Rapport annuel au Parlement 2013-2014 concernant la Loi sur l'accès à l'information

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Table des matières

  1. Aperçu
  2. Introduction
  3. Gouvernance et responsabilisation
  4. Arrêté de délégation du Bureau du Conseil privé
  5. Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)
  6. Activités et réalisations
  7. Activités de formation et de sensibilisation
  8. Politiques, lignes directrices et procédures relatives à l’accès à l’information
    1. a) Affichage des demandes d’accès à l’information traitées
    2. b) Gestion au plus juste (lean)
  9. Autres activités
    1. a) Sources de renseignement à l’intention des usagers
    2. b) Divulgation proactive
  10. Plaintes et enquêtes
    1. a) Plaintes reçues
    2. b) Types de plaintes
    3. c) Enquêtes
  11. Causes devant la Cour fédérale
  12. Interprétation du Rapport statistique
    1. Partie 1 - Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
      1. 1.1) Demandes
      2. 1.2) Sources des demandes
      3. 1.3) Types de renseignements demandés
    2. Partie 2 : Demandes fermées pendant la période visée par le rapport
      1. 2.1) Résolution et délai de traitement
      2. 2.2) Exceptions
      3. 2.3) Exclusions
      4. 2.4) Support des documents divulgués
      5. 2.5) Complexité
        1. 2.5.1) Pages pertinentes traitées et divulguées
        2. 2.5.2) Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l’ampleur des demandes
        3. 2.5.3) Autres complexités
      6. 2.6) Présomptions de refus
      7. 2.7) Demandes de traduction
    3. Partie 3 : Prorogations
      1. 3.1) Motifs de prorogation et issue des demandes
      2. 3.2) Durée des prorogations
    4. Partie 4 : Frais
    5. Partie 5 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations
      1. 5.1) Demandes de consultation reçues d’autres institutions gouvernementales et organisations
      2. 5.2) Recommandations et délai de traitement pour les consultations reçues d’autres institutions gouvernementales
      3. 5.3) Recommandations et délai de traitement des demandes de consultation reçues d’autres organisations
    6. Partie 6 : Délai lié aux consultations relatives aux documents confidentiels du Cabinet
    7. Partie 7 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information
      1. 7.1) Coûts
      2. 7.2) Ressources humaines
  13. Annexe A : Arrêté de délégation
  14. Annexe B : Rapport statistique de 2013-2014 concernant la Loi sur l’accès à l’information
  15. Annexe C : Rapport statistique supplémentaire - Annexe
  16. Annexe D : Exceptions et exclusions

Aperçu

  1. Malgré une augmentation du volume de 70 % au cours des trois derniers exercices, le BCP a maintenu un haut niveau de rendement en matière d’accès à l’information. Entre 2011-2012 et 2013-2014, le pourcentage de demandes provenant du public qui ont reçu une réponse dans le temps imparti était au moins de 97 %. Afin de favoriser l’atteinte de l’objectif d’excellence en matière de service, le BCP a concentré ses efforts sur la modernisation de la technologie et du contexte opérationnel, l’amélioration des processus, la planification des ressources humaines, et la gestion du changement.
  2. En 2013, la Division de l’AIPRP du BCP a entrepris un « Kaizen », un atelier de cinq jours, en équipe, fondé sur la résolution de problèmes et conçu pour améliorer le service à la clientèle. Par suite du Kaizen, des modifications ont été apportées afin d’améliorer le respect des délais, de réduire les erreurs et la consommation de papier et d’alléger la tâche des bureaux qui détiennent les documents. La Division de l’AIPRP a continué de tirer profit des principes de Lean pour améliorer son processus opérationnel pendant l’exercice visé par le présent rapport.
  3. Conformément aux exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor, le BCP affiche sur son site Web, chaque mois, un résumé des demandes d’accès à l’information complétées. Tout en acceptant les demandes envoyées par courrier, l’organisme a créé une adresse électronique générique pour aider le public à lui présenter des demandes. En 2013-2014, le BCP a divulgué au public, à titre informel, plus de 650 dossiers complétés.

Introduction

Le Bureau du Conseil privé (BCP) relève directement du Premier ministre et est dirigé par le Greffier du conseil privé et Secrétaire du Cabinet. Le BCP est à la fois le secrétariat du Cabinet et l’organe de la fonction publique chargé de faire les recommandations au Premier ministre concernant l’ensemble des questions stratégiques et opérationnelles du gouvernement. En tant qu’organisme central de la fonction publique qui appuie le Premier ministre ainsi que le Cabinet et ses structures décisionnelles de façon impartiale, le BCP voit à ce que le gouvernement et les Canadiens soient servis par une fonction publique visant l’excellence.

Le BCP soutient en outre le ministre des Affaires intergouvernementales, le leader du gouvernement à la Chambre des communes, le ministre d’État et whip en chef du gouvernement, et le ministre d’État (Réforme démocratique).

Le Bureau du Conseil privé assume trois grands rôles :

  • Conseiller du Premier ministre – Le BCP offre au Premier ministre, aux ministres de son portefeuille et au Cabinet des avis, des analyses et des renseignements de qualité en matière de politiques, et ce, de façon impartiale. Voici certaines de ses responsabilités à cet égard :
    • Offrir des avis, des analyses et des renseignements impartiaux provenant de l’ensemble de la fonction publique.
    • Consulter des partenaires nationaux et internationaux et collaborer avec eux tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du gouvernement (y compris les provinces et les territoires).
    • Recueillir des renseignements sur les priorités des Canadiens.
    • Fournir des conseils et du soutien concernant l’élaboration et l’exécution des programmes parlementaire et législatif du gouvernement ainsi qu’au sujet du programme de réforme démocratique.
    • Formuler des avis sur le modèle britannique de conduite des affaires publiques, sur la structure et l’organisation du gouvernement ainsi que sur les nominations par le gouverneur en conseil.
  • Secrétariat du Cabinet - Le BCP facilite le fonctionnement harmonieux, efficace et efficient du Cabinet et du gouvernement du Canada au quotidien. Cela comprend :
    • Gérer le système décisionnel du Cabinet.
    • Coordonner les propositions de politiques et les propositions législatives des ministères au Cabinet, en s’appuyant sur une analyse de leur fondement.
    • Offrir des services de planification et de soutien en ce qui a trait aux réunions du Cabinet et de ses comités.
    • Faire avancer le programme du gouvernement dans l’ensemble des ministères et des organismes fédéraux ainsi qu’auprès des intervenants externes.
    • Offrir des conseils concernant les nominations par le gouverneur en conseil, et notamment diriger et coordonner les processus de sélection et de recrutement pour les postes de dirigeant et les postes à temps plein pourvus par décret dans l’ensemble du secteur public, et soutenir la prise de décisions par le Cabinet en ce qui concerne les nominations par le gouverneur en conseil.
    • Préparer des décrets et divers autres textes de réglementation visant à assurer la mise en application des décisions gouvernementales.
    • Fournir des services administratifs au Cabinet du Premier ministre, aux ministres du portefeuille et aux commissions d’enquête.
  • Leadership au sein de la fonction publique – Le BCP favorise le développement et le maintien d’une fonction publique de grande qualité qui respecte les plus hautes normes en matière de responsabilisation, de transparence et d’efficience, une fonction publique qui est en mesure de donner les meilleurs conseils au gouvernement ainsi que d’offrir d’excellents services aux Canadiens. Notamment :
    • Gérer le processus de recrutement et de nomination concernant des postes de la haute direction au sein des ministères et organismes fédéraux.
    • Orienter les politiques portant sur la gestion des ressources humaines et le renouvellement de la fonction publique.
    • Renforcer la capacité de la fonction publique de relever les nouveaux défis et de s’adapter aux nouvelles responsabilités du gouvernement.

