifs de 2012-2013 ont été redressés afin de faire état des revenus nets des montants non disponibles à être dépensés à nouveau. Ce redressement a entraîné une augmentation de 5 000 $ du coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts. En outre, les états financiers prospectifs ont aussi été reclassés afin de se conformer à la présentation de l'exercice en cours.

  2. Encaisse nette fournie par le gouvernement

    Le Bureau du Conseil privé fonctionne au moyen du Trésor, qui est administré par le receveur général du Canada. La totalité de l'encaisse reçue par le Bureau du Conseil privé est déposée au Trésor, et tous les décaissements faits par le Bureau du Conseil privé sont prélevés sur le Trésor. L'encaisse nette fournie par le gouvernement est la différence entre toutes les entrées de fonds et toutes les sorties de fonds, y compris les opérations entre les ministères au sein du gouvernement fédéral.

  3. Le montant à recevoir du Trésor (ou à lui verser)

    Le montant à recevoir du Trésor (ou à lui verser) découle d'un écart temporaire entre le moment où une opération affecte les autorisations du Bureau du Conseil privé et le moment où elle est traitée par le Trésor. Le montant à recevoir du Trésor correspond au montant net de l'encaisse que le Bureau du Conseil privé a le droit de prélever du Trésor sans autre affectation d'autorisations pour s'acquitter de ses passifs.

  4. Charges

    Les charges sont comptabilisées selon la méthode de la comptabilité d'exercice :
    • Les paiements de transfert sont comptabilisés à titre de charges lorsque les autorisations de paiement existent et que le bénéficiaire a satisfait aux critères d'admissibilité ou a rempli les conditions d'admissibilité établies dans le cadre du programme. En ce qui concerne les paiements de transfert ne faisant pas partie d'un programme existant, la charge est constatée lorsque le gouvernement annonce la décision d'effectuer un transfert ponctuel, dans la mesure où le Parlement a approuvé la loi habilitante ou l'autorisation de paiement avant que les états financiers ne soient achevés. Les paiements de transfert, qui deviennent remboursables lorsque les conditions spécifiées entrent en vigueur, sont comptabilisés en réduction des charges de transfert et comme montant à recevoir.

    • Les indemnités de vacances et de congés compensatoires sont passées en charges au fur et à mesure que les employés en acquièrent les droits en vertu de leurs conditions d'emploi.

    • Les services fournis gratuitement par d'autres ministères pour les locaux, les cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires et les indemnités des accidentés de travail sont comptabilisés à titre de charges de fonctionnement à leur coût estimatif.
  5. Revenus

    Les revenus provenant de droits réglementaires sont constatés dans les comptes en fonction des services fournis au cours de l'exercice.

    Les autres revenus sont comptabilisés dans l'exercice pendant lequel les opérations ou les faits sous-jacents surviennent.

    Les revenus qui ne sont pas disponibles à être dépensés à nouveau ne peuvent servir à acquitter les passifs du Bureau du Conseil privé. Bien que l'on s'attende à ce que le greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet maintienne le contrôle comptable, il n'a pas l'autorité sur la disposition des revenus non disponibles à dépenser à nouveau. Par conséquent, les revenus non disponibles à dépenser à nouveau sont considérés comme étant gagnés pour le compte du gouvernement du Canada et sont donc présentés en réduction du montant brut des revenus du Bureau du Conseil privé.

  6. Avantages sociaux futurs

    • Prestations de retraite : Les employés admissibles participent au Régime de retraite de la fonction publique, un régime d'avantages sociaux multiemployeurs administré par le gouvernement du Canada. Les cotisations du Bureau du Conseil privé au régime sont passées en charges dans l'exercice au cours duquel elles sont engagées et elles représentent l'obligation totale du Bureau du Conseil privé découlant du régime. La responsabilité du Bureau du Conseil privé relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, répondant du régime.

    • Indemnités de départ : Certains employés ont droit à des indemnités de départ, prévues dans leurs conventions collectives ou conditions d'emploi. Le coût de ces indemnités s'accumule à mesure que les employés rendent les services y donnant droit. Le coût des avantages sociaux gagnés par les employés est calculé à l'aide de l'information tirée des résultats du passif déterminé sur une base actuarielle au titre des prestations de départ pour l'ensemble du gouvernement.
  7. Comptes débiteurs

    Les comptes débiteurs sont présentés au moindre du coût ou de la valeur nette de réalisation; une provision est établie pour les comptes débiteurs dont le recouvrement est incertain.

