Le rôle et la structure du Bureau du Conseil privé

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  Image : Édifice Langevin 

Février 1999


TABLE DES MATIÈRES

Introduction

Greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet

Secrétaire associé du Cabinet et sous-greffier du Conseil privé

Sous-ministre (Affaires intergouvernementales)

  • Sous-secrétaire, Politiques intergouvernementales
  • Sous-secrétaire, Opérations intergouvernementales

Sous-secrétaire du Cabinet (Planification et Consultation)

Sous-secrétaire du Cabinet (Opérations)

Conseiller de la politique étrangère auprès du Premier ministre et secrétaire adjoint du Cabinet (Politique étrangère et de défense)

Sous-greffier du Conseil privé et conseiller juridique

Sous-secrétaire, Sécurité et Renseignement

Secrétaire adjoint du Cabinet (Priorités de gestion et Personnel supérieur)

Sous-ministre adjoint (Services ministériels)

  • Division de l’administration
  • Division des services financiers
  • Division de l’informatique et des services techniques
  • Division des services d’information ministériels
  • Division des ressources humaines
  • Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

INTRODUCTION

Sous la direction du greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet, le Bureau du Conseil privé (BCP) relève directement du Premier ministre. Il tient lieu de secrétariat auprès du Cabinet et apporte au Premier ministre le soutien de la fonction publique pour tout ce qui touche les politiques gouvernementales et les questions d'ordre opérationnel, y compris la gestion de la fédération et les affaires constitutionnelles.

Il assure également le soutien requis par le Vice-premier ministre, les leaders du gouvernement à la Chambre des communes et au Sénat, le président du Conseil privé et ministre des Affaires intergouvernementales, ainsi que le ministre désigné l'Interlocuteur fédéral auprès des Métis et des Indiens non inscrits.

Le présent document donne un aperçu des rôles et des responsabilités qu'ont à remplir les cadres supérieurs qui exercent actuellement ces fonctions au sein du BCP


BUREAU DU CONSEIL PRIVÉ

GREFFIER DU CONSEIL PRIVÉ ET SECRÉTAIRE DU CABINET

En sa qualité de premier fonctionnaire au service du Premier ministre, le greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet a trois responsabilités principales :

  • à titre de sous-ministre du Premier ministre, conseiller et appuyer celui-ci dans l'exercice de ses fonctions de chef du gouvernement, y compris la gestion de la fédération;
  • à titre de secrétaire du Cabinet, conseiller et appuyer le Conseil des ministres dans son ensemble et superviser les services fournis au Cabinet et à ses comités en matière d'orientations et de secrétariat;
  • à titre de chef de la fonction publique, veiller à la qualité des services et des conseils spécialisés, professionnels et non partisans fournis au Premier ministre, au Conseil des ministres et à tous les canadiens et canadiennes par la fonction publique.

SECRÉTAIRE ASSOCIÉ DU CABINET ET SOUS-GREFFIER DU CONSEIL PRIVÉ

Le secrétaire associé du Cabinet et sous-greffier du Conseil privé appuie le greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet dans ses fonctions et peut agir en son nom dans le large éventail de dossiers et de questions opérationnelles dont est saisi le Bureau du Conseil privé.

SOUS-MINISTRE (AFFAIRES INTERGOUVERNEMENTALES)

Le sous-ministre (Affaires intergouvernementales) a pour mandat de donner des conseils et d'apporter son soutien à l'égard des politiques et des communications touchant les relations fédérales-provinciales et les affaires autochtones, l'évolution de la fédération et l'unité canadienne. Le titulaire du poste dirige le bureau des Affaires intergouvernementales, lequel sert le ministre des Affaires intergouvernementales, et, par l'entremise du greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet, le Premier ministre et le Cabinet.

Cette responsabilité comporte quatre grandes tâches :

  • donner des conseils et assurer la planification stratégique touchant l'unité nationale, l'ensemble du programme fédéral-provincial, de même que les questions constitutionnelles et juridiques;
  • assurer la liaison avec les provinces et donner des conseils sur les relations avec celles-ci, et notamment évaluer les priorités provinciales, suivre les dossiers comportant des dimensions intergouvernementales importantes et élaborer des stratégies en vue du renouveau de la fédération;
  • assurer le soutien en matière de communications touchant les questions et initiatives ayant d'importantes dimensions fédérales-provinciales.