Le présent rapport annuel au Parlement est le 31e présenté par le BCP sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi), comme le prescrit le paragraphe 72(1) de la Loi. Il porte sur la période allant du 1er avril 2013 au 31 mars 2014.

On peut en obtenir des exemplaires à l’adresse suivante :

  • Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
    Bureau du Conseil privé
    55, rue Metcalfe, bureau 1500
    Ottawa (Ontario)  K1A 0A3

Gouvernance et responsabilisation

Le BCP fournit un soutien au Premier ministre et aux ministres de son portefeuille, y compris le ministre des Affaires intergouvernementales, le leader du gouvernement à la Chambre des communes, le ministre d’État et whip en chef du gouvernement, et le ministre d’État (Réforme démocratique).

Le greffier du Conseil privé, qui relève du Premier ministre, joue trois grands rôles : sous-ministre du Premier ministre, secrétaire du Cabinet et chef de la fonction publique fédérale. La Direction des services ministériels du BCP, qui relève directement du greffier, comprend six divisions, dont la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). La division de l’AIPRP est organisée selon trois domaines fonctionnels : Politique et processus d’AIPRP, Opérations et Services à la clientèle.  

Arrêté de délégation du Bureau du Conseil privé

Les ministres dirigeant des institutions gouvernementales sont tenus de mettre en application la Loi sur l’accès à l’information au sein de leur institution. Le Premier ministre, à titre de chef du Bureau du Conseil privé, et conformément à l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information, est tenu de mettre en application cette loi au BCP. Le Premier ministre a délégué au directeur de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels au BCP les attributions et les tâches administratives se rapportant à la Loi. Les secrétariats du BCP, c’est-à-dire les bureaux de première responsabilité, qui sont les détenteurs de documents désignés dans une demande d’accès à l’information, approuvent la divulgation de l’information aux demandeurs ainsi que l’application d’exceptions et d’exclusions, avec justifications à l’appui. Cette délégation de pouvoirs partagée est exercée avec diligence au sein du BCP et elle est consignée officiellement aux stades appropriés du processus. L’arrêté de délégation du BCP se trouve à l’annexe A.

Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

La Loi sur l’accès à l’information prévoit un droit d’accès à l’information contenue dans les dossiers dont le contrôle appartient à des institutions gouvernementales. Elle ne remplace pas les autres mécanismes d’accès, mais vise à servir de complément aux autres procédures officieuses permettant au public de consulter les renseignements que détient le gouvernement. La Loi stipule que le public doit pouvoir obtenir les renseignements du gouvernement, et les exceptions nécessaires à ce droit d’accès doivent être limitées et précises. Qui plus est, les décisions prises par les institutions gouvernementales au sujet de la divulgation des renseignements doivent faire l’objet d’un examen par une entité indépendante du gouvernement.

La Division de l’AIPRP du BCP est le point central d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels au Bureau du Conseil privé. Elle est chargée de gérer les demandes de communication de renseignements ministériels et personnels, d’assurer la compréhension et l’observation de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein de l’organisme, et de sensibiliser son personnel aux droits et responsabilités dans ces domaines. Elle agit en outre à titre de principal organe de liaison avec le Commissariat à l’information, le Commissariat à la protection de la vie privée, le Secrétariat du Conseil du Trésor et les ministères partenaires pour les questions d’accès à l’information.

La Division de l’AIPRP du BCP dispose d’un effectif total de 27 équivalents temps plein, qui travaillent dans trois domaines fonctionnels.

  1. Politique et processus d’AIPRP
    • Fournit des conseils d’expert en matière de politique sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels.
    • Optimise le rendement des opérations.
    • Effectue des recherches sur les tendances et les pratiques exemplaires en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.
  2. Opérations
    • Traite les demandes d’accès à l’information et de communication de renseignements personnels.
    • Supervise la collecte et la communication de renseignements personnels et/ou opérationnels.
    • Entretient un dialogue avec les secrétariats du BCP et avec d’autres institutions fédérales ou provinciales.
  3. Services à la clientèle
    • Crée des produits de formation et des produits promotionnels.
    • Élabore et offre des programmes de formation en matière d’AIPRP.
    • Élabore des messages visant à sensibiliser les employés aux questions d’AIPRP.
    • Coordonne les réponses aux questions et aux pétitions présentées au Parlement.
    • Assure l’administration de la base de données.

La Division de l’AIPRP offre également une salle de lecture où des membres du public peuvent se rendre pour examiner des publications, des documents et des manuels ministériels demandés qui sont liés à l’accès à l’information. Elle se conforme ainsi au paragraphe 12(1) de la Loi, qui stipule que : « L’accès aux documents s’exerce, sous réserve des règlements, par consultation totale ou partielle du document ou par délivrance de copies totales ou partielles ».

Activités et réalisations

Activités et réalisations
Demandes d’accès à l’information 2013-14 2012-13 2011-12
Demandes reçues 907 780 534
Demandes traitées 772 725 529
Demandes traitées à temps (%) 97,8 % 99,7 % 99,8 %
Cote du commissariat A (prévision) A (prévision) A (prévision)
Total de pages examinées 58 409 36 443 47 615

Depuis l’attribution d’une cote F par le Commissariat à l’information (CI) pour l’exercice 2006-2007, le Bureau du Conseil privé a continuellement amélioré son rendement par rapport au public. Au cours des trois derniers exercices (2011-2012 à 2013-2014), le pourcentage de demandes traitées à temps a été supérieur à 97 %, malgré une augmentation du volume de demandes de 70 % pendant cette période. Pour parvenir à ce résultat, le BCP a concentré ses efforts sur la modernisation de la technologie et du contexte opérationnel, l’amélioration des processus, la planification des ressources humaines, et la gestion du changement.

Activités de formation et de sensibilisation

Le BCP fait connaître les obligations relatives à l’AIPRP à l’occasion de réunions individuelles, d’exposés et d’événements spéciaux, grâce à des produits d’apprentissage et à l’intranet, et dans le cadre de son programme de formation. Il encourage des relations de travail responsables avec les clients, et il est régi par des délais clairement établis.

En 2013-2014, le BCP a donné des séances de formation ou de sensibilisation sur l’AIPRP à 225 employés, par l’intermédiaire de 28 activités de formation. Ces activités consistaient en 18 séances présentées conjointement avec la Division des services d’information ministériels du BCP, qui est responsable de la gestion de l’information au BCP. Ces séances font partie intégrante du programme d’orientation des nouveaux employés du BCP.

Pour favoriser la compréhension des responsabilités en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels, le directeur de l’AIPRP a rencontré le comité exécutif du BCP pour l’informer des statistiques sur les demandes d’accès à l’information et de communication des renseignements personnels, le rendement et la conformité. Le personnel supérieur de l’AIPRP a rencontré des cadres supérieurs des secrétariats du BCP pour clarifier les rôles et améliorer les relations de travail. Tout au long de 2013-2014, les analystes de l’AIPRP du BCP sont régulièrement entrés en contact avec des clients pour leur expliquer l’échéancier en cinq étapes, les informer des processus liés notamment à la recherche ou à l’examen de documents, et leur expliquer leur rôle. Tous les trimestres au cours de la période couverte par ce rapport, le contenu de formation sur l’AIPRP du site intranet du BCP a été mis à jour en fonction des pratiques opérationnelles et des coordonnées des personnes ressources.