  8. Passif éventuel

    Le passif éventuel représente des obligations possibles qui peuvent devenir des obligations réelles selon que certains événements futurs se produisent ou non. Dans la mesure où l’événement futur risque de se produire ou non et si l’on peut établir une estimation raisonnable de la perte, on comptabilise un passif estimatif et une charge. Si la probabilité ne peut être déterminée ou s’il est impossible de faire une estimation raisonnable du montant, l’éventualité est présentée dans les notes complémentaires aux états financiers.

  9. Stocks

    Les stocks se composent de pièces, de matériel et de fournitures conservés pour l'exécution de programmes à une date ultérieure et non destinés à la revente. Les stocks sont évalués au coût selon la méthode du coût propre. S'ils n'ont plus de potentiel de service, les stocks sont évalués au moindre du coût ou de la valeur de réalisation nette.

  10. Immobilisations corporelles

    Toutes les immobilisations corporelles dont le coût initial est de 5 000 $ et plus sont comptabilisées à leur coût d'achat. Le Bureau du Conseil privé n’inscrit pas à l’actif les biens incorporels, les oeuvres d’art et les trésors historiques ayant une valeur culturelle, esthétique ou historique, les biens situés dans les réserves indiennes et les collections dans les musées. Les immobilisations corporelles sont amorties selon la méthode linéaire sur la durée de vie utile estimative de l'immobilisation, comme suit :

    Catégorie d’immobilisations Période d'amortissement
    Machines et matériel de 5 à 15 ans
    Matériel informatique de 3 à 5 ans
    Logiciels informatiques de 3 à 5 ans
    Autre matériel de 10 à 15 ans
    Véhicules automobiles de 3 à 10 ans

    Les travaux en cours sont comptabilisés dans la catégorie applicable dans l'exercice au cours duquel ils deviennent utilisables et ne sont amortis qu'à partir de cette date.

  11. Incertitude relative à la mesure

    La préparation des états financiers exige de la direction qu'elle fasse des estimations et pose des hypothèses qui influent sur les montants déclarés des actifs, des passifs, des revenus et des charges présentés dans les états financiers. Au moment de la préparation des présents états financiers, la direction considère que les estimations et les hypothèses sont raisonnables. Les principaux éléments pour lesquels des estimations sont faites sont le passif éventuel, la provision pour créances douteuses sur les comptes débiteurs, le passif au titre d'avantages sociaux futurs et la durée de vie utile des immobilisations corporelles. Il se pourrait que les résultats réels diffèrent des estimations de manière significative. Les estimations de la direction sont examinées périodiquement et, à mesure que les ajustements deviennent nécessaires, ils sont constatés dans les états financiers de l'exercice où ils sont connus.

3. Autorisations parlementaires

Le Bureau du Conseil privé reçoit la plus grande partie de son financement au moyen d'autorisations parlementaires annuelles. Les éléments comptabilisés dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle et l'état de la situation financière d'un exercice peuvent être financés au moyen d'autorisations parlementaires qui ont été approuvées au cours d'un exercice précédent, pendant l'exercice en cours ou qui le seront dans un exercice futur. Par conséquent, les résultats des activités de fonctionnement nets du Bureau du Conseil privé pour l'exercice diffèrent selon qu'ils sont présentés selon le financement octroyé par le gouvernement ou selon la méthode de la comptabilité d'exercice. Les différences sont rapprochées dans les tableaux suivants :

  1. Rapprochement du coût de fonctionnement net et des autorisations parlementaires de l'exercice en cours utilisés

    (en milliers de dollars)
      2014 2013
    Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts 142 218 145 100
    Ajustements pour les postes ayant une incidence sur le coût de fonctionnement net, mais qui n'ont pas d'incidence sur les autorisations :    
    Amortissement des immobilisations corporelles ( 1 308) ( 1 537)
    Gain (perte) sur l'aliénation d'immobilisations corporelles ( 7) ( 41)
    Services fournis gratuitement par d'autres ministères ( 20 193) ( 21 499)
    Charges payées d'avance imputées antérieurement aux autorisations ( 914) ( 865)
    Diminution des indemnités de vacances et congés compensatoires 197 263
    Diminution des avantages sociaux futurs 2 140 3 025
    Diminution des charges à payer 278 3 326
    Remboursement de charges des exercices antérieurs 302 375
    Ajustements aux immobilisations corporelles - 64
    Autre ( 7) ( 7)
    ( 19 512) ( 16 896)
    Ajustements pour les éléments sans incidence sur le coût de fonctionnement net, mais ayant une incidence sur les autorisations :    
    Acquisition d'immobilisations corporelles 3 022 690
    Diminution des stocks ( 184) 470
    Augmentation des charges payées d'avance 841 868
    3 679 2 028
    Autorisations de l'exercice en cours utilisées 126 385 130 232

