Annexe A - Critères de vérification détaillés

Les cinq (5) critères suivants ont été appliqués pendant la phase de l’examen afin d’évaluer le caractère adéquat du CCG pour la prestation de services relatifs aux salaires et aux avantages sociaux au personnel du BCP :

  1. La structure organisationnelle (instructions, rôles et responsabilités, ressources et répartition des tâches, et communication) est adéquate et garantit la prestation efficace et efficiente des services ainsi que l’intégrité financière.

    Des sous-critères connexes ont été employés afin d’évaluer la mesure dans laquelle :

    • le mandat, les pouvoirs et la responsabilité à l’égard du versement des salaires et des avantages sociaux sont clairement définis et communiqués au sein du ministère;
    • les rôles et les responsabilités sont bien définis et clairement communiqués;
    • les buts et les objectifs des fonctions liées à la rémunération, aux avantages sociaux et aux heures supplémentaires sont énoncés dans les plans stratégiques et opérationnels des RH;
    • une stratégie interne d’atténuation des risques liés à la fonction Rémunération (salaires et avantages sociaux) a été mise en place;
    • des attentes de rendement en rémunération (ainsi que certaines attentes de rendement en dotation et en classification) dont les gestionnaires, les superviseurs et l’organisation sont comptables se traduisent par des normes qui sont communiquées à la direction du BCP et servent à mesurer le rendement.
  2. L’intégration des processus internes du BCP (SGRH, SGS et SGF) avec les systèmes centralisés des salaires et des avantages sociaux du SCT et de TPSGC, et les contrôles et exigences connexes en matière de procédures et de finances liées à la gestion de la rémunération et des heures supplémentaires garantissent l’efficacité et l’efficience du processus d’administration de la rémunération.

    Des sous-critères connexes ont été employés afin d’évaluer la mesure dans laquelle :

    • des vérifications des systèmes de gestion des finances et des RH sont effectuées en vue de confirmer le respect des politiques du SCT et des indicateurs et normes relatifs au traitement et à la consignation des mouvements de paye;
    • lorsqu’il y a lieu, les recommandations des vérifications ou les plans d’amélioration sont mis en œuvre conformément aux plans d’action de la direction;
    • des contrôles adéquats ont été établis et mis en œuvre en ce qui concerne les mouvements de paye (finances et RH);
    • les processus de paye sont efficients, efficaces et conformes au Cadre de contrôle de l’administration de la paye établi par le Bureau du contrôleur général (BCG).
  3. Les services de paye aux cadres et les services de paye ordinaires sont assurés de façon constante et efficiente aux employés du BCP et sont conformes aux documents législatifs, politiques du CT, directives et conventions collectives.

    Des sous-critères connexes ont été employés afin d’évaluer la mesure dans laquelle les mouvements suivants sont autorisés, sont effectués en temps opportun, et sont conformes aux lois et règlements, politiques et directives du SCT et du ministère, et conventions collectives ou conditions d’emploi en vigueur :

    • port à l’effectif (PE);
    • retrait de l’effectif (RE);
    • avantages sociaux et allocations;
    • augmentations d’échelon;
    • rémunération au rendement;
    • congé non payé (CNP);
    • rémunération d’intérim;
    • indemnités d’invalidité;
    • paye pour services supplémentaires (les heures supplémentaires rémunérées en congés compensatoires n’ont pas été prises en compte, puisqu’elles ne donnent pas lieu à un paiement; elles sont plutôt inscrites comme congés compensatoires dans le système PeopleSoft des RH).
  4. Les processus de gestion des salaires entourant l’autorisation et l’inscription de renseignements dans les systèmes de gestion des RH et des finances du BCP font l’objet de contrôles adéquats et sont conformes à la délégation des pouvoirs de signature du BCP en matière de RH et de finances.

    Des sous-critères connexes ont été employés afin d’évaluer la mesure dans laquelle :

    • les mouvements de paye sont amorcés par le gestionnaire, par l’employé, par la Division des finances du BCP ou par le SCT;
    • le contrôle par les pairs et par le superviseur est exercé avant que les mouvements soient soumis pour paiement;
    • les gestionnaires exercent la responsabilité en matière de vérification des comptes que leur confère l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) en vérifiant l’exactitude des dépenses;
    • les approbations en vertu de l’article 33 de la LGFP fournissent une assurance quant au caractère adéquat de la vérification effectuée aux termes de l’article 34 de la LGFP et démontrent l’existence d’une séparation suffisante des tâches entre les agents de la paye et des finances;
    • les dossiers de rémunération des employés sont complets et exacts;
    • les données que fournissent les systèmes automatisés sont complètes, exactes et fiables.
  5. La direction reçoit des renseignements exhaustifs, opportuns et exacts sur les dépenses au titre des salaires et des avantages sociaux et sur les questions administratives.

    Des sous-critères connexes ont été employés afin d’évaluer la mesure dans laquelle :

    • un processus a été établi pour informer la haute direction des problèmes importants, y compris les déficiences du contrôle;
    • des renseignements financiers et autres sont fournis à la haute direction, et ces renseignements sont exacts, pertinents et opportuns et ont fait l’objet des processus d’assurance de la qualité;
    • la responsabilité en matière de rapports est clairement communiquée et exercée en conséquence.

    Critères appliqués aux mouvements liés aux heures supplémentaires

    • Un relevé détaillé des heures supplémentaires travaillées indiquant les dates et les heures de début et de fin a été établi.
    • L’employé a signé et daté le formulaire d’autorisation des heures supplémentaires.
    • La raison pour laquelle les services supplémentaires étaient nécessaires est documentée et autorisée à l’avance (signature et date) par un gestionnaire exerçant ce pouvoir en vertu d’une délégation conforme – inclure le nom et la date. (Art. 32)
    • Le mouvement figure dans le rapport sur les paiements supplémentaires.
    • La rémunération est fondée sur le taux de rémunération en vigueur selon la convention collective.
    • L’employé n’était pas en congé lorsque les heures supplémentaires ont été effectuées.
    • Aucun élément n’indique que l’employé a pris la décision de faire des heures supplémentaires.
    • Les services supplémentaires sont étayés par une justification claire lorsque l’employé a travaillé plus de 48 heures au cours d’une semaine.

    Critères appliqués à l’ensemble des mouvements (articles 32, 33 et 34 de la LGFP)

    • Élément attestant que la vérification du pouvoir de signature en vertu de l’article 34 de la LGFP a été effectuée (liste de contrôle paraphée par le conseiller en rémunération).
    • Élément attestant que le contrôle par les pairs a été effectué (liste de contrôle paraphée par l’examinateur)
    • Élément attestant que la vérification finale de la paye a été effectuée par le gestionnaire aux termes de l’article 34.2 de la LGFP.
    • Le gestionnaire possède le pouvoir d’autoriser les heures supplémentaires.
    • Une documentation suffisante figure au dossier.

    Critères appliqués pour évaluer l’efficience

    • Efficience (temps écoulé entre la date d’entrée en vigueur et l’achèvement du traitement de la paye).
    • Date à laquelle le formulaire d’autorisation des heures supplémentaires est signé par le gestionnaire (article 34.1 de la LGFP).
    • Date à laquelle le formulaire d’autorisation des heures supplémentaires est reçu à la Section de la rémunération.
    • Date d’exécution du mouvement