États financiers pour l'exercice terminé le 31 mars 2013 (non audités)

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Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers

La responsabilité de l'intégrité et de l'objectivité des états financiers ci-joints pour l'exercice s'étant terminé le 31 mars 2013 et de tous les renseignements qui y figurent incombe à la direction du Bureau du Conseil privé. Ces états financiers ont été préparés par la direction à partir des politiques comptables du gouvernement, lesquelles s'appuient sur les normes comptables canadiennes du secteur public.

La direction est responsable de l'intégrité et de l'objectivité des données présentées dans ces états financiers. Certains renseignements présentés dans les états financiers sont fondés sur les meilleures estimations et le jugement de la direction, compte tenu de l'importance relative des postes en question. Pour s'acquitter de ses obligations au chapitre de la comptabilité et de la présentation de rapports, la direction tient des comptes qui permettent l'enregistrement centralisé des opérations financières du Bureau du Conseil privé. Les renseignements financiers présentés aux fins de l'établissement des Comptes publics du Canada et figurant dans le Rapport ministériel sur le rendement du Bureau du Conseil privé concordent avec ces états financiers.

Il incombe aussi à la direction de tenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) conçu pour donner une assurance raisonnable que l'information financière est fiable, que les actifs sont protégés et que les opérations sont autorisées et enregistrées adéquatement, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et à d'autres lois, règlements, autorisations et politiques applicables.

La direction veille également à assurer l'objectivité et l'intégrité des données figurant dans ses états financiers en choisissant soigneusement des employés qualifiés et en assurant leur formation et leur perfectionnement, en prenant des dispositions pour assurer une répartition appropriée des responsabilités, en établissant des programmes de communication pour faire en sorte que tous les membres du Bureau du Conseil privé sont au fait des règlements, des politiques, des normes et des pouvoirs de la direction, et en procédant tous les ans à une évaluation fondée sur le risque de l'efficacité du système de CIRF.

Le système de CIRF est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable fondé sur un processus continu qui vise à identifier les risques clés, à évaluer l'efficacité des contrôles clés associés, et à apporter les ajustements nécessaires.

Une évaluation fondée sur le risque du système de CIRF pour l'exercice s'étant terminé le 31 mars 2013 a été réalisée conformément à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, et ses résultats ainsi que les plans d'action qui en découlent sont résumés en annexe.

L'efficacité et le caractère adéquat du système de contrôle interne du Bureau du Conseil privé sont aussi revus par l'entremise du travail réalisé par le personnel de la vérification interne qui mène des audits périodiques de divers secteurs des opérations du Bureau du Conseil privé, ainsi que par le comité ministériel de vérification, qui surveille les responsabilités de la direction de maintenir des systèmes de contrôles adéquats et d'assurer la qualité des rapports financiers, et fournit au greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet des avis sur les rapports clés en gestion financière dont les états financiers annuels.

Ces états financiers n'ont pas fait l’objet d’une vérification externe ou d’un examen mais ont été partagés avec le Comité ministériel de vérification du Bureau du Conseil privé et ils tiennent compte des observations fournies par les membres du Comité.


Wayne G. Wouters
Greffier du Conseil privé et
secrétaire du Cabinet

Michelle Doucet
Sous-ministre adjointe des Services ministériels
Dirigeante principale des finances

Ottawa, Canada
Le 30 août 2013

État de la situation financière (non audité)

au 31 mars

(en milliers de dollars)
  2013 Redressé
(note 12)
2012
Passifs    
Créditeurs et charges à payer (note 4) 11 200 16 529
Indemnités de vacances et congés compensatoires 5 475 5 738
Avantages sociaux futurs (note 5) 7 896 10 921
Total des passifs nets 24 571 33 188
Actifs    
Actifs financiers    
Montant à recevoir du Trésor 10 034 11 820
Débiteurs et avances (note 6) 749 4 157
Total des actifs financiers bruts 10 783 15 977
Actifs financiers détenus pour le compte du gouvernement    
Débiteurs et avances (note 6) (2) -
Total des actifs financiers détenus pour le compte du gouvernement (2) -
Total des actifs financiers nets 10 781 15 977
Dette nette ministérielle 13 790 17 211
Actifs non financiers    
Charges payées d'avance 504 501
Stocks (note 7) 470 -
Immobilisations corporelles (note 8) 4 755 6 310
Total des actifs non financiers 5 729 6 811
Situation financière nette ministérielle (8 061) (10 400)

Obligations contractuelles (note 9)

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

État des résultats et de la situation financière nette ministérielle (non audité)

pour l'exercice terminé le 31 mars

(en milliers de dollars)
  Résultats
prévus
2013
2013 Redressé
(note 12)
2012
Charges      
Soutien et conseils au Premier ministre et aux ministres du portefeuille 66 742 65 173 67 709
Soutien et conseils au Cabinet et aux comités du Cabinet 15 688 13 854 18 142
Leadership et orientation au sein de la fonction publique 3 998 2 283 4 341
Commissions d'enquête 1 145 2 461 10 786
Services internes 62 102 61 414 67 877
Total des charges 149 675 145 185 168 855
Revenus      
Revenus divers 52 21 48
Support aux services internes 74 71 73
Revenus gagnés pour le compte du gouvernement (5) (7) (5)
Total des revenus 121 85 116
Coût net des activités poursuivies 149 554 145 100 168 739
Activités transférées      
Dépenses - - 2 734
Coût net des activités transférées - - 2 734
Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts 149 554 145 100 171 473
Financement du gouvernement et transferts      
Encaisse nette fournie par le gouvernement 134 037 128 442 161 980
Variations des montants à recevoir du Trésor (3 883) (1 786) (5 005)
Services fournis gratuitement par d'autres ministères (note 10) 20 836 21 499 21 798
Éléments d'actif et de passif transférés entre ministères - - (2 014)
Éléments d'immobilisations corporelles transférés entre ministères - (716) (11)
Coût de fonctionnement net après le financement du gouvernement et les transferts (1 436) (2 339) (5 275)
Situation financière nette ministérielle – début de l'exercice (7 119) (10 400) (15 675)
Situation financière nette ministérielle – fin de l'exercice (5 683) (8 061) (10 400)

Information sectorielle (note 11).