  2. Autorisations fournies et utilisées

    (en milliers de dollars)
      2014 2013
    Autorisations fournies :    
    Crédit - Dépenses du Programme 117 998 129 513
    Montants législatifs 14 272 15 297
    Moins :    
    Autorisations disponibles pour emploi au cours des exercices ultérieurs ( 6) ( 18)
    Périmés : Fonctionnement ( 5 879) ( 14 560)
    Autorisations de l'exercice en cours utilisées 126 385 130 232

4. Comptes créditeurs et charges à payer

Le tableau suivant présente les détails sur les comptes créditeurs et les charges à payer du Bureau du Conseil privé :

(en milliers de dollars)
  2014 2013
Comptes créditeurs - parties externes 8 268 9 100
Comptes créditeurs - autres ministères et organismes 2 431 1 701
Total des comptes créditeurs 10 699 10 801
Charges à payer - 278
Autres charges 151 121
Total des comptes créditeurs et des charges à payer 10 850 11 200

Dans son Plan d'action économique 2012, le gouvernement du Canada a annoncé des mesures d'économie que les ministères doivent mettre en oeuvre au cours des trois prochains exercices, à compter de 2012-2013. Aucune obligation liée aux coûts de réaménagement des effectifs n’a été comptabilisée au 31 mars 2014, par le Bureau du Conseil privé. Un montant de 277 800 $ a été comptabilisé en 2012-2013 au titre des charges à payer, pour refléter ces coûts estimatifs.

5. Avantages sociaux futurs

  1. Prestations de retraite

    Les employés du Bureau du Conseil privé participent au Régime de retraite de la fonction publique («le régime»), qui est parrainé et administré par le gouvernement du Canada. Les prestations de retraite s'accumulent sur une période maximale de 35 ans au taux de 2 % par année de services validables multiplié par la moyenne des gains des cinq meilleures années consécutives. Les prestations sont intégrées aux prestations du Régime de pensions du Canada et du Régime de rentes du Québec et sont indexées en fonction de l'inflation.

    Tant les employés que le Bureau du Conseil privé versent des cotisations couvrant le coût du régime. En raison de la modification de la Loi sur la pension de la fonction publique à la suite de la mise en oeuvre de provisions liées au Plan d'action économique du Canada de 2012, les employés cotisants ont été répartis en deux groupes. Les cotisants du groupe 1 sont les membres existants du régime au 31 décembre 2012, et les cotisants du groupe 2 sont les membres qui ont rejoint le régime à partir du 1er janvier 2013.

    Chaque groupe a un taux de cotisation distinct. En 2013-2014, les charges s’élèvent à 12 522 520$ (13 324 346$ en 2012- 2013). Pour les membres du groupe 1, les charges correspondent à environ 1,6 fois (1,7 fois pour 2012-2013) les cotisations des employés et, pour les membres du groupe 2, à environ 1,5 fois (1,6 fois en 2012-2013) les cotisations des employés.

    La responsabilité du Bureau du Conseil privé relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, répondant du régime.

  2. Indemnités de départ

    Le Bureau du Conseil privé verse des indemnités de départ aux employés en fonction de l'admissibilité, des années de service et du salaire à la cessation d'emploi. Ces indemnités ne sont pas capitalisées d'avance. Les prestations seront prélevées sur les autorisations futures.

    Dans le cadre des négociations de conventions collectives avec certains groupes d'employés et les changements apportés aux conditions d'emploi des cadres et de certains employés non représentés, l'accumulation des indemnités de départ au titre du programme de paie des employés a cessé à compter de 2012. Les employés visés par ces changements ont eu la possibilité d'être payés immédiatement la valeur totale ou partielle des prestations accumulées à ce jour ou de percevoir la valeur totale ou restante de prestations à la cessation d'emploi dans la fonction publique. Ces modifications ont été intégrées dans le calcul de l'obligation d'indemnités de départ courus.