Sous-secrétaire, Politiques intergouvernementales

Le sous-secrétaire, Politiques intergouvernementales, a pour mandat d'élaborer les plans stratégiques, d'effectuer l'analyse intégrée et de présenter des choix et des avis sur les orientations du gouvernement en matière de relations intergouvernementales. 

Directeur général, Politiques et Recherche

La Division Politiques et Recherche est responsable de l'analyse des politiques et de la prestation de conseils sur des questions reliées à l'évolution à moyen et long terme de la fédération canadienne; de la recherche sur des questions sociales, économiques, fiscales et autres, notamment sur l'opinion publique, dans la mesure où elle a des répercussions sur les relations intergouvernementales, le fonctionnement de la fédération et l'unité canadienne; ainsi que du contrôle de la recherche et de l'information pertinentes dans les milieux universitaires et dans les instituts s'intéressant aux politiques partout au Canada.

Sous-secrétaire, Opérations intergouvernementales

Le sous-secrétaire, Opérations intergouvernementales a pour mandat de fournir une vue d'ensemble des relations avec les provinces par rapport au programme global du gouvernement, et présenter des choix et des avis sur les questions de communications liées aux relations intergouvernementales. Le sous-secrétaire collabore par ailleurs avec les directions des Opérations et des Plans du BCP pour assurer la prise en compte des facteurs fédéraux-provinciaux dans l'évaluation des choix de politiques. Le directeur général (Analyses provinciale), et le directeur général (Analyse sectorielle) appuient le sous-secrétaire dans l'exécution de ce mandat.

Directeur général, Analyse provinciale

Le groupe de l'Analyse provinciale donne des conseils d'ordre stratégique et tactique au Premier ministre et au ministre des Affaires intergouvernementales touchant la gestion globale de la fédération. Il établit et entretient des relations avec les responsables provinciaux des affaires intergouvernementales et les intérêts privés, suit l'évolution de la dynamique des relations fédérales-provinciales et interprovinciales, cerne les questions et tendances nouvelles et évalue l'interaction des positions fédérales et provinciales touchant les dossiers qui ont d'importantes répercussions sur l'unité nationale et la gestion de la fédération. Le groupe assume la principale responsabilité pour ce qui est d'élaborer les stratégies et de breffer le Premier ministre sur la gestion des réunions bilatérales et multilatérales des Premiers ministres.

Directeur général, Analyse sectorielle

La Division de l'analyse sectorielle entreprend des analyses stratégiques sur les grands enjeux fédéraux-provinciaux d'intérêt pancanadien qui touchent la fédération. Elle fournit également des conseils sur la modernisation de la fédération par des moyens autres que constitutionnels, et sur la gestion des initiatives stratégiques qui s'inscrivent dans le plan d'action du gouvernement concernant l'unité nationale.

Directeur, Communications intergouvernementales

La Division des communications intergouvernementales donne des conseils stratégiques sur les aspects intergouvernementaux des activités et initiatives de communications de l'ensemble du gouvernement. Elle est responsable de rédiger des discours et des documents de communication se rapportant aux relations intergouvernementales et contribue à la rédaction de lettres. La Division s'occupe en outre des affaires parlementaires reliées aux questions intergouvernementales.Elle est aussi responsable du site Web des affaires intergouvernementales et de l'élaboration d'un registre électronique des ententes fédérales/provinciales/territoiriales.

SOUS-SECRÉTAIRE DU CABINET (PLANIFICATION ET CONSULTATION)

Le sous-secrétaire du Cabinet (Planification et Consultation) examine tous les volets de la politique gouvernementale du point de vue des grandes priorités et des projets du gouvernement, et donne des directives aux secrétariats suivants:

  • le Secrétariat des priorités et de la planification
  • le Secrétariat de liaison de politique macroéconomique
  • le Secrétariat des communications et de la consultation

Le sous-secrétaire du Cabinet donne son avis sur les questions de politique stratégique. Il est chargé aussi d'assurer des services de secrétariat au Cabinet et de donner des avis touchant les communications et la consultation dans l'ensemble du gouvernement.

Ce mandat l'oblige à accorder une attention particulière au budget, au discours du Trône et à d'autres questions particulières ou prioritaires qui peuvent surgir de temps à autre. L'accent est mis sur la nécessité de tenir les ministres au courant des rapports entre les différents dossiers, dans le contexte des priorités stratégiques du gouvernement.