Le personnel du BCP dispose de plusieurs sources d’information sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (p. ex. brochure d’instructions sur l’AIPRP, boîte de courrier électronique pour les questions, outils d’apprentissage à emporter, contenu électronique complet sur le site intranet du BCP).

Politiques, lignes directrices et procédures relatives à l’accès à l’information

a) Affichage des demandes d’accès à l’information traitées

Conformément aux exigences du SCT, le BCP affiche sur son site Web, chaque mois, un résumé des demandes d’accès à l’information complétées. Tout en acceptant les demandes envoyées par courrier, l’organisme a créé une adresse électronique générique à l’intention du public. Les listes sont fournies par ordre chronologique, par mois et par année. Le BCP traite les demandes liées au Secrétariat de la Commission des nominations publiques et figurant sur les listes. Les documents sont fournis dans la forme dans laquelle ils ont été publiés, conformément à la Loi, y compris le support, la langue et toute exception ou exclusion appliquée.

Comme il a été mentionné dans le rapport statistique supplémentaire, le BCP a divulgué, à titre informel, 652 documents déjà divulgués entre le 1er avril 2013 et le 31 mars 2014.

b) Gestion au plus juste (lean)

En 2013, la Division de l’AIPRP du BCP a entrepris un « Kaizen », un atelier de cinq jours, en équipe, fondé sur la résolution de problèmes et conçu pour améliorer le service à la clientèle. Des modifications ont été apportées à l’ensemble du processus opérationnel de l’AIPRP du BCP afin d’améliorer le respect des délais, de réduire les erreurs et la consommation de papier, et d’alléger la tâche des détenteurs de documents. Pendant l’exercice visé par le présent rapport, la Division de l’AIPRP a continué de tirer parti des principes lean pour améliorer ses processus de travail. Par exemple, le BCP a révisé son processus de réception des demandes pour rationaliser les tâches de gestion des documents et renforcer les liens entre la Division de l’AIPRP et les détenteurs de documents.

Autres activités

a) Sources de renseignement à l’intention des usagers

Des sources de renseignements ont été mises à la disposition des usagers dans la salle de lecture publique du bureau de l’AIPRP du BCP. La salle de lecture est située au 55, rue Metcalfe, bureau 1340, Ottawa (Ontario). Dans cette salle, un index des points à l’ordre du jour des délibérations du Cabinet sert de guide pour trouver les sujets traités dans les documents du Cabinet qui, après 20 ans, sont visés par la Loi. Le public avait également accès au site Info Source du gouvernement fédéral et au guide des nominations par le gouverneur en conseil. Le personnel de l’AIPRP est venu en aide à ceux qui désiraient consulter ces documents de référence.

b) Divulgation proactive

Conformément aux exigences de divulgation proactive imposées aux organismes gouvernementaux, le site Web du Bureau du Conseil privé a continué d’afficher de l’information sur ses frais de voyage et d’accueil, les reclassifications de postes, les contrats de plus de 10 000 $, et l’octroi de subventions et de contributions. Le site Web de la divulgation proactive est illustré ci-dessous.

Proactive Disclosure page snapshot

Plaintes et enquêtes

a) Plaintes reçues

En 2013-2014, le BCP a reçu 45 plaintes en vertu de la Loi, comparativement à 52 l’année précédente, ce qui correspond à une diminution de 14 %. Une seule fois au cours des cinq dernières années le total de plainte a été inférieur à celui du présent exercice, qui représente une baisse de plus de 66 % par rapport à 2009-2010 (164 comparativement à 45). De même, les plaintes des médias, le plus important demandeur de documents du BCP, ont diminué de 82 % au cours de la même période de cinq ans, de 119 à 21. Cette amélioration a été réalisée en dépit d’une augmentation de 111 % du volume de demandes pendant la même période (429 demandes en 2009-2010 par rapport à 907 demandes en 2013-2014). Pour favoriser un meilleur service à la clientèle qui diminue le nombre de plaintes, le BCP continue d’optimiser ses processus de travail, de développer son expertise et de se doter d’un effectif adéquat. Le BCP consacre également des ressources à part au règlement des plaintes et travaille en étroite collaboration avec le Commissariat à l’information.

La ventilation des plaintes reçues en 2013-2014 est la suivante :

  • 21 ou 47 % – médias
  • 8 ou 18 % – public
  • 7 ou 16 % – organismes, dont 5 du Parlement (députés de la Chambre des communes ou sénateurs)
  • 5 ou 11 % – avocats
  • 2 ou 4 % – universités
  • 1 ou 2 % – entreprises
  • 1 ou 2 % – autres institutions gouvernementales

Tableau 1 - Plaintes selon la source
Version texte

b) Types de plaintes

Pendant la période de rapports 2013-2014, les plaintes étaient déposées pour divers motifs, y compris le délai découlant des consultations et le recours aux exceptions ou exclusions.

c) Enquêtes

Au début 2011, le Commissariat à l’information a terminé son enquête sur l’ingérence dans l’accès à l’information au BCP, un des huit organismes gouvernementaux choisis pour faire l’objet d’un examen systémique. Au cours de l’enquête, des membres du personnel de l’organisme, y compris le directeur et les directeurs adjoints de l’AIPRP, ont rencontré les enquêteurs du CI pour répondre à leurs questions, leur fournir des documents et discuter de la procédure que suit le BCP pour répondre aux demandes d’accès à l’information. Le CI a fait savoir que les résultats de son enquête seront publiés au cours de l’exercice 2014-2015.

En octobre 2012, la commissaire à l’information du Canada a entrepris une enquête systémique en vue de déterminer si les messages textes renfermant des renseignements gouvernementaux qui sont envoyés ou reçus au moyen d’appareils sans fil fournis par le gouvernement sont gérés et conservés adéquatement pour garantir le droit d’accès à l’information. Le BCP était l’une des 11 institutions choisies aux fins de l’examen en fonction de critères tels que la taille, le volume des demandes annuelles ou les responsabilités à l’égard de la tenue des documents du gouvernement du Canada. Le BCP a rempli un questionnaire écrit en 11 parties pour les besoins de l’enquête et l’a transmis au Commissariat à l’information à la fin de 2012. En novembre 2013, le Commissariat a transmis ses constatations au Parlement dans un rapport spécial.

En décembre 2013, le Commissariat a mis en place une enquête relative aux pratiques de gestion de l’information du BCP. Le BCP a fourni son entière collaboration dans le cadre de cette enquête. La date de parution du rapport d’enquête n’a pas été confirmée.

Causes devant la Cour fédérale

Aucune cause concernant le BCP n’a été entreprise, n’est en cours ou ne s’est conclue pendant la période visée par le rapport.

Interprétation du Rapport statistique

Le Rapport statistique de 2013-2014 sur la Loi sur l’accès à l’information figure à l’annexe B.

