2012-2013 Partie III - Rapport ministériel sur le rendement (RMR) - Bureau du Conseil privé

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Renseignements supplémentaires sur le rendement et les réalisations du BCP en 2012-2013
Programme 1.5 : Services internes

Ressources humaines

Le Bureau du Conseil privé (BCP) a poursuivi la mise en œuvre de son Plan stratégique des ressources humaines 2010-2013 en mettant l’accent sur les initiatives appuyant le perfectionnement professionnel, l’habilitation de l’employé et un milieu de travail sain. Il a continué d’appuyer les programmes de perfectionnement destinés aux employés des groupes Gestion des finances (FI), Gestion du personnel (PE) et Administration des programmes (PM), ainsi que le Programme de mentorat du BCP (qui comptait 48 participants en 2012‑2013). À l’appui du programme, les mentors ont reçu une formation sur le mentorat en période de changement.

Le Réseau des jeunes professionnels a contribué à rendre l’organisme plus dynamique et à cultiver les liens sociaux par l’intermédiaire de son champion. Les membres ont mené à bien diverses initiatives. Ils ont notamment appuyé la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada et créé un blogue se voulant un réseau virtuel encourageant la participation des employés. Le Comité du bien-être du BCP et son champion ont favorisé un milieu de travail plus sain en offrant aux employés de nombreuses occasions d’améliorer leur condition physique ainsi qu’en obtenant un accès accru à des ressources en ligne faisant la promotion de la santé et du mieux-être.

Au cours de l’été 2012, le BCP a analysé les résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux de 2011. Toutes les directions générales et tous les secrétariats ont participé à l’élaboration d’une stratégie coordonnée visant à trouver des solutions aux principaux domaines de préoccupation. La réponse consolidée a été étudiée par la haute direction du BCP et a donné lieu à la création du Plan d’action du BCP relativement au Sondage de 2011. Le Plan d’action a été approuvé par le Comité exécutif du BCP en février 2013. On s’emploie à intégrer les activités du Plan d’action au Plan stratégique de gestion des ressources humaines 2013-2016, dont l’élaboration sera terminée dans le courant de l’exercice 2013-2014.

Valeurs et éthique

Le Code de valeurs et d’éthique du BCP a été lancé le 2 avril 2012. Tous les employés en ont reçu un exemplaire papier. La version électronique est accessible sur l’intranet du BCP. Lors du lancement, les employés ont été priés de remplir un formulaire confirmant qu’ils acceptaient le Code à titre de condition d’emploi. Le respect du Code est maintenant une condition d’emploi figurant dans la lettre d’offre présentée aux nouveaux employés.

L’organisme a élaboré le Plan 2012-2015 sur les valeurs et l’éthique afin de mener des activités de promotion et d’éducation planifiées. Le Plan vise aussi à aider le BCP à respecter ses engagements en matière de valeurs et d’éthique. Tout au long de l’année, des messages de promotion ont été envoyés par courriel, la haute direction a prononcé des discours et des kiosques d’information ont été organisés dans le cadre d’événements ministériels. Le Plan prévoyait en outre un examen complet du site intranet consacré aux valeurs et à l’éthique et de la boîte à outils des gestionnaires, ainsi que le renforcement de la Politique sur la prévention et la résolution des conflits et du harcèlement en milieu de travail du BCP.

Le champion des valeurs et de l’éthique a continué à exercer son leadership et à formuler des conseils. Il a appuyé de nombreuses activités de promotion des valeurs et de l’éthique, y compris une séance spéciale de dialogue, des messages à tous les employés, plusieurs présentations internes et des activités de sensibilisation.

Gestion de l'information

Le BCP s’est employé à mieux intégrer à ses activités des pratiques exemplaires en matière de tenue de documents électroniques, afin de favoriser l’efficacité du processus décisionnel et la modernisation du milieu de travail.

En 2012-2013, l’organisme a signé une lettre d’intention avec la Direction du dirigeant principal de l’information du Secrétariat du Conseil du Trésor afin de s’engager, en principe, à participer au programme de gestion des documents et dossiers électroniques (GCDocs).