    Au 31 mars, les indemnités de départ totalisaient :
    (en milliers de dollars)
      2014 2013
    Obligation au titre des prestations constituées, début de l'exercice 7 896 10 921
    Charge pour l’exercice ( 158) 745
    Prestations versées pendant l’exercice ( 1 982) ( 3 770)
    Obligation au titre des prestations constituées, fin de l’exercice 5 756 7 896

6. Comptes débiteurs et avances

Le tableau suivant présente les détails des comptes débiteurs et des avances du Bureau du Conseil privé :

(en milliers de dollars)
  2014 2013
Comptes débiteurs - autres ministères et organismes 810 499
Comptes débiteurs - parties externes 433 259
Avances aux employés 41 17
Sous-total 1 284 775
Provision pour créances douteuses sur les comptes débiteurs des parties externes 32 26
Comptes débiteurs bruts 1 252 749
Comptes débiteurs détenus pour le compte du gouvernement - ( 2)
Comptes débiteurs nets 1 252 747

7. Stocks

Le tableau ci-dessous présente les détails des stocks du Bureau du Conseil privé, évalués au coût selon la méthode du coût propre :

(en milliers de dollars)
2014 2013
Équipement et mobilier de bureau 171 186
Équipement informatique 115 282
Autre - 2
Total des stocks 286 470

8. Immobilisations corporelles

(en milliers de dollars)
Coût Amortissement cumulé Valeur comptable nette
Solde d’ouverture Acquisitions Ajustements Aliénations et radiations Solde de clôture Solde d’ouverture Amortissement Ajustements Aliénations et radiations Solde de clôture 2014 2013
Machines et matériel 73 - - ( 13) 60 41 5 - ( 12) 34 26 32
Matériel informatique 3 160 1 036 - ( 238) 3 958 2 875 102 - ( 238) 2 739 1 219 285
Logiciels informatiques 8 426 111 974 ( 7) 9 504 6 132 813 ( 93) ( 8) 6 844 2 660 2 294
Autre matériel 6 098 451 - ( 178) 6 371 4 353 330 - ( 167) 4 516 1 855 1 745
Véhicules automobiles 525 35 ( 30) ( 34) 496 339 58 ( 15) ( 33) 349 147 186
Travaux en cours – logiciels 213 1 389 ( 1 068) - 534 - - - - - 534 213
18 495 3 022 ( 124) ( 470) 20 923 13 740 1 308 ( 108) ( 458) 14 482 6 441 4 755

Notes:

  • L'ajustement net de 15 644 $ (123 855 $ - 108 211 $) est dû aux transferts d'immobilisations corporelles à d'autres ministères.
  • En avril 2013, le Bureau du Conseil privé à transféré des logiciels reliés aux appareils technologiques en milieu de travail à Services partagés Canada, ayant une valeur comptable nette de zéro. Ce transfert est inclus dans la colonne de l'ajustement (se référer à la note 11 pour des détails supplémentaires sur le transfert).

9. Obligations contractuelles

De par leur nature, les activités du Bureau du Conseil privé peuvent donner lieu à des contrats et à des obligations en vertu desquels le Bureau du Conseil privé sera tenu d'effectuer des paiements échelonnés sur plusieurs années pour mettre en oeuvre ses programmes de paiements de transfert ou pour l'acquisition de biens ou de services. Voici les principales obligations contractuelles pour lesquelles une estimation raisonnable peut être faite:

(en milliers de dollars)
2015 2016 2017 2018 2019 et
exercices
ultérieurs
Total
Transport et télécommunications 410 209 191 - - 810
Information 1 259 41 13 - - 1 313
Services professionnels et spéciaux 3 914 94 34 - - 4 042
Location 790 765 382 - - 1 937
Achat de services de réparation et d’entretien 205 - - - - 205
Services publics, fournitures et approvisionnements 71 - - - - 71
Acquisition de machines et matériel 330 58 55 - - 443
Total 6 979 1 167 675 - - 8 821

