États financiers pour l'exercice terminé le 31 mars 2012 (non vérifiés) - Bureau du Conseil privé

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Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers

La responsabilité de l'intégrité et de l'objectivité des états financiers ci-joints pour l'exercice s'étant terminé le 31 mars 2012 et de tous les renseignements qui y figurent incombe à la direction du Bureau du Conseil privé. Ces états financiers ont été préparés par la direction à partir des politiques comptables du gouvernement, lesquelles s'appuient sur les normes comptables canadiennes du secteur public.

La direction est responsable de l'intégrité et de l'objectivité des données présentées dans ces états financiers. Certains renseignements présentés dans les états financiers sont fondés sur les meilleures estimations et le jugement de la direction, compte tenu de l'importance relative des postes en question. Pour s'acquitter de ses obligations au chapitre de la comptabilité et de la présentation de rapports, la direction tient des comptes qui permettent l'enregistrement centralisé des opérations financières du Bureau du Conseil privé. Les renseignements financiers présentés aux fins de l'établissement des Comptes publics du Canada et figurant dans le Rapport ministériel sur le rendement du Bureau du Conseil privé concordent avec ces états financiers.

Il incombe aussi à la direction de tenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) conçu pour donner une assurance raisonnable que l'information financière est fiable, que les actifs sont protégés et que les opérations sont autorisées et enregistrées adéquatement, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et à d'autres lois, règlements, autorisations et politiques applicables.

La direction veille également à assurer l'objectivité et l'intégrité des données figurant dans ses états financiers en choisissant soigneusement des employés qualifiés et en assurant leur formation et leur perfectionnement, en prenant des dispositions pour assurer une répartition appropriée des responsabilités, en établissant des programmes de communication pour faire en sorte que tous les membres du Bureau du Conseil privé sont au fait des règlements, des politiques, des normes et des pouvoirs de la direction, et en procédant tous les ans à une évaluation fondée sur le risque de l'efficacité du système de CIRF.

Le système de CIRF est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable fondé sur un processus continu qui vise à identifier les risques clés, à évaluer l'efficacité des contrôles clés associés, et à apporter les ajustements nécessaires.

Une évaluation fondée sur le risque du système de CIRF pour l'exercice s'étant terminé le 31 mars 2012 a été réalisée conformément à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, et ses résultats ainsi que les plans d'action qui en découlent sont résumés en annexe.

L'efficacité et le caractère adéquat du système de contrôle interne du Bureau du Conseil privé sont aussi revus par l'entremise du travail réalisé par le personnel de la vérification interne qui mène des audits périodiques de divers secteurs des opérations du Bureau du Conseil privé, ainsi que par le comité ministériel de vérification, qui surveille les responsabilités de la direction de maintenir des systèmes de contrôles adéquats et d'assurer la qualité des rapports financiers, et qui recommande les états financiers au Greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet.

Ces états financiers n'ont pas fait l’objet d’une vérification externe ou d’un examen mais ont été révisés par le Comité de Vérification du Bureau du Conseil privé.


Wayne G. Wouters
Greffier du Conseil privé et
secrétaire du Cabinet

Michelle Doucet
Sous-ministre adjointe des Services ministériels
Dirigeant principal des finances

Ottawa, Canada
Le 31 août 2012

État de la situation financière (non audité)

au 31 mars

(en milliers de dollars)
2012 2011
Passifs
Créditeurs et charges à payer (note 4) 16 529 18 541
Indemnités de vacances et congés compensatoires 5 738 5 955
Avantages sociaux futurs (note 5) 10 921 19 395
Total des passifs nets 33 188 43 891
Actifs
Actifs financiers
Montant à recevoir du Trésor 11 820 16 825
Débiteurs et avances (note 6) 4 157 1 724
Total des actifs financiers nets 15 977 18 549
Dette nette ministérielle 17 211 25 342
Actifs non financiers
Charges payées d'avance 501 562
Immobilisations corporelles (note 7) 5 830 8 882
Total des actifs non financiers 6 331 9 444
Situation financière nette ministérielle (10 880) (15 898)

Obligations contractuelles (note 8)

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

État des résultats et de la situation financière nette ministérielle (non audité)

pour l'exercice terminé le 31 mars

(en milliers de dollars)
Résultats
prévus
2012
2012 Redressé
(note 13)
2011
Charges
Soutien et conseils au Premier ministre et aux ministres du portefeuille 66 575 67 709 72 106
Soutien et conseils au Cabinet et aux comités du Cabinet 17 552 18 142 18 180
Leadership et orientation au sein de la fonction publique 3 688 4 341 4 232
Commissions d'enquête 291 10 786 12 983
Services internes 67 938 68 134 69 490
Total des charges 156 044 169 112 176 991
Revenus
Revenus divers 52 48 62
Support aux services internes - 73 -
Dividendes - Société immobilière du Canada limitée (note 12) 9 000 - 8 500
Revenus gagnés pour le compte du gouvernement (9 003) (5) (8 505)
Total des revenus 49 116 57
Coût net des activités poursuivies 155 995 168 996 176 934
Activités transférées (note 10)
Dépenses 5 568 2 734 5 824
Coût net des activités transférées 5 568 2 734 5 824
Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts 161 563 171 730 182 758
Financement du gouvernement et transferts
Encaisse nette fournie par le gouvernement 143 102 161 980 158 059
Variations des montants à recevoir du Trésor (882) (5 005) 1 081
Services fournis gratuitement par d'autres ministères (note 9) 21 030 21 798 21 121
Éléments d'actif et de passif transférés entre ministères (note 10) - (2 014) -
Éléments d'immobilisations corporelles transférés entre ministères - (11) -
Coût de fonctionnement net après le financement du gouvernement et les transferts (1 687) (5 018) 2 497
Situation financière nette ministérielle – début de l'exercice (15 198) (15 898) (13 401)
Situation financière nette ministérielle – fin de l'exercice (13 511) (10 880) (15 898)

Information sectorielle (note 11).

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

État de la variation de la dette nette ministérielle

pour l'exercice terminé le 31 mars

(en milliers de dollars)
Résultats
prévus
2012
2012 2011
Coût de fonctionnement net après le financement du gouvernement et les transferts (1 687) (5 018) 2 497
Variation due aux immobilisations corporelles (note 7)
Acquisition d'immobilisations corporelles 1 506 1 265 2 226
Amortissement des immobilisations corporelles (2 417) (1 919) (2 487)
Produits de l'aliénation d'immobilisations corporelles - (47) (62)
Gain (perte) net sur l'aliénation d'immobilisations corporelles (45) (49) 35
Ajustements aux immobilisations corporelles 60 (83) (118)
Transfert entre ministères - (2 208) -
Total de la variation due aux immobilisations corporelles (896) (3 041) (406)
Variation due aux charges payées d'avance 33 (61) (190)
Éléments d'immobilisations corporelles transférés entre ministères - (11) -
Augmentation (diminution) nette de la dette nette ministérielle (2 550) (8 131) 1 901
Dette nette ministérielle – début de l'exercice 24 794 25 342 23 441
Dette nette ministérielle – fin de l'exercice 22 244 17 211 25 342

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

État des flux de trésorerie (non audité)

pour l'exercice terminé le 31 mars

(en milliers de dollars)
2012 2011
Activités de fonctionnement
Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts 171 730 182 758
Éléments n'affectant pas l'encaisse :
Amortissement des immobilisations corporelles (note 7) (1 919) (2 487)
Gain (perte) sur l'aliénation d'immobilisations corporelles (49) 35
Ajustements aux immobilisations corporelles (note 7) (83) (118)
Services fournis gratuitement par d'autres ministères (note 9) (21 798) (21 121)
Variations de l'état de la situation financière :
Augmentation des débiteurs et avances 2 433 147
Diminution des charges payées d'avance (61) (190)
Transfer des charges payées d'avance entre ministères (note 10) 11 -
Diminution (augmentation) des créditeurs et charges à payer 2 012 (1 210)
Diminution (augmentation) des indemnités de vacances et congés compensatoires 217 (411)
Diminution (augmentation) des avantages sociaux futurs 8 474 (1 508)
Transfers de passifs entre ministères (note 10) (205) -
Encaisse utilisée pour les activités de fonctionnement 160 762 155 895
Activités d'investissement en immobilisations
Acquisition d'immobilisations corporelles (note 7) 1 265 2 226
Produits de l'aliénation d'immobilisations corporelles (47) (62)
Encaisse utilisée pour les activités d'investissement en immobilisations 1 218 2,164
Encaisse nette fournie par le gouvernement du Canada 161 980 158 059

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Notes aux états financiers (non audité)

pour l'exercice terminé le 31 mars

1. Pouvoirs et objectifs

Le Bureau du Conseil privé est une division de la fonction publique du Canada comme l'indique la colonne 1 de l’annexe I.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et fait rapport au Parlement par l’intermédiaire du Premier ministre.

