Vérification de la gestion et de l’utilisation des cartes d’achat

Rapport final
20 mai 2016

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Table des matières

  1. Acronymes utilisés dans le présent rapport
  2. 1.0 Introduction
    1. 1.1 Autorité
    2. 1.2 Objectif
    3. 1.3 Portée
    4. 1.4 Critères de vérification
    5. 1.5 Approche et méthodologie
    6. 1.6 Énoncé de conformité
  3. 2.0 Conclusion
  4. 3.0 Résultats de la vérification et recommandations
    1. 3.1 Rôles et responsabilités et formalisation des processus d’affaires
    2. 3.2 Formation et outils à l’intention des responsables des cartes d’achat
  5. 4.0 Réponse de la direction
  6. 5.0 Plan d'action de la direction

Acronymes utilisés dans le présent rapport

GCC Gestionnaire du centre de coûts
LGFP Loi sur la gestion des finances publiques
DFPM Division des finances et de la planification ministérielle
BCP   Bureau du Conseil privé
CT Conseil du Trésor

1.0 Introduction

Au gouvernement fédéral, la gestion et l’utilisation des cartes d’achat sont principalement régies par la Directive sur les cartes d’achat de 2009 (la Directive) du Conseil du Trésor (CT) et par la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). La Directive appuie la Politique du CT sur le contrôle interne de 2009 et établit une approche cohérente en matière de contrôles financiers efficaces pour l’administration des cartes d’achat dans les ministères. Selon la Directive, ces cartes  sont « … des cartes de paiement qui offrent un moyen pratique de se procurer et de payer des biens et des services tout en maintenant le contrôle financier ». L’utilisation de ces cartes simplifie l’achat de biens et de services de faible valeur, et peut permettre de réaliser des économies dans le traitement des achats et des dépenses.

Pour se conformer à la Directive et aux politiques pertinentes du CT, le BCP a élaboré sa propre Politique sur les cartes d’achat (la Politique) en 2010. La Politique décrit le cadre des mesures de surveillance en matière de gestion et de finances en place pour la gestion efficace du Programme de cartes d’achat du Ministère.

L’utilisation des cartes d’achat comporte un certain degré de risque inhérent de fraude puisque les détenteurs de carte reçoivent des cartes de crédit pour acheter des biens ou des services. Étant donné que la valeur limite en dollars de ces cartes va de cinq mille à cent mille dollars selon le poste qu’occupe le détenteur au BCP, le niveau de risque varie. La plupart des cartes ont une faible valeur en dollars et sont émises au personnel administratif qui les utilise pour des achats de faible valeur (p. ex., des fournitures de bureau). Un nombre limité de cartes à valeur plus élevée est émis aux cadres supérieurs qui peuvent les utiliser pour des achats ayant une valeur monétaire plus élevée, souvent en raison de circonstances non habituelles (p, ex. urgence). Étant donné que la gestion et l’utilisation des cartes d’achat au BCP n’ont pas déjà fait l’objet d’une vérification interne ni d’un examen, l’évaluation du cadre de contrôle connexe fournit une assurance sur ce cadre et soutient la prévention et la détection de la fraude.

1.1 Autorité

La vérification de la gestion et de l’utilisation des cartes d’achat a été approuvée par le greffier du Bureau du Conseil privé dans le cadre du Plan de vérification axé sur le risque de 2015-2016 à 2017-2018 du BCP.

1.2 Objectif

Cette vérification a comme objectif général de fournir l’assurance que le cadre de contrôle du BCP pour la gestion et l’utilisation des cartes d’achat est adéquat et efficace.

1.3 Portée

La portée de cette vérification comprenait le cadre des mesures de surveillance en matière de gestion et de finances en place en vue d’assurer une gestion efficace du Programme de cartes d’achat du BCP, notamment la concordance de la Politique sur les cartes d’achat du BCP avec la Directive sur les cartes d’achat du CT.