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

État de la variation de la dette nette ministérielle (non audité)

pour l'exercice terminé le 31 mars

(en milliers de dollars)
  Résultats
prévus
2013
2013 Redressé
(note 12)
2012
Coût de fonctionnement net après le financement du gouvernement et les transferts (1 436) (2 339) (5 275)
Variation due aux immobilisations corporelles (note 8)      
Acquisition d'immobilisations corporelles 938 690 1 345
Amortissement des immobilisations corporelles (1 474) (1 537) (1 742)
Produits de l'aliénation d'immobilisations corporelles (50) (15) (47)
Gain (perte) net sur l'aliénation d'immobilisations corporelles 44 (41) (49)
Ajustements aux immobilisations corporelles - 64 (83)
Transfert entre ministères - (716) (2 208)
Total de la variation due aux immobilisations corporelles (542) (1 555) (2 784)
Variation due aux stocks - 470 -
Variation due aux charges payées d'avance 110 3 (61)
Transfert entre ministères - charges payées d'avance - - (11)
Augmentation (diminution) nette de la dette nette ministérielle (1 868) (3 421) (8 131)
Dette nette ministérielle – début de l'exercice 13 341 17 211 25 342
Dette nette ministérielle – fin de l'exercice 11 473 13 790 17 211

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

État des flux de trésorerie (non audité)

pour l'exercice terminé le 31 mars

(en milliers de dollars)
  2013 Redressé
(note 12)
2012
Activités de fonctionnement    
Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts 145 100 171 473
Éléments n'affectant pas l'encaisse :    
Amortissement des immobilisations corporelles (note 8) (1 537) (1 742)
Perte sur l'aliénation d'immobilisations corporelles (41) (49)
Ajustements aux immobilisations corporelles (note 8) 64 (83)
Services fournis gratuitement par d'autres ministères (note 10) (21 499) (21 798)
Variations de l'état de la situation financière :    
Augmentation (diminution) des débiteurs et avances (3 410) 2 433
Augmentation (diminution) des charges payées d'avance 3 (61)
Augmentation des stocks 470 -
Transfert des charges payées d'avance entre ministères - 11
Diminution des créditeurs et charges à payer 5 329 2 012
Diminution des indemnités de vacances et congés compensatoires 263 217
Diminution des avantages sociaux futurs 3 025 8 474
Transfert de passifs entre ministères - (205)
Encaisse utilisée pour les activités de fonctionnement 127 767 160 682
Activités d'investissement en immobilisations    
Acquisition d'immobilisations corporelles (note 8) 690 1 345
Produits de l'aliénation d'immobilisations corporelles (15) (47)
Encaisse utilisée pour les activités d'investissement en immobilisations 675 1 298
Encaisse nette fournie par le gouvernement du Canada 128 442 161 980

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Notes aux états financiers (non auditées)

pour l'exercice terminé le 31 mars

1. Pouvoirs et objectifs

Le Bureau du Conseil privé est une division de la fonction publique du Canada comme l'indique la colonne 1 de l’annexe I.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et fait rapport au Parlement par l’intermédiaire du Premier ministre.

Le Bureau du Conseil privé relève directement du Premier ministre et est dirigé par le greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet, ce dernier étant également chef de la Fonction publique. Le Bureau du Conseil privé a pour mandat de servir le Canada et les Canadiens en donnant en toute impartialité, les meilleurs avis et le meilleur soutien possibles au Premier ministre, aux ministres de son portefeuille et au Cabinet. Le travail du Bureau du Conseil privé l'oblige à être continuellement en contact étroit avec les autres ministères et organismes fédéraux, afin de soutenir leur capacité de travailler efficacement et pour assurer une consultation et une coordination globales.

Les commissions d’enquête nommées en vertu de la Loi sur les enquêtes sont considérées comme des ministères aux fins de la Loi sur la gestion des finances publiques, et le Premier ministre en est le « ministre désigné » en vertu de cette Loi. Le Bureau du Conseil privé assure le soutien administratif et le soutien en matière de gestion financière des commissions d'enquête. En 2012-2013, le Bureau du Conseil privé a assuré le soutien des travaux de la Commission d’enquête sur le déclin des populations de saumon rouge du fleuve Fraser.

Afin d'obtenir son résultat stratégique et des résultats pour les Canadiens, le Bureau du Conseil privé élabore ses plans et ses priorités en fonction des programmes centraux ci-après.

1.1 Soutien et conseils au Premier ministre et aux ministres du portefeuille

Le BCP fournit des avis et un soutien professionnels et impartiaux au Premier ministre et aux ministres du portefeuille concernant toute la gamme des enjeux et des politiques dont ils s’occupent quotidiennement. Le BCP fournit également des avis et un soutien concernant : la structure et l’organisation du gouvernement; les communications à l’échelle du gouvernement; le système des nominations par le gouverneur en conseil; l’élaboration et la mise en oeuvre de programmes parlementaires et législatifs; la réforme démocratique; les affaires juridiques. De plus, le BCP fournit des avis et un soutien d’ordre administratif concernant le budget du Cabinet du Premier ministre et ceux des cabinets des ministres du portefeuille.

