Vérification de la transformation de la tenue de documents

Rapport final
11 décembre 2015

[PDF 199 Ko]

Table des matières

  1. Acronymes utilisés dans le présent rapport
  2. 1.0 Introduction
    1. 1.1 Approbation
    2. 1.2 Objectif
    3. 1.3 Étendue de la vérification
    4. 1.4 Contexte
    5. 1.5 Approche et méthodologie
    6. 1.6 Énoncé de conformité
  3. 2.0 Conclusion de la vérification
  4. 3.0 Constatations de vérification et recommandations
    1. 3.1 Politiques et gouvernance
    2. 3.2 Ressources humaines et capacité
    3. 3.3 Architecture de l'information
    4. 3.4 Outils et applications en gestion de l'information
    5. 3.5 Prestation de services de gestion de l'information
    6. 3.6 Événements postérieurs
  5. 4.0 Réponse de la direction
  6. 5.0 Plan d'action de la direction

Acronymes utilisés dans le présent rapport

BCG Bureau du contrôleur général
BCP Bureau du Conseil privé
CT Conseil du Trésor
DSIM    Division des services d’information ministériels
GC Gouvernement du Canada
GCDOCS *Voir la note ci-dessous
GI Gestion de l’information
RDVO Ressources documentaires à valeur opérationnelle
SCT Secrétariat du Conseil du Trésor
SGDDI Système de gestion des dossiers, des documents et de l’information
SMA, DSM Sous-ministre adjointe, Direction des services ministériels
STTD Stratégie de transformation de la tenue de documents
TI Technologie de l’information
TPSGC Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Nota : Le terme GCDCOS est le nom donné par le gouvernement du Canada à sa solution globale de gestion des documents et de l’information. Cette solution est précisée dans le présent rapport sous le nom Content Server 2010, soit le nom donné à cette solution par le fournisseur de logiciel OpenText.

1.0 Introduction

1.1 Approbation

La greffière a approuvé l’achèvement en 2015-2016 de la présente vérification sur la transformation de la tenue de documents dans le cadre du Plan de vérification fondé sur les risques 2014-2015 à 2016-2017 du Bureau du Conseil privé (BCP).

1.2 Objectif

De façon générale, la présente vérification vise à offrir une assurance sur la mise en œuvre efficace de la Stratégie de transformation de la tenue de documents (STTD) et des engagements du BCP en réponse à la Vérification interne horizontale de la tenue des documents électroniques dans les grands ministères et organismes menée en 2011 par le Bureau du contrôleur général (BCG). Cet objectif général comprend un examen de l’auto-évaluation de la conformité du BCP à la Directive sur la tenue de documents du Conseil du Trésor (CT) qui a été présentée au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) conformément aux exigences.

1.3 Étendue de la vérification

La portée de la vérification comprenait les activités de transformation de la tenue de documents au sein de l’organisme ayant eu lieu après l’approbation de la STTD en juillet 2011 jusqu’au lancement de la vérification en mars 2015. Conformément à la nature de la Stratégie de transformation de la tenue de documents, la vérification a été menée à l’échelle de l’organisme et portait sur les contrôles opérationnels et de surveillance utilisés pour le recensement des ressources documentaires à valeur opérationnelle, la protection et l’atténuation des risques, les outils et les méthodologies de tenue des documents, les pratiques de tenue des documents, et la sensibilisation et la formation. La vérification se limitait aux activités de transformation de la tenue de documents réalisés pendant la période de vérification visée. La vérification comprenait les cinq champs d’examen suivants :

  • Politiques et gouvernance
  • Ressources humaines et capacité
  • Architecture de l’information
  • Outils et applications en gestion de l’information
  • Prestation de services de gestion de l’information

1.4 Contexte

1.4.1 Stratégie de gestion de l’information du gouvernement du Canada

La stratégie de gestion de l’information 2010 du gouvernement du Canada établit quatre objectifs stratégiques à l’appui de la vision du gouvernement du Canada en vue d’une approche coordonnée de la gestion efficace des ressources d’information à l’échelle de l’organisation, soit :

Cadre intégré de GI au gouvernement du Canada Vision de la GI
Version texte

  1. Politique et gouvernance – Un ensemble d’instruments de politique pleinement déployé afin de produire des résultats en matière de GI, des obligations de reddition de compte définies et une gouvernance de la gestion de l’information du GC.
  2. Ressources humaines et capacité – Un effectif du GC hautement qualifié qui produit des résultats en matière de GI en utilisant les instruments de politique appropriés.
  3. Architecture d’information intégrée - Un ensemble de services, de principes, de méthodes, de normes et de processus d’architecture d’information entièrement documentés et durables répondant aux besoins informationnels du GC.
  4. Outils et applications de GI – Des outils de gestion de l’information du gouvernement du Canada qui appuient pleinement les utilisateurs et qui sont conformes à l’architecture de l’information.