Le BCP a en outre poursuivi la mise en œuvre de sa stratégie de transformation de la tenue de documents, conformément à la Politique sur la gestion de l’information et à la Directive sur la tenue de documents du gouvernement du Canada.

Technologie de l'information (TI)

Le transfert officiel de l’infrastructure de la TI (p. ex. systèmes de courrier électronique, centre de données et services de réseaux) et du personnel connexe du BCP à Services partagés Canada s’est produit le 1er avril 2012. Les protocoles de fonctionnement bilatéraux entre les deux organisations sont presque prêts. D’importants progrès ont été accomplis.

Gestion de la sécurité et des urgences

En 2012-2013, le Plan ministériel de gestion de la sécurité et des urgences a été approuvé et mis en œuvre avec le plein soutien des intervenants. Ce plan est un document évolutif dressant la liste des tâches de gestion de la sécurité et des urgences que les intervenants doivent réaliser chaque année. Il est fondé sur les résultats atteints et sur une approche claire de la gestion des risques pour la sécurité visant à traiter et à atténuer les vulnérabilités connues. Le BCP a amélioré l’état de préparation de ses organismes de secours de l’immeuble et de son équipe des opérations d’urgence en rendant officiels les protocoles de communication pour tous les immeubles où le BCP est un locataire secondaire. Dans les immeubles où il est le locataire principal, il a dispensé des séances de formation collective et réalisé des exercices avec les organisations de secours de l’immeuble et l’équipe des opérations d’urgence. Le BCP améliore sa résilience en maintenant un programme de sensibilisation à la sécurité de qualité supérieure afin d’assurer le perfectionnement continu de ses praticiens de la sécurité et ses employés. Enfin, les fonctions du Cabinet du Premier ministre et les fonctions essentielles du BCP ont été modélisées et officialisées afin d’assurer la continuité des activités en cas de situation d’urgence ou d’incident de sûreté.

Finances

En 2012-2013, le BCP a lancé plusieurs initiatives visant à renforcer ses capacités en matière de prévision budgétaire et de gestion financière. Un volet de prévisions pluriannuelles a été ajouté aux examens financiers en cours d’exercice, afin d’offrir à la haute direction des renseignements financiers de meilleure qualité et plus complets aux fins de la prise de décisions. La collaboration interne avec la Division des ressources humaines a été renforcée afin d’encourager un meilleur échange d’information, ce qui devrait améliorer les capacités du BCP en matière de prévisions salariales.

Tout au long de l’année, le BCP s’est employé à mettre en œuvre de nouveaux modules et rapports financiers, lesquels seront complètement intégrés au système financier existant. Parmi ces ajouts, il y a un système de gestion des salaires pleinement intégré, un module de prévision budgétaire et une série de tableaux de bord/rapports financiers. On s’attend à ce que la mise en œuvre de ces nouveaux modules et rapports soit menée à bien en 2013-2014.

Accès à l'information

En 2012-2013, 725 demandes d’accès à l’information ont été traitées, pour un taux de réponse dans les délais prévus de 99,7 %. Au cours de l’exercice, 511 consultations ont été reçues d’autres ministères, 383 consultations ont été envoyées à d’autres ministères, et 79 consultations ont été envoyées aux Renseignements confidentiels du Cabinet/Conseillers juridiques. Enfin, 101 questions parlementaires et 34 demandes de pétition ont été reçues, et 17 demandes de communication de renseignements personnels ont été traitées.

En outre, le BCP a lancé une initiative visant à appliquer la méthode Lean à sa Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. L’objectif était de simplifier et de rehausser l’efficacité des processus opérationnels liés à l’accès à l’information, tout en améliorant le service aux clients. Grâce aux techniques Lean, y compris une activité « Kaizen1 » (une séance élargie de résolution de problèmes en équipe), des améliorations possibles aux processus opérationnels liés à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels ont été recensées, et un plan d’action a été élaboré. Une évaluation des effets des changements sera réalisée par la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels au cours de l’exercice 2013-2014.

Nota : Les exemples précédents du rendement et des réussites pour l’exercice 2012‑2013 doivent être lus parallèlement au Rapport ministériel sur le rendement 2012‑2013 du BCP. 

  1. « Kaizen » est un terme japonais signifiant « bon changement ».