Le Bureau du Conseil privé relève directement du Premier ministre et est dirigé par le greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet, ce dernier étant également chef de la Fonction publique. Le Bureau du Conseil privé a pour mandat de servir le Canada et les Canadiens en donnant en toute impartialité, les meilleurs avis et le meilleur soutien possibles au Premier ministre, aux ministres de son portefeuille et au Cabinet. Le travail du Bureau du Conseil privé l'oblige à être continuellement en contact étroit avec les autres ministères et organismes fédéraux, afin de soutenir leur capacité de travailler efficacement et pour assurer une consultation et une coordination globales.

Les commissions d’enquête nommées en vertu de la Loi sur les enquêtes sont considérées comme des ministères aux fins de la Loi sur la gestion des finances publiques, et le Premier ministre en est le « ministre désigné » en vertu de cette Loi. Le Bureau du Conseil privé assure le soutien administratif et le soutien en matière de gestion financière des commissions d'enquête. En 2011-2012, le Bureau du Conseil privé a assuré le soutien des travaux de la Commission d’enquête sur le déclin des populations de saumon rouge du fleuve Fraser.

Afin d'obtenir son résultat stratégique et des résultats pour les Canadiens, le Bureau du Conseil privé élabore ses plans et ses priorités en fonction des activités des programmes centrales ci-après.

1.1 Soutien et conseils au Premier ministre et aux ministres du portefeuille

Le Bureau du Conseil privé fournit au Premier ministre et aux ministres de son portefeuille conseils et soutien sur une foule d'enjeux et de politiques, notamment : les affaires étrangères, la sécurité et la défense nationales, l'économie, les relations intergouvernementales, l'environnement, les nominations, les responsabilités constitutionnelles, la structure du gouvernement, les changements à l'appareil gouvernemental, les questions de droit ainsi que le développement social, économique et régional. Dans le cadre de ces activités, les analystes du Bureau du Conseil privé travaillent de près avec les ministères et les organismes afin de faire avancer les priorités du gouvernement et de collecter, de comprendre et de synthétiser l'information. En outre, ils analysent une grande variété de documents et de rapports, consultent les provinces, les territoires et des spécialistes reconnus dans leurs domaines respectifs, et fournissent des conseils et des services de soutien concernant les communications.

Cette activité de programme s'appuie sur le budget du Cabinet du Premier ministre et sur celui des cabinets des ministres rattachés au portefeuille. Le Premier ministre et les ministres de son portefeuille peuvent ainsi compter sur le soutien dont ils ont besoin afin de servir les Canadiens.

1.2 Soutien et conseil au Cabinet et aux comités du Cabinet

Cette activité de programme vise le bon fonctionnement du Cabinet et de ses comités, et facilite l'intégration des politiques. En ce sens, le Bureau du Conseil privé consulte les ministères et les organismes, assure une fonction d'examen critique lors du processus d'élaboration des politiques, prépare des documents d'information à l'intention du Premier ministre, des ministres du portefeuille et du Cabinet, et distribue les ordres du jour et les documents du Cabinet. Le Bureau du Conseil privé appuie également l'intégration des politiques en veillant à ce que les propositions ministérielles tiennent compte des questions de mise en œuvre, par exemple les communications, le genre, les affaires parlementaires et les relations intergouvernementales. Ces activités de coordination et de suivi horizontal contribuent au bon fonctionnement du Cabinet et de ses comités, à l'intégrité du processus décisionnel du Cabinet et, finalement, à la mise en œuvre du programme gouvernemental par les ministères et les organismes responsables.

1.3 Leadership et orientation au sein de la fonction publique

Le Bureau du Conseil privé fournit une orientation stratégique à la fonction publique du Canada et offre conseils et soutien concernant la gestion de ses hauts fonctionnaires en vue de favoriser un rendement élevé, la transparence et le maintien des compétences nécessaires en leadership et en gestion pour mener à bien le programme du gouvernement, tant aujourd'hui que demain. Pour ce faire, il doit centraliser les activités d'orientation et de coordination liées au programme de renouvellement de l'ensemble de la fonction publique. S'ajoutent à cela l'analyse et la gestion des défis auxquels les cadres sont confrontés, notamment le changement démographique, la planification de la relève, la gestion du rendement et le perfectionnement des cadres.

1.4 Commissions d'enquête

Le Bureau du Conseil privé fournit aux commissions d'enquête un soutien financier et administratif. Par exemple, au moment de la création d'une commission d'enquête, le Bureau du Conseil privé peut amorcer la recherche de locaux, de meubles et de matériel. Pour assurer la bonne marche des travaux des commissions, le Bureau du Conseil privé peut aussi fournir, de façon continue, des conseils et des services de soutien administratif dans les secteurs suivants : embauche de personnel, services d'acquisitions, passation de marchés, services financiers, financement, gestion des dossiers, soutien à la paie, publications sur Internet, traduction, sécurité et soutien informatique.

1.5 Services internes

Le Bureau du Conseil privé administre les services internes en appui d'activités de programme et d'autres obligations organisationnelles. Les services internes incluent : la gestion et la supervision, les services juridiques, la gestion des ressources humaines, la gestion des finances, la gestion de l'information, les technologies de l'information, la gestion des locaux, la gestion du matériel, les acquisitions, la sécurité, les services de voyage et autres services administratifs.

2. Sommaire des principales conventions comptables

Ces états financiers ont été préparés conformément aux conventions comptables du gouvernement énoncées ci-après, lesquelles s'appuient sur les normes comptables canadiennes pour le secteur public. La présentation et les résultats qui découlent de l'utilisation des conventions comptables énoncées ne donnent lieu à aucune différence importante par rapport aux normes comptables canadiennes pour le secteur public.

Les principales conventions comptables sont les suivantes :

  1. Autorisations parlementaires

    Le Bureau du Conseil privé est financé par le gouvernement du Canada au moyen d'autorisations parlementaires. La présentation des autorisations consenties au Bureau du Conseil privé ne correspond pas à la présentation des rapports financiers selon les principes comptables généralement reconnus étant donné que les autorisations sont fondées, dans une large mesure, sur les besoins de trésorerie. Par conséquent, les postes comptabilisés dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle ainsi que dans l'état de la situation financière ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux qui sont prévus par les autorisations parlementaires. La note 3 présente un rapprochement entre les deux méthodes de présentation des rapports financiers. Les montants des résultats prévus inclus dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle correspondent aux montants rapportés dans les états financiers prospectifs intégrés au Rapport sur les plans et les priorités 2011-2012.