10. Opérations entre apparentés

En vertu du principe de propriété commune, le Bureau du Conseil privé est apparenté à tous les ministères, organismes et sociétés d'État du gouvernement du Canada. Le Bureau du Conseil privé conclut des opérations avec ces entités dans le cours normal de ses activités et selon des modalités commerciales normales. De plus, le Bureau du Conseil privé a conclu une entente avec le Comité de surveillance des activités de renseignements de sécurité concernant la prestation de services relatifs aux finances et à l'administration laquelle est incluse dans les revenus de la section b). En outre, au cours de l'exercice, le Bureau du Conseil privé a reçu gratuitement des services communs d'autres ministères, comme il est indiqué ci-dessous :

  1. Services communs fournis gratuitement par d'autres ministères

    Au cours de l'exercice, le Bureau du Conseil privé a reçu gratuitement des services de certains organismes de services communs relatifs aux locaux, aux cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires et indemnisation des accidentés du travail. Ces services gratuits ont été constatés comme suit dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle :

    (en milliers de dollars)
    2014 2013
    Installations 1 945 13 327
    Cotisations de l’employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires 7 247 8 171
    Indemnisation des accidentés du travail 1 1
    Total 20 193 21 499

    Le gouvernement a centralisé certaines de ses activités administratives de manière à optimiser l'efficience et l'efficacité de la prestation des programmes auprès du public. Le gouvernement fait donc appel à des organismes centraux et à des organismes de services communs, de sorte qu'un seul ministère fournisse gratuitement des services à tous les autres ministères et organismes. Les coûts de ces services, qui comprennent les services de paye et d'émission des chèques offerts à tous les ministères et organismes par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, ne sont pas inclus dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle du Bureau du Conseil privé.

  2. Autres transactions entre apparentés

    (en milliers de dollars)
    2014 2013
    Revenus - autres ministères et organismes 75 71
    Charges - autres ministères et organismes 25 489 22 538

    Les charges inscrites à la section (b) n'incluent pas les services communs fournis gratuitement qui sont inscrits dans la section (a).

11. Transferts en provenance / à destination d'autres ministères

Le 3 avril 2013, le Bureau du Conseil privé a transféré la responsabilité de l'acquisition et la fourniture du matériel et des logiciels pour les appareils technologiques en milieu de travail (anciennement appelés appareils d'utilisateur final) conformément au Décret en Conseil 2013-0368.

De plus, les données comparatives de 2013 ont été reclassifiées dans l'État des résultats et de la situation financière nette ministérielle afin de présenter les dépenses des activités transférées.

12. Information sectorielle

La présentation de l'information sectorielle est fondée sur l'architecture d'alignement des programmes du Bureau du Conseil privé. La présentation par secteur est fondée sur les mêmes conventions comptables décrites à la note 2, Sommaire des principales conventions comptables. Le tableau qui suit présente les charges engagées et les revenus générés par principaux articles de dépenses et types de revenus. Voici les résultats de chaque segment pour la période :

(en milliers de dollars)
Soutien et conseils au Premier ministre et aux ministres du portefeuille Soutien et conseils au Cabinet et aux comités du Cabinet Leadership et orientation au sein de la fonction publique Services internes 2014 2013
Charges
Salaires et avantages sociaux 55 682 12 792 2 317 34 885 105 676 110 884
Services professionnels et spéciaux 3 260 556 111 8 326 12 253 9 366
Installations - - - 12 945 12 945 13 613
Transport et télécommunications 2 102 189 29 542 2 862 2 762
Acquisition de machines et de matériel 235 168 - 1 911 2 314 1 387
Achat de services de réparation et d’entretien 212 68 - 1 058 1 338 478
Information 1 675 64 - 146 1 885 2 197
Amortissement des immobilisations corporelles 63 - - 1 245 1 308 1 537
Location 344 59 9 657 1 069 1 102
Services publics, fournitures et approvisionnements 191 14 1 574 780 810
Paiements de transfert - - - - - 44
Autres ( 187) 3 - 52 ( 132) 590
Total des charges 63 577 13 913 2 467 62 341 142 298 144 770
Revenus
Revenus divers 4 - - 8 12 21
Support aux services internes - - - 75 75 71
Revenus gagnés pour le compte du gouvernement - - - ( 7) ( 7) ( 7)
Total des revenus 4 - - 76 80 85
Coût net des activités poursuivies 63 573 13 913 2 467 62 265 142 218 144 685

13. Information comparative

Les chiffres de l'exercice précédent ont été reclassés afin de les rendre conformes à la présentation adoptée pour l'exercice en cours.