La Politique sur la gestion de l’information du Conseil du Trésor contribue à la stratégie du gouvernement du Canada en matière de GI en favorisant une gestion de l’information efficiente et efficace à l’appui de la prestation de programmes et de services; à une prise de décisions éclairées; à la responsabilisation, à la transparence et à la collaboration; et à la conservation des renseignements et des dossiers et à l’accès à ceux-ci. La Politique bénéficie directement de la Directive sur la tenue de documents et de la Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l’information du Conseil du Trésor. Elle s’appuie également sur les normes régissant les métadonnées et les systèmes de gestion électronique des documents et des dossiers.

Au moment de sa mise en œuvre en juin 2009, la Directive du GC sur la tenue des documents précisait de nouvelles exigences en matière de gestion des dossiers dans les secteurs de base suivants :

  1. Désignation des ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO)
  2. Protection et atténuation des risques
  3. Outils et méthodologies de tenue de documents (p. ex. structures de classification, entreposage, disposition continue)
  4. Pratiques de tenue de documents
  5. Sensibilisation et formation

1.4.2 Stratégie de transformation de la tenue de documents du BCP

Afin de respecter la Directive sur la tenue de documents, le BCP a préparé et adopté une stratégie de transformation de la tenue de documents de trois ans dans le but d’établir les mesures qui orienteront l’organisme dans ce projet. La Stratégie a été mise au point par la Direction des services ministériels et a été approuvée par le Comité exécutif du BCP en juillet 2011. En plus d’établir quatre objectifs stratégiques qui correspondent aux buts stratégiques du GC, la Stratégie précise l’objectif ultime du BCP, articulé collectivement dans les puces ci-dessous. Ces énoncés sont définis dans la STTD comme la vision du BCP en matière de transformation de la tenue de documents :

  • Les processus opérationnels du BCP sont définis et consignés, et ils sont soutenus électroniquement par une infrastructure appropriée.
  • Les ressources documentaires à valeur opérationnelle sont systématiquement saisies dans des dépôts électroniques, et la tenue de documents commence au moment de la création.
  • Le BCP intègre les pratiques de tenue de documents efficaces à ses activités opérationnelles quotidiennes. De cette façon, les intervenants du BCP peuvent se prévaloir des RDVO et s’en servir pour faciliter la prise de décisions et la prestation efficace des programmes et des services de l’organisme, ainsi que pour l’entreposage continu dans le système de tenue de documents du BCP.

Depuis 2011, la Division des services d’information ministériels (DSIM) de la Direction des services ministériels du BCP a pris diverses mesures à l’appui des objectifs de la STTD, notamment l’établissement de politiques, d’orientations et de lignes directrices, la détermination des RDVO et la documentation des processus et des manuels.

1.4.3 Vérification interne horizontale du BCG de la tenue de documents dans les grands et petits ministères

En septembre 2011, le BCG a publié les résultats de sa Vérification interne horizontale de la tenue de documents dans les grands et petits ministères dans le but de déterminer si les grands ministères et organismes respectaient les exigences de l’ensemble de politiques sur la gestion de l’information du CT, particulièrement la tenue de documents électroniques. Le BCP a fait partie de cette vérification.

Les recommandations formulées à la suite de cette vérification horizontale portaient notamment sur la détermination des RDVO, l’élaboration de politiques et processus officiels et la prestation de la formation. Les recommandations de la vérification du BCG ayant été incluses dans la Stratégie de transformation de la tenue de documents du BCP, la mise en œuvre de cette dernière a permis l’intégration efficace des engagements de l’organisme en réponse à ces recommandations.

1.5 Approche et méthodologie

Pendant la planification de la vérification, les risques liés à la tenue de documents au BCP ont été répertoriés et évalués, ce qui a permis d’orienter les travaux sur les sujets suivants : l’achèvement de la STTD, le respect de la Directive du CT sur la tenue de documents, la sensibilisation et la formation, la détermination des ressources documentaires à valeur opérationnelle, les responsabilités en matière de tenue de documents, et les applications et outils de tenue de documents. L’équipe de vérification a ensuite mis au point un plan de vérification qui intégrait les critères de vérification cités dans les politiques, orientations et lignes directrices du CT et a obtenu l’approbation de la direction à ce sujet.