Secrétaire adjoint du Cabinet (Priorités et Planification)

Le secrétaire adjoint du Cabinet (Priorités et Planification) a pour mandat d'aider le gouvernement à définir ses objectifs et ses priorités, de surveiller l'élaboration de politiques conformes à ces priorités et d'assurer la liaison avec les autres services du Bureau du Conseil privé et avec les autres ministères touchant l'ensemble de ces questions. Le secrétariat fournit également le personnel auxiliaire nécessaire aux réunions plénières du Cabinet, aux petits déjeuners des sous-ministres et aux réunions du Comité de coordination des sous-ministres (politiques).

Secrétaire adjoint (Secrétariat de liaison de politique macroéconomique)

Le secrétaire adjoint (Secrétariat de liaison de politique macroéconomique) fournit des conseils et des analyses d'ordre stratégique sur les affaires économiques et financières. Ses fonctions l'amènent à collaborer étroitement avec le ministère des Finances, le Secrétariat du Conseil du Trésor et les autres secrétariats du BCP afin de fournir des analyses et des conseils sur les aspects économiques et financiers d'un certain nombre de grands dossiers de politique, dont le budget.

Secrétaire adjoint du Cabinet (Communications et Consultation)

Le secrétaire adjoint du Cabinet (Communications et Consultation) donne son avis et apporte son soutien à l'égard des communications et est chargé de coordonner les communications et la consultation dans l'ensemble du gouvernement. Le Secrétariat assure aussi le soutien nécessaire à la tenue des réunions du Comité spécial du Cabinet sur les communications gouvernementales.

SOUS-SECRÉTAIRE DU CABINET (OPÉRATIONS)

La Direction des opérations, qui relève du sous-secrétaire du Cabinet (Opérations) est principalement chargée de donner des conseils quotidiens en matière de politiques au Premier ministre et au secrétaire du Cabinet et d'assurer le fonctionnement efficace du Comité du Cabinet sur l'union sociale, du Comité du Cabinet sur l'union économique et du Comité spécial du Conseil.

Par ailleurs, le sous-secrétaire du Cabinet (Opérations) et le personnel supérieur ont pour mandat d'assurer la coordination interministérielle et les agencements appropriés concernant les grandes questions de politique et de programme qui intéressent le Premier ministre ou le greffier du Conseil privé.

Le sous-secrétaire du Cabinet a la responsabilité de trois secrétariats:

  • Politique du développement économique et régional
  • Politique du développement social
  • Réglementation et décrets du Conseil

Le sous-secrétaire du Cabinet est également responsable du Service du Système des dossiers du Cabinet.

Le secrétariat du développement économique et régional et le secrétariat du développement social collaborent avec le ministère des Finances et le Secrétariat du Conseil du Trésor, et avec les ministères d'exécution touchant les grands dossiers de politique et les questions de financement connexes. Ils participent en outre aux travaux interministériels, ou les coordonnent, et donnent

Secrétaire adjoint du Cabinet (Politique du développement économique et régional)

Le secrétaire adjoint du Cabinet (Politique du développement économique et régional) a pour mandat de suivre les divers dossiers du développement économique et régional ainsi que de la politique et des priorités commerciales, d'en assurer la coordination et de donner des avis à leur sujet et à propos de leurs incidences sur les relations fédérales-provinciales.

Son secteur d'activité englobe les domaines suivants : ressources naturelles, agriculture, pêches et océans, environnement, privatisation, réglementation, sciences et technologie, développement industriel et régional, transports, communications, commerce, investissements et politique de concurrence. Le secrétaire adjoint du Cabinet est responsable du bon fonctionnement du Comité de l'union économique, un comité du Cabinet, et de comités spéciaux créés selon les besoins, et notamment pour aider le gouvernement à renforcer l'économie canadienne.

Secrétaire adjoint du Cabinet (Politique du développement social)

Le secrétaire adjoint du Cabinet (Politique du développement social) a pour mandat de suivre et de coordonner les dossiers et priorités en matière de développement social et de donner des avis, notamment à propos de leurs incidences sur les relations fédérales-provinciales.

Son secteur d'activité englobe les domaines suivants : culture, sécurité du revenu, assurance-emploi et mesures connexes relatives au marché de l'emploi, relations de travail, questions intéressant les Autochtones, justice et droits de la personne, services policiers et correctionnels, citoyenneté, immigration, santé, développement politique du Nord, affaires des anciens combattants, revenu national, langues officielles, multiculturalisme et politiques relatives aux enfants, au logement, au troisième âge, aux personnes handicapées et à la condition féminine. Le secrétaire adjoint du Cabinet est en outre responsable du bon fonctionnement du Comité de l'union sociale, un comité du Cabinet, et de comités spéciaux créés selon les besoins, et notamment pour aider le gouvernement à renforcer et à moderniser l'union sociale.