    Les états financiers prospectifs de 2011-2012 ont été redressés afin de faire état des revenus nets des montants non disponibles à être dépensés à nouveau. Ce redressement a entraîné une augmentation de 9 003 000 $ du coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts. En outre, les états financiers prospectifs ont aussi été reclassés afin de se conformer à la présentation de l'exercice en cours.
  2. Encaisse nette fournie par le gouvernement

    Le Bureau du Conseil privé fonctionne au moyen du Trésor, qui est administré par le receveur général du Canada. La totalité de l'encaisse reçue par le Bureau du Conseil privé est déposée au Trésor, et tous les décaissements faits par le Bureau du Conseil privé sont prélevés sur le Trésor. L'encaisse nette fournie par le gouvernement est la différence entre toutes les entrées de fonds et toutes les sorties de fonds, y compris les opérations entre les ministères au sein du gouvernement fédéral.
  3. Le montant à recevoir du Trésor (ou à lui verser)

    Le montant à recevoir du Trésor (ou à lui verser) découle d'un écart temporaire entre le moment où une opération affecte les autorisations du Bureau du Conseil privé et le moment où elle est traitée par le Trésor. Le montant à recevoir du Trésor correspond au montant net de l'encaisse que le Bureau du Conseil privé a le droit de prélever du Trésor sans autre affectation d'autorisations pour s'acquitter de ses passifs.
  4. Revenus

    Les revenus provenant de droits réglementaires sont constatés dans les comptes en fonction des services fournis au cours de l'exercice.

    Les autres revenus sont comptabilisés dans l'exercice pendant lequel les opérations ou les faits sous-jacents surviennent.

    Les revenus qui ne sont pas disponibles à être dépenser à nouveau ne peuvent servir à acquitter les passifs du Bureau du Conseil privé. Bien que l'on s'attend à ce que l'administrateur général maintienne le contrôle comptable, il n'a pas l'autorité sur la disposition des revenus non disponibles à dépenser à nouveau. Par conséquent, les revenus non disponibles à dépenser à nouveau sont considérés comme étant gagnés pour le compte du gouvernement du Canada et sont donc présentés en réduction du montant brut des revenus du Bureau du Conseil privé.
  5. Charges

    Les charges sont comptabilisées selon la méthode de la comptabilité d'exercice:
    • Les paiements de transfert sont comptabilisés à titre de charges lorsque les autorisations de paiement existent et que le bénéficiaire a satisfait aux critères d'admissibilité ou a rempli les conditions d'admissibilité établies dans le cadre du programme. En ce qui concerne les paiements de transfert ne faisant pas partie d'un programme existant, la charge est constatée lorsque le gouvernement annonce la décision d'effectuer un transfert ponctuel, dans la mesure où le Parlement a approuvé la loi habilitante ou l'autorisation de paiement avant que les états financiers ne soient achevés. Les paiements de transfert, qui deviennent remboursables lorsque les conditions spécifiées entrent en vigueur, sont comptabilisés en réduction des charges de transfert et comme montant à recevoir.
    • Les indemnités de vacances et de congés compensatoires sont passées en charges au fur et à mesure que les employés en acquièrent les droits en vertu de leurs conditions d'emploi.
    • Les services fournis gratuitement par d'autres ministères pour les locaux, les cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires, les services juridiques et les indemnités des accidentés de travail sont comptabilisés à titre de charges de fonctionnement à leur coût estimatif.
  6. Avantages sociaux futurs

    • Prestations de retraite : Les employés admissibles participent au Régime de retraite de la fonction publique, un régime d'avantages sociaux multiemployeurs administré par le gouvernement du Canada. Les cotisations du Bureau du Conseil privé au régime sont passées en charges dans l'exercice au cours duquel elles sont engagées et elles représentent l'obligation totale du Bureau du Conseil privé découlant du régime. La responsabilité du Bureau du Conseil privé relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, répondant du régime.
    • Indemnités de départ : Certains employés ont droit à des indemnités de départ, prévues dans leurs conventions collectives ou conditions d'emploi. Le coût de ces indemnités s'accumule à mesure que les employés rendent les services y donnant droit. Le coût des avantages sociaux gagnés par les employés est calculé à l'aide de l'information tirée des résultats du passif déterminé sur une base actuarielle au titre des prestations de départ pour l'ensemble du gouvernement.
  7. Débiteurs

    Les débiteurs sont présentés au moindre du coût ou de la valeur nette de réalisation; une provision est établie pour les débiteurs dont le recouvrement est incertain.
  8. Passif éventuel

    Le passif éventuel représente des obligations possibles qui peuvent devenir des obligations réelles selon que certains événements futurs se produisent ou non. Dans la mesure où l’événement futur risque de se produire ou non et si l’on peut établir une estimation raisonnable de la perte, on comptabilise un passif estimatif et une charge. Si la probabilité ne peut être déterminée ou s’il est impossible de faire une estimation raisonnable du montant, l’éventualité est présentée dans les notes complémentaires aux états financiers.
  9. Immobilisations corporelles

    Toutes les immobilisations corporelles dont le coût initial est de 5 000 $ et plus sont comptabilisées à leur coût d'achat. Le Bureau du Conseil privé n’inscrit pas à l’actif les biens incorporels, les œuvres d’art et les trésors historiques ayant une valeur culturelle, esthétique ou historique, les biens situés dans les réserves indiennes et les collections dans les musées. Les immobilisations corporelles sont amorties selon la méthode linéaire sur la durée de vie utile estimative de l'immobilisation, comme suit :

    Catégorie d’immobilisations Période d'amortissement
    Machines et matériel de 5 à 15 ans
    Matériel informatique de 3 à 5 ans
    Logiciels informatiques de 3 à 5 ans
    Autre matériel de 10 à 15 ans
    Véhicules automobiles de 3 à 10 ans
    Les travaux en cours sont comptabilisées dans la catégorie applicable dans l'exercice au cours duquel elles deviennent utilisables et ne sont amorties qu'à partir de cette date.
  10. Incertitude relative à la mesure

    La préparation des états financiers exige de la direction qu'elle fasse des estimations et pose des hypothèses qui influent sur les montants déclarés des actifs, des passifs, des revenus et des charges présentés dans les états financiers. Au moment de la préparation des présents états financiers, la direction considère que les estimations et les hypothèses sont raisonnables. Les principaux éléments pour lesquels des estimations sont faites sont le passif éventuel, la provision pour créances douteuses sur les débiteurs, le passif au titre d'avantages sociaux futurs et la durée de vie utile des immobilisations corporelles. Il se pourrait que les résultats réels diffèrent des estimations de manière significative. Les estimations de la direction sont examinées périodiquement et, à mesure que les ajustements deviennent nécessaires, ils sont constatés dans les états financiers de l'exercice où ils sont connus.

3. Autorisations parlementaires

Le Bureau du Conseil privé reçoit la plus grande partie de son financement au moyen d'autorisations parlementaires annuelles. Les éléments comptabilisés dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle et l'état de la situation financière d'un exercice peuvent être financés au moyen d'autorisations parlementaires qui ont été approuvées au cours d'un exercice précédent, pendant l'exercice en cours ou qui le seront dans un exercice futur. Par conséquent, les résultats des activités de fonctionnement nets du Bureau du Conseil privé pour l'exercice diffèrent selon qu'ils sont présentés selon le financement octroyé par le gouvernement ou selon la méthode de la comptabilité d'exercice. Les différences sont rapprochées dans les tableaux suivants :

(a) Rapprochement du coût de fonctionnement net et des autorisations parlementaires de l'exercice en cours utilisés