Part 1: Demandes under the Access to Information Act

1.1) Demandes

Du 1er avril 2013 au 31 mars 2014, le BCP a reçu 907 demandes d’information en vertu de la Loi. Le total des demandes tend à augmenter depuis 10 ans, mais leur nombre est variable depuis 2007-2008. Le nombre des demandes d’accès a augmenté de plus de 50 % entre 2009-2010 et 2010-2011, puis a diminué de 18 % pour s’établir à 534 l’année suivante. En 2012-2013, le nombre de demandes a atteint 780, une augmentation de 46 %. Les 907 demandes de 2013-2014 constituent une autre augmentation, de 16 %, et un nombre record de demandes. Le nombre de demandes reçues au cours des 10 dernières années est présenté ci-dessous.

Tableau 2 - Nombre de demandes par année
Version texte

Au total, 146 demandes actives ont été reportées à l’exercice 2013-2014, et 281 l’ont été à celui de 2014-2015.

1.2) Sources des demandes

Les demandes d’accès à l’information provenaient, par ordre décroissant, des médias, du public, d’entreprises, d’organismes et d’universités. Les demandes présentées par les médias (588) ont été plus nombreuses qu’elles ne l’ont été depuis 10 ans. Elles ont augmenté de 33 % comparativement à 2012‑2013 et ont représenté 65 % du total des demandes. Les demandes de la part du public venaient ensuite à 120, comparativement à 136 l’année précédente. Les entreprises ont présenté 103 demandes, comparativement à 134 l’année précédente. Le reste des demandes ont été présentées par des organismes, dont des députés de la Chambre des communes et des sénateurs (63 ou 7 %) et des universités (4 %, soit le double de l’année précédente).

Comme le montre le graphique ci-dessous, la ventilation des demandes reçues en 2013-2014 est la suivante :

  • 588 ou 65 % – médias
  • 120 ou 13 % – public
  • 103 ou 11 % – entreprises (secteur privé)
  • 63 ou 7 % – organismes, dont 41 du Parlement (députés de la Chambre des communes ou sénateurs)
  • 33 ou 4 % – universités

Tableau 3 - Demandes selon la source
Version texte

1.3) Types de renseignements demandés

Tout comme la provenance des demandes, l’objet des demandes reçues a varié. Voici certains des sujets :

  • rapatriement de la Constitution
  • notes d’information préparées à l’intention du Premier ministre pendant diverses périodes
  • réforme du Sénat
  • sondage d’opinion publique

Partie 2 : Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1) Résolution et délai de traitement

En 2013-2014, le BCP a traité 772 demandes. Comme le montre le graphique ci-dessous, la ventilation des demandes traitées est la suivante :

  • 16 – communication totale
  • 412 – communication partielle
  • 25 – exception totale
  • 56 – exclusion totale
  • 181 – aucun dossier
  • 12 – demande transférée
  • 68 – demande abandonnée
  • 2 – demande traitée informellement (nombre marginal représenté comme 0 % ci-dessous)

Tableau 4 - Traitement des demandes reçues
Version texte

Comme l’indiquent ces chiffres, 428 ou 56 % des documents demandés ont été communiqués en totalité ou en partie. Ce pourcentage est en hausse comparativement à 46 % en 2012-2013. Cette augmentation est attribuable à la diminution du nombre de demandes (environ le tiers) pour lesquelles aucun dossier n’existait (253 par rapport à 181). Le nombre total de demandes pour lesquelles aucun document n’a été divulgué (pour cause d’exception ou d’exclusion) est sensiblement égal : 10 % en 2012-2013 et 11 % pour l’exercice visé par le présent rapport. Ce sont les médias qui ont présenté le plus grand nombre de demandes pour lesquelles aucun document n’existait (120), suivis du public (29).

En ce qui concerne les délais de traitement, 390 (51 %) demandes envoyées au BCP ont été traitées dans les 30 jours. Dans l’ensemble du gouvernement, en moyenne, 64,8 % des demandes ont été traitées dans ce délai (dernières statistiques disponibles 2012-2013, Info Source, bulletin 36B). Viennent ensuite les demandes traitées en 61 à 120 jours (184 ou 24 %). Onze demandes (1,4 %) ont été traitées en plus de 365 jours. La nature complexe, sensible et multiservice des dossiers du BCP influe sur le temps requis pour traiter une demande.

2.2) Exceptions

Même si la Loi favorise la communication des renseignements, dans certaines circonstances, leur divulgation doit être refusée. Les six exceptions les plus fréquentes de l’exercice 2013-2014 étaient, en ordre décroissant :

  • l’alinéa 21(1)b) dans le cas de 293 demandes – consultations ou délibérations concernant les activités du gouvernement
  • le paragraphe 19(1) dans le cas de 267 demandes – renseignements personnels
  • l’alinéa 21(1)a) dans le cas de 208 demandes – avis ou recommandations élaborés par ou pour une institution fédérale ou un ministre
  • le paragraphe 15(1) dans le cas de 166 demandes – affaires internationales et défense
  • l’article 23 dans le cas de 99 demandes – secret professionnel des avocats
  • l’alinéa 21(1)c) dans le cas de 32 demandes – projets préparés ou renseignements portant sur des positions envisagées dans le cadre de négociations menées ou à mener par le gouvernement du Canada

Le recours aux exceptions est en phase avec le rôle du BCP et le contenu des documents se trouvant sous sa responsabilité, ce qui va de pair avec la tenue de consultations et de délibérations confidentielles ainsi que la prestation de conseils confidentiels au gouvernement sur des enjeux d’envergure nationale et internationale. Néanmoins, si l’on ne tient pas compte des demandes transférées et abandonnées ni de celles pour lesquelles il n’existait aucun document, pas moins de 84 % des demandeurs ont reçu des documents du BCP, communiqués en totalité ou en partie, en réponse à leurs demandes.

L’annexe D présente une description de l’ensemble des exceptions invoquées au cours de la période visée (2013-2014), de même que des exceptions non invoquées.

2.3) Exclusions

La Loine s’applique pas à certains renseignements mentionnés à l’article 68 ni aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine du Canada au titre de l’article 69. Au total, en 2013-2014, l’article 68 a été invoqué à 18 reprises, et l’article 69, à 211 occasions.

Un graphique du recours relatif aux exclusions en 2013-2014 figure ci-dessous. Le recours à l’exclusion au titre de l’alinéa 69(1)e), pour les documents d’information à l’usage des ministres, témoigne du rôle central du BCP dans la prestation de conseils et de renseignements au Premier ministre ainsi qu’au Cabinet et à ses structures de prise de décisions.

Tableau 5 - Exclusions cités
Version texte

L’annexe D présente une description de l’ensemble des exclusions citées au cours de la période visée (2013-2014), de même que des exclusions non citées.

2.4) Support des documents divulgués

Le BCP fournit une copie papier seulement, mais il examine des options de technologie qui lui permettraient de publier les documents en format numérique. Au total, 428 documents ont été divulgués en version papier. Les demandeurs peuvent choisir de recevoir une réponse par la poste ou d’aller chercher leurs documents sur place. Presque toutes les réponses ont été envoyées par la poste.

2.5) Complexité

2.5.1) Pages pertinentes traitées et divulguées

Au total, 58 409 pages ont été traitées par le BCP en 2013-2014, une augmentation de plus de 20 000 pages par rapport à l’exercice précédent. Pour les demandes d’accès à l’information où les documents ont été communiqués « en totalité » ou « en partie », 51 897 pages ont été traitées et 30 354, divulguées. Cinquante­neuf pourcent des pages ont donc été divulguées en totalité ou en partie. Les pages traitées pour les demandes où la communication a été refusée ou pour des demandes abandonnées représentent 12 % des pages traitées en 2013-2014, une diminution de cinq points de pourcentage par rapport à l’exercice précédent.