1.4 Critères de vérification

Pour atteindre l’objectif de la vérification, l’équipe de vérification et la direction se sont entendues sur les sept critères de vérification suivants pour établir les attentes de base concernant le cadre de contrôle du BCP sur la gestion et l’utilisation des cartes d’achat :  

  1. Les rôles et responsabilités des détenteurs de carte d’achat sont : bien définis, conformes à la Directive du CT, documentés, communiqués et distincts.
  2. Des structures de gouvernance appropriées ont été mises sur pied afin de permettre le renvoi des problèmes liés à l’utilisation des cartes d’achat à des échelons supérieurs et leur résolution.
  3. Des mécanismes de surveillance officiels sont en place pour confirmer l’autorisation appropriée et la conformité de chacune des dépenses.
  4. Des processus efficaces ont été mis en place et documentés. Ils fonctionnent comme prévu pour l’approbation appropriée de tous les achats par carte et la conservation de pièces justificatives suffisantes pour assurer la conformité à la Directive et aux politiques pertinentes.
  5. Des processus pour l’émission, l’annulation et la documentation des cartes d’achat ont été établis. Ils sont conformes aux politiques et aux lignes directrices pertinentes, et fonctionnent comme prévu.
  6. Une formation officielle et des outils ont été élaborés à l’intention des détenteurs de cartes et des gestionnaires de centres de coûts.
  7. Les cartes d’achat, y compris les renseignements sur les comptes et les documents relatifs aux transactions, sont adéquatement sécurisés.

1.5 Approche et méthodologie

La vérification s’est faite en trois étapes : planification, examen et rapport. À l’étape de la planification, l’équipe de projet a mené des entrevues avec des représentants du BCP, recueilli et examiné des documents pertinents et réalisé une évaluation des risques pour s’assurer que l’objectif et la portée de la vérification étaient centrés sur les secteurs les plus importants et les plus à risque. L’équipe a proposé des critères de vérification pour l’étape de l’examen, rédigé un document de planification de la vérification qui documentait les résultats de l’étape de planification, présenté les critères de vérification proposés, puis obtenu l’accord de la direction concernant ces critères. À l’étape de l’examen, l’équipe a appliqué les procédures d’essai énoncées dans le document de planification de la vérification. Elle a ensuite analysé les transactions par carte d’achat et les documents à l’appui afin d’obtenir les renseignements nécessaires et les données de la vérification pour tirer des conclusions par rapport aux critères de vérification préétablis.

Une fois l’étape de l’examen terminée, les conclusions de la vérification ont été formulées et validées auprès des niveaux de direction appropriés. Un rapport de vérification provisoire a été préparé et présenté à la sous-ministre adjointe intérimaire de la Direction des services ministériels pour approbation et en vue de l’élaboration d’un plan d’action de la direction visant à donner suite aux recommandations de la vérification (voir section 5.0). Au BCP, les rapports de vérification préliminaires, y compris les plans d’action de la direction, sont présentés au Comité de vérification du Ministère aux fins d’examen et d’approbation. Ils font ensuite l’objet d’une recommandation conjointe du dirigeant principal de la vérification et du président du Comité de vérification auprès du greffier du Conseil privé en vue de leur approbation officielle.

1.6 Énoncé de conformité

Selon mon opinion professionnelle à titre de dirigeant principal de la vérification, cette vérification est conforme aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme l’attestent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité du BCP.

Original signé par:

Dirigeant principal de la vérification
Jim Hamer

2.0 Conclusion

Le BCP a mis en place un cadre de contrôle adéquat pour la gestion efficace des cartes d’achat, mais il est possible d’en améliorer certains éléments précis. Le cadre comprend la Politique sur les cartes d’achat de 2010 du BCP qui s’harmonise bien avec la Directive du CT sur les cartes d’achat de 2009.Il comporte des structures qui facilitent le renvoi des problèmes associés à l’utilisation des cartes d’achat aux échelons supérieurs et leur résolution, et des directives pour assurer l’approbation des transactions par carte d’achat par les gestionnaires qui détiennent les pouvoirs nécessaires. Ces transactions doivent, dans la plupart des cas, être étayées par une documentation suffisante. Les contrôles exercés sur la distribution et la collecte des cartes et la surveillance et l’examen des transactions par carte sont assurés par la Division des finances et de la planification ministérielle (DFPM). Toutefois, les résultats de la vérification montrent qu’il est possible d’améliorer i) la documentation des processus opérationnels connexes de la DFPM et ii) la méthode utilisée pour encadrer et former les détenteurs de cartes et les gestionnaires de centres de coûts (GCC). 