(en milliers de dollars)
2012 Redressé
(Note 13)
2011
Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts 171 730 182 758
Ajustements pour les postes ayant une incidence sur le coût de fonctionnement net, mais qui n'ont pas d'incidence sur les autorisations :
Amortissement des immobilisations corporelles (note 7) (1 919) (2 487)
Gain (perte) sur l'aliénation d'immobilisations corporelles (49) 35
Services fournis gratuitement par d'autres ministères (note 9) (21 798) (21 121)
Charges payées d'avance imputées antérieurement aux autorisations (932) (1 204)
(Augmentation) diminution des indemnités de vacances et congés compensatoires 168 (411)
(Augmentation) diminution des avantages sociaux futurs 8,318 (1 508)
(Augmentation) diminution des charges à payer (3 105) -
Remboursement de charges des exercices antérieurs 841 785
Ajustements aux immobilisations corporelles (note 7) 83 (118)
Autre (7) 24
(18 400) (26 005)
Ajustements pour les éléments sans incidence sur le coût de fonctionnement net, mais ayant une incidence sur les autorisations :
Acquisition d'immobilisations cororelles (note 7) 1 265 2 226
Produits de l'aliénation d'immobilisations corporelles (47) (62)
Augmentation des charges payées d'avance 882 1 014
2 100 3 178
Autorisations de l'exercice en cours utilisées 155 430 159 931

(b) Autorisations fournies et utilisées

(en milliers de dollars)
2012 2011
Autorisations fournies :
Crédit - Dépenses de fonctionnement 150 694 151 602
Montants législatifs 17 266 16 624
Moins :
Autorisations disponibles pour emploi au cours des exercices ultérieurs (49) (63)
Périmés : Fonctionnement (12 481) (8 232)
Autorisations de l'exercice en cours utilisées 155 430 159 931

4. Créditeurs et charges à payer

Le tableau ci-dessous présente les détails des créditeurs et des charges à payer du Bureau du Conseil privé:

(en milliers de dollars)
2012 2011
Créditeurs - parties externes 10 113 13 909
Créditeurs - autres ministères et organismes 2 649 3 359
Total créditeurs 12 762 17 268
Charges à payer 3 604 500
Autres charges 163 773
Total des créditeurs et des charges à payer 16 529 18 541

Dans son plan d'action économique 2012, le gouvernement a annoncé des mesures d'économie que les ministères doivent mettre en œuvre au cours des trois prochains exercices, à compter de 2012-2013. En conséquence, le Bureau du Conseil privé a comptabilisé au 31 mars 2012 une obligation au titre des prestations de cessation d'emploi d'un montant de 3 404 000$ dans ses charges à payer, pour les coûts estimatifs de réaménagement des effectifs.

5. Avantages sociaux futurs

  1. Prestations de retraite

    Les employés du Bureau du Conseil privé participent au Régime de retraite de la fonction publique, qui est parrainé et administré par le gouvernement du Canada. Les prestations de retraite s'accumulent sur une période maximale de 35 ans au taux de 2 % par année de services validables multiplié par la moyenne des gains des cinq meilleures années consécutives. Les prestations sont intégrées aux prestations du Régime de pensions du Canada et du Régime de rentes du Québec et sont indexées en fonction l'inflation.

    Tant les employés que le Bureau du Conseil privé versent des cotisations couvrant le coût du régime. En 2011-2012, les charges s’élèvent à 15 082 259$ (14 543 811$ en 2010-2011), soit environ 1,8 fois (1,9 fois en 2010-2011) les cotisations des employés.

    La responsabilité du Bureau du Conseil privé relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, répondant du régime.
  2. Indemnités de départ

    Le Bureau du Conseil privé verse des indemnités de départ aux employés en fonction de l'admissibilité, des années de service et du salaire à la cessation d'emploi. Ces indemnités ne sont pas capitalisées d'avance. Les prestations seront prélevées sur les autorisations futures. Au 31 mars, les indemnités de départ totalisaient :

    Dans le cadre des négociations de conventions collectives avec certains groupes d'employés et les changements apportés aux conditions d'emploi des cadres et de certains employés non représentés, l'accumulation des indemnités de départ au titre du programme de paie des employés a cessé à compter de 2012. Les employés visés par ces changements ont eu la possibilité d'être payés immédiatement la valeur totale ou partielle des prestations accumulées à ce jour ou de percevoir la valeur totale ou restante de prestations à la cessation d'emploi dans la fonction publique. Ces modifications ont été intégrées dans le calcul de l'obligation d'indemnités de départ courues.

    2012 2011
    Obligation au titre des prestations constituées, début de l'exercice 19 395 17 887
    Transferts à d'autres ministères au 15 novembre 2011 (note 10) (156) -
    Sous-total 19 239 17 887
    Charge pour l’exercice 1 309 3 008
    Prestations versées pendant l’exercice (9 627) (1 500)
    Obligation au titre des prestations constituées, fin de l’exercice 10 921 19 395

6. Débiteurs et avances

Le tableau suivant présente les détails des débiteurs et des avances du Bureau du Conseil privé :

(en milliers de dollars)
2012 2011
Débiteurs - autres ministères et organismes 3 773 1 109
Débiteurs - parties externes 369 652
Avances aux employés 34 27
Sous-total 4 176 1 788
Provision pour créances douteuses sur les débiteurs des parties externes 19 64
Débiteurs nets 4 157 1 724

7. Immobilisations corporelles

(en milliers de dollars)
Coût Amortissement Valeur comptable nette
Solde d’ouverture Acquisitions Ajustements Aliénations et radiations Solde de clôture Solde d’ouverture Amortissement Ajustements Aliénations et radiations Solde de clôture 2012 2011
Machines et matériel 73 - - - 73 29 6 - - 35 38 44
Matériel informatique 12 030 243 (4 626) (709) 6 938 10 629 490 (3 501) (708) 6 910 28 1 401
Logiciels informatiques 7 025 83 829 - 7 937 4 950 648 (134) - 5 464 2 473 2 075
Autre matériel 9 475 634 (2 159) (216) 7 734 5 255 691 (1 009) (133) 4 804 2 930 4 220
Véhicules automobiles 492 108 14 (119) 495 282 84 25 (107) 284 211 210
Travaux en cours – logiciels 764 197 (811) - 150 - - - - - 150 764
Travaux en cours – autres 168 - (168) - - - - - - - - 168
30 027 1 265 (6 921) (1 044) 23 327 21 145 1 919 (4 619) (948) 17 497 5 830 8 882

Notes:

  • L'ajustement net de 2 302 000 $ est principalement du aux transferts d'immobilisations corporelles à d'autres ministères et certains créditeurs à la fin de l'exercice ont été capitalisés en 2011, ce qui a requis une réallocation en 2012.
  • Les ajustements concernant les travaux en cours sont des actifs qui ont commencé à être utilisés au cours de l'exercice et qui ont été transférés dans la catégorie des immobilisations pertinentes.
  • Le 15 novembre 2011, le Bureau du Conseil privé a transféré des immobilisations corporelles dont la valeur comptable nette s'établit à 2 208 000 $; ce transfert est inclus à la colonne ajustement (voir la note 10 pour plus de détail sur le transfert).