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers 2013-2014

1. Introduction

Le présent document donne un résumé d’information sur les mesures prises par le Bureau du Conseil privé (BCP) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion des contrôles internes et les résultats de l’évaluation ainsi que les plans d’action connexes.

Le Rapport sur les plans et les priorités du BCP et le Rapport ministériel sur le rendement présentent des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les programmes du BCP.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

Le BCP est conscient que « l’attitude de la direction » est importante pour s’assurer que les employés à tous les niveaux comprennent leurs rôles dans le maintien de systèmes efficaces de CIRF et disposent de ce dont ils ont besoin pour assumer leurs responsabilités de façon efficace. L’objectif du BCP consiste à améliorer continuellement son environnement de contrôle interne au moyen d’une approche axée sur les risques et d’un investissement ciblé dans les ressources afin d’atteindre le niveau d’efficacité requis à un coût raisonnable.

L’environnement de contrôle du BCP permet à son personnel de gérer efficacement les risques en veillant à une sensibilisation accrue, en fournissant des connaissances appropriées ainsi qu’en acquérant des compétences. Cet environnement de contrôle donne le ton pour le BCP, et constitue le fondement de son contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF). Le BCP dispose d’une structure de gouvernance et de responsabilité bien établie pour appuyer les mesures d’évaluation et la surveillance ministérielle de son système de contrôle interne. Un cadre ministériel de contrôle de la gestion interne approuvé par le greffier du Conseil privé est en place et comprend les éléments suivants:

  • un cadre de valeurs et d’éthique;
  • un profil de risque actualisé chaque année;
  • un plan de vérification interne axé sur le risque, qui couvre aussi les vérifications prévues à l’égard des processus opérationnels évalués aux termes de la Politique sur le contrôle interne;
  • des structures de responsabilisation organisationnelles liées à la gestion du contrôle interne, à l’appui d’une saine gestion financière, y compris les rôles et responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité;
  • la preuve d’activités efficaces de planification et d’établissement de rapports, qui comprend de multiples examens financiers et des rapports financiers fournis régulièrement à tous les gestionnaires, dont la haute direction;
  • une gestion intégrée des risques et activités continues de surveillance et d’assurance de la qualité;
  • une communication et de la formation continues sur les obligations légales, les politiques et les procédures pour une saine gestion financière et un contrôle efficace des finances; et
  • une surveillance et des mises à jour régulières en matière de gestion du contrôle interne, s’il y a lieu, ainsi que les résultats de l’évaluation et du plan d’action.

Le Comité ministériel de vérification (CMV) discute régulièrement avec la gestion des questions de contrôle interne et fournit des conseils au greffier du Conseil privé sur le caractère adéquat et le bon fonctionnement des cadres et processus ministériels de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance.

2.2 Ententes de services propres aux états financiers

Le BCP s’en remet à d’autres ministères gouvernementaux pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers comme suit :

  • Ententes courantes :
    • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) administre de façon centralisée les versements des salaires et l’approvisionnement en certains biens et services, et fournit des services de gestion des installations;
    • Pour le compte de l’employeur, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) fournit au Ministère les renseignements nécessaires pour calculer les diverses charges à payer et les provisions, notamment la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
    • Le ministère de la Justice fournit des services juridiques au BCP;
    • Services partagés Canada (SPC) fournit au BCP des services d’infrastructure de TI pour les centres de données et les réseaux. SSC fournit aussi le service pour l'achat et la provision de matériel informatique et de logiciels des appareils technologiques en milieu de travail. L’étendue et les responsabilités sont décrites dans l’entente interministérielle entre SPC et le BCP.
  • Ententes particulières :
    • Le SCT procure au BCP une plateforme de système financier SAP pour consigner et déclarer toutes les opérations financières ainsi que le système PeopleSoft pour produire des transactions et des rapports de ressource humaine.

3. Résultats de l’évaluation ministérielle de l’exercice 2013-2014

Les constatations clés et les ajustements importants requis qui découlent des activités d’évaluation de l’exercice en cours sont résumés ci-dessous.

Contrôles clés nouveaux ou grandement modifiés – Il n’y avait aucun contrôle clé modifié dans les processus existants qui nécessitait une réévaluation.

Programme de surveillance continue - Dans le cadre de son plan de surveillance continue par rotation, le BCP a effectué une réévaluation des contrôles relatifs aux processus clés suivants: Carte de spécimen de signature et dépôts.