1.2 Soutien et conseil au Cabinet et aux comités du Cabinet

Le Bureau du Conseil privé appuie au quotidien le fonctionnement efficient et efficace du Cabinet et de ses comités. Dans le cadre de ce travail, le BCP coordonne la présentation au Cabinet et à ses comités de propositions de politiques, de dispositions législatives et de mesures intéressant l’administration publique, soumet à un examen critique les politiques en cours d’élaboration, et produit des documents d’information et des analyses pour faciliter le processus décisionnel du Cabinet. Le BCP offre également des services de secrétariat au Cabinet et à ses comités. À ce titre, il établit le calendrier des réunions et fournit des services de soutien connexes, en plus de préparer et de distribuer les documents du Cabinet. Le BCP soutient en outre la bonne intégration des politiques à l’échelle de l’administration fédérale de sorte que les propositions tiennent compte de l’ensemble des perspectives ministérielles et des aspects relatifs à la mise en oeuvre, par exemple les communications, les affaires parlementaires, les relations intergouvernementales et les répercussions budgétaires.

1.3 Leadership et orientation au sein de la fonction publique

Le Bureau du Conseil privé appuie le développement et le maintien d’une fonction publique de haute qualité qui répond aux plus hautes normes de responsabilité, de transparence et d’efficacité. À cet égard, le BCP conseille le greffier du Conseil privé et le Premier ministre sur le renouvellement de la fonction publique et la transformation opérationnelle, l’objectif étant de positionner l’effectif et le milieu de travail pour l’avenir en mettant l’accent sur la souplesse, l’innovation et la rationalisation. Le BCP appuie par ailleurs la gestion des ressources humaines aux échelons supérieurs de l’administration publique dans son ensemble, en particulier la gestion du rendement et le développement du leadership.

1.4 Commissions d'enquête

Le Bureau du Conseil privé fournit le soutien financier et administratif nécessaire aux commissions d’enquête. Le BCP peut ainsi fournir au besoin des avis et un soutien d’ordre administratif dans les domaines suivants : la dotation, les services d’acquisition, la passation de marchés, les services financiers, l’obtention de financement, la gestion des documents, la gestion de la paie, la publication sur Internet, la traduction, les services juridiques, la sécurité et le soutien informatique.

1.5 Services internes

Les services internes sont des groupes d’activités et de ressources connexes gérés de façon à répondre aux besoins des programmes et des autres obligations générales d’une organisation. Ces groupes comprennent : la gestion et la surveillance; le soutien juridique; la gestion des ressources humaines; la gestion des finances; la gestion de l’information; les technologies de l’information; les biens immobiliers; la gestion du matériel; l’acquisition; la passation de marchés; la sécurité et la gestion des urgences; l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels; le remboursement des frais de déplacement; d’autres services administratifs. Les services internes comprennent uniquement les activités et les ressources qui visent l’ensemble de l’organisation et non celles qui sont propres à un programme.

2. Sommaire des principales conventions comptables

Ces états financiers ont été préparés conformément aux conventions comptables du gouvernement énoncées ci-après, lesquelles s'appuient sur les normes comptables canadiennes pour le secteur public. La présentation et les résultats qui découlent de l'utilisation des conventions comptables énoncées ne donnent lieu à aucune différence importante par rapport aux normes comptables canadiennes pour le secteur public.

Les principales conventions comptables sont les suivantes :

  1. Autorisations parlementaires

    Le Bureau du Conseil privé est financé par le gouvernement du Canada au moyen d'autorisations parlementaires. La présentation des autorisations consenties au Bureau du Conseil privé ne correspond pas à la présentation des rapports financiers selon les principes comptables généralement reconnus étant donné que les autorisations sont fondées, dans une large mesure, sur les besoins de trésorerie. Par conséquent, les postes comptabilisés dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle ainsi que dans l'état de la situation financière ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux qui sont prévus par les autorisations parlementaires. La note 3 présente un rapprochement entre les deux méthodes de présentation des rapports financiers. Les montants des résultats prévus inclus dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle correspondent aux montants rapportés dans les états financiers prospectifs intégrés au Rapport sur les plans et les priorités 2012-2013.

    Les états financiers prospectifs de 2012-2013 ont été redressés afin de faire état des revenus nets des montants non disponibles à être dépensés à nouveau. Ce redressement a entraîné une augmentation de 5 000 $ du coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts. En outre, les états financiers prospectifs ont aussi été reclassés afin de se conformer à la présentation de l'exercice en cours.

  2. Encaisse nette fournie par le gouvernement

    Le Bureau du Conseil privé fonctionne au moyen du Trésor, qui est administré par le receveur général du Canada. La totalité de l'encaisse reçue par le Bureau du Conseil privé est déposée au Trésor, et tous les décaissements faits par le Bureau du Conseil privé sont prélevés sur le Trésor. L'encaisse nette fournie par le gouvernement est la différence entre toutes les entrées de fonds et toutes les sorties de fonds, y compris les opérations entre les ministères au sein du gouvernement fédéral.

  3. Le montant à recevoir du Trésor (ou à lui verser)

    Le montant à recevoir du Trésor (ou à lui verser) découle d'un écart temporaire entre le moment où une opération affecte les autorisations du Bureau du Conseil privé et le moment où elle est traitée par le Trésor. Le montant à recevoir du Trésor correspond au montant net de l'encaisse que le Bureau du Conseil privé a le droit de prélever du Trésor sans autre affectation d'autorisations pour s'acquitter de ses passifs.

  4. Revenus

    Les revenus provenant de droits réglementaires sont constatés dans les comptes en fonction des services fournis au cours de l'exercice.

    Les autres revenus sont comptabilisés dans l'exercice pendant lequel les opérations ou les faits sous-jacents surviennent.