Les sections suivantes décrivent en détail les conclusions et les recommandations découlant de  la vérification ainsi que la réponse de la direction et le Plan d’action.

3.0 Résultats de la vérification et recommandations

3.1 Rôles et responsabilités et formalisation des processus d’affaires

Comme nous le soulignons en introduction du présent rapport, l’utilisation des cartes d’achats est un moyen facile et pratique de faire l’achat de biens et de services tout en permettant d’assurer le contrôle sur les finances. Elles simplifient les achats de biens et de services de faible valeur et ont le potentiel de générer des économies dans le traitement des approvisionnements et des dépenses. Les rôles et les responsabilités des personnes qui s’occupent des cartes d’achat au BCP sont décrits de façon générale dans les documents d’autorisation qui ont été distribués à tous les intervenants. La Politique sur les cartes d’achats du ministère décrit les rôles et les responsabilités générales des détenteurs de cartes, des GCC et de la DFPM. La politique indique notamment que, aux termes de l’article 34 de la LGFP, les GCC doivent confirmer par leur signature que les biens et les services achetés ont bien été reçus, et que les détenteurs de cartes d’achat doivent obtenir l’autorisation des GCC et en donner une copie à la DFPM, avec les factures originales, pour que les transactions soient traitées. Cependant, en ce qui concerne les autorisations préalables obligatoires que les GCC mandatés par la LGFP doivent fournir aux termes de l’article 32 de la LGFP, la politique mentionne que le détenteur de carte ne doit obtenir qu’une autorisation préalable par écrit – elle ne mentionne pas que le détenteur ait à obtenir cette autorisation auprès d’un GCC, ni que le détenteur de carte ait à présenter à la DFPM une preuve de cette autorisation préalable.

Les différentes unités organisationnelles du BCP qui présentent des demandes de cartes d’achat à la DFPM utilisent le « Formulaire de demande de carte d’achat ». Lorsqu’une telle demande est présentée, le détenteur de la carte doit remplir et signer différents documents, dont une « Reconnaissance des responsabilités de l’employé détenteur d’une carte de frais de l’entreprise », incluant une description générale des rôles et des responsabilités. Des échantillons de ces formulaires ont été mis à l’essai pendant la vérification. Pour les cartes d’achat actives, les résultats des tests indiquent que tous les demandeurs, à l’exception de deux (2), ont présenté les documents nécessaires pour justifier leurs demandes et les limites de fonds associées aux cartes demandées, et que les demandes ont été autorisées par les personnes responsables. Dans les deux (2) cas d’exceptions, la DFPM a fourni des explications à l’équipe de la vérification qui ont été jugées raisonnables selon les circonstances. De plus, au mois d’octobre 2015, les DFPM ont analysé les formulaires pour relever les cas où les formulaires ne pouvaient être localisés ou lorsque les détenteurs de cartes n’avaient pas signé les bons formulaires. Dans tous ces cas, les DPFM ont demandé aux détenteurs de cartes de signer les bons documents. L’équipe de la vérification a également comparé la plus récente liste des détenteurs actuels de la DPFM avec la liste des détenteurs actifs de l’institution financière qui fournit les cartes et les comptes connexes au BCP. Tous les détenteurs de cartes et leurs limites de fonds respectives figurant sur la liste de la DPFM figuraient également aux dossiers de l’institution financière.

