Charte du Comité de vérification du Bureau du conseil privé

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1. Introduction

La charte du Comité de vérification (le Comité) du Bureau du Conseil privé (BCP) établit le but, la composition, les activités et les responsabilités du Comité. Elle a été mise à jour pour tenir compte des exigences et des attentes des comités de vérification ministériels décrites dans la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada (la Directive), qui fait partie de la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor. Elle remplace la charte précédente du Comité de vérification du BCP.

Selon les nouvelles politiques internes sur la vérification, le BCP est considéré comme un petit ministère. La greffière précédente a exercé son pouvoir discrétionnaire pour maintenir la fonction de vérification interne et un comité de vérification indépendant. Cette charte s’appuie sur les dispositions des politiques qui s’appliquent aux ministères et aux organismes de petite taille qui ont choisi de conserver leur fonction de vérification interne et leur comité de vérification indépendant.

La Directive exige aussi que le rôle, les responsabilités et les opérations du Comité soient mentionnés dans le mandat ou la charte que le greffier doit approuver et réaffirmer après tout examen périodique du Comité.

2. Rôle du Comité

Il veille à ce que le sous-ministre obtienne des conseils et des recommandations objectifs concernant le caractère suffisant, la qualité et les résultats de l’assurance quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du BCP. Pour ce faire, le Comité utilise une approche fondée sur les risques, où il fait des examens et des recommandations sur les thèmes décrits ci-dessous à la section 6.

Le Comité est une ressource stratégique pour le greffier et occupe un rôle important au sein de la structure globale de gouvernance du BCP. À la demande du greffier, il peut formuler des recommandations, et entretient des canaux de communication ouverts avec celui-ci, lesquels peuvent être utilisés à la discrétion d’une ou l’autre des parties. Le greffier et le président du Comité s’assureront que le Comité ne reçoit pas des responsabilités qui pourraient compromettre son indépendance et son objectivité, ou sa capacité à assumer ses responsabilités.

3. Membres du Comité

3.1 Composition

Le Comité sera composé de trois membres externes qui ne sont pas de la fonction publique fédérale, et de deux membres de la haute direction du Bureau du Conseil privé. Le greffier et le contrôleur général doivent choisir conjointement les membres externes du Comité de vérification, et le Conseil du Trésor autorise ces choix.

Tous les membres externes du Comité doivent posséder de bonnes connaissances sur l’établissement de rapports financiers au sein des secteurs public ou privé, ou suivre une formation à cet égard au cours de la première année suivant leur nomination. Au moins un membre externe doit être un expert financier qui possède une accréditation d’une association de comptables professionnels.

Le greffier nommera les membres du Comité parmi les membres de la direction du BCP qui relèvent directement de lui, ce qui exclut le dirigeant principal des finances du BCP (sous-ministre adjoint, Direction des services ministériels) et le dirigeant principal de la vérification (directeur, Division de la vérification et de l’évaluation).

Les membres sont choisis de manière à ce que leurs compétences, connaissances et expériences collectives permettent au Comité de s’acquitter convenablement et efficacement de ses fonctions. Les membres du Comité doivent être exclus de tout conflit d’intérêts réel ou perçu.

3.2 Président

Un membre externe préside le Comité.

3.3 Durée des fonctions et du mandat

Un membre externe ne peut siéger pendant plus de deux mandats. Un mandat complet dure quatre ans. Cependant, pour assurer la continuité au sein du Comité, les mandats des membres peuvent être échelonnés, de sorte que le mandat de certains membres peut avoir une durée inférieure à quatre ans. Le greffier déterminera la durée des fonctions des membres de l’interne.

4. Réunions du Comité

4.1 Fréquence

Le Comité se réunira au moins deux fois par année. Le Comité pourra tenir d’autres rencontres selon ce que les circonstances permettent. Habituellement, l’horaire des réunions du Comité est établi au moins six mois à l’avance, afin que la direction et les vérificateurs internes du Ministère préparent l’information et les rapports requis pour appuyer les travaux du Comité.

4.2 Quorum

Le quorum requis lors des réunions est la majorité des membres, dont au moins un membre interne et deux membres externes. Il ne peut y avoir de remplaçants.