La phase de l’examen de la vérification consistait en une analyse des principaux documents produits par la DSIM pendant la mise en œuvre de la STTD ainsi que d’autres documents pertinents en matière de tenue de documents. L’analyse de la vérification a été réalisée sur les RDVO répertoriées et les métadonnées liées à InfoXpresse et visait à évaluer dans quelles mesures ces éléments de la Stratégie ont été achevés et étaient conformes aux exigences du Conseil du Trésor. On a examiné l’outil de responsabilisation en matière de tenue de document et on a rencontré des membres de la Division qui ont participé totalement à la mise en œuvre de la STTD ou qui jouent un rôle essentiel dans les opérations continues de tenue de documents.

Les conclusions de la vérification ont été rédigées et confirmées en collaboration avec la DSIM, et un rapport préliminaire a été fourni à la sous-ministre adjointe, Direction des services ministériels (SMA, DSM) aux fins de réponse et d’élaboration d’un plan d’action de la gestion fondé sur les recommandations (voir la section 5.0). Les versions préliminaires des rapports, y compris les plans d’action de la gestion, sont transmis au Comité de vérification du BCP, qui les examine et les accepte, avant qu’une recommandation conjointe soit formulée au greffier du Conseil privé par le dirigeant principal de la vérification et le président du Comité de vérification, aux fins d’approbation officielle.

1.6 Énoncé de conformité

Selon mon opinion professionnelle à titre de dirigeant principal de la vérification, cette vérification est conforme aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme le prouvent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité du BCP.

Original signé par:

Dirigeant principal de la vérification
Jim Hamer

2.0 Conclusion de la vérification

Le BCP a mis en œuvre la vaste majorité de sa stratégie de transformation de la tenue de documents avant mars 2015; ses activités permanentes de transformation ayant permis à l’organisme de se rapprocher d’une mise en œuvre complète de la STTD. De plus, l’auto‑évaluation requise du BCP à l’égard de sa conformité à la Directive du Conseil du Trésor sur la tenue de documents, qui a été présentée au Secrétariat du Conseil du Trésor, a été confirmée dans le cadre de la présente vérification. Celle-ci a également permis de confirmer que le BCP a donné suite à la majorité de ses engagements relatifs aux recommandations formulées dans la Vérification interne horizontale de la tenue des documents électroniques dans les grands ministères et organismes du Bureau du contrôleur général, qui a toutefois signalé des possibilités d’amélioration dans les secteurs de la formation en gestion de l’information et de la sensibilisation.

3.0 Constatations de vérification et recommandations

3.1 Politiques et gouvernance

3.1.1 Le BCP dispose d’une structure de gouvernance en place qui soutient efficacement une stratégie de GI et des résultats en la matière

La gouvernance de la GI est intégrée à la structure de gouvernance de la gestion ministérielle du BCP. Le Comité exécutif du BCP, présidé par la greffière, constitue le principal organe de gouvernance. Il examine la gestion globale de l’organisme et prend des décisions sur divers sujets, notamment les questions stratégiques touchant la gestion de l’information (GI) et les technologies de l’information (TI).

Le Comité consultatif de la gestion ministérielle du BCP est l’entité principale qui appuie le Comité exécutif. Par la formulation d’avis et de recommandations au Comité exécutif ou à la SMA, DSM, le Comité fournit un leadership et une orientation stratégiques pour les enjeux de GI et de TI à l’échelle de l’organisation, entre autres. Toute question liée à la gestion globale de l’organisme qui nécessite une approbation officielle est soumise au Comité exécutif.

Le Comité de vérification ministériel joue également un rôle de supervision dans la structure de gouvernance du BCP en tant qu’entité conseillant la greffière. En plus des séances d’information annuelles et des mises à jour au Comité exécutif, la SMA, DSM, dans son rôle de cadre supérieur responsable de la gestion de l’information, présente régulièrement des séances d’information et des mises à jour au Comité de vérification.

La structure de gouvernance du BCP a fourni un appui adéquat à la DSIM pendant la mise en œuvre de la STTD. L’équipe de vérification a examiné les rapports d’étape périodiques et les mises à jour de progrès fournis par la DSIM au Comité consultatif de la gestion ministérielle. Ces mises à jour et rapports de progrès ont aussi été transmis au Comité de vérification et au Comité exécutif à titre d’information. On a obtenu diverses approbations de la part du Comité exécutif afin d’ajuster l’orientation de la Stratégie au besoin.

3.1.2 Le BCP a mis au point une série d’instruments stratégiques facilitant les résultats de tenue de documents et de gestion de l’information et a défini les responsabilités et la gouvernance de l’architecture d’information

La haute direction du BCP a mis au point la Politique de gestion de l’information et a établi des processus de surveillance et de présentation de rapports. Les responsabilités sont claires en matière de gestion de l’information. Conformément aux exigences de la Politique, la SMA, DSIM, à titre de cadre supérieure responsable de la gestion de l’information, assume la responsabilité globale de la gestion efficace de l’information au sein de l’organisme. La Politique décrit la structure de gouvernance et de responsabilisation permettant la surveillance et l’orientation en matière de gestion de l’information au sein de l’organisme.