2.5.2) Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l’ampleur des demandes

Lorsque les dossiers ont été divulgués en tout ou en partie, dans 73 % des demandes (312 sur 428) le traitement était inférieur à 100 pages. Au total, 91 demandes ont nécessité un traitement de 101 à 500 pages, et 16 demandes, un traitement de 501 à 1 000 pages. Plus de 10 000 pages ont été divulguées en réponse à neuf demandes dont la taille se situait entre 1 001 et 5 000 pages (qui nécessitent beaucoup de temps et de ressources).

Le nombre de pages traitées n’indique pas avec précision le temps requis pour traiter un dossier. En effet, une demande comptant un bon nombre de pages peut porter sur des documents de base dont l’examen exige relativement peu de temps, tandis qu’une demande comptant peu de pages peut porter sur un amalgame complexe de contenu de haut niveau provenant de plusieurs ministères et exigeant une analyse en profondeur ainsi que des consultations.

2.5.3) Autres complexités

Des consultations ont été menées dans le cas de 200 (26 %) des 772 demandes traitées en 2013-2014. Au total, il a fallu imposer des frais dans le cas de 72 demandes. Étant donné qu’une seule demande peut comporter plus d’une complexité, les totaux à la ligne 6 de la section 2.5.3 ne correspondent pas nécessairement aux totaux à la section 2.1.

2.6) Présomptions de refus

En 2013-2014, le traitement de 17 demandes d’accès à l’information a été terminé après l’échéance, donnant lieu à des « présomptions de refus ». Comme l’indique la section 2.6.1 du Rapport statistique, 15 demandes ont été touchées par une charge de travail sans précédent en 2013-2014; en outre, des consultations externes ont entraîné des retards dans deux demandes. Le nombre de jours de retards dans chaque cas est indiqué à la section 2.6.2.

2.7) Demandes de traduction

Au paragraphe 12(2), la Loi stipule que « la personne à qui sera donnée communication totale ou partielle d’un document et qui a précisé la langue officielle dans laquelle elle le désirait se verra communiquer le document ou la partie en cause dans la version de son choix, a) si le document existe dans cette langue et b) si le responsable de l’institution fédérale juge dans l’intérêt public de le faire traduire ». Il n’y a eu aucune demande de traduction au cours de la période visée par le présent rapport.

Partie 3 : Prorogations

3.1) Motifs de prorogation et issue des demandes

Le paragraphe 9(1) de la Loi décrit les circonstances dans lesquelles le délai initial de 30 jours pour répondre à une demande peut être prorogé. Les délais peuvent être prorogés pour les raisons suivantes :

  • Si l’observation du délai initial entravait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution en raison soit du grand nombre de documents demandés, soit de l’ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande.
  • S’il faut mener des consultations auprès d’autres institutions gouvernementales, d’autres gouvernements ou, informellement, de tiers, et si ces consultations ne peuvent être menées dans les 30 jours.
  • Si un avis doit être donné à un tiers (en vertu du paragraphe 27(1)) avant la divulgation des renseignements ou des secrets industriels de ce tiers.

En 2013-2014, le BCP a prorogé 242 demandes en vertu de l’alinéa 9(1)a) au motif qu’il y avait entrave du fonctionnement en raison du nombre de documents, tandis qu’il en avait prorogé 131 l’année précédente. Les avis aux tiers ont nécessité 29 prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)c), une augmentation par rapport aux 23 prorogations précédentes.

Les consultations menées expliquent en grande partie la prorogation de demandes. En effet, il y a eu 84 prorogations pour des consultations de documents confidentiels du Conseil privé de la Reine, et 77 prorogations pour d’autres types de consultations (pour un total de 161 prorogations) en vertu de l’alinéa 9(1)b). Les prorogations en raison de consultations ont légèrement diminué (il y en a eu 173 en 2012-2013), et ce, malgré une augmentation de 16 % du nombre de demandes.

Les consultations continuent de faire partie intégrante du traitement des documents interministériels souvent complexes qui relèvent du BCP. Quand le BCP envoie une demande de consultations à une autre institution fédérale, il prend d’abord contact avec le ministère pour connaître le délai de réponse prévu. En ce qui concerne les consultations d’institutions ayant une lourde charge de travail, comme le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement Canada ou le ministère de la Défense nationale, le BCP vérifie si la période de consultation qu’on lui avait mentionnée auparavant vaut encore. Ces efforts améliorent les relations de travail et donnent aux demandeurs une meilleure idée du moment où ils recevront une réponse. Le Commissariat à l’information du Canada considère comme une pratique exemplaire la communication avec l’institution consultée afin de déterminer le temps que prendront les consultations.

Il faut savoir les prorogations mentionnées ci-dessus concernent toutes les communications et non pas seulement les communications totales ou partielles.

3.2) Durée des prorogations

Pendant la période visée de 2013-2014, 15 % (63) des 432 demandes prorogées l’ont été pour 30 jours ou moins, soit une baisse par rapport à 24 % des prorogations totales en 2012-2013. Sur les six périodes de prorogations figurant à la section 3.2 du Rapport statistique, la période de 61 à 120 jours était la plus fréquente en 2012-2013 et en 2013-2014, soit 40 % de toutes les prorogations. Les prorogations de 121 jours et plus ont augmenté de quatre points de pourcentage d’une année à l’autre, pour atteindre 9 % du total des prorogations. Ces statistiques sont représentatives des exigences du BCP en matière de consultation et de l’augmentation de 16 % de la charge de travail. Le BCP reste déterminé à recourir de manière responsable aux prorogations en vertu de la Loi, en fonction des besoins opérationnels.

Partie 4 : Frais

Les droits recueillis pendant la période visée par le rapport se sont élevés à 5 054 $, ce qui représente une hausse par rapport aux 3 733 $ recueillis en 2012-2013. Le BCP a perçu 3 717 $ en frais de demande pour 744 demandes, par rapport aux 2 620 $ recueillis l’année précédente. En 2013-2014, le BCP a renoncé à des frais totalisant 1 010 $ pour 16 demandes, principalement en frais de recherche et de reproduction.

Partie 5 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

5.1) Demandes de consultation reçues d’autres institutions gouvernementales et organisations

Le BCP a reçu 431 demandes de consultation de la part d’autres institutions et organisations du gouvernement pendant la période visée par le rapport, une diminution de 19 % comme le montre le diagramme ci-dessous.

Tableau 6 - Nombre de consultations sur les demandes d'accès à l'information par année
Version texte

Parallèlement à la diminution du nombre total de demandes de consultation reçues, le nombre de pages envoyées aux fins d’examen a diminué de 20 %, et représente environ 16 000 pages. Les institutions qui ont sollicité l’avis du BCP sont les suivantes : le ministère de la Défense nationale, le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement Canada, le Service canadien du renseignement de sécurité, le ministère des Finances, la Gendarmerie royale du Canada et Sécurité publique Canada.

5.2) Recommandations et délai de traitement pour les consultations reçues d’autres institutions gouvernementales

Au total, 423 demandes de consultations d’autres institutions fédérales ont été complétées par le BCP en 2013-2014.