Les entrevues menées auprès des détenteurs de cartes, des GCC et des DPFM ont permis de vérifier que les rôles et les responsabilités associés à la gestion et l’utilisation des cartes d’achat avaient été communiqués et sont pour la plupart bien compris. Cependant, selon les résultats, certaines responsabilités des GCC ne sont pas bien comprises, notamment certaines responsabilités associées au retour des cartes lorsqu’une personne quitte le BCP, et le niveau de vérification que le GCC doit faire pour vérifier l’admissibilité des achats faits avec les cartes. Mis à part les rôles et les responsabilités de nature générale qui sont décrits dans la Politique, la vérification a révélé qu’il n’existe aucun document consacré à la description détaillée des rôles et responsabilités à l’intention des intervenants. Par conséquent, les responsabilités décrites dans la Politique sont sujettes à divers degrés d’interprétation et de compréhension, par les détenteurs de cartes et leurs GCC.

Étant donné que les responsabilités associées à certains aspects de la gestion des cartes d’achat en cas de départ du BCP ne sont pas comprises de façons uniformes, les désactivations des cartes d’achat présentent des risques potentiels. D’ailleurs, la direction a reconnu qu’il y avait des problèmes avec le processus général des départs et y a apporté des modifications. Selon le nouveau processus, qui est actuellement à l’essai au BCP, lorsque le départ ou le déménagement d’un détenteur de carte du BCP est annoncé, un « Formulaire d’avis de départ » doit immédiatement être envoyé pour en informer le personnel du BCP concerné. En utilisant une liste de vérification, le détenteur doit obtenir la signature d’autorisation de chaque division du BCP confirmant qu’il a bien retourné tous les biens du BCP en sa possession (dont les cartes d’achat). La DPFM a souligné que ce processus révisé permet de désactiver plus rapidement les cartes d’achat et de diminuer les risques conséquents qui avaient été déterminés.

La DPFM utilise elle-même différentes listes de vérification et d’autres outils pour gérer ses responsabilités en matière de cartes d’achat, incluant le traitement des transactions. Les tests faits dans le cadre de la vérification ont révélé que la DPFM examine en détail ces transactions et examine da façon générale les états de compte mensuels fournis par l’institution financière afin de relever et de régler tous les problèmes associés à des transactions qui semblent inhabituels ou hors de l’ordinaire. Selon les résultats de ces tests, il n’y a pas lieu de soupçonner de fraudes inhérentes à l’utilisation des cartes d’achat, mais les processus d’examen des transactions et des documents connexes associés aux cartes ne sont pas formellement documentés de manière détaillée. De plus, même s’il existe des processus pour transmettre les problèmes relevés dans l’utilisation des cartes d’achat aux échelons supérieurs de la DPFM, ces processus sont eux-mêmes insuffisamment documentés. Par conséquent, on se fie beaucoup sur les connaissances, l’expérience et la spécialisation des employés de la DPFM pour traiter les transactions et vérifier correctement les opérations. Une approche incohérente ou des contrôles insuffisants pourraient mettre à risque les transactions associées aux cartes d’achat, en particulier s’il y a un roulement des employés de la DPFM responsables du traitement de ces transactions. Étant donné la diversité et le nombre des intervenants, incluant la DPFM, qui participent à la gestion et à la surveillance de l’utilisation des cartes d’achat, une documentation plus formelle assurerait une compréhension plus claire et plus cohérente de la gestion et de l’utilisation des cartes conformément aux attentes du ministère. Des processus mieux documentés faciliteraient également l’orientation et la formation des nouveaux employés.

Recommandations

Le sous-ministre adjoint de la Direction des services ministériels devrait élaborer un court document facile à consulter qui donnerait aux détenteurs de cartes et à leurs gestionnaires de centres de responsabilités des informations complètes sur l’ensemble de leurs rôles et de leurs responsabilités associés à la gestion et l’utilisation des cartes d’achat.

Le sous-ministre adjoint de la Direction des services ministériels devrait s’assurer que tous les processus opérationnels et les procédures de la DPFM en matière de gestion et d’utilisation de cartes d’achat sont formellement documentés.

3.2 Formation et outils à l’intention des responsables des cartes d’achat

La Politique sur les cartes d’achats de 2010du BCP décrit comment les cartes doivent être utilisées pour l’achat de biens et de services non professionnels de faible valeur. Elle décrit les types d’achats qui sont proscrits avec une telle carte, comme la formation linguistique, les frais d’adhésion, les meubles de bureau et toutes dépenses liées aux voyages. Les dépenses d’hébergement peuvent être payées avec une carte d’achat, mais un « Formulaire d’hébergement » préautorisé doit être signé par un gestionnaire ayant les pouvoirs financiers délégués.