Aux termes de la Politique, tous les employés et travailleurs doivent « appliquer les principes, les normes et les pratiques de gestion de l’information dans leur travail » et doivent « documenter leurs activités et leurs décisions dans les registres d’information officiels ».

De plus, les gestionnaires ayant un mandat stratégique doivent « s’assurer que les employés et les travailleurs comprennent ce qu’est la gestion de l’information et qu’ils gèrent efficacement l’information dans leur travail quotidien. Cela a pour but de leur permettre d’attribuer des responsabilités et de déterminer la formation nécessaire en la matière, ainsi que de sensibiliser les employés et les travailleurs à la question ».

rstand and apply effective information management in day-to-day operations, for assigning information management responsibilities and for making information management training and awareness available to their employees.”

3.1.3 Les politiques et procédures du BCP en matière de tenue de documents respectent les exigences pertinentes du gouvernement du Canada, y compris la Directive sur la tenue de documents du SCT

La vérification a permis de mettre en lumière le fait que la mise en œuvre de la STTD comprenait l’élaboration d’une série d’instruments stratégiques destinés à définir et à appuyer l’approche du BCP en matière de GI, y compris les résultats et les responsabilités. Plus précisément, la DSIM a mis au point une nouvelle politique sur la gestion de l’information qui est entrée en vigueur le 1er janvier 2014. Cette nouvelle politique définit les objectifs, exigences stratégiques et responsabilités du BCP en ce qui concerne la GI.

De plus, la Directive sur la tenue de documents du BCP a été diffusée par la SMA, DSM à titre de cadre supérieure responsable de la gestion de l’information pour l’organisme, conformément à la Politique sur la gestion de l’information de l’organisme. La Directive du BCP facilite les processus de gouvernance et de responsabilisation précisés dans la Politique sur la gestion de l’information de l’organisme. Elle établit plus précisément les principaux processus de tenue de documents, notamment ceux permettant de déterminer les RDVO, de les saisir et de les conserver, ainsi que l’utilisation des métadonnées et la conversion des dossiers papier en format électronique.

L’établissement par la DSIM d’un document sur le modèle logique et le cadre de mesure du rendement a contribué à accroître l’efficacité de la gestion de l’information au sein du BCP. Mis au point en réponse à la Vérification interne horizontale de la tenue des documents électroniques dans les grands ministères et organismes du BCG, ce document définit les principaux résultats ministériels en matière de tenue de documents, notamment les suivants :

  • Amélioration de l’intendance de l’information au BCP
  • Amélioration de l’efficacité de la GI au BCP
  • Amélioration de la responsabilisation, de la transparence et de la collaboration en matière de GI au BCP
  • Mesures supplémentaires de la gestion et du personnel du BCP permettant de renforcer la nécessité de bons programmes d’information et de tenue de documents
  • Transfert accru de l’information du BCP à des intervenants externes
  • Accès amélioré de la gestion et du personnel du BCP à l’infrastructure de GI nécessaire à l’application des pratiques en matière de GI.

L’équipe de vérification a procédé à un examen exhaustif des instruments stratégiques du BCP mis au point pendant la mise en œuvre de la STTD et a jugé qu’ils respectaient les exigences pertinentes du CT, y compris la Politique sur la GI du CT et la Directive sur la tenue de documents connexes.

3.2 Ressources humaines et capacité

Le BCP a créé une série de séances de formation en matière de GI qui aident les employés à comprendre leurs rôles et responsabilités à cet égard ainsi que la façon d’utiliser les systèmes d’information de l’organisme. Toutefois, les résultats de la vérification montrent que certaines séances d’information et certains documents sont désuets et doivent être mis à jour et que tous les employés n’ont pas encore reçu la formation sur la GI

Les résultats de la vérification montrent que la DSIM fournit la formation à ses employés en vue de renforcer leurs capacités et d’augmenter leur expertise. Les programmes de formation ont été offerts au personnel de la DSIM afin qu’il soit prêt au moment de la certification et qu’il soit plus à même de mettre en œuvre la Stratégie de transformation de la tenue de documents. De plus, pendant la mise en œuvre de la Stratégie, la section sur la politique de gestion de l’information a été réorganisée dans le but de veiller à ce que tous les postes soient dotés par des employés possédant les qualifications requises.