Entre 2011-2012 et 2012-2013, le nombre de consultations des institutions gouvernementales a augmenté de 7,7 % (dernières statistiques disponibles : 2012-2013, Info Source, Bulletin 36B). Au cours des dix dernières années, le nombre de demandes de consultation présentées au BCP a augmenté d’environ 80 %. Les consultations comptent maintenant pour une importante portion de la charge de travail et accaparent à la fois les ressources de l’AIPRP du BCP et les responsables des documents du BCP, qui fournissent leurs conseils. Néanmoins, en 2013-2014, l’organisme a répondu à 57 % des demandes de consultation (241) d’autres institutions gouvernementales en 30 jours ou moins, dont près de 28 % (119) en 15 jours ou moins. Le BCP est conscient que le fait de répondre rapidement aux institutions qui le consultent contribue à un service plus rapide au public à l’échelle du gouvernement. Les recommandations formulées à la suite de ces consultations visaient principalement la communication des documents, soit en totalité, soit en partie.

Le nombre total de dossiers et leur délai de traitement figurent dans le graphique ci-dessous.

Tableau 7 - Délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'institutions fédérales
Version texte

5.3) Recommandations et délai de traitement des demandes de consultation reçues d’autres organisations

Au total, sept demandes de consultations d’autres organismes ont été complétées par le BCP en 2013-2014. Deux demandes ont reçu une réponse en 15 jours ou moins; le délai de traitement des autres demandes variait entre 16 et 60 jours. La majorité des demandes de consultation a donné lieu à une divulgation totale ou partielle, et la consultation d’une autre institution a été recommandée à une reprise.

Partie 6 : Délai lié aux consultations relatives aux documents confidentiels du Cabinet

Conformément aux lignes directrices du Conseil du Trésor en vigueur en 2013-2014, la Division de l’AIPRP du BCP a consulté le service Renseignements confidentiels du Cabinet/conseillers juridiques pour l’examen et l’approbation des renseignements confidentiels du Cabinet compris dans les documents du gouvernement. L’AIPRP du BCP a envoyé 94 consultations à ce service au cours de la période visée, soit plus que les 52 renvois en 2012-2013. Exprimé en pourcentage des consultations totales envoyées, le nombre de réponses reçues après le délai a diminué grandement d’une année à l’autre, de 77 % (40/52) en 2012-2013 à 12 % (11/94) pour l’année visée par le présent rapport.

En ce qui a trait aux deux colonnes à la partie 6 du Rapport statistique, prière de noter que la colonne 1 présente le nombre de réponses reçues selon le temps de réponse. La colonne 2 énumère le nombre de réponses reçues après l’échéance selon le nombre de jours passé l’échéance, lorsqu’il y a lieu. Par conséquent, il n’y a aucune corrélation horizontale entre les deux colonnes. Par exemple, si le délai d’une consultation était fixé à 30 jours, mais que la réponse était reçue après 35 jours (5 jours après l’échéance), une demande serait inscrite à la ligne 3 de la colonne 1; l’autre à la ligne 1 de la colonne 2.

Partie 7 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

7.1) Coûts

Les coûts salariaux totaux associés à l’application de la Loi étaient de 1 653 526 $ en 2013-2014, en hausse comparativement à 1 578 793 $ en 2012-2013. Les coûts d’heures supplémentaires ont totalisé 35 252 $, comparativement à 11 068 $. Ceux des biens et services se sont chiffrés à 342 284 $, contre 110 760 $. La valeur des marchés de services professionnels s’est élevée à 318 506 $ et celle des autres services, à 23 778 $. Les coûts ont totalisé 2 031 062 $, en hausse par rapport à 2012-2013 (1 700 621 $). Ces coûts ne comprennent pas les ressources dépensées par les secteurs des politiques du BCP afin de respecter les exigences de la Loi.

7.2) Ressources humaines

Attirer et conserver le personnel d’AIPRP est toujours un défi compte tenu de la pénurie d’analystes qualifiés dans tout le gouvernement fédéral. La Division de l’AIPRP du BCP comptait 18,80 employés, sur les 27 équivalents temps plein (ETP) approuvés, pendant la période visée de 2013-2014. Comme le montre le graphique ci-dessous, il s’agit d’une diminution des ressources par rapport aux 21.62 ETP de l’année précédente. Elle révèle les possibilités d’emploi offertes aux spécialistes de l’AIPRP à l’échelle du gouvernement et le climat actuel de restriction. En 2014-2015, le BCP s’assurera que ses ressources dédiées à l’AIPRP correspondent au niveau de la demande.

Tableau 8 - Ressources humaines (ETP)
Version texte

Il y a lieu de signaler qu’en 2011-2012, le rapport statistique concernant la Loi ne permettait pas de consigner en fraction l’utilisation des ressources en années-personnes.

Rapport statistique supplémentaire - Annexe

Le Rapport statistique supplémentaire est présenté à l’annexe C. Comme il est indiqué, 652 communications informelles de dossiers d’accès à l’information déjà complétées ont été réalisées en 2013-2014. Le BCP n’a fait aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP). En ce qui concerne les délais de traitement des demandes de consultation à l’égard des documents confidentiels du Cabinet aux termes de la Loi auprès du Bureau du Conseil privé, et comme il a été signalé à la partie 6 du Rapport statistique, l’Unité d’AIPRP du BCP a envoyé 94 consultations au service Renseignements confidentiels du Cabinet du BCP pendant la période visée par le présent rapport. Plus de la moitié des consultations ont été traitées en 15 jours ou moins, et 87 %, en 30 jours ou moins. Douze consultations ont été réalisées entre 31 et 120 jours, et une seule (entre 101 et 500 pages) a pris entre 181 et 365 jours. La majorité (70 consultations) comportait moins de 100 pages, alors que deux portaient sur entre 1 001 et 5 000 pages.

Il est à noter qu’en ce qui concerne l’AIPRP, le BCP ne consulte que les représentants juridiques du BCP. Par conséquent, il n’y a aucune donnée sur le tableau « Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet selon l’AI [Loi sur l’accès à l’information]  – Demandes auprès des Services juridiques » ” et le tableau « Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet selon l’PRP [Loi sur la protection des renseignements personnels] – Demandes auprès des Services juridiques ».

Les délais de traitement des demandes de consultation à l’égard des documents confidentiels du Cabinet selon la Loi sur la protection des renseignements personnels, auprès du Bureau du Conseil privé, sont rapportés dans le Rapport annuel 2013-2014 du BCP au Parlement sur la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Annexe A : Arrêté de délégation

Le Premier ministre, en sa qualité de responsable du Bureau du Conseil privé et conformément à l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’informationa, délègue aux titulaires des postes énumérés en annexe, et à toutes autres personnes agissant dans ces postes de façon intérimaire, ses attributions à titre de responsable d’une institution fédérale aux termes des articles de la Loi et du règlement figurant en regard de chaque poste à l’annexe.

Le présent arrêté de délégation remplace et annule tout arrêté qui le précède.