  • Pour le processus carte de spécimen, la délégation ne doit pas être fournie de façon permanente à moins que le titulaire ait suivi avec succès les cours obligatoires, conformément à la politique du CT sur l'apprentissage, la formation et le développement. Aussi, lorsque les centres de coûts demandent une nouvelle carte de spécimen, la demande doit être faite par écrit et inclure le gestionnaire qui délègue. Un courriel peut être suffisant.
  • Pour ces deux processus, des preuves tangibles de la vérification doivent être indiquées par des initiales et la date sur chaque document.
  • Les agents financiers supérieurs ont été informés de ces mesures correctives.

4. Plan d’action ministériel

4.1 Progrès réalisés au cours de l’exercice 2013-2014

Le BCP a maintenu ses activités continues de surveillance conformément au plan de rotation de l’exercice financier précédent, de la façon suivante:

Plan de surveillance continue par rotation de l’exercice précédent pour l’exercice en cours Situation
• Accueil Reporté à l'exercice 2014-15 en raison des efforts qui ont été redirigés vers la mise en oeuvre d'un système de partage de voyage automatisé et en raison de changements importants dans la Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements.
• Voyage Reporté à l'exercice 2015-16 en raison de la mise en oeuvre d'un système de partage de voyage automatisé et en raison de changements importants dans la Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements.
• Contrôles au niveau de l'entité Reporté à l'exercice 2014-15 en raison d'un manque de ressources et de priorités conflictuelles.

Les processus d'affaires d'accueil et de voyage qui devaient être revus ont été remplacés par les processus suivants :

Plan de surveillance continue par rotation pour l’exercice en cours Situation
• Carte de spécimen de signature Complété avec 2 mesures correctives importantes et une mineure qui ont toutes été mises en oeuvre.
• Dépôts Complété avec une mesure corrective mineure qui a été mise en oeuvre.

En 2013-2014, le BCP a effectué les tâches suivantes en plus des progrès accomplis en matière de surveillance continue :

  • complété la mise en oeuvre de l'outil de prévision des salaires du BCP;
  • complété la mise en oeuvre d’un module de gestion des biens intégré au système financier ministériel du BCP;
  • complété la mise en oeuvre d’un module de gestion des stocks intégré au système financier ministériel du BCP;
  • la gouvernance ministérielle du BCP a été approuvée pour le Comité exécutif du BCP. La première revue annuelle sur la governance a été complétée. La haute gestion participe maintenant au processus de l'établissement de l'ordre du jour et une direction suffisante est fournie au sous-comité sur la gouvernance. Les rapports de décisions sont maintenant préparés et les actions sont revues et surveillées;
  • audit des responsabilités de l'administrateur général, y compris la gestion du risque;
  • audit de la sécurité matérielle et du personnel; et
  • audit de la santé et de la sécurité au travail.

4.2 Plan d’action pour le prochain exercice et des exercices subséquents

Le Plan triennal de surveillance continue par rotation du BCP prévoit la validation annuelle des processus et contrôles à risque élevé. Il est corrigé en conséquence, au besoin. Le Plan est illustré ci-dessous :

Plan de surveillance continue par rotation pour le contrôle interne en matière de rapports financiers
Principaux domaines de contrôle Test de l’efficacité opérationnelle par rotation
Exercice
2014-2015
Exercice
2015-2016
Exercice
2016-2017
Contrôles au niveau de l'entité Oui    
Accueil Oui    
Autorisation de voyage et d'avances   Oui  
Demandes de remboursement de frais de voyage   Oui  
Salaires et traitements Oui    
Biens et services     Oui
Délégation financière - Carte de spécimen de signature     Oui
Rapprochement - Système de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada avec l'outil de prévision salariale du BCP Oui    
Créances à recevoir     Oui
Dépôts     Oui
Créditeurs à la fin de l'exercice Oui    
Débiteurs à la fin de l'exercice Oui    
Passif éventuel Oui    
Immobilisations   Oui  
Budget (nouveau)   Oui  
Vendeur (nouveau)   Oui  

De plus, en 2014-2015, le BCP complètera ou réalisera les audits suivantes :

  • Suivi d'un audit de la gestion de la continuité des activités;
  • audit des contrats;
  • audit de la gestion des technologies de l'information;
  • audit sur les contrôles internes en matière de rapports financiers.