À l’échelle de l’organisme, la DSIM a fourni des séances de formation qui ont aidé les employés à comprendre leurs rôles et leurs responsabilités en matière de gestion de l’information. La DSIM tient le compte des personnes qui ont assisté à ces séances de formation internes. Des cours sur InfoXpress sont offerts régulièrement dans une salle de classe réservée où il y a des ordinateurs.

Des séances de formation de groupe obligatoires sur la façon de gérer les courriels conformément à la norme sur la gestion des courriels du gouvernement du Canada et aux politiques et directives pertinentes du BCP sont régulièrement offertes aux nouveaux employés ainsi qu’à ceux dont la taille des comptes de courriel est supérieure à 1,5 gigaoctet. La formation est également offerte à tous les employés qui le désirent. Des rapports mensuels sur la participation aux séances obligatoires sont envoyés aux sous-secrétaires et aux coordonnateurs des unités opérationnelles des différentes unités du BCP. Le contenu de ces séances sur la gestion des courriels a été mis à jour à la suite de la diffusion de la Norme en janvier 2015. De plus, un guide de gestion des courriels, étape par étape, est disponible sur l’Intranet du BCP, à l’instar d’autres documents et lignes directrices utiles sur la gestion des courriels comme ressources documentaires à valeur opérationnelle.

La DSIM offre aussi des séances de formation de groupe sur demande; celles-ci sont conçues pour accroître la connaissance et la compréhension des politiques, directives et pratiques exemplaires en matière de gestion de l’information. Des formations et des documents d’information détaillés qui offrent des lignes directrices sur les responsabilités de tenue de documents et la façon d’utiliser InfoXpress sont également offerts sur l’intranet de l’organisme.

Les activités et documents de formation susmentionnés sont utiles au BCP et à ses employés. Cependant, les résultats de la vérification montrent qu’il reste du travail à faire pour mettre à jour certains documents (p. ex. le document du BCP intitulé Guide de la conservation des documents au BCP) pour refléter la mise en œuvre, en janvier 2014, de la politique sur la gestion de l’information et de la directive sur la tenue de documents du BCP et, au besoin, l’établissement subséquent de matrices de RDVO (voir la section 3.3.1 ci-dessous).

Recommandation

  1. Le dirigeant principal de l'information du BCP doit veiller à ce que l'information et les documents relatifs à la formation sur la GI soient mis à jour au besoin et, en collaboration avec la gestion du BCP, à ce que la formation de GI soit offerte à tout employé de l'organisation qui n'a pas encore reçu cette formation, afin de s'assurer qu'ils comprennent leurs rôles et responsabilités en matière de GI et de tenue de documents.

3.3 Architecture de l'information

3.3.1 Le BCP a entrepris et presque terminé un processus de détermination des ressources documentaires à valeur opérationnelle

La détermination des RDVO était au cœur de la STTD. C'est pourquoi la DSIM a adopté une approche en plusieurs étapes qui comprenait l'établissement d'un groupe de travail spécial composé de représentants de chacune des unités organisationnelles principales du BCP. Ce processus a permis de créer un ensemble de matrices de RDVO et d'instruments de responsabilisation en tenue de documents connexes. Une matrice de RDVO a été créée pour chaque unité organisationnelle principale du BCP, dans laquelle on précisait les RDVO de l'unité, les processus opérationnels auxquels ces documents étaient rattachés, le responsable de la tenue de documents de l'unité et les périodes de conservation des dossiers et les lieux d'entreposage. De même, les instruments de responsabilisation en tenue de documents ont été mis au point pour chaque unité sur la base des responsabilités de l'unité et de la DSIM en matière de gestion, de protection, d'entreposage, de classification, de conservation et de destruction des RDVO.

L'équipe de la vérification a mis à l'essai les matrices de RDVO afin de confirmer que la détermination des ressources documentaires à valeur opérationnelle a bien été réalisée, ce qui a permis d'établir que des matrices avaient été créées pour toutes les unités organisationnelles du BCP en date du 31 mars 2015, à l'exception de la matrice sur les documents confidentiels du Cabinet. Les résultats de la vérification suggèrent que la matrice de RDVO pour l'unité opérationnelle des documents confidentiels du Cabinet était presque terminée et que le personnel de la direction devait la valider avant qu'elle soit achevée1.