4.3 Participation des non-membres

Le dirigeant principal des finances et le dirigeant principal de la vérification du BCP doivent participer à toutes les réunions du Comité. Le président peut demander à d’autres représentants du Ministère d’y participer. Le président peut inviter des représentants de l’extérieur du BCP, comme des fournisseurs externes de services d’assurance, ou des représentants du Secrétariat du Conseil du Trésor, pour discuter des questions d’intérêt pour le Comité.

Le Comité bénéficie d’un accès direct au greffier pour discuter de son rapport annuel ou de toutes préoccupations importantes qui pourraient être soulevées ou qui pourraient survenir.

4.4 Comptes rendus des décisions

Un compte rendu des décisions de chaque réunion sera rédigé afin de conserver des résumés généraux des discussions, des décisions prises et de toute mesure de suivi découlant des discussions et des décisions du Comité.

4.5 Séances à huis clos

Le Comité réservera du temps pour des séances à huis clos lors de chacune de ses réunions en personne, dont des réunions individuelles avec le dirigeant principal des finances et le dirigeant principal de la vérification du BCP. Les réunions à huis clos avec les autres représentants ministériels auront lieu lorsque le Comité le jugera approprié.

5. Activités du Comité

5.1 Consultations par le Comité

Le Comité peut consulter librement le dirigeant principal de la vérification et le dirigeant principal des finances, ou tous les autres employés par leur entremise, de même que tous les documents nécessaires (sous réserve des dispositions législatives applicables), afin de pouvoir assumer pleinement ses responsabilités.

5.2 Planification des activités du Comité

Le président, en consultation avec les autres membres du Comité, préparera un plan à l’intention du greffier qui veillera à ce que les responsabilités annuelles et permanentes du Comité sont pleinement prises en compte et assumées. Ce plan sera mis à jour annuellement, soumis à l’approbation du Comité, et autorisé par le greffier.

5.3 Soutien au Comité

Le Comité recevra des services de secrétariat, selon ce qui est décrit ci-dessous, ainsi que les ressources financières, aux termes des Conditions de nomination à l’intention des membres des comités de vérification, nécessaires pour réaliser son mandat. Au besoin, le Comité a l’autorité pour demander des conseils et de l’aide de façon indépendante.

La Division de la vérification et de l’évaluation du BCP assurera les services de secrétariat pour les activités du Comité, dont :

  1. la préparation en temps opportun de tous les avis et ordres du jour des réunions;
  2. la coordination des exposés et la distribution des rapports et des documents connexes préparés à l’intention du Comité pour information ou examen;
  3. la préparation et la distribution des procès-verbaux et des comptes rendus des décisions;
  4. d’autres fonctions qui peuvent lui être demandées ou assignées.

6. Responsabilités du Comité

Le Comité assumera les principaux domaines de responsabilité ci-dessous, en utilisant une approche et un cycle fondés sur les risques. Cependant, le point de mire des travaux du Comité et leur ordre de priorité seront établis par le greffier en consultation avec le Comité et en tenant compte du mandat, des objectifs et des priorités particulières du Ministère, de même que des risques correspondants influant sur le BCP et le gouvernement. Il convient de noter que les responsabilités d’« examen » du Comité peuvent être remplies de plusieurs façons, notamment grâce à l’examen de documents, à la présentation d’exposés par des experts en la matière et à la tenue de discussions avec des représentants du BCP.

6.1 Valeurs et éthique : passer en revue les systèmes et les pratiques du BCP mis en place par le sous-ministre pour surveiller la conformité avec les lois, les règlements, les politiques et les normes en matière d’éthique, donner des conseils à ce sujet, et repérer et corriger toute violation des lois ou des normes d’éthique. Cela pourrait englober les procédures et les mécanismes d’information mis en place pour surveiller la conformité au code de conduite et aux politiques d’éthique, ainsi que pour évaluer la mesure dans laquelle les processus favorisent la mise en place et le respect de normes éthiques élevées.

6.2 Gestion des risques : Le Comité examinera les accords de gestion des risques du BCP, dont le Profil de risque ministériel, et formulera des recommandations.

6.3 Cadre de contrôle de gestion : examiner les mesures de contrôle interne du BCP et donner des avis à ce sujet; être informé des questions importantes liées au mandat du Comité et à l’efficacité des dispositions découlant des travaux réalisés par d’autres fournisseurs de services d’assurance qui remettent des rapports à la haute direction et au greffier.