Lorsqu’ils reçoivent leur carte d’achat, les détenteurs reçoivent également un document d’une page sur les « Obligations des détenteurs de cartes » qui décrit brièvement certaines restrictions à l’utilisation des cartes d’achat. De plus, les détenteurs reçoivent un formulaire de « Reconnaissance des responsabilités de l’employé détenteur d’une carte de frais de l’entreprise » qu’ils doivent lire, signer et dater avec leur GCC. Ce formulaire indique que le détenteur de carte reconnait recevoir une carte d’achat dont il se servira dans le cadre de ses fonctions régulières, que toutes les transactions doivent être préautorisées par un gestionnaire ministériel ayant le pouvoir d’engager des dépenses en vertu de l’article 32 de la Loi sur la gestion des dépenses, et qu’il est responsable de la sécurité des cartes qui lui sont confiées.

Pendant la phase d’examen de la vérification, un échantillon des achats faits avec les cartes a été examiné pour déterminer si les détenteurs avaient fourni tous les documents nécessaires, notamment les préautorisations obligatoires des transactions par les GCC, en vertu de l’article 32, et les confirmations obligatoires, en vertu de l’article 34, que les biens et les services achetés ont bien été reçus. On a également vérifié si la DPFM avait examiné adéquatement ces transactions pour s’assurer qu’elles étaient conformes à la politique. Toutes les autorisations écrites à fournir en vertu de l’article 34 avaient été présentées, mais les préautorisations des achats à fournir en vertu de l’article 32 n’avaient pas été fournies dans environ 28 % des cas vérifiés. Ces résultats confirment que le personnel de la DPFM doit consacrer du temps et des efforts additionnels pour recueillir les préautorisations obligatoires des détenteurs de cartes, ce qui diminue l’efficacité du traitement des transactions.

De même, la politique du BCP fixe une limite de 1000 $ par transaction faite au moyen d’une carte d’achat pour l’acquisition de biens et de services non professionnels de faible valeur. 1 Cependant, les résultats de la vérification indiquent que les GCC ont approuvé des montants plus élevés. Aucun contrôle ni aucune fonction de remise en question à la DPFM ne sont en place pour s’assurer que ce montant maximal n’est pas dépassé. Selon les discussions tenues avec les détenteurs de cartes, les GCC et les responsables de la DPFM, il semble que cette limite est considérée comme déraisonnable dans le contexte actuel, car de nombreux achats qui doivent être faits dépassent cette limite. Ceci est particulièrement vrai dans les divisions du BCP qui ont des besoins opérationnels distincts et dont les achats peuvent être différents de la norme.

Les tests et les entrevues qui ont été faits auprès des détenteurs de cartes et des GCC ont révélé que l’utilisation conjointe de la politique et des autres documents ne permet pas de recueillir suffisamment de renseignements sur la gestion et l’utilisation des cartes d’achat, notamment à propos des processus et des restrictions du BCP qui s’appliquent à l’utilisation des cartes d’achat. Selon leur propre dire, les nouveaux GCC ont besoin d’une meilleure compréhension des processus associés aux cartes d’achat et à l’admissibilité des transactions, en particulier en ce qui concerne les types d’achats autorisés et les restrictions qui s’y appliquent. Les résultats de la vérification indiquent également que les détenteurs de cartes et les GCC ne reçoivent pas de formation formelle du BCP ou autres sur leurs rôles et responsabilités en matière de gestion et d’utilisation de cartes d’achats. 

Sur le plan de la sécurité des cartes d’achat distribuées aux détenteurs, la politique indique clairement que « le détenteur doit conserver la carte à un endroit sécuritaire dont l’accès est contrôlé lorsqu’elle n’est pas utilisée ». Selon les résultats de la vérification, certains détenteurs ne pouvaient énoncer clairement les procédures d’entreposage à respecter lorsqu’on est en possession d’une carte d’achats. En général, les détenteurs utilisent diverses méthodes de conservation des cartes d’achat. Cela pose le risque que certaines de ces pratiques ne protègent pas efficacement l’accès à ces cartes et n’assurent pas correctement leur sécurité.