3.3.2 Des efforts supplémentaires sont nécessaires relativement à l'organisation et à la description des RDVO

Les responsabilités relatives à l'organisation et à la description des RDVO sont définies dans les principaux instruments stratégiques du BCP. La Politique sur la gestion de l'information du BCP précise les exigences générales entourant la création, l'organisation et la mise à jour des RDVO, ainsi que l'accès à ces documents, et la Directive sur la tenue de documents du BCP établit les exigences de conservation, de mise à jour et de protection des dossiers. Plus précisément, les gestionnaires sont responsables de la mise en œuvre des procédures au sein de leurs processus opérationnels de détermination des RDVO dans les dépôts désignés par la cadre supérieure responsable de la gestion de l'information. Tous les dossiers doivent être organisés à l'aide d'une structure de classification normalisée mise à jour par la DSIM; la description du contenu, du contexte et de la structure du dossier doit également se faire au moyen de métadonnées normalisées de la DSIM.

Pendant la mise à l'essai, l'équipe de vérification a remarqué que les champs obligatoires qui doivent être remplis au moment de la création d'un dossier InfoXpress sont parfois générés automatiquement à l'aide des paramètres par défaut (sauf le champ « Titre »). Un exemple de ce cas est le champ « Type », qui décrit le dossier opérationnel qui est créé ou entreposé. Peu importe si les champs obligatoires sont générés automatiquement, la capacité de choisir différentes options pour chaque champ obligatoire entraîne un risque inhérent que les dossiers soient mal classés par leur créateur et, en conséquence, que la personne responsable de la tenue de documents ne soit pas en mesure de se fier aux métadonnées connexes dans le cadre la gestion des dossiers du BCP. La communication, la formation et la sensibilisation constituent les façons les plus efficaces de gérer cette variabilité possible.

3.4 Outils et applications en gestion de l'information

Le système de gestion de l'information du BCP (SGDDI) permet à l'organisme de remplir ses responsabilités en matière de gestion de l'information et de tenue de documents. Toutefois, afin de se conformer à l'orientation précisée dans la stratégie de GI du GC, le BCP travaille constamment à l'amélioration de son état de préparation en vue de l'adoption du nouveau système de GI, GCDOCS, lorsqu'il sera offert à l'organisme. Les résultats de la vérification montrent que les progrès réguliers ont fait en sorte que le BCP est prêt à une éventuelle migration vers GCDOCS.

Le BCP utilise le Système de gestion des dossiers, des documents et de l'information (SGGDI – aussi connu sous le nom d'InfoXpress) comme système de gestion de l'information et de tenue de documents. InfoXpress permet au BCP de respecter ses responsabilités en matière de gestion de l'information et de tenue de documents. Les employés qui utilisent InfoXpress reçoivent de l'aide à cet égard au moyen des séances de formation dont il est fait mention à l'article 3.2 ci-devant.

L'ensemble de politiques de GI du Conseil du Trésor exige, parmi ses résultats attendus, d'avoir des mécanismes en place pour assurer la gestion continue et efficace de l'information. Le gouvernement du Canada déploie des efforts de façon constante en vue de l'adoption du système de gestion de l'information GCDOCS. À cette fin, avant de mettre en place la STTD en 2011, le BCP a réalisé son propre exercice sur les exigences et a déterminé que le système Content Server 2010 (GCDOCS) serait le plus à même de permettre la tenue complète des documents électroniques au sein de l'organisme. GCDOCS devrait permettre divers avantages et améliorations, y compris en permettant la suppression automatique des dossiers, en respectant les exigences de métadonnées pour la tenue de documents électronique et en facilitant l'intégration avec un nouveau système de gestion de la correspondance.

Le BCP se prépare à la migration vers GCDOCS depuis l'exercice 2010-2011. L'organisme a adopté une stratégie de modernisation d'InfoXpress (qui contient une stratégie de formation connexe) et une stratégie de gestion du changement. En outre, la personne de soutien responsable d'InfoXpress a reçu une formation sur GCDOCS et une certification du fournisseur du logiciel (OpenText Corporation).

Lorsque le BCP a établi sa STTD en 2011, on prévoyait que l'organisme respecterait la stratégie du gouvernement du Canada (mise au point par le SCT et TPSGC) et obtiendrait un accès à GCDOCS par l'entremise de l'un des divers ministères agissant à titre de fournisseur de services applicatifs. Ce modèle de fournisseur de services applicatifs n'a finalement pas fonctionné, et TPSGC est maintenant le seul fournisseur pour GCDOCS pour les documents non classifiés et de niveau Protégé B, alors que le SCT joue ce rôle pour les documents de niveau Secret.