8. Obligations contractuelles

De par leur nature, les activités du Bureau du Conseil privé peuvent donner lieu à des contrats et à des obligations en vertu desquels le Bureau du Conseil privé sera tenu d'effectuer des paiements échelonnés sur plusieurs années pour mettre en œuvre ses programmes de paiements de transfert ou pour l'acquisition de biens ou de services. Voici les principales obligations contractuelles pour lesquelles une estimation raisonnable peut être faite :

(en milliers de dollars)
2013 2014 2015 2016 2017 et exercices
ultérieurs
Total
Transport et télécommunications 734 97 48 48 53 980
Information 1 845 1 109 - - - 2 954
Services professionnels et spéciaux 4 972 206 89 89 - 5 356
Location 1 051 577 420 377 40 2 465
Achat de services de réparation et d’entretien 291 - - - - 291
Services publics, fournitures et approvisionnement 43 - - - - 43
Acquisition de machines et matériel 44 - - - - 44
Autre 41 - - - - 41
Total 9 021 1 989 557 514 93 12 174

9. Opérations entre apparentés

En vertu du principe de propriété commune, le Bureau du Conseil privé est apparenté à tous les ministères, organismes et sociétés d'État du gouvernement du Canada. Le Bureau du Conseil privé conclut des opérations avec ces entités dans le cours normal de ses activités et selon des modalités commerciales normales. De plus, le Bureau du Conseil privé a conclu une entente avec le Comité de surveillance des activités de renseignements de sécurité et le Secrétariat de la commission des nominations publiques concernant la prestation de services relatifs aux finances et à l'administration laquelle est incluse dans les revenus de la section b). En outre, au cours de l'exercice, le Bureau du Conseil privé a reçu gratuitement des services communs d'autres ministères, comme il est indiqué ci-dessous :

  1. Services communs fournis gratuitement par d'autres ministères

    Au cours de l'exercice, le Bureau du Conseil privé a reçu gratuitement des services de certains organismes de services communs relatifs aux locaux, cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires et indemnisation des accidentés du travail. Ces services gratuits ont été constatés comme suit dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle :

    (en milliers de dollars)
    2012 2011
    Installations 13 103 12 704
    Cotisations de l’employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires 8 694 8 416
    Indemnisation des accidentés du travail 1 1
    Total 21 798 21 121

    Le gouvernement a centralisé certaines de ses activités administratives de manière à optimiser l'efficience et l'efficacité de la prestation des programmes auprès du public. Le gouvernement fait donc appel à des organismes centraux et à des organismes de services communs, de sorte qu'un seul ministère fournisse gratuitement des services à tous les autres ministères et organismes. Le coût de ces services, qui comprennent les services de paye et d'émission des chèques offerts à tous les ministères et organismes par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, ne sont pas inclus dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle du Bureau du Conseil privé.
  2. Autres transactions entre apparentés

    (en milliers de dollars)
    2012 2011
    Revenus - autres ministères et organismes 73 -
    Charges - autres ministères et organismes 29 540 32 138

    Les charges inscrites à la section (b) n'incluent pas les services communs fournis gratuitement qui sont inscrites dans la section (a).

10. Transferts à destination d'autres ministères

À compter du 15 novembre 2011, le Bureau du Conseil privé a transféré la responsabilité d'une partie de ses activités reliées à la technologie de l'information aux Services partagés Canada conformément au décret C.P. 2011-1297, y compris la responsabilité de la gérance des éléments d'actif et de passif liés au programme. Par conséquent, le 15 novembre 2011, le Bureau du Conseil privé a transféré les éléments d'actif et de passif suivants d'une partie de ses activités reliées à la technologie de l'information aux Services partagés Canada :

2012
Actifs :
Charges payées d'avances (valeur comptable nette) 11
Immobilisations corporelles (valeur comptable nette) (note 7) 2 208
Total des actifs transférés 2 219
Passifs:
Indemnités de vacances et congés compensatoires 49
Avantages sociaux futurs (note 5) 156
Total des passifs transférés 205
Ajustement à la situation financière nette ministérielle 2 014

De plus, les chiffres correspondants de 2011 ont été reclassés à l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle pour que soient présentés les charges liées aux activités transférées. Du 1er avril 2011 au 14 novembre 2011, le montant des dépenses liées au transfert est de 2 734 000 $ (5 824 000 $ pour l'exercice 2010-2011 et 5 568 000 $ pour les résultats prévus de 2011-2012).

Du 15 novembre 2011 au 31 mars 2012, le Bureau du Conseil privé a continué d'administrer les activités transférées pour le compte des Services partagés Canada. Les charges administrées représentent 2 862 675 $ respectivement pour l'exercice. Ces charges ne sont pas enregistrées dans ces états financiers.

11. Information sectorielle

La présentation de l'information sectorielle est fondée sur l'architecture des activités des programmes du Bureau du Conseil privé. La présentation par secteur est fondée sur les mêmes conventions comptables décrites à la note 2, Sommaire des principales conventions comptables. Le tableau qui suit présente les charges engagées et les revenus générés pour les principales activités de programme, par principaux articles de dépenses et types de revenus. Voici les résultats de chaque segment pour la période :

(en milliers de dollars)
Soutien et conseils au Premier ministre et aux ministres du portefeuille Soutien et conseils au Cabinet et aux comités du Cabinet Leadership et orientation au sein de la fonction publique Commissions d'enquête Services internes 2012 2011
Redressé
(note 13)
Charges
Salaires et avantages sociaux 60 328 16 244 3 883 1 132 39 843 121 430 124 128
Services professionnels et spéciaux 2 714 1 191 366 6 333 5 911 16 515 17 787
Installations - - - 385 13 264 13 649 13 205
Transport et télécommunications 2 417 371 57 64 1 238 4 147 5 808
Acquisition de machines et de matériel 220 51 - 11 2 699 2 981 4 443
Achat de services de réparation et d’entretien 41 6 - 1 1 736 1 784 1 875
Information 1 286 140 6 60 97 1 589 2 272
Amortissement des immobilisations corporelles - - - - 1 378 1 378 1 487
Location 413 115 25 123 669 1 345 1 736
Services publics, fournitures et approvisionnement 205 23 4 16 719 967 1 216
Paiements de transfert - - - 2 660 - 2 660 1 857
Autres 85 1 - 1 580 667 1 177
Total des charges 67 709 18 142 4 341 10 786 68 134 169 112 176 991
Revenus
Revenus divers - - - - 48 48 62
Support aux services internes - - - - 73 73 -
Dividendes - Société immobilière du Canada limitée (note 12) - - - - - - 8 500
Revenus gagnés pour le compte du gouvernement - - - - (5) (5) (8 505)
Total des revenus - - - - 116 116 57
Coût net des activités poursuivies 67 709 18 142 4 341 10 786 68 018 168 996 176 934

12. Information additionnelle concernant les revenus du Bureau du Conseil privé

Les activités du Bureau du Conseil privé, par leur nature, ne génèrent pas de revenus significatifs. Il s'agit principalement de gains sur la disposition d’actifs, des frais liés à l’accès à l’information et le support aux services internes.

Cependant, le 6 août 2010, le leader du gouvernement à la Chambre des communes a été désigné à titre de ministre de tutelle de la Société immobilière du Canada limitée. La Société immobilière du Canada limitée est une société de la couronne fédérale partiellement financée par l’autorisation gouvernementale et verse des dividendes annuels au gouvernement fédéral. Comme le leader du gouvernement à la Chambre des communes est un ministre sous le portefeuille du Premier ministre, le paiement de dividende de la société immobilière du Canada limitée est fait au Bureau du Conseil privé, bien que ces revenus de dividendes ne soient pas le produit d’activités ministérielles.

Le 18 mai 2011, le décret C.P. 2011-0585 a désigné le ministre des Travaux publics et des services gouvernementaux au titre de ministre pour la Société immobilière du Canada limitée. En conséquence, les revenus du Bureau du Conseil privé n'incluent pas de dividendes pour l'exercice 2011-2012.

13. Modification comptable

En 2011, des modifications ont été apportées à la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor - États financiers des ministères et organismes pour améliorer la divulgation de l'information financière des ministères et organismes gouvernementaux. Les modifications entrent en vigueur pour les exercices financiers se terminant le 31 mars 2012 et les exercices ultérieurs. Les changements principaux aux états financiers du Bureau du Conseil privé sont décrits ci-dessous. Ces modifications ont été appliquées sur une base rétroactive et les informations comparatives pour 2010-2011 ont été redressées.

Les revenus sont maintenant présentés avec déduction faite des montants de revenus non disponibles à dépenser à nouveau dans l'état des résultats et de la situation financière nette du ministère. Ce changement a eu pour incidence d'augmenter le coût de fonctionnement net après le financement du gouvernement et les transferts de 5 000 $ en 2012 (8 505 000 $ en 2011).