Dans leur ensemble, ces résultats indiquent que le BCP a la possibilité d’améliorer son approche générale en donnant des directives et de la formation aux différents détenteurs de cartes d’achat à l’appui de la Politique sur les cartes d’achats du ministère.

Recommandations

Le sous-ministre adjoint de la Direction des services ministériels devrait élaborer une formation interne brève, mais néanmoins complète sur la gestion et l’utilisation des cartes d’achat et s’assurer que tous les détenteurs de cartes, actuels et futurs, et les gestionnaires des centres de responsabilités reçoivent obligatoirement cette formation.

Le sous-ministre adjoint de la Direction des services ministériels devrait évaluer la Politique sur les cartes d’achat de 2010 du BCP afin de déterminer si la limite des montants fixée par la Politique, ou tout autre aspect de la politique, doit être mis à jour.

4.0 Réponse de la direction

La direction accepte ce rapport et veillera à la mise en œuvre de ses recommandations.

5.0 Plan d'action de la direction

Vérification de la gestion et de l’utilisation des cartes d’achat

Recommandation Réponses et mesures prévues Responsabilité Date d’échéance
1. Le sous-ministre adjoint de la Direction des services ministériels devrait élaborer un court document facile à consulter qui donnerait aux détenteurs de cartes et à leurs gestionnaires de centres de responsabilités des informations complètes sur l’ensemble de leurs rôles et de leurs responsabilités associés à la gestion et l’utilisation des cartes d’achat. La DFCP de la DSM élaborera un document de consultation qui donnera aux détenteurs de cartes et aux gestionnaires de centres de responsabilités des informations complètes sur leurs rôles et leurs responsabilités. Nous nous assurerons également que tous les détenteurs de cartes reçoivent des instructions verbales lorsqu’ils reçoivent une carte d’achat. DFCP-DSM Le 30 septembre 2016
2. Le sous-ministre adjoint de la Direction des services ministériels devrait s’assurer que tous les processus opérationnels et les procédures de la DPFM en matière de gestion et d’utilisation de cartes d’achat sont formellement documentés. La DFCP de la DSM documentera de façon suffisante les processus opérationnels associés à la gestion et l’utilisation des cartes d’achat. Nous ajouterons également la gestion et l’utilisation des cartes d’achat dans notre plan de surveillance de 2017-2018. DFCP-DSM Le 31 décembre 2016
3. Le sous-ministre adjoint de la Direction des services ministériels devrait élaborer une formation interne brève, mais néanmoins complète sur la gestion et l’utilisation des cartes d’achat et s’assurer que tous les détenteurs de cartes, actuels et futurs, et les gestionnaires des centres de coûts reçoivent obligatoirement cette formation. La DFCP de la DSM élaborera des documents d’information et donnera une séance d’information aux détenteurs de cartes d’achat et aux gestionnaires des centres de responsabilité. Nous nous assurerons que tous les nouveaux détenteurs de cartes reçoivent la formation avant qu’une carte d’achat ne leur soit remise. DFCP-DSM Le 31 décembre 2016
4. Le sous-ministre adjoint de la Direction des services ministériels devrait évaluer la Politique sur les cartes d’achat de 2010 du BCP afin de déterminer si la limite des montants fixée par la Politique, ou tout autre aspect de la politique, doit être mis à jour. La DFCP de la DSM examinera la Politique sur les cartes d’achat de 2010 du BCP. Nous alignerons également notre nouvelle politique sur celle du SCT. Veuillez noter que le SCT examine l’ensemble de ses politiques financières et que cela aura des répercussions sur notre calendrier. DFCP-DSM Le 31 décembre 2016

Note de fin de page

  1. Dans certaines circonstances, les achats de biens matériels qui excèdent la limite de 1 000 $ sont permis.