Depuis 2014-2015, le BCP travaille avec le SCT dans son rôle de fournisseur de services applicatifs sur des plans visant la mise à jour du système de tenue de documents de niveau Secret de l'organisme. La gestion a indiqué au SCT qu'elle avait maintenant mis en place un environnement GCDOCS pour le BCP, pendant que l'organisme révisait sa structure de classification de dossiers afin de l'uniformiser avec celle du gouvernement du Canada pour GCDOCS. Elle a également mentionné que le BCP utilisait les résultats de la mise en œuvre de la STTD (p. ex. détermination des RDVO, calendriers de conservation et nouveaux pouvoirs de destruction) pour analyser les documents actuellement conservés dans InfoXpress et formuler des recommandations pour donner aux « propriétaires » de l'information sur la conservation ou la destruction. Il s'agit en grande partie d'un processus manuel qui vise également une réduction de la quantité de données devant être transférées sur GCDOCS.

En 2014-2015, en ce qui concerne le service « Protégé B », le BCP a fait part à TSPGC de son intention de migrer vers GCDOCS et a transmis une évaluation remplie de l'état de préparation relativement à GCDOCS, une exigence qui doit être satisfaite avant toute migration. La DSIM signale n'avoir reçu aucune réponse. De ce fait, le service « Protégé B » n'est pas encore offert par TSPGC. On ignore quand le BCP pourra profiter de ce service.

En attendant, le BCP utilise InfoXpress comme système de GI et de tenue de documents, alors qu'il continue à aller de l'avant avec ses activités de transformation de la tenue de documents. En mettant en œuvre sa STTD au niveau actuel, le BCP a régulièrement fait progresser son état de préparation en vue du passage à GCDOCS. L'organisme a également procédé à la surveillance active des mises à jour pertinentes à l'échelle du gouvernement. Afin de veiller à ce que le BCP demeure dans sa position actuelle, le dirigeant principal de l'information participe à des discussions fréquentes avec ses homologues du SCT, de TPSGC et d'autres organisations participantes clés.

3.5 Prestation de services de gestion de l'information

3.5.1 Le BCP respecte la vaste majorité des exigences du gouvernement du Canada en matière de tenue de documents

Par la mise en œuvre de la STTD, le BCP a accompli d'énormes progrès en vue de faire en sorte que ses pratiques en matière de tenue de documents facilitent la prise de décisions appropriées en temps opportun et la prestation de services efficaces dans tous les secteurs stratégiques et opérationnels de l'organisme. Conformément aux exigences du SCT, la DSIM a réalisé une auto‑évaluation du niveau de conformité du BCP avec la Directive sur la tenue de documents du Conseil du Trésor à l'aide d'un outil d'évaluation de la tenue de documents fournis par le SCT à diverses organisations gouvernementales. Les résultats de l'auto-évaluation, qui ont montré un taux de conformité de 93 %, ont été présentés au SCT et ont été examinés dans le cadre de l'évaluation du Cadre de responsabilité de gestion du BCP réalisée par le SCT. Le SCT n'a précisé aucune préoccupation dans son évaluation de ce secteur du BCP.

L'équipe de vérification a examiné l'auto-évaluation du BCP et corrobore ses résultats. Elle note toutefois que les processus de destruction de la majorité des matrices de RDVO n’ont pas été établis. La DSIM a pris bonne note de cette situation dans les matrices de RDVO qu'elle a créées. Malgré l'établissement de calendriers de conservation (fondée en grande partie sur les calendriers de conservation antérieurs), la DSIM attendait d'obtenir son autorisation de disposition de documents (ADD) de la part de Bibliothèque et Archives Canada avant de mettre au point les processus de destruction nécessaires.

Le BCP a complété ses matrices de RDVO avant la date d'échéance fixée par le SCT (mars 2015) et a reçu son autorisation de disposition de documents de Bibliothèque et Archives Canada le 9 avril 2015. Ainsi, la DSIM a été en mesure de mettre sur pied des plans de destruction des RDVO afin de s'assurer que les activités de destruction soient réalisées au besoin. La DSIM a également créé et mis en œuvre un plan de destruction pour 2015-2016.

3.5.2 En plus de mettre en œuvre la STTD, le BCP a lancé un projet pilote visant la numérisation du processus de création de notes d'information utilisées par le Bureau des activités juridiques/conseiller juridique du premier ministre

Le gouvernement du Canada est résolu à accroître son utilisation des systèmes électroniques pour gérer ses données et ses renseignements, comme le montre la Politique de gestion de l'information du Conseil du Trésor, qui précise que les administrateurs généraux doivent « veiller à ce que les systèmes électroniques constituent le mode privilégié de création, d'utilisation et de gestion de l'information ».

En réponse à cet objectif, le BCP a reconnu dans sa STTD que la mise en œuvre de la nouvelle fonction dans InfoXpress sera un facteur essentiel de succès dans le but de permettre au BCP d'adopter des processus opérationnels électroniques à grande échelle après 2014.