Premier ministre
Stephen Harper

13 juin 2008

a L.R. 1985, ch. A-1

Annexe

Poste Articles de la Loi sur l'accès à l'informationa Articles du Règlement sur l'accès à l'informationb
1. Greffier du Conseil privé et Secrétaire du Cabinet. Délégation entière. Délégation entière.
2. Tout poste de la haute gestion au sein du Bureau du Conseil privé, qui se rapporte directement au poste indiqué au paragraphe 1 ci-dessus. Délégation entière. Délégation entière.
3. Tous les Secrétaires adjoints et les Sous-ministres adjoints au sein du Bureau du Conseil privé. Délégation entière. Délégation entière.
4. Tout poste de gestionnaire qui est responsable pour une unité au sein du Bureau du Conseil privé et qui se rapporte directement à un poste envisagé au paragraphe 2 ci-dessus autre que le Sous-ministre adjoint de la Direction générale des services ministériels. Délégation entière. Délégation entière.
5. Coordonateur/trice de l’accès à l’information au sein du Bureau du Conseil privé. 7; 8(1); 9; 10; 11(2); 11(3); 11(4); 11(5); 11(6); 12(2)(b); 12(3)(b); 13; 19; 20; 27(1); 27(4); 28(1)(b); 28(2); 28(4); 29(1); 33; 37(4); 43(1); 44(2). 6(1);8.

a L.R. 1985, ch. A-1
b DORS/83-508

Annexe B : Rapport statistique de 2013-2014 concernant la Loi sur l’accès à l’information

Période visée par le rapport : : 2013-04-01 to 2014-03-31

Partie 1 - Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Nombre de demandes
  Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 907
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 146
Total 1 053
Fermées pendant la période visée par le rapport 772
Reportées à la prochaine période de rapport 281

1.2 Source des demandes
Source Nombre de demandes
Médias 588
Secteur universitaire 33
Secteur commercial (secteur privé) 103
Organisme 63
Public 120
Total 907

Partie 2 - Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 3 1 6 5 0 1 0 16
Communication partielle 26 94 47 152 40 43 10 412
Tous exemptés 3 9 3 10 0 0 0 25
Tous exclus 3 12 14 12 12 2 1 56
Aucun document n'existe 34 135 9 3 0 0 0 181
Demande transmise 12 0 0 0 0 0 0 12
Demande abandonnée 40 17 5 2 2 2 0 68
Traitement informel 1 0 0 0 0 1 0 2
Total 122 268 84 184 54 49 11 772

2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes
  1. A.I. : Affaires internationales
  2. Déf. : Défense du Canada
  3. A.S. : Activités subversives
13(1)a) 4
13(1)b) 0
13(1)c) 6
13(1)d) 3
13(1)e) 1
14a) 3
14b) 1
15(1) - A.I.1 166
15(1) - Déf.2 0
15(1) - A.S.3 0
16(1)a)(i) 1
16(1)a)(ii) 2
16(1)a)(iii) 1
16(1)b) 2
16(1)c) 6
16(1)d) 0
16(2)a) 1
16(2)b) 3
16(2)c) 3
16(3) 0
16.1(1)a) 1
16.1(1)b) 0
16.1(1)c) 3
16.1(1)d) 0
16.2(1) 0
16.3 0
16.4(1)a) 0
16.4(1)b) 0
16.5 0
17 4
18a) 3
18b) 4
18c) 0
18d) 3
18.1(1)a) 0
18.1(1)b) 0
18.1(1)c) 0
18.1(1)d) 0
19(1) 267
20(1)a) 1
20(1)b) 23
20(1)b.1) 0
20(1)c) 18
20(1)d) 12
20.1 1
20.2 0
20.4 0
21(1)a) 208
21(1)b) 293
21(1)c) 32
21(1)d) 25
22 6
22.1(1) 2
23 99
24(1) 16
26 2

2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
68a) 18
68b) 0
68c) 0
68.1 0
68.2a) 0
68.2b) 0
69(1)a) 9
69(1)b) 0
69(1)c) 7
69(1)d) 10
69(1)e) 88
69(1)f) 0
69(1)g) re a) 18
69(1)g) re b) 0
69(1)g) re c) 21
69(1)g) re d) 17
69(1)g) re e) 32
69(1)g) re f) 9
69.1(1) 0

2.4 Support des documents divulgués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 16 0 0
Communication partielle 412 0 0
Total 428 0 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages divulguées Nombre de demandes
Communication totale 6 806 6 806 16
Communication partielle 45 091 23 548 412
Tous exemptés 1 117 0 25
Tous exclus 1 415 0 56
Demande abandonnée 3 980 3 299 68

2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
Communication totale 13 260 0 0 0 0 3 6 546 0 0
Communication partielle 299 4 607 91 8 759 16 6 084 6 4 098 0 0
Tous exemptés 24 0 0 0 1 0 0 0 0 0
Tous exclus 53 0 3 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 59 138 7 1 780 2 1 381 0 0 0 0
Total 448 5 005 101 10 539 19 7 465 9 10 644 0 0

2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Estimation des frais Avis juridique Autres Total
Communication totale 2 1 0 0 3
Communication partielle 149 46 0 0 195
Tous exemptés 5 2 0 0 7
Tous exclus 40 4 0 0 44
Demande abandonnée 4 19 0 0 23
Total 200 72 0 0 272

2.6 Retards

2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes
Nombre de demandes fermées en retard Raison principale
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
17 15 2 0 0

2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours en retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 2 6 8
16 à 30 jours 0 3 3
31 à 60 jours 0 1 1
61 à 120 jours 0 1 1
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 4 0 4
Total 6 11 17

2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 - Prorogations

3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes nécessitant une prorogation 9(1)a)
Entrave au fonctionnement
9(1)b)
Consultation
9(1)c)
Avis à un tiers
Article 69 Autres
Communication totale 11 0 1 1
Communication partielle 190 51 65 25
Tous exemptés 10 0 2 1
Tous exclus 9 28 5 0
Aucun document n'existe 15 2 0 0
Demande abandonnée 7 3 4 2
Total 242 84 77 29

3.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 9(1)a)
Entrave au fonctionnement
9(1)b)
Consultation
9(1)c)
Avis à un tiers
Article 69 Autres
30 jours ou moins 53 4 4 2
31 à 60 jours 103 6 22 4
61 à 120 jours 83 46 35 7
121 à 180 jours 3 28 16 3
181 à 365 jours 0 0 0 11
Plus de 365 jours 0 0 0 2
Total 242 84 77 29

Partie 4 - Frais

Type de frais Frais perçus Frais dispensés ou remboursés
Nombre de demandes Montant Nombre de demandes Montant
Présentation 744 3 717 $ 9 45 $
Recherche 10 557 $ 4 325 $
Production 0 0 $ 0 0 $
Programmation 0 0 $ 0 0 $
Préparation 0 0 $ 0 0 $
Support de substitution 0 0 $ 0 0 $
Reproduction 8 780 $ 3 640 $
Total 762 5 054 $ 16 1 010 $

Partie 5 - Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

5.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes
Consultations Autres institutions fédérales Nombre de pages à traiter Autres organismes Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période visée par le rapport 422 15 935 9 148
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 69 2 014 1 153
Total 491 17 949 10 301
Fermées pendant la période visée par le rapport 423 14 577 7 105
Reportées à la prochaine période de rapport 68 3 372 3 196

5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 52 37 28 6 1 1 2 127
Communiquer en partie 53 74 92 32 4 5 1 261
Exempter en entier 0 7 4 2 0 0 0 13
Exclure en entier 1 1 0 1 0 0 0 3
Consulter une autre institution 12 2 2 0 0 0 0 16
Autre 1 1 1 0 0 0 0 3
Total 119 122 127 41 5 6 3 423