La dette nette (représentant les passifs moins les actifs financiers) est maintenant présentée dans l'état de la situation financière. Pour accompagner ce changement, le Bureau du Conseil privé présente maintenant un état de la variation de la dette nette et ne présente plus un état de l'avoir.

Le financement du gouvernement et les transferts, ainsi que le crédit lié aux services fournis gratuitement par d'autres ministères, sont maintenant constatés dans l'état des résultats et de la situation financière nette du ministère sous le «coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts». Par le passé, le Bureau du Conseil privé constatait ces transactions directement dans l'état de l'avoir du Canada. Ce changement eu pour incidence de réduire le coût de fonctionnement net après le financement du gouvernement et les transferts qui se chiffrait à 5 000 $ pour 2012 (8 504 000 $ pour 2011).

(en milliers de dollars)
2011
Avant ajustment
Effet de la
modification
2011
Redressé
État des résultats et de la situation financière nette ministérielle
Revenus 8 562 (8 505) 57
Financement du gouvernement et transferts
Encaisse nette fournie par le gouvernement - 158 059 158 059
Variations des montants à recevoir du Trésor - 1 081 1 081
Services fournis gratuitement par d'autres ministères - 21 121 21 121
Éléments d'actif et de passif transférés entre ministères - - -

14. Information comparative

Les chiffres de l'exercice précédent ont été reclassés afin de les rendre conformes à la présentation adoptée pour l'exercice en cours.

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers 2011-2012

Note au lecteur

Depuis l'entrée en vigueur, le 1er avril 2009, de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, les ministères sont tenus de démontrer qu'ils se sont dotés d'un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF).

Dans le cadre de cette politique, les ministères doivent évaluer annuellement leur système de CIRF, établir des plans d'action pour apporter les ajustements qui s'imposent et joindre à leur Déclaration de responsabilité de la direction un sommaire des résultats de l'évaluation et du plan d'action. Cette exigence a été instaurée graduellement sur une période de trois ans. Comme le Bureau du Conseil privé (BCP) faisait partie de la troisième vague de mise en œuvre, il joint maintenant à sa Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers son premier sommaire des résultats de l’évaluation et du plan d’action.

Des systèmes efficaces de CIRF sont requis pour assurer la fiabilité de l'information contenue dans les états financiers et fournir l'assurance que :

  • les opérations sont dûment autorisées;
  • les documents financiers sont bien tenus;
  • les actifs sont protégés contre les risques que représentent le gaspillage, l'abus, les pertes, la fraude et la mauvaise gestion;
  • les lois, règlements et politiques applicables sont respectés.

Il importe de noter que le système de CIRF n'est pas conçu pour éliminer tous les risques, mais plutôt pour atténuer les risques en vue de les ramener à un niveau raisonnable au moyen de contrôles qui sont pondérés et proportionnels aux risques qu'ils visent à atténuer.

Le CIRF a donc pour objet d'atténuer les risques dans une mesure raisonnable, suivant l'application d'un processus permanent qui consiste à cerner les risques, à évaluer l'efficacité des mécanismes de contrôle et à les modifier au besoin, et à surveiller le système pour veiller à ce qu'il favorise une amélioration continue. En conséquence, l'étendue, le déroulement et l'état des évaluations que font les ministères de l'efficacité de leur système de CIRF varieront d'une organisation à l'autre en fonction des risques et des circonstances particulières à chaque entité.

Les états financiers du BCP n’ont pas fait l’objet d’une vérification externe, mais ils ont été examinés par le Comité ministériel de vérification.

1. Introduction

Le présent document est annexé à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers de l'exercice 2011-2012 du BCP. Il présente des renseignements sommaires sur les mesures prises par le BCP en vue de maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF). Plus particulièrement, il fournit de l'information sommaire sur les évaluations menées par le BCP jusqu'au 31 mars 2012, des renseignements sur les progrès, les résultats et les plans d'action connexes ainsi que les principales données financières permettant de comprendre l'environnement de contrôle propre au BCP.

1.1 Pouvoir, mandat et activités de programme

Le BCP est l'organisme de la fonction publique qui appuie le Premier ministre ainsi que le Cabinet et ses structures décisionnelles de façon impartiale. Dirigé par le greffier du Conseil privé, le BCP aide le gouvernement à réaliser sa vision et à donner suite avec rapidité et efficacité aux enjeux avec lesquels le gouvernement et le pays doivent composer. Il assume trois grands rôles :

  1. Conseiller du Premier ministre : Le BCP offre au Premier ministre, aux ministres du portefeuille et au Cabinet des conseils avisés et impartiaux en matière de politique ainsi qu'une information objective et de haut calibre;
  2. Secrétaire du Cabinet : Le BCP veille au quotidien à ce que le Cabinet et le gouvernement du Canada fonctionnent en douceur et avec efficacité;
  3. Leadership au sein de la fonction publique : Le BCP veille à ce que les Canadiens soient servis par une fonction publique de haut calibre qui donne des conseils et offre des services avec professionnalisme, et qui s'emploie à répondre aux normes de responsabilisation, de transparence et d'efficacité les plus rigoureuses.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les principaux rôles du BCP, veuillez consulter le site du BCP. Pour tout complément d'information sur les activités de programme du BCP, veuillez consulter la partie II du budget principal des dépenses.

Des renseignements détaillés sur le pouvoir, le mandat et les activités de programme du BCP se trouvent aussi dans son Rapport ministériel sur le rendement et son Rapport sur les plans et les priorités.

1.2 Principales données financières

Les états financiers du BCP n’ont pas fait l’objet d’une vérification externe, mais ils ont été examinés par le Comité ministériel de vérification. Les états financiers sont incorporés au Rapport ministériel sur le rendement annuel.

De plus amples renseignements se trouvent aussi dans les Comptes publics du Canada. Les principales données financières de 2011-2012 sont les suivantes :

  • Les dépenses totales sont de 169 112 000 $
  • Les dépenses salariales sont de 121 430 000 $
  • Les recettes totales du BCP sont de 116 000 $
  • La valeur comptable nette de l’actif total est de 22 308 000 $
  • Le passif total du BCP est de 33 188 000 $

Les résultats financiers sont exprimés dans les états financiers ministériels. Le BCP a utilisé en 2011-2012 le système financier SAP, en liaison avec un système de gestion des salaires appelé Planning and Budget Human Capital (PBHC).

1.3 Ententes de services afférentes aux états financiers

Le BCP a recours à d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers, et pour l’application d’un CIRF adéquat aux services qui lui sont fournis.

1.3.1 Recours à d'autres fournisseurs de services du gouvernement

Ententes courantes

  • Le système de paye à l'échelle du gouvernement et les systèmes centraux du receveur général administrés par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Les systèmes centraux comprennent six systèmes distincts, soit le Système normalisé des paiements (SNP), le Système des opérations bancaires du gouvernement (SOBG), le Système régional de paye (SRP), le grand livre du système de paye (GL-SP), le grand livre général du receveur général (GLG-RG) et le Système central de gestion des rapports financiers (SCGRF);
  • Locaux fournis sans frais par TPSGC;
  • Divers services fournis sans frais par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC), et le ministère de la Justice;
  • Le SCT fournit l’information nécessaire pour calculer les charges à payer et les provisions, notamment la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
  • Le ministère de la Justice fournit les renseignements nécessaires à la création de la note relative au passif éventuel dans les états financiers et ceux à inclure dans les Comptes publics.

Ententes particulières

  • Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) gère le système de comptabilité générale du BCP.
1.3.2 Services de secrétariat auxquels d'autres ministères recourent

Le BCP fournit des services administratifs généraux au Secrétariat de la Commission des nominations publiques (SCNP) et au Comité de surveillance des activités de renseignement de sécurité (CSRS); il se charge notamment pour eux de la pleine gamme des services financiers, dont l’établissement des états financiers.