    Les revenus qui ne sont pas disponibles à être dépensés à nouveau ne peuvent servir à acquitter les passifs du Bureau du Conseil privé. Bien que l'on s'attend à ce que le greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet maintienne le contrôle comptable, il n'a pas l'autorité sur la disposition des revenus non disponibles à dépenser à nouveau. Par conséquent, les revenus non disponibles à dépenser à nouveau sont considérés comme étant gagnés pour le compte du gouvernement du Canada et sont donc présentés en réduction du montant brut des revenus du Bureau du Conseil privé.

  5. Charges

    Les charges sont comptabilisées selon la méthode de la comptabilité d'exercice :
    • Les paiements de transfert sont comptabilisés à titre de charges lorsque les autorisations de paiement existent et que le bénéficiaire a satisfait aux critères d'admissibilité ou a rempli les conditions d'admissibilité établies dans le cadre du programme. En ce qui concerne les paiements de transfert ne faisant pas partie d'un programme existant, la charge est constatée lorsque le gouvernement annonce la décision d'effectuer un transfert ponctuel, dans la mesure où le Parlement a approuvé la loi habilitante ou l'autorisation de paiement avant que les états financiers ne soient achevés. Les paiements de transfert, qui deviennent remboursables lorsque les conditions spécifiées entrent en vigueur, sont comptabilisés en réduction des charges de transfert et comme montant à recevoir.
    • Les indemnités de vacances et de congés compensatoires sont passées en charges au fur et à mesure que les employés en acquièrent les droits en vertu de leurs conditions d'emploi.
    • Les services fournis gratuitement par d'autres ministères pour les locaux, les cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires, les services juridiques et les indemnités des accidentés de travail sont comptabilisés à titre de charges de fonctionnement à leur coût estimatif.
  6. Avantages sociaux futurs

    • Prestations de retraite : Les employés admissibles participent au Régime de retraite de la fonction publique, un régime d'avantages sociaux multiemployeurs administré par le gouvernement du Canada. Les cotisations du Bureau du Conseil privé au régime sont passées en charges dans l'exercice au cours duquel elles sont engagées et elles représentent l'obligation totale du Bureau du Conseil privé découlant du régime. La responsabilité du Bureau du Conseil privé relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, répondant du régime.
    • Indemnités de départ : Certains employés ont droit à des indemnités de départ, prévues dans leurs conventions collectives ou conditions d'emploi. Le coût de ces indemnités s'accumule à mesure que les employés rendent les services y donnant droit. Le coût des avantages sociaux gagnés par les employés est calculé à l'aide de l'information tirée des résultats du passif déterminé sur une base actuarielle au titre des prestations de départ pour l'ensemble du gouvernement.
  7. Débiteurs

    Les débiteurs sont présentés au moindre du coût ou de la valeur nette de réalisation; une provision est établie pour les débiteurs dont le recouvrement est incertain.

  8. Passif éventuel

    Le passif éventuel représente des obligations possibles qui peuvent devenir des obligations réelles selon que certains événements futurs se produisent ou non. Dans la mesure où l’événement futur risque de se produire ou non et si l’on peut établir une estimation raisonnable de la perte, on comptabilise un passif estimatif et une charge. Si la probabilité ne peut être déterminée ou s’il est impossible de faire une estimation raisonnable du montant, l’éventualité est présentée dans les notes complémentaires aux états financiers.

  9. Stocks

    Les stocks se composent de pièces, de matériel et de fournitures conservés pour l'exécution de programmes à une date ultérieure et non destinés à la revente. Les stocks sont évalués au coût selon la méthode du coût propre. S'ils n'ont plus de potentiel de service, les stocks sont évalués au moindre du coût ou de la valeur de réalisation nette.

  10. Immobilisations corporelles

    Toutes les immobilisations corporelles dont le coût initial est de 5 000 $ et plus sont comptabilisées à leur coût d'achat. Le Bureau du Conseil privé n’inscrit pas à l’actif les biens incorporels, les oeuvres d’art et les trésors historiques ayant une valeur culturelle, esthétique ou historique, les biens situés dans les réserves indiennes et les collections dans les musées. Les immobilisations corporelles sont amorties selon la méthode linéaire sur la durée de vie utile estimative de l'immobilisation, comme suit :

    Catégorie d’immobilisations Période d'amortissement
    Machines et matériel de 5 à 15 ans
    Matériel informatique de 3 à 5 ans
    Logiciels informatiques de 3 à 5 ans
    Autre matériel de 10 à 15 ans
    Véhicules automobiles de 3 à 10 ans

    Les travaux en cours sont comptabilisées dans la catégorie applicable dans l'exercice au cours duquel elles deviennent utilisables et ne sont amorties qu'à partir de cette date.

  11. Incertitude relative à la mesure

    La préparation des états financiers exige de la direction qu'elle fasse des estimations et pose des hypothèses qui influent sur les montants déclarés des actifs, des passifs, des revenus et des charges présentés dans les états financiers. Au moment de la préparation des présents états financiers, la direction considère que les estimations et les hypothèses sont raisonnables. Les principaux éléments pour lesquels des estimations sont faites sont le passif éventuel, la provision pour créances douteuses sur les débiteurs, le passif au titre d'avantages sociaux futurs et la durée de vie utile des immobilisations corporelles. Il se pourrait que les résultats réels diffèrent des estimations de manière significative. Les estimations de la direction sont examinées périodiquement et, à mesure que les ajustements deviennent nécessaires, ils sont constatés dans les états financiers de l'exercice où ils sont connus.