Secrétaire adjoint du Cabinet (Réglementation et décrets du Conseil)

Le secrétaire adjoint du Cabinet (Réglementation et décrets du Conseil), suit les dossiers et coordonne les politiques concernant la réglementation et les décrets et donne des conseils à ce sujet; en outre, il assure la conformité de ces politiques avec les politiques économiques, sociales et fédérales-provinciales. Le secrétaire adjoint du Cabinet doit voir au bon fonctionnement du Comité spécial du Conseil et, au besoin, des comités spéciaux des affaires réglementaires et des décrets en aidant le gouvernement à atteindre ses objectifs économiques et sociaux.

Division des affaires réglementaires

La Division des affaires réglementaires fournit un appui important au Comité spécial du Conseil à l'aide d'analyses, de breffages et de conseils stratégiques en ce qui concerne les projets de réglementation des ministères et organismes touchant un large éventail de secteurs économiques et sociaux. Elle sert de point de mire pour les demandes d'information et les rapports avec d'autres secrétariats du BCP et ministères au sujet de la réglementation. La Division appuie l'élaboration et la gestion des programmes de réforme de la réglementation et de recherche du gouvernement.

Division des décrets du Conseil

Le Greffier adjoint du Conseil privé assure des services de secrétariat au Comité spécial du Conseil et fait approuver les décrets, règlements et autres textes réglementaires et donne des conseils touchant l'utilisation de décrets ou d'instruments d'avis. La Division des décrets du Conseil produit et distribue les décrets (y compris les certificats de nomination), prépare un ordre du jour hebdomadaire pour la présentation de ces documents au Comité spécial du Conseil et transmet les décrets et instruments au gouverneur général en vue de leur approbation finale. Elle applique la Loi sur les textes réglementaires en ce qui touche l'enregistrement et la publication des règlements dans la Partie II de la Gazette du Canada. Il incombe également au Greffier adjoint du Conseil privé de planifier les cérémonies d'assermentation à la résidence du gouverneur général, y compris les remaniements ministériels. La Division tient à jour les dossiers des décrets approuvés, l'index codifié des textes réglementaires et un certain nombre de registres de serment.

Chef, Service du Système des dossiers du Cabinet

Le chef, Service du Système des dossiers du Cabinet assure un soutien administratif au Cabinet et à ses comités. Il lui incombe de mettre en page, de distribuer et de contrôler les documents du Cabinet, les ordres du jour des réunions des comités du Cabinet, les mémoires au Cabinet et d'autres documents, de dresser le calendrier des réunions du Cabinet et de ses comités et d'aider à organiser ces réunions. Le Service donne également des conseils et de la formation touchant la rédaction des documents destinés au Cabinet.

CONSEILLER DE LA POLITIQUE ÉTRANGÈRE AUPRÈS DU PREMIER MINISTRE ET SECRÉTAIRE ADJOINT DU CABINET (POLITIQUE ÉTRANGÈRE ET DE DÉFENSE)

Le conseiller de la politique étrangère auprès du Premier ministre et secrétaire adjoint du Cabinet (Politique étrangère et de défense) a deux grandes fonctions. La première découle de l'obligation du Premier ministre de participer activement, à titre de chef du gouvernement, à l'élaboration et à l'exécution de la politique étrangère et de la politique de défense du pays. Le conseiller de la politique étrangère seconde le Premier ministre dans ses rapports avec les autres chefs de gouvernement et chefs d'État (p. ex., correspondance, visites au Canada de délégations étrangères et déplacements à l'étranger). De plus, il traite directement, au nom du Premier ministre, avec les représentants des gouvernements étrangers au Canada et avec le personnel supérieur des cabinets de dirigeants étrangers. Le secrétaire adjoint du Cabinet donne son avis au Cabinet sur tous les grands dossiers de politique étrangère et de défense.

SOUS-GREFFIER DU CONSEIL PRIVÉ ET CONSEILLER JURIDIQUE

Le sous-greffier du Conseil privé et conseiller juridique a pour mandat de donner des avis juridiques au BCP, de coordonner et de gérer le programme législatif du gouvernement et de fournir des conseils touchant les dossiers parlementaires et des avis stratégiques sur des questions d'élections.