1.4 Changements importants au cours de l'exercice 2011-2012

Les changements importants ci-dessous se sont produits au BCP au cours de l’exercice 2011-2012 :

  • Mme Michelle Doucet a été nommée sous-ministre adjointe, Services ministériels, et dirigeante principale des finances le 23 janvier 2012;
  • Mme Mary Ritchie a été nommée membre externe du Comité ministériel de vérification du BCP le 17 novembre 2011;
  • Un nouveau comité exécutif a été établi en janvier 2012; le comité ad hoc sur la gestion des ressources. Les responsabilités du comité sont décrites ultérieurement à la section 2.1;
  • Le Bureau du conseiller spécial en matière de passage de clandestins et de migration illégale a été créé au BCP.

2. Environnement de contrôle du BCP dans l'optique du CIRF

Le BCP reconnaît l'importance du leadership de la haute direction pour s'assurer que tous les employés de tous les échelons comprennent leurs rôles respectifs en ce qui concerne le maintien de l'efficacité des systèmes de CIRF, et qu'ils ont tous les outils nécessaires pour exercer leurs responsabilités. L'objectif du BCP est de continuellement améliorer son environnement de contrôle interne en utilisant une approche axée sur les risques et en investissant dans des ressources ciblées de façon à atteindre le niveau d'efficacité voulu à un coût raisonnable.

2.1 Positions, rôles et responsabilités clés

Ci-dessous sont énumérés les postes et les comités clés du BCP qui sont chargés de maintenir et d’examiner l’efficacité de son système de CIRF.

  • Sous-ministre (SM) – À titre d'administrateur des comptes, le sous-ministre assume globalement la responsabilité et la direction des mesures prises pour maintenir l'efficacité du système de contrôle interne. Dans ce rôle, le SM préside le Comité exécutif.
  • Secrétaire associé du Cabinet et sous-ministre (Affaires intergouvernementales) – Le secrétaire associé du Cabinet aide le sous-ministre à administrer le BCP, notamment sur le plan financier.
  • Dirigeant principal des finances (DPF) – Le DPF du BCP rend compte directement au SM. Il dirige la conception et le maintien d'un système de CIRF efficace et intégré, et veille notamment à ce que celui-ci fasse l'objet d'une évaluation annuelle. Le DPF exerce son leadership en matière de gestion financière au BCP et siège au Comité exécutif.
  • Adjoint au dirigeant principal des finances (ADPF) – L’adjoint au dirigeant principal des finances, conformément aux fonctions que lui délègue le DPF, est responsable de la conception et de la mise en œuvre de processus de gestion financière conformes à tous les contrôles internes obligatoires et souhaitables prescrits par la LGFP, les règlements et les politiques et directives du Conseil du Trésor.
  • Cadres supérieurs – Les cadres supérieurs du BCP sont responsables du maintien et de l'examen de l'efficacité du système de CIRF utilisé dans leur secteur de compétence.
  • Dirigeant principal de la vérification (DPV) – Le DPV du BCP relève directement du SM et assume son rôle quant à l’assurance au moyen de vérifications internes périodiques, telles qu’établies par le Plan de vérification axé sur les risques. De telles vérifications sont essentielles pour maintenir l’efficacité du système de CIRF.
  • Comité ministériel de vérification (CMV) – Le CMV est un comité consultatif qui soutient le SM; il se compose de trois membres externes, et de deux membres du Comité exécutif. Il adresse au SM des conseils et des recommandations objectifs sur les cadres et processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance.
  • Comité exécutif (CE) – Le Comité exécutif (CE) est le principal comité décisionnel du BCP. Il examine la gestion globale du Ministère et prend des décisions sur divers sujets, comme les ressources humaines, les questions budgétaires et financières, la planification ministérielle et les rapports sur le rendement, les langues officielles, l’informatique, la TI et la gestion de l’information. Le CE approuve les plans et les stratégies ministériels, et il supervise l’affectation des ressources et la gestion du risque à l’échelle du BCP.

2.2 Principales mesures prises par le BCP

L’environnement de contrôle du BCP comprend une série de mesures et d’outils pour aider les employés à gérer efficacement les risques, notamment en les y sensibilisant davantage et en leur fournissant les connaissances et les compétences appropriées. Cet environnement jette les bases pour l’organisme; il représente l’assise du contrôle interne en matière de rapports financiers. Les principales mesures prises par le BCP sont les suivantes :

  • un haut fonctionnaire est désigné champion des valeurs et de l’éthique;
  • un haut fonctionnaire est désigné agent de la divulgation, et un processus de divulgation interne est mis en place;
  • un processus de divulgation interne est mis en place, et un profil de risque de l’organisme est mis à jour deux fois l’an;
  • une exigence de titres comptables pour certains postes clés de gestion financière, ainsi qu’une unité spécialisée relevant de la DGF chargée des contrôles internes;
  • un plan de vérification interne fondée sur les risques;
  • des programmes de formation pour les gestionnaires sur les contrôles financiers et une communication régulière avec les employés concernant les principaux contrôles des secteurs de la gestion des finances et des marchés;
  • les instruments officiels de délégation des pouvoirs en matière de finances et de RH sont examinés et mis à jour régulièrement;
  • trois exercices d’examen financier panorganisationnel et plusieurs examens ciblés sont inclus dans le cycle de planification financière, dont le processus d’approbation est officiel;
  • des systèmes de TI pour le traitement des opérations financières et de la passation de marchés pour augmenter l’intégrité des données ainsi que la sécurité, ainsi que l’efficacité et l’efficience des transactions;
  • un groupe est chargé de superviser l’adjoint au dirigeant principal des finances responsable de la surveillance des CIRF;
  • les principaux processus opérationnels financiers et les contrôles connexes sont documentés;
  • projet d’administrateur des comptes : ce projet applique une approche fondée sur les risques afin d’étayer les principales politiques/directives/lois non financières;
  • des bilans financiers mensuels sont fournis aux gestionnaires, y compris la haute direction;
  • un cartable de vérification complet est préparé tous les ans;
  • un plan d’assurance et de surveillance de la qualité concernant les contrôles internes financiers afin d’assurer l’efficacité opérationnelle à long terme (cycle de 3 ans);
  • un cadre de contrôle de l'administration de la paye; pour examiner les principaux contrôles liés à la rémunération et aux avantages à RH et aux Finances;
  • une vérification des comptes fondée sur les risques selon une méthode d’échantillonnage pour les transactions salariales et non salariales;
  • activités mensuelles d'assurance et de surveillance de la qualité concernant les cartes de crédit;
  • une grille de contrôle de la qualité basé sur l’article 34 de la LGFP pour évaluer la qualité des examens menés par les gestionnaires;
  • un cadre de contrôle de la gestion comprenant les principaux contrôles financiers et non financiers en place au Bureau du Conseil privé.

3. Évaluation du système de CIRF du BCP

3.1 Approche

En 2004, le gouvernement du Canada a lancé une initiative visant à évaluer la capacité des ministères à tenir des vérifications de leurs états financiers axées sur les contrôles en se fiant au bon fonctionnement des contrôles internes. Donc, en 2007, le BCP a chargé des experts-conseils de mener une évaluation de l’état de préparation à la vérification des états financiers. Cette évaluation a servi de base au BCP pour poursuivre son examen des contrôles internes et la préparation des états financiers vérifiés fondés sur les contrôles.

En 2008, une petite section a été créée au sein de la Division des finances et de la planification ministérielle afin de travailler sur les contrôles internes. La même année, une firme d’experts-conseils a été embauchée pour élaborer un cadre de contrôle de la gestion financière et soutenir la conception et l’examen des principaux contrôles internes et processus financiers. Une approche fondée sur le risque a été utilisée pour cerner les principaux processus et contrôles, puis les processus opérationnels ont été documentés. De plus, un plan d’assurance et de surveillance de la qualité des contrôles financiers a été mis sur pied pour garantir l’efficacité des contrôles à long terme.