3. Autorisations parlementaires

Le Bureau du Conseil privé reçoit la plus grande partie de son financement au moyen d'autorisations parlementaires annuelles. Les éléments comptabilisés dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle et l'état de la situation financière d'un exercice peuvent être financés au moyen d'autorisations parlementaires qui ont été approuvées au cours d'un exercice précédent, pendant l'exercice en cours ou qui le seront dans un exercice futur. Par conséquent, les résultats des activités de fonctionnement nets du Bureau du Conseil privé pour l'exercice diffèrent selon qu'ils sont présentés selon le financement octroyé par le gouvernement ou selon la méthode de la comptabilité d'exercice. Les différences sont rapprochées dans les tableaux suivants :

  1. Rapprochement du coût de fonctionnement net et des autorisations parlementaires de l'exercice en cours utilisés

    (en milliers de dollars)
      2013 Redressé
    (note 12)
    2012
    Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts 145 100 171 473
    Ajustements pour les postes ayant une incidence sur le coût de fonctionnement net, mais qui n'ont pas d'incidence sur les autorisations :    
    Amortissement des immobilisations corporelles (note 8) (1 537) (1 742)
    Perte sur l'aliénation d'immobilisations corporelles (41) (49)
    Services fournis gratuitement par d'autres ministères (note 10) (21 499) (21 798)
    Charges payées d'avance imputées antérieurement aux autorisations (865) (932)
    Diminution des indemnités de vacances et congés compensatoires 263 168
    Diminution des avantages sociaux futurs 3 025 8 318
    (Augmentation) diminution des charges à payer 3 326 (3 105)
    Remboursement de charges des exercices antérieurs 375 841
    Ajustements aux immobilisations corporelles (note 8) 64 36
    Autre (7) (7)
    (16 896) (18 270)
    Ajustements pour les éléments sans incidence sur le coût de fonctionnement net, mais ayant une incidence sur les autorisations :    
    Acquisition d'immobilisations corporelles (note 8) 690 1 345
    Augmentation des stocks 470 -
    Augmentation des charges payées d'avance 868 882
    2 028 2 227
    Autorisations de l'exercice en cours utilisées 130 232 155 430

  2. Autorisations fournies et utilisées

    (en milliers de dollars)
      2013 2012
    Autorisations fournies :    
    Crédit - Dépenses de fonctionnement 129 513 150 694
    Montants législatifs 15 297 17 266
    Moins :    
    Autorisations disponibles pour emploi au cours des exercices ultérieurs (18) (49)
    Périmés : Fonctionnement (14 560) (12 481)
    Autorisations de l'exercice en cours utilisées 130 232 155 430

4. Créditeurs et charges à payer

Le tableau ci-dessous présente les détails des créditeurs et des charges à payer du Bureau du Conseil privé :

(en milliers de dollars)
  2013 2012
Créditeurs - parties externes 9 100 10 113
Créditeurs - autres ministères et organismes 1 701 2 649
Total créditeurs 10 801 12 762
Charges à payer 278 3 604
Autres charges 121 163
Total des créditeurs et des charges à payer 11 200 16 529

Dans son plan d'action économique 2012, le gouvernement a annoncé des mesures d'économie que les ministères doivent mettre en oeuvre au cours des trois prochains exercices, à compter de 2012-2013. En conséquence, le Bureau du Conseil privé a comptabilisé au 31 mars 2013 une obligation au titre des prestations de cessation d'emploi d'un montant de 277 800$ (3 404 000$ en 2011-2012) dans ses charges à payer, pour les coûts estimatifs de réaménagement des effectifs.

5. Avantages sociaux futurs

  1. Prestations de retraite

    Les employés du Bureau du Conseil privé participent au Régime de retraite de la fonction publique, qui est parrainé et administré par le gouvernement du Canada. Les prestations de retraite s'accumulent sur une période maximale de 35 ans au taux de 2 % par année de services validables multiplié par la moyenne des gains des cinq meilleures années consécutives. Les prestations sont intégrées aux prestations du Régime de pensions du Canada et du Régime de rentes du Québec et sont indexées en fonction de l'inflation.

    Tant les employés que le Bureau du Conseil privé versent des cotisations couvrant le coût du régime. En 2012-2013, les charges s’élèvent à 13 324 346$ (15 082 259$ en 2011-2012), soit environ 1,7 fois (1,8 fois en 2011-2012) les cotisations des employés.

    La responsabilité du Bureau du Conseil privé relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, répondant du régime.

  2. Indemnités de départ

    Le Bureau du Conseil privé verse des indemnités de départ aux employés en fonction de l'admissibilité, des années de service et du salaire à la cessation d'emploi. Ces indemnités ne sont pas capitalisées d'avance. Les prestations seront prélevées sur les autorisations futures. Au 31 mars, les indemnités de départ totalisaient :

    Dans le cadre des négociations de conventions collectives avec certains groupes d'employés et les changements apportés aux conditions d'emploi des cadres et de certains employés non représentés, l'accumulation des indemnités de départ au titre du programme de paie des employés a cessé à compter de 2012. Les employés visés par ces changements ont eu la possibilité d'être payés immédiatement la valeur totale ou partielle des prestations accumulées à ce jour ou de percevoir la valeur totale ou restante de prestations à la cessation d'emploi dans la fonction publique. Ces modifications ont été intégrées dans le calcul de l'obligation d'indemnités de départ courues.
(en milliers de dollars)
  2013 2012
Obligation au titre des prestations constituées, début de l'exercice 10 921 19 395
Transferts à d'autres ministères au 15 novembre 2011 - (156)
Sous-total 10 921 19 239
Charge pour l’exercice 745 1 309
Prestations versées pendant l’exercice (3 770) (9 627)
Obligation au titre des prestations constituées, fin de l’exercice 7 896 10 921

6. Débiteurs et avances

Le tableau suivant présente les détails des débiteurs et des avances du Bureau du Conseil privé :

(en milliers de dollars)
  2013 2012
Débiteurs - autres ministères et organismes 499 3 773
Débiteurs - parties externes 259 369
Avances aux employés 17 34
Sous-total 775 4 176
Provision pour créances douteuses sur les débiteurs des parties externes 26 19
Débiteurs bruts 749 4 157
Débiteurs détenus pour le compte du gouvernement (2) -
Débiteurs bruts 747 4 157