Le sous-greffier du Conseil privé et conseiller juridique donne des conseils touchant le cadre de nos institutions gouvernementales et les rapports entre celles-ci et les principaux responsables (élus et nommés) qui forment leur personnel.

Deux secrétariats appuient le sous-greffier du Conseil privé et conseiller juridique dans l'exercice de ces fonctions, soit : le Secrétariat de la législation et de la planification parlementaire/Conseiller et le Secrétariat de l'appareil gouvernemental.

Secrétaire adjoint du Cabinet (Législation et planification parlementaire/ Conseiller)

Le secrétaire adjoint du Cabinet (Législation et planification parlementaire/Conseiller) est responsable du Secrétariat de la législation et de la planification parlementaire/Conseiller, lequel assure la coordination et la gestion du programme législatif du gouvernement. Le Secrétariat fournit des services au leader du gouvernement à la Chambre concernant l'approbation des projets de loi devant être déposés au Parlement, ainsi que des conseils sur les projets de loi, les pratiques et usages parlementaires, les travaux des comités parlementaires, et sur n'importe quelle question soulevée au Parlement. Il conseille également les leaders du gouvernement à la Chambre et au Sénat sur des questions connexes et donne des conseils au leader du gouvernement à la Chambre sur la Loi électorale du Canada ainsi que sur d'autres lois électorales et questions parlementaires.

Le Secrétariat donne également des conseils juridiques sur une vaste gamme de sujets aux autres secrétariats du Bureau du Conseil privé, en particulier sur les documents confidentiels du Cabinet, les conventions, la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, les commissions d'enquête, ainsi que sur les questions relatives au personnel supérieur et les délibérations du Cabinet. Enfin, le Secrétariat s'occupe d'affaires dont sont saisis les tribunaux et qui ont des répercussions à l'échelle du gouvernement, et de tous les litiges relatifs à la loi électorale fédérale.

Le secrétaire adjoint du Cabinet est également responsable du service des documents parlementaires, lequel veille à ce que tous les renseignements ou documents recherchés par les deux chambres relativement à des questions écrites, à des pétitions et à des avis de motion portant production de documents soient fournis de la façon la plus efficace et satisfaisante possible et déposés aussitôt.

Secrétaire adjoint du Cabinet (Appareil gouvernemental)

Le secrétaire adjoint du Cabinet (Appareil gouvernemental) conseille et appuie le Premier ministre touchant les questions liées à sa prérogative et à ses responsabilités d'architecte et d'arbitre de notre régime de gouvernement. Ces questions sont les suivantes :

  • la structure, l'organisation et le fonctionnement du gouvernement;
    les responsabilités et mandats des ministres;
  • la transmission du pouvoir d'un gouvernement à un autre, y compris l'organisation du Cabinet et de ses comités; et
  • les questions touchant le rôle de la Couronne, le gouverneur général et sa résidence, et la politique en matière d'ordres et de décorations.

Le Secrétariat aide également les comités du Cabinet touchant les questions de politique et les priorités intéressant la fonction publique.

SOUS-SECRETAIRE, SÉCURITÉ ET DU RENSEIGNEMENT

Le sous-secrétaire, Sécurité et Renseignement a quatre fonctions principales:

  • appuyer le Premier ministre en fournissant des renseignements, avis et recommandations touchant les questions de sécurité et de renseignement;
  • assurer la coordination des activités de la collectivité du renseignement;
  • partager, avec le sous-ministre de la Défense nationale, auprès du ministre de la Défense nationale, la responsabilité du Centre de la sécurité des télécommunications (organisme qui fournit au gouvernement des renseignements sur l'étranger et des indications sur la sécurité des télécommunications et de l'informatique gouvernementales);
  • superviser le service d'évaluation du renseignement, qui, à partir des contributions interministérielles, produit et coordonne des évaluations de renseignements sur un grand nombre de sujets à l'intention du Premier ministre, d'autres ministres et de hauts fonctionnaires de l'État.