6.4 Fonction de vérification interne – Le Comité doit :

  1. recommander et revoir périodiquement la politique ou la charte ministérielle sur la vérification interne et la soumettre à l’approbation du greffier;
  2. fournir au greffier des conseils sur le caractère suffisant des ressources allouées à la fonction de vérification interne;
  3. examiner et recommander à des fins d’approbation un plan pluriannuel de vérification interne fondé sur le risque;
  4. surveiller et évaluer le rendement de la fonction de vérification interne;
  5. donner des conseils au greffier au sujet du recrutement et de la nomination du dirigeant principal de la vérification, ainsi qu’une évaluation de son rendement;
  6. examiner et recommander à des fins d’approbation les rapports de vérification interne et les plans d’action de la direction correspondants, afin de donner suite aux recommandations;
  7. examiner les rapports périodiques faisant état des progrès réalisés dans l’exécution du plan de vérification interne axé sur les risques;
  8. être informé des missions ou des travaux de vérification qui n’entraînent pas la présentation d’un rapport au Comité, ainsi que de toutes les questions importantes qui découlent de ces travaux.

6.5 Certificateurs externes : Le Comité doit être informé et, selon les besoins, conseiller le greffier sur :

  1. tous les travaux de vérification concernant le Ministère que doivent effectuer les certificateurs externes, y compris la réponse de la direction;
  2. les questions et les priorités liées aux vérifications et soulevées par des certificateurs externes.

6.6 Suivi des plans d’action de la gestion : Le Comité fait un suivi périodique sur les progrès réalisés dans la mise en œuvre des plans d’action de la direction approuvés, élaborés à partir des recommandations formulées dans le cadre de vérifications internes précédentes, ainsi que les plans d’action de la direction découlant des travaux des prestataires externes de services d’assurance.

6.7 États financiers et rapports des comptes publics : Le Comité examine les principaux rapports de gestion financière du Ministère et les informations à fournir, y compris les rapports financiers trimestriels, les états financiers annuels et les comptes publics, et conseille le greffier à ce sujet.

Le Comité doit également examiner la Déclaration annuelle de responsabilité de la direction, y compris les contrôles internes applicables aux rapports financiers, et conseiller le greffier sur les plans d’évaluation fondés sur les risques et les résultats connexes concernant l’efficacité du système ministériel de contrôle interne applicable aux rapports financiers.

Pour les états financiers du BCP qui font l’objet d’une vérification, le Comité de vérification doit examiner :

  1. les états financiers en collaboration avec le vérificateur externe et la haute direction et discuter de toute estimation comptable importante et des corrections s’y rapportant, de toute correction devant être apportée aux états financiers à la suite de la vérification, ainsi que de toute difficulté ou de tout différend avec la direction survenu durant la vérification;
  2. les lettres de la direction découlant de la vérification externe;
  3. les constatations et les recommandations du vérificateur concernant les mécanismes de contrôle interne en place pour la présentation des états financiers, et tenir compte de leur effet sur les contrôles, la gestion des risques et les processus de gouvernance.

6.8 Reddition de comptes : le Comité recevra et examinera le Rapport sur le rendement ministériel du BCP, le Rapport sur les plans et les priorités, et tout autre rapport important du Ministère. Ces documents serviront de fondement aux travaux du Comité et aux conseils à donner au greffier. Le Comité peut aussi obtenir, à titre d’information, copie des plans et des rapports produits par la fonction d’évaluation de l’organisme.

7. Inspection professionnelle externe

Au moins tous les cinq ans, la fonction de vérification interne du BCP doit faire l’objet d’une inspection professionnelle menée par un examinateur indépendant qualifié dans le domaine des vérifications internes et du processus d’évaluation externe. Le Comité et chacun de ses membres pourront être consultés avant et pendant l’exécution des inspections. Le Comité obtiendra et examinera les résultats de l’inspection des pratiques ainsi que tout plan d’action visant à apporter des améliorations requises ou souhaitables.

8. Reddition de comptes par le Comité

Les membres indépendants du Comité doivent préparer et présenter au greffier un rapport annuel qui :

  1. résume les résultats de l’examen que le Comité a fait des secteurs de responsabilité;
  2. comprend l’évaluation des membres indépendants et, s’il y a lieu, leurs recommandations au sujet des moyens, de l’indépendance et du rendement de la fonction de vérification interne;
  3. présente l’autoévaluation du Comité sur son rendement au cours de l’exercice – une liste d’exemples de questions pour faciliter l’autoévaluation se trouve à l’annexe A;
  4. exprime les points de vue qui sont entièrement et exclusivement ceux des membres indépendants, peu importe l’aide reçue des fonctionnaires du Ministère dans la préparation du rapport annuel.