7. Stocks

Le tableau ci-dessous présente les détails des stocks du Bureau du Conseil privé, évalués au coût selon la méthode du coût propre :

(en milliers de dollars)
2013
Équipement et mobilier de bureau 186
Équipement informatique 282
Autre 2
Total des stocks 470

8. Immobilisations corporelles

(en milliers de dollars)
Coût Amortissement cumulé Valeur comptable nette
Solde d’ouverture Acquisitions Ajustements Aliénations et radiations Solde de clôture Solde d’ouverture Amortization Ajustements Aliénations et radiations Solde de clôture 2013 Redressé
(note 12)
2012
Machines et matériel 73 - - - 73 35 6 - - 41 32 38
Matériel informatique 6 938 218 (3 129) (867) 3 160 6 686 148 (3 092) (867) 2 875 285 252
Logiciels informatiques 8 254 - 214 (42) 8 426 5 525 672 (23) (42) 6 132 2 294 2 729
Autre matériel 7 734 122 (1 332) (426) 6 098 4 804 627 (707) (371) 4 353 1 745 2 930
Véhicules automobiles 495 60 - (30) 525 284 84 - (29) 339 186 211
Travaux en cours – logiciels 150 290 (227) - 213 - - - - - 213 150
23 644 690 (4 474) (1 365) 18 495 17 334 1 537 (3 822) (1 309) 13 740 4 755 6 310

Notes:

  • L'ajustement net de 652 000 $ (4 474 $ - 3 822 $) est principalement dû aux transferts d'immobilisations corporelles à d'autres ministères. De plus, en 2012, certains actifs qui avaient été passés en charge ont dû être reclassifiés en 2013.
  • Les ajustements concernant les travaux en cours sont des actifs qui ont commencé à être utilisés au cours de l'exercice et qui ont été transférés dans la catégorie des immobilisations pertinentes.

9. Obligations contractuelles

De par leur nature, les activités du Bureau du Conseil privé peuvent donner lieu à des contrats et à des obligations en vertu desquels le Bureau du Conseil privé sera tenu d'effectuer des paiements échelonnés sur plusieurs années pour mettre en oeuvre ses programmes de paiements de transfert ou pour l'acquisition de biens ou de services. Voici les principales obligations contractuelles pour lesquelles une estimation raisonnable peut être faite :

(en milliers de dollars)
2014 2015 2016 2017 2018 et
exercices
ultérieurs
Total
Transport et télécommunications 816 4 - - - 820
Information 1 711 65 - - - 1 776
Services professionnels et spéciaux 2 803 129 45 - - 2 977
Location 494 216 118 86 - 914
Achat de services de réparation et d’entretien 313 2 - - - 315
Services publics, fournitures et approvisionnement 52 - - - - 52
Acquisition de machines et matériel 158 - - - - 158
Autre 1 - - - - 1
Total 6 348 416 163 86 - 7 013

10. Opérations entre apparentés

En vertu du principe de propriété commune, le Bureau du Conseil privé est apparenté à tous les ministères, organismes et sociétés d'État du gouvernement du Canada. Le Bureau du Conseil privé conclut des opérations avec ces entités dans le cours normal de ses activités et selon des modalités commerciales normales. De plus, le Bureau du Conseil privé a conclu une entente avec le Comité de surveillance des activités de renseignements de sécurité concernant la prestation de services relatifs aux finances et à l'administration laquelle est incluse dans les revenus de la section b). En outre, au cours de l'exercice, le Bureau du Conseil privé a reçu gratuitement des services communs d'autres ministères, comme il est indiqué ci-dessous :

  1. Services communs fournis gratuitement par d'autres ministères

    Au cours de l'exercice, le Bureau du Conseil privé a reçu gratuitement des services de certains organismes de services communs relatifs aux locaux, cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires et indemnisation des accidentés du travail. Ces services gratuits ont été constatés comme suit dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle :

    (en milliers de dollars)
    2013 2012
    Installations 13 327 13 103
    Cotisations de l’employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires 8 171 8 694
    Indemnisation des accidentés du travail 1 1
    Total 21 499 21 798

    Le gouvernement a centralisé certaines de ses activités administratives de manière à optimiser l'efficience et l'efficacité de la prestation des programmes auprès du public. Le gouvernement fait donc appel à des organismes centraux et à des organismes de services communs, de sorte qu'un seul ministère fournisse gratuitement des services à tous les autres ministères et organismes. Le coût de ces services, qui comprennent les services de paye et d'émission des chèques offerts à tous les ministères et organismes par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, ne sont pas inclus dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle du Bureau du Conseil privé.

  2. Autres transactions entre apparentés

    (en milliers de dollars)
    2013 2012
    Revenus - autres ministères et organismes 71 73
    Charges - autres ministères et organismes 22 538 29 540

    Les charges inscrites à la section (b) n'incluent pas les services communs fournis gratuitement qui sont inscrits dans la section (a).