Dans l'exercice de ces fonctions, le Sous-secrétaire est aidé de deux secrétariats:

Secrétariat de la sécurité et du renseignement

Le Secrétariat de la sécurité et du renseignement assure la coordination et l'orientation globales du secteur de la sécurité et du renseignement. Il appuie le Comité interministériel de la sécurité et du renseignement, qui est formé de sous-ministres et dont la présidence et la vice-présidence sont exercées, respectivement, par le greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet et le Sous-secrétaire, sécurité et renseignement. Le secrétariat joue un rôle de coordination pour la gestion globale et les priorités des organismes de renseignement et donne des conseils généraux à la communauté du renseignement.

Au sein du Secrétariat, la Section des opérations de sécurité est chargée de la sécurité matérielle et de la sécurité du personnel du Cabinet du Premier ministre et du BCP, dont des questions comme la protection des documents classifiés et les attestations de sécurité. La Section assure la sécurité des réunions du Cabinet et des conférences présidées par le Premier ministre, et renseigne les ministres et leurs principaux collaborateurs sur les exigences de la sécurité. La Section coordonne aussi la protection personnelle du Premier ministre et la sécurité des résidences officielles, avec le concours de la GRC.

Secrétariat de l'évaluation du renseignement

Le Secrétariat de l'évaluation du renseignement produit des évaluations des renseignements étrangers. Il coordonne les activités interministérielles et les évaluations du Comité de l'évaluation du renseignement, que préside le directeur exécutif et qui regroupe des cadres supérieurs des ministères et organismes les plus directement intéressés par les questions de renseignement.

SECRÉTAIRE ADJOINT DU CABINET (PRIORITÉS DE GESTION ET PERSONNEL SUPÉRIEUR)

Le secrétaire adjoint du Cabinet (Priorités de gestion et Personnel supérieur) a pour mandat d'assurer la gestion stratégique des cadres supérieurs et du personnel de la fonction publique de façon à appuyer le programme de gestion du gouvernement. Il lui incombe de donner son avis et d'apporter son soutien concernant la sélection, la nomination, la planification de carrière, la rémunération, l'examen du rendement et la révocation des personnes nommées par décret, et notamment les sous-ministres, les sous-ministres délégués et les chefs d'organismes gouvernementaux. Son secrétariat donne également des conseils sur la politique et la planification des ressources humaines intéressant la fonction publique et le groupe des personnes nommées par décret.

Le secrétaire adjoint du Cabinet aide également le greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet à exécuter, en sa qualité de chef de la fonction publique, le programme du gouvernement touchant la gestion de la fonction publique, et notamment la réforme de celle-ci. Une de ses principales responsabilités consiste à suivre et à coordonner le programme de gestion stratégique en surveillant l'évolution des divers dossiers que le BCP doit piloter.

SOUS-MINISTRE ADJOINT (SERVICES MINISTÉRIELS)

Le sous-ministre adjoint (Services ministériels) est chargé de fournir des services administratifs, financiers, informatiques et techniques ainsi que des services en matière d'information et de ressources humaines au Cabinet du Premier ministre, au Bureau du Conseil privé et aux cabinets des ministres secondés par le Bureau du Conseil privé. Certains de ces services sont aussi fournis aux commissions d'enquête.

La Direction des services ministériels répond aussi aux demandes d'accès à l'information présentées en vertu des lois sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels, et elle est chargée de traiter le courrier adressé au Premier ministre, au ministre des Affaires intergouvernementales et au leader du gouvernement à la Chambre des communes.  Les responsabilités de chacune des divisions sont précisées ci-dessous.

Division de l'administration

La Division de l'administration a pour mandat de fournir des services administratifs généraux au Ministère. Elle est constituée des sections suivantes:

  • Services d'aménagement et des locaux — Cette section fournit des services concernant l'attribution et l'aménagement des locaux, l'attribution des places de stationnement et la réservation des salles de réunion. Elle coordonne la prestation des services d'entretien, de réparation et de rénovation des locaux du Ministère. Les services d'entretien concernent notamment les ascenseurs, le chauffage, la climatisation, l'éclairage, l'électricité, la plomberie, l'entretien ménager, etc.
  • Services de télécommunications — Cette section est responsable de la prestation des services téléphoniques et, tout spécialement, de l'installation, de l'enlèvement et de la configuration de tous les appareils téléphoniques (données, etc.), de la messagerie vocale et de la préparation des bottins téléphoniques. Elle gère le standard téléphonique du Premier ministre.
  • Services d'acquisition et de contrats — Cette section offre un service centralisé pour l'achat des biens et services utilisés au Ministère et pour l'administration et la préparation des contrats de services de conseil et professionnels.
  • Services du courrier, des messagers et des conférences — Cette section est responsable de la prestation des services de messagerie interne et externe et de l'affectation des préposés aux salles de délibération du Cabinet et de ses comités et aux salles de réunion du Ministère.
  • Services d'impression et Services de graphiques — Les Services d'impression fournissent tous les services d'impression (reproduction de documents, rapports, communiqués, etc.) et voient à l'achat de la papeterie et des publications imprimées. Les Services de graphiques fournissent des services de design de produit et d'illustration pour les exposés, rapports et publications. Elle offre aussi des services d'éditique.
  • Services de gestion du matériel — Cette section a pour mandat de gérer le contrôle, le transport, la localisation et la disposition de tous les biens du Ministère et de tenir l'inventaire du matériel et de l'ameublement. Elle gère le magasin des fournitures de bureau et coordonne les activités des déménageurs.