Le rapport annuel du Comité devra aussi fournir l’information ou la documentation qu’il estime être importante pour communiquer le mieux possible une image juste et complète de ses activités et de ses résultats ainsi que du contexte dans lequel il faut les interpréter.

Le greffier doit être pleinement informé du contenu du rapport annuel du Comité de vérification avant qu’il ne soit mis au point définitivement.

9. Approbation

  Original signé par Jim Hamer
 Avril 2015
  Recommandé par le dirigeant principal de la vérification du BCP
 Date




  Original signé par Larry Murray
 Avril 2015
  Le président du Comité de vérification du BCP recommande l’approbation
 Date




  Original signé par Janice Charette
 Avril 2015
  Approuvé par le greffier du Conseil privé
 Date



Annexe A

Liste d’exemples de questions pour faciliter l’autoévaluation du Comité

Le Comité doit faire une autoévaluation annuelle de ses activités. Cela peut se faire selon différents formats et scénarios d’évaluations (utilisation d’évaluateurs de l’extérieur, format d’évaluation à 360 degrés et autres méthodes). Les exemples de questions proposés ci-dessous se veulent un point de départ pour l’évaluation du rendement et de l’efficacité du Comité. Les questions complémentaires sont les bienvenues, et le Comité devrait prévoir d’autres discussions et d’autres mesures, s’il y a lieu.

Avant de remplir ce questionnaire, sous la direction de son président, les membres du Comité doivent déterminer la meilleure façon de refléter dans leurs réponses leurs échanges d’idées et d’opinions. Le Comité déterminera comment le processus sera complété.

  1. Le Comité compte-t-il un nombre adéquat de membres (soit trois à cinq membres)?
  2. Entre eux, les membres du Comité possèdent-ils les compétences et l’expertise nécessaires pour répondre aux critères du profil de compétences du Comité de vérification du Ministère? Si non, quelles autres compétences ou expertises faudrait-il?
  3. Est-ce que tous les membres demeurent indépendants, comme l’exigent les politiques qui régissent le Ministère? En plus de correspondre à la définition technique du terme « indépendant », les membres du Comité font preuve d’objectivité lors des réunions, dans leur comportement pour réaliser un programme, examiner avec rigueur les dossiers, consulter les autres parties et faire appel à des spécialistes, au besoin.
  4. Le Comité résout-il les divergences d’opinions à la satisfaction de tous ses membres?
  5. Les membres remettent-ils en question les décisions du président au besoin?
  6. La Charte du Comité de vérification est-elle utilisée pour orienter les efforts et l’ordre du jour du Comité?
  7. Le Comité consacre-t-il suffisamment de temps à l’examen et à la discussion des dossiers dont il est saisi?
  8. Le Comité rencontre-t-il la direction pour discuter de documents cruciaux de responsabilisation (tels que les états financiers, le RPP, le RMR) avant qu’on en produise la version définitive?
  9. Le Comité consulte-t-il des experts de l’extérieur au besoin?
  10. Est-ce que la collaboration de la direction avec le Comité a renforcé les contrôles de gestion de l’organisme, y compris les contrôles sur les rapports financiers?
  11. Le Comité connaît-il la frontière entre son rôle et celui de la direction, et s’efforce-t-il de respecter cette limite?
  12. Le Comité organise-t-il des séances à huis clos qui offrent aux personnes invitées la possibilité de s’exprimer librement, et qui permettent de poser des questions difficiles mais nécessaires, d’évaluer les réponses et de régler de façon satisfaisante des problèmes qui pourraient surgir?
  13. Les membres du Comité de vérification prennent-ils part à des activités d’éducation permanente pour se tenir au courant des changements dans les domaines dont ils doivent assurer la supervision?
  14. Est-ce que le Comité participe adéquatement au maintien de l’objectivité de l’équipe de vérification interne?
  15. Le Comité donne-t-il de la rétroaction constructive au dirigeant principal de la vérification au moins une fois par année?