Qu’il s’agisse de soutenir les vérifications fondées sur le risque ou respecter les exigences de la Politique sur le contrôle interne, le BCP doit être en mesure de maintenir un système efficace de CIRF pour fournir l’assurance raisonnable que :

  • les transactions sont adéquatement autorisées;
  • les dossiers financiers sont bien gérés;
  • les biens sont protégés;
  • les lois, règlements et politiques applicables sont observés.

Au fil du temps, le processus a inclus l'évaluation de l'efficacité de la conception et du fonctionnement du système de CIRF, ce qui se traduit par la surveillance et l'amélioration continues du système ministériel de CIRF.

L'efficacité de la conception signifie qu'il faut s'assurer de déterminer les principaux points de contrôle, de les documenter, de les mettre en place et d'apporter des corrections, au besoin. Cela comprend la mise en correspondance des processus et des systèmes de TI cruciaux avec les principaux comptes des états financiers.

L'efficacité du fonctionnement signifie que l'application des contrôles clés a été vérifiée sur une période définie et que les corrections ont été apportées.

De telles modifications couvrent tous les niveaux de contrôles ministériels, tant au niveau de l'organisation ou de l'entité, qu'au niveau des systèmes généraux.

3.2 Méthodologie

En vue de se préparer à la vérification fondée sur les contrôles, le BCP, avec l'aide d'un cabinet d'expert-conseil indépendant externe, a examiné ses états financiers et a dégagé les processus opérationnels importants et les principaux contrôles. Il a par la suite cerné les lacunes potentielles à l'intérieur du cadre de contrôle interne ainsi que le niveau de risque connexe. Il a d'abord relevé les contrôles généraux au niveau de l'entité, puis les contrôles de processus opérationnels. Les principaux processus opérationnels suivants ont été cernés :

Cartes de spécimen de signature, réconciliation des salaires et des traitements, SGS et système de rémunération de TPSGC, Autorisation de voyages et avances, Demandes d’indemnité de déplacement (Canada/États-Unis et à l’étranger), Accueil, Autres biens, Autres services, Produits à recevoir, Dépôts, Créditeurs à la fin de l'exercice et sommes à recevoir à la fin de l'exercice, Obligations éventuelles, Comptes à fin déterminée, Réconciliation de comptes de contrôle, Immobilisations.

D’autres processus ont également été documentés et examinés après ceux-ci.

Dans chaque cas, les étapes suivantes ont été complétées pour l’essentiel :

  • confirmation de l'efficacité de l'environnement de contrôle de l'ensemble de l'organisation, essentielle aux contrôles internes effectués au niveau des processus opérationnels;
  • mise à jour de la documentation interne portant sur les contrôles en fonction des changements apportés aux processus, et des contrôles internes en matière de rapports financiers, y compris les liens avec les politiques et procédures, et confirmation du fait que ces changements ont atténué les risques cernés sur le plan de la conception;
  • mise en correspondance des processus clés à l'aide de graphiques et de diverses approches narratives afin de cerner les principaux risques et points de contrôle;
  • examen de chacun des processus opérationnels afin de confirmer que les contrôles obtenaient l'efficacité décrite dans la documentation de conception.

4. Résultats d'évaluation

Dans le cadre de l'évaluation de ses contrôles clés, le BCP s'est concentré sur l'efficacité de la conception et du fonctionnement, et a commencé à confirmer la mise en œuvre des contrôles.

4.1 Efficacité de la conception des contrôles clés

Dans le cadre des essais sur l'efficacité de la conception, le BCP a créé de la documentation sur les processus opérationnels à risque élevé et quelques autres processus, puis a validé les processus clés auprès des intervenants. Il a vérifié si les processus documentés correspondaient à la réalité. Des changements mineurs ont été apportés à la documentation ou au processus, au besoin.

4.2 Efficacité opérationnelle des contrôles clés

Au BCP, l’efficacité opérationnelle est évaluée en fonction d’un plan d’assurance et de surveillance de la qualité qui suit un cycle de trois ans. Ce plan a été mis en place durant l’exercice 2010-2011. Depuis, le BCP a été en mesure d’examiner sept processus opérationnels clés, dont les contrôles pour la plupart fonctionnaient bien. Ceux qui ne fonctionnaient pas bien ont été identifiés et des mesures correctives ont été prises.

De plus, durant l’exercice 2010-2011, une firme d’experts-conseils a été embauchée par le BCP pour effectuer une vérification fictive des états financiers de fin d’exercice de 2009-2010 du BCP. Les principaux contrôles internes ont été examinés, et l’on a jugé que le système de contrôle interne en matière de rapports financiers du BCP était efficace.

5. Plan d'action du BCP

5.1 Progrès réalisés au 31 mars 2012

Depuis 2010-2011, le BCP a fait des progrès constants pour ce qui est d’évaluer et d’améliorer ses contrôles. Voici un résumé des progrès réalisés :

  • examen de l’efficacité opérationnelle de sept processus et contrôles opérationnels clés (les révisions sont fondées sur le plan d’assurance et de surveillance de la qualité du BCP concernant les contrôles financiers internes garantissant l’efficacité opérationnelle à long terme (cycle de trois ans);
  • renforcement des contrôles liés à l’approbation au sens de l’article 32 de la LGFP;
  • élaboration d’un cadre de contrôle de la gestion énonçant les principaux contrôles financiers et non financiers;
  • communication aux gestionnaires du BCP et à leurs adjoints administratifs des conclusions sur les principales lacunes découlant des activités de surveillance financière;
  • documentation d’un nouveau processus opérationnel; budgétisation et établissement de rapports;
  • mise en œuvre d’un nouveau processus de gestion des comptes à fin déterminée du BCP;
  • mise en œuvre de l’échantillonnage en application de l’article 33 de la LGFP concernant les transactions salariales et non salariales;
  • examen du tableau de délégation de pouvoirs financiers du BCP pour l’harmoniser à la nouvelle politique du Conseil du Trésor sur la gestion des dépenses de voyage, d'accueil et de conférences;
  • officialisation du processus d’approbation des états financiers prospectifs et des rapports financiers trimestriels;
  • mise en place d’un nouveau logiciel automatisant partiellement la production des états financiers prospectifs et des rapports financiers trimestriels;
  • vérification interne sur la gouvernance ministérielle afin d’évaluer le mécanisme de gouvernance du BCP.

5.2 Plan d'action pour le prochain exercice et les exercices subséquents

En 2012-2013, le BCP prévoit :

  • officialiser le processus d’approbation des comptes publics et des états financiers de fin d’année en formalisant le processus de signatures aux différents niveaux d’approbation et en documentent le processus;
  • évaluer l’efficacité opérationnelle des contrôles au niveau de l’entité afin d’assurer leurs bons fonctionnements et de faire, si nécessaires, les correctifs requis. Les contrôles au niveau de l’entité sont des contrôles non-financiers qui se situent au haut de la structure organisationnelle et qui peuvent faire augmenter le risque d’erreurs ou de fraudes;
  • tenir à jour, au besoin, le cadre de contrôle de la gestion du BCP suite à l’introduction ou la revue de contrôles financiers et non financiers;
  • mettre en œuvre de Code d’éthique du BCP;
  • resserrer la structure de gouvernance du BCP en implantant les recommandations résultant d'une vérification interne sur la gouvernance.

En 2013-2014 et durant les années subséquentes, le BCP prévoit :

  • mettre en place un module de gestion des actifs intégré à son système financier;
  • mettre en place un tableau de délégation des pouvoirs financiers intégré à son système financier;
  • mettre en place un module de gestion des salaires intégré à son système financier.