11. Information sectorielle

La présentation de l'information sectorielle est fondée sur l'architecture d'alignement des programmes du Bureau du Conseil privé. La présentation par secteur est fondée sur les mêmes conventions comptables décrites à la note 2, Sommaire des principales conventions comptables. Le tableau qui suit présente les charges engagées et les revenus générés par principaux articles de dépenses et types de revenus. Voici les résultats de chaque segment pour la période :

(en milliers de dollars)
Soutien et conseils au Premier ministre et aux ministres du portefeuille Soutien et conseils au Cabinet et aux comités du Cabinet Leadership et orientation au sein de la fonction publique Commissions d'enquête Services internes 2013 Redressé
(note 12)
2012
Charges
Salaires et avantages sociaux 58 279 12 966 2 141 568 36 930 110 884 121 430
Services professionnels et spéciaux 2 110 554 96 1 297 5 309 9 366 16 435
Installations - - - 286 13 327 13 613 13 649
Transport et télécommunications 1 989 202 33 20 518 2 762 4 147
Acquisition de machines et de matériel 94 8 1 1 1 667 1 771 2 981
Achat de services de réparation et d’entretien 13 4 - 2 490 509 1 784
Information 1 829 28 - 222 118 2 197 1 589
Amortissement des immobilisations corporelles - - - - 1 537 1 537 1 201
Location 433 75 11 18 565 1 102 1 345
Services publics, fournitures et approvisionnement 197 13 1 3 596 810 967
Paiements de transfert - - - 44 - 44 2 660
Autre 229 4 - - 357 590 667
Total des charges 65 173 13 854 2 283 2 461 61 414 145 185 168 855
Revenus
Revenus divers 1 1 - - 19 21 48
Support aux services internes - - - - 71 71 73
Revenus gagnés pour le compte du gouvernement - - - - (7) (7) (5)
Total des revenus 1 1 - - 83 85 116
Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts 65 172 13 853 2 283 2 461 61 331 145 100 168 739

12. Redressement des soldes des années antérieures

À la suite de la décision prise d’adopter un nouveau système de gestion des immobilisations, une réconciliation complète des immobilisations corporelles du Bureau du Conseil privé a été effectuée. Lors du rapprochement, le Bureau du Conseil privé a repéré une immobilisation corporelle qui avait été amortie deux fois et une autre qui avait été inscrite au chapitre des dépenses et à laquelle il fallait ajouter le montant de l’amortissement après reclassification.

Par conséquent, les états financiers comparatifs présentés pour l’exercice terminé le 31 mars 2012 ont été traités de nouveau. Le résultat de ce retraitement est présenté dans le tableau ci-dessous :

2011-2012
(en milliers de dollars)
  Avant ajustement Effet de la
modification
Redressé
État de la situation financière      
Immobilisations corporelles (amortissement 77 000$ et acquisition 80 000$) 5 830 480 6 310
Situation financière nette minitérielle (10 880) 480 (10 400)
État des résultats et de la situation financière nette ministérielle      
Services internes 68 134 (257) 67 877
Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts 171 730 (257) 171 473
Coût de fonctionnement net après le financement du gouvernement et les transferts (5 018) (257) (5 275)
Situation financière nette ministérielle – début de l'exercice (15 898) 223 (15 675)
Situation financière nette ministérielle – fin de l'exercice (10 880) 480 (10 400)
État de la variation et de la dette nette ministérielle      
Coût de fonctionnement net après le financement du gouvernement et les transferts (5 018) (257) (5 275)
Acquisition d'immobilisations corporelles 1 265 80 1 345
Amortissement des immobilisations corporelles (1 919) 177 (1 742)
Total de la variation due aux immobilisations corporelles (3 041) 257 (2 784)
État des flux de trésorerie      
Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts 171 730 (257) 171 473
Amortissement des immobilisations corporelles (1 919) 177 (1 742)
Acquisition d'immobilisations corporelles 1 265 80 1 345

13. Information comparative

Les chiffres de l'exercice précédent ont été reclassés afin de les rendre conformes à la présentation adoptée pour l'exercice en cours.

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers 2012-2013

1. Introduction

Le présent document donne un résumé d’information sur les mesures prises par le Bureau du Conseil privé (BCP) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion des contrôles internes et les résultats de l’évaluation ainsi que les plans d’action connexes.

Notre Rapport sur les plans et les priorités et notre Rapport ministériel sur le rendement présentent des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les programmes du BCP.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

Le BCP est conscient que « l’attitude de la direction » est importante pour s’assurer que les employés à tous les niveaux comprennent leurs rôles dans le maintien de systèmes efficaces de CIRF et disposent de ce dont ils ont besoin pour assumer leurs responsabilités de façon efficace. L’objectif du BCP consiste à améliorer continuellement son environnement de contrôle interne au moyen d’une approche axée sur les risques et d’un investissement ciblé dans les ressources afin d’atteindre le niveau d’efficacité requis à un coût raisonnable.

L’environnement de contrôle du BCP permet à son personnel de gérer efficacement les risques en veillant à une sensibilisation accrue, en fournissant des connaissances appropriées ainsi qu’en acquérant des compétences. Cet environnement de contrôle donne le ton pour le BCP, et constitue le fondement de son contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF). Le BCP dispose d’une structure de gouvernance et de responsabilité bien établie pour appuyer les mesures d’évaluation et la surveillance ministérielles de son système de contrôle interne. Un cadre ministériel de contrôle de la gestion interne approuvé par le greffier du Conseil privé est en place et comprend les éléments suivants :

  • cadre de valeurs et d’éthique;
  • structures de responsabilisation organisationnelles liées à la gestion du contrôle interne, à l’appui d’une saine gestion financière, y compris les rôles et responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité;
  • la preuve d’activités efficaces de planification et d’établissement de rapports, qui comprend de multiples examens financiers et des rapports financiers fournis régulièrement à tous les gestionnaires, dont la haute direction;
  • gestion intégrée des risques et activités continues de surveillance et d’assurance de la qualité;
  • communication et formation continues sur les obligations légales, les politiques et les procédures pour une saine gestion financière et un contrôle efficace des finances;
  • surveillance et mises à jour régulières en matière de gestion du contrôle interne, s’il y a lieu, ainsi que les résultats de l’évaluation et le plan d’action.

Le Comité ministériel de vérification (CMV) discute régulièrement avec la gestion sur les questions de contrôle interne et fournit des conseils au greffier du Conseil privé sur le caractère adéquat et le bon fonctionnement des cadres et processus ministériels de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance.