Division des services financiers

La Division des services financiers offre une gamme complète de services de gestion financière et comptables.

La Section de la planification et de l'analyse financières joue un rôle consultatif clé eu égard à toutes les dimensions de la gestion des finances publiques au sein du Ministère. Responsable de la planification financière du Ministère, elle administre le processus annuel d'affectation des ressources et tout examen de programmes qui peut être effectué. La Section coordonne et rédige les présentations au Conseil du Trésor concernant le Plan d'activités, la mise à jour annuelle des niveaux de référence (MJANR), les documents budgétaires (dont le Budget principal des dépenses, les Budgets supplémentaires des dépenses, les Rapports sur les plans et les priorités et les Rapports sur le rendement). Elle fournit aussi à la direction des rapports financiers détaillés sur les salaires et les autres coûts de fonctionnement.

La Section des opérations comptables et des systèmes financiers fournit des services comptables (notamment les comptes créditeurs et débiteurs, la petite caisse, la distribution des chèques (paye, etc.), les chèques de voyage, les cartes de voyage, les cartes d'achat et les bons de taxi). Elle offre des services consultatifs, y compris des avis sur l'interprétation et l'application des politiques et directives comptables comme celles qui concernent les avances de voyage et frais de déplacement, les demandes de remboursement des frais d'accueil, les frais de réinstallation et d'autres dépenses spéciales. La Section tient le système financier et supervise le système de codage financier du Ministère et la délégation des pouvoirs de signature en matière de finances.

Division de l'informatique et des services techniques

La Division de l'informatique et des services techniques fournit des services d'aide informatique et audiovisuelle au Ministère en faisant l'acquisition du matériel, des logiciels et des moyens de communication. Outre les installations principales dans onze immeubles, elle offre ces services pour appuyer à distance les réunions du Cabinet, les bureaux de circonscription des ministres et les déplacements du Premier ministre.

Le Groupe du soutien des postes de travail fournit et entretient le matériel informatique de bureau du Ministère, notamment les ordinateurs personnels, les ordinateurs portatifs, les imprimantes, les projecteurs et l'équipement périphérique connexe. Il offre un ensemble standard de programmes informatiques, y compris les traitements de textes, tableurs et présentateurs. Le Groupe fournit une aide technique en ligne en passant par le centre de dépannage, et ses techniciens sont de garde 24 heures sur 24. Le Groupe offre de la formation pour tous les systèmes du Ministère.

Le Groupe des services de réseau fournit des installations réseau pour l'accès aux renseignements et applications du Ministère. Le courrier électronique assure les communications internes et l'accès à Internet et aux services postaux X.400. Le Groupe tient trois réseaux différents. Mis à la disposition de tous les employés, le premier permet de traiter les renseignements allant jusqu'au niveau Secret. Le deuxième est réservé au traitement des renseignements Très secret, tandis que le troisième donne accès à Internet, au besoin. En outre, le Groupe fournit des téléphones et des télécopieurs protégés et tient les systèmes de surveillance et de sécurité électroniques.

Le Groupe de soutien des applications élabore et entretient des applications pour répondre à divers besoins de stockage et de recherche de l'information, depuis de petites bases de données de bureau jusqu'à des systèmes d'information à l'échelle du Ministère; on compte plus de 50 applications du genre. En outre, le Groupe tient des bases de données pour les applications d'emploi courant du Ministère.