Conformément à l'esprit défini dans la STTD du BCP, la DSIM a entrepris un projet de numérisation, entre 2013 et 2015, dans le cadre duquel une grande quantité de dossiers papier, dont la majorité était de niveau Secret, ont été numérisés aux fins de conservation électronique.

La DSIM collabore également avec le Bureau des opérations juridiques/l'avocat pour le lancement d'un projet pilote visant la numérisation du processus de création de notes d'information rédigées par le Bureau à l'intention du premier ministre. Ce projet pilote s'appuie sur la référence dans la STTD qui précise que les unités opérationnelles avaient exprimé un désir accru d'adopter des processus de travail et d'approbation électroniques. L'objectif du projet pilote est d'intégrer la gestion des dossiers numériques au processus papier en vue de déterminer, à la fin du projet, si des initiatives similaires pourraient être appliquées efficacement à d'autres secteurs de l'organisme, et la façon de faire, le cas échéant. Ce projet pourrait être un élément permettant de valider la façon dont le BCP pourrait mettre en place des processus opérationnels fondés sur l'environnement numérique plutôt que sur des documents imprimés.

3.6 Événements postérieurs

Après la période couverte par la vérification, le BCP a mis au point divers projets et initiatives opérationnels électroniques qui s'appuyaient sur la mise en œuvre de la STTD.

Le BCP reconnaît que l'une des clés de la gestion efficace de dossiers numériques réside dans la mise en place d'étapes de tenue de documents au sein même des processus opérationnels. L'initiative Destination 2020 de la greffière a même précisé que efforts étaient déployés afin que « les technologies envisagées favorise[nt] un environnement sans papier dans la mesure du possible »2. À cette fin, le BCP a entrepris deux projets de processus opérationnels électroniques (voir ci-après) qui ont été réalisés après la période visée par la présente vérification.

Il faut noter que, puisque ces projets et ces initiatives ont été réalisés hors de la période couverte par la présente vérification, ils n'ont fait l'objet d'aucun test de vérification ni d'aucune autre procédure pendant la réalisation de la vérification. Ainsi, ils ne sont mentionnés ici qu'à titre d'information, afin de montrer que l'organisme va de l'avant avec l'adoption d'un nombre croissant de processus opérationnels électroniques.

L'organisme travaille à une stratégie intégrée de GI/TI pour 2015-2018, qui, si elle est adoptée officiellement, établirait entre autres les bases d'une augmentation de l'efficacité et de la valeur des services de GI/TI de l'organisme en favorisant une utilisation accrue des systèmes électroniques de gestion de l'information. Conformément à l'avis exprimé dans le rapport Destination 2020 – BCP, soit que les « les technologies envisagées favoriseront un environnement sans papier dans la mesure du possible », d'autres efforts en cours au BCP visent à rapprocher l'organisme du recours aux systèmes électroniques comme mode privilégié de création, d'utilisation et de gestion de l'information. Parmi ces efforts, notons les deux initiatives susmentionnées : une initiative récemment utilisée pour fournir les cahiers de transition en format électronique et une étude sur la façon d'utiliser les technologies modernes pour transmettre l'information pertinente aux décideurs. En outre, le BCP travaille sur un concept de notes d'information électroniques, qui vise à fournir les notes d'information de façon électronique.

4.0 Réponse de la direction

La direction accepte ce rapport et supervisera la mise en œuvre de la recommandation.

5.0 Plan d'action de la direction

Vérification de la transformation de la tenue de document

Recommandation Réponse et mesures prévues Responsabilités Date d’échéance
Le dirigeant principal de l'information du BCP doit veiller à ce que l'information et les documents relatifs à la formation sur la GI soient mis à jour au besoin et, en collaboration avec la gestion du BCP, à ce que la formation de GI soit offerte à tout employé de l'organisation qui n'a pas encore reçu cette formation, afin de s'assurer qu'ils comprennent leurs rôles et responsabilités en matière de GI et de tenue de documents. La direction accepte la recommandation et mettra à jour les documents de formation et transmettra à la SMA des Services ministériels un rapport indiquant quels employés du BCP n'ont pas encore suivi la formation; on recommandera également un plan en vue de fournir cette formation dans les six mois. En outre, la formation sera continue et évoluera au fil du temps pour répondre aux besoins de l'organisation et l'évolution des technologies. DPI Rapport et plan – 16 février 2016

Notes de bas de page

  1. Au moment de la réalisation de l'étape d'examen de la vérification, la DSIM a indiqué que deux nouvelles unités opérationnelles (Secrétariat national pour Objectif 2020 et Centre d'innovation) avaient également été ajoutés à la structure organisationnelle du BCP. Les matrices seront mises au point pour ces unités.
  2. Voir Destination 2020 – BCP, p. 7.