2.2 Ententes de services propres aux états financiers

Le BCP s’en remet à d’autres ministères gouvernementaux pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers comme suit :

Ententes courantes :

  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) administre de façon centralisée les versements des salaires et l’approvisionnement en certains biens et services, et fournit des services de gestion des installations;
  • Pour le compte de l’employeur, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) fournit au Ministère les renseignements nécessaires pour calculer les diverses charges à payer et les provisions, notamment la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
  • Le ministère de la Justice fournit des services juridiques au BCP; et,
  • Services partagés Canada (SPC) fournit au BCP des services d’infrastructure de TI pour les centres de données et les réseaux. L’étendue et les responsabilités sont décrites dans l’entente interministérielle entre SPC et le BCP.

Ententes particulières :

  • Le SCT procure au BCP une plateforme de système financier SAP pour consigner et déclarer toutes les opérations financières.

3. Résultats de l’évaluation ministérielle de l’exercice 2012-2013

Les constatations clés et les ajustements importants requis qui découlent des activités d’évaluation de l’exercice en cours sont résumés ci-dessous.

Contrôles clés nouveaux ou grandement modifiés - Il n’y avait aucun contrôle clé modifié dans les processus existants qui nécessitait une réévaluation.

Programme de surveillance continue - Dans le cadre de son plan de surveillance continue par rotation, le BCP a effectué une réévaluation des contrôles relatifs aux processus clés suivants : les biens et les services, les créditeurs à la fin de l’exercice (CAFE), les débiteurs à la fin de l’exercice (DAFE), le passif éventuel, le rapprochement de comptes de contrôle et les comptes à fins déterminées. Dans tous les cas, les contrôles clés mis à l'essai ont offert le rendement prévu, avec la mesure corrective mineure suivante qui a été requise :

  • Tous les contrôles ont offert le rendement prévu, mais dans certains cas les documents n’ont pas été paraphés par les agents financiers; il n’y avait donc aucune preuve que la vérification a été effectuée. Les agents financiers principaux ont été informés de la mesure corrective mineure requise.

4. Plan d’action ministériel

4.1 Progrès réalisés au cours de l’exercice 2012-2013

Le BCP a maintenu ses activités continues de surveillance conformément au plan de rotation de l’exercice financier précédent, de la façon suivante :

Plan de surveillance continue par rotation de l’exercice précédent pour l’exercice en cours Situation
  • Biens et services
  • Créditeurs à la fin de l’exercice (CAFE)
  • Débiteurs à la fin de l’exercice (DAFE)
  • Passif éventuel
  • Rapprochement des comptes de contrôle
  • Comptes à fins déterminées
Effectué comme prévu et aucune mesure corrective mineure n’est requise (ou une mesure corrective mineure a été requise).
  • Contrôles au niveau de l’entité
Reporté à l’exercice 2013-2014 en raison de la mise en oeuvre de plusieurs rapports et modules financiers durant l’exercice 2012- 2013.

En 2012-2013, le BCP a effectué les tâches suivantes en plus des progrès accomplis en matière de surveillance continue :

  • mise en oeuvre le code d’éthique du BCP;
  • renforcement de la structure de gouvernance du BCP par la mise en oeuvre des recommandations découlant d’un audit interne de la gouvernance;
  • mise en oeuvre de rapports financiers sous la forme de tableaux de bord à l’intention des gestionnaires;
  • mise à jour du cadre des contrôles de gestion du BCP avec des contrôles financiers ou non financiers qui sont nouveaux ou révisés;
  • officialisation du processus d’approbation pour les comptes publics et les états financiers de fin d’exercice en consignant la preuve des approbations à toutes les étapes et en la conservant dans les dossiers;
  • mise en oeuvre d’un module de gestion des salaires intégré au système financier ministériel du BCP;
  • mise en oeuvre d’un module de gestion des biens intégré au système financier ministériel du BCP;
  • mise en oeuvre d’un module de gestion des stocks intégré au système financier ministériel du BCP;
  • vérification sur les fonctions des documents confidentiels du Cabinet; et,
  • vérification de la gouvernance ministérielle.

Le BCP n’a pas été en mesure d’effectuer la mise en oeuvre du module de tableau de délégation des pouvoirs financiers intégré à son système financier ministériel, comme l’indique l’Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction de l'exercice précédent puisque notre fournisseur de système ne l’offre pas encore.

4.2 Plan d’action pour le prochain exercice et des exercices subséquents

Le Plan triennal de surveillance continue par rotation du BCP prévoit la validation annuelle des processus et contrôles à risque élevé. Il est corrigé en conséquence, au besoin. Le Plan est illustré ci-dessous :

Plan de surveillance continue par rotation pour le contrôle interne en matière de rapports financiers
Principaux domaines de contrôle Essais par rotation de l’efficacité
opérationnelle
Exercice
2013-2014
Exercice
2014-2015
Exercice
2015-2016
Contrôles au niveau de l'entité Oui    
Accueil Oui    
Autorisation de voyage et avances Oui    
Demandes de remboursement de frais de voyage Oui    
Salaires et traitements   Oui  
Biens et services     Oui
Délégation financière - Carte de spécimen de signature   Oui  
Rapprochement - Système de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et système de gestion des salaires du BCP   Oui  
Créances à recevoir   Oui  
Dépôts   Oui  
Comptes à fins déterminées     Oui
Créditeurs à la fin de l'exercice     Oui
Débiteurs à la fin de l'exercice     Oui
Passif éventuel     Oui
Rapprochement des comptes de contrôle     Oui
Immobilisations Oui    

De plus, en 2013-2014, le BCP complétera ou conduira les vérifications suivantes :

  • vérification des responsabilités de l'administrateur des comptes, y compris la gestion du risque;
  • vérification de la sécurité matérielle et du personnel;
  • vérification de la gestion des technologies de l'information; et,
  • vérification de la santé et sécurité au travail.