La Section des services audio-vidéo fournit des services de télédistribution et des services d'enregistrement de nouvelles télévisées. Elle fournit également des services d'interprétation et des services de soutien technique multimédias dans les salles de réunion, y compris la salle de réunion du Cabinet. Elle gère une collection qui réunit tous les discours du Premier ministre et assure le soutien technique nécessaire à l'enregistrement et à la diffusion des messages vidéo.

Le Groupe du soutien des tournées assure une aide informatique et technique au Premier ministre dans ses déplacements partout dans le monde. Sont fournis notamment des téléphones et des télécopieurs protégés, des postes de travail et des réseaux d'ordinateurs, des systèmes audio et des systèmes d'éclairage pour les médias.

Division des services d'information ministériels

La Division des services d'information ministériels est responsable de tous les aspects de la gestion de l'information au Bureau du Conseil privé. Parmi ces aspects, mentionnons l'élaboration et la diffusion de politiques, lignes directrices, normes, procédures et de procédés prévoyant des approches efficaces et novatrices de la recherche, de l'entreposage, de la consultation, de la mise en commun et de la disposition des ressources documentaires du BCP.

La Division est constituée des Services suivants:

Information, recherche et services des médias

Cette section fournit des services de bibliothèque et de recherche d'informations, y compris un service d'acquisition, d'organisation, de localisation et de diffusion de documents publiés, quel qu'en soit le support.

De plus, elle joue un rôle prépondérant dans l'implantation et l'utilisation d'Internet/Intranet (Communicateur) au Ministère, ainsi que dans la gestion des publications ministérielles et la prestation de services documentaires électroniques comme la bibliothèque virtuelle.

Cette section fournit des services de dépouillement médiatique, dont des coupures de presse sur support papier ou électronique, des profils médiatiques personnalisés, un service de recherche de renseignements manuelle et en direct, des sommaires des médias et une revue des manchettes.

Services de gestion de l'information et des documents

Cette section s'occupe de la mise en oeuvre du programme de gestion de l'information du BCP en élaborant les politiques, lignes directrices, normes et procédures connexes.

Elle est responsable de la gestion des programmes de conservation, d'élimination et des documents essentiels du BCP, et plus spécialement, de l'organisation, de la classification, de la consultation et de la recherche des documents.

Services de la correspondance de la haute direction

Les Services de la correspondance de la haute direction se composent de deux sections : la Section de la correspondance de la haute direction, qui est chargée de traiter le courrier adressé au Premier ministre en sa qualité de chef du gouvernement ou portant sa signature; et la Section de la correspondance ministérielle, qui a pour mandat de traiter le courrier adressé au ministre des Affaires intergouvernementales et au leader du gouvernement à la Chambre des communes en leur qualité de ministres ou portant leur signature.

Ces deux sections travaillent de près avec le personnel du Cabinet du Premier ministre et des cabinets des Ministres afin d'assurer la qualité des réponses et le respect des délais prévus.

Le courrier qui est personnel ou politique (traitant des affaires de la circonscription, des questions politiques qui intéressent le parti ou de la vie privée ou personnelle des Ministres ou du Premier ministre) est transmis à l'agent désigné au Cabinet du Premier ministre ou au cabinet des Ministres.

Division des ressources humaines

La Division des ressources humaines offre des services du personnel et des conseils aux gestionnaires et employés. Elle élabore et réalise les initiatives liées à La Relève et les changements organisationnels au BCP, par exemple la Norme générale de classification.

Les quatre principaux centres d'activités sont les suivants : la dotation et la classification ainsi que les relations de travail; la rémunération et les avantages sociaux; les politiques et programmes relatifs aux ressources humaines et, plus particulièrement, La Relève, la gestion de carrière et la formation professionnelle, l'équité en matière d'emploi, les langues officielles et le programme de primes et de reconnaissance du BCP; la gestion des documents relatifs aux ressources humaines et les systèmes de données.

Pour de plus amples informations sur ces programmes et sur d'autres, par exemple les Programmes de santé et de sécurité au travail et d'aide aux employés, les employés sont priés de contacter la Division.

Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels est responsable de la mise en oeuvre des programmes du Ministère concernant la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels pour le Bureau du Conseil privé. Elle fournit une salle de lecture où le public peut prendre connaissance des documents et manuels du Ministère et des listes des titres d'ordre du jour du Cabinet vieux de 20 ans.

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels est aussi chargé de coordonner la préparation des réponses aux questions parlementaires écrites acheminées au Ministère et de passer en revue les documents du Cabinet vieux de 30 ans avant leur transfert aux Archives nationales.