5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes
Recommendation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 1 0 1 0 0 0 0 2
Communiquer en partie 0 1 3 0 0 0 0 4
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 1 0 0 0 0 0 0 1
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 2 1 4 0 0 0 0 7

Partie 6 - Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Nombre de jours Nombre de réponses reçues Nombre de réponses reçues après l'échéance
1 à 15 62 3
16 à 30 19 1
31 à 60 6 4
61 à 120 6 2
121 à 180 0 1
181 à 365 1 0
Plus de 365 jours 0 0
Total 94 11

Partie 7 - Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

7.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 1 653 526 $
Heures supplémentaires 35 252 $
Biens et services 342 284 $
• Marchés de services professionnels 318 506 $  
• Autres 23 778 $  
Total 2 031 062 $

7.2 Ressources humaines
Ressources Voués à l'AI à temps plein Voués à l'AI à temps partiel Total
Employés à temps plein 9.40 0.00 9.40
Employés à temps partiel et occasionnels 4.70 0.00 4.70
Employés régionaux 0.00 0.00 0.00
Experts-conseils et personnel d'agence 1.88 0.00 1.88
Étudiants 2.82 0.00 2.82
Total 18.80 0.00 18.80

Annexe C : Rapport statistique supplémentaire - Annexe

Nombre de fois qu’une trousse d’accès à l’information a déjà été publiée de façon informelle
Institution Nombre de fois qu’une trousse d’accès à l’information a déjà été publiée de façon informelle
Bureau du Conseil privé 652
Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) complétées
Institution Nombre d’ÉFVP complétées
Bureau du Conseil privé Nul
Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet selon l’AI - Demandes auprès des Services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 to 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 to 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 to 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 to 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 to 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 to 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
More than 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet selon l’AI - Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 to 15 48 280 11 413 2 119 1 595 0 0
16 to 30 16 105 2 16 1 639 0 0 0 0
31 to 60 4 71 1 5 1 639 0 0 0 0
61 to 120 2 15 1 0 2 555 1 595 0 0
121 to 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 to 365 0 0 1 13 0 0 0 0 0 0
More than 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 70 0 16 0 6 0 2 0 0 0
Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet selon l’PRP - Demandes auprès des Services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 to 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 to 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 to 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 to 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 to 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 to 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
More than 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet selon l’PRP - Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 to 15 1 33 0 0 0 0 0 0 0 0
16 to 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 to 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 to 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 to 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 to 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
More than 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 1 33 0 0 0 0 0 0 0 0

Annexe D : Exceptions et exclusions

Exceptions invoquées

Les exceptions suivantes ont été invoquées pendant la période visée de 2013-2014 :

  • l’alinéa 13(1)a) dans le cas de 4 demandes - renseignements obtenus à titre confidentiel des gouvernements des États étrangers ou de leurs organismes;
  • l’alinéa 13(1)c) dans le cas de 6 demandes - renseignements obtenus à titre confidentiel des gouvernements des provinces ou de leurs organismes;
  • l’alinéa 13(1)d) dans le cas de 3 demandes - renseignements obtenus à titre confidentiel d’une administration municipale ou régionale;
  • l’alinéa 13(1)e) dans le cas de 1 demande – renseignements obtenus à titre confidentiel d’un gouvernement autochtone;
  • l’alinéa 14a) dans le cas de 3 demandes - renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de porter préjudice à la conduite par le gouvernement du Canada des affaires fédéro-provinciales, notamment des renseignements sur des consultations ou délibérations fédéro-provinciales;
  • l’alinéa 14 b) dans le cas de 1 demande – renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de porter préjudice à la conduite par le gouvernement du Canada des affaires fédéro-provinciales, notamment des renseignements sur les orientations ou mesures adoptées ou à adopter par le gouvernement du Canada touchant la conduite des affaires fédéro-provinciales;
  • le paragraphe 15(1) dans le cas de 166 demandes - renseignements liés aux affaires internationales;
  • le sous-alinéa 16(1)a)i) dans le cas de 1 demande - documents du gouvernement ayant trait à la détection, la prévention et la répression du crime;
  • le sous-alinéa 16(1)a)(ii) dans le cas de 2 demandes - documents du gouvernement ayant trait aux activités destinées à faire respecter les lois fédérales ou provinciales;
  • le sous-alinéa 16(1)a)(iii) dans le cas de 1 demande - documents gouvernementaux liés aux activités soupçonnées de constituer des menaces envers la sécurité du Canada;
  • l’alinéa 16(1)b) dans le cas de 2 demandes - renseignements relatifs à des techniques d’enquêtes ou à des projets d’enquêtes licites déterminées;
  • l’alinéa 16(1)c) dans le cas de 6 demandes - renseignements liés à l’application de la loi ou à des enquêtes, y compris des enquêtes civiles et administratives;
  • l’alinéa 16(2)a) dans le cas de 1 demande - renseignements dont la communication risquerait vraisemblablement de faciliter la perpétration d’infractions comme des méthodes ou des techniques criminelles
  • l’alinéa 16(2)b) dans le cas de 3 demandes - renseignements dont la communication risquerait vraisemblablement de faciliter la perpétration d’infractions, notamment des renseignements techniques concernant des armes actuelles ou futures;
  • l’alinéa 16(2)c) dans le cas de 3 demandes - renseignements dont la communication risquerait vraisemblablement de faciliter la perpétration d’infractions, notamment des renseignements portant sur la vulnérabilité de certains bâtiments ou ouvrages ou de réseaux ou systèmes divers ou portant sur les méthodes employées pour leur protection;
  • l’alinéa 16.1(1)a) dans le cas de 1 demande – documents se rapportant à des enquêtes faites par le vérificateur général du Canada;
  • l’alinéa 16.1(1)c) dans le cas de 3 demandes - documents se rapportant à des enquêtes faites par le commissaire à l’information;
  • l’article 17 dans le cas de 4 demandes - sécurité des individus, y compris l’identité des informateurs de police et des victimes de violence, de menaces ou d’intimidation;
  • l’alinéa 18a) dans le cas de 3 demandes - secrets industriels ou renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques appartenant au gouvernement du Canada;
  • l’alinéa 18b) dans le cas de 4 demandes – renseignements dont la communication risquerait vraisemblablement de nuire à la compétitivité d’une institution fédérale;
  • l’alinéa 18d) dans le cas de 3 demandes - renseignements dont la communication risquerait vraisemblablement de porter un préjudice appréciable aux intérêts financiers d’une institution fédérale ou aux intérêts économiques du Canada;
  • le paragraphe 19(1) dans le cas de 267 demandes - renseignements personnels;
  • l’alinéa 20(1)a) dans le cas de 1 demande – secrets industriels de tiers;
  • l’alinéa 20(1)b) dans le cas de 23 demandes - renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques fournis à une institution fédérale par un tiers, qui sont de nature confidentielle;
  • l’alinéa 20(1)c) dans le cas de 18 demandes - renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de causer des pertes ou profits financiers appréciables à un tiers;
  • l’alinéa 20(1)d) dans le cas de 12 demandes – renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement d’entraver des négociations menées par un tiers
  • l’article 20.1 dans le cas de 1 demande - renseignements d’un tiers en matière d’investissement obtenus par l’Office d’investissement des régimes de pensions du secteur public
  • l’alinéa 21(1)a) dans le cas de 208 demandes - avis ou recommandations élaborés par ou pour une institution fédérale ou un ministre;
  • l’alinéa 21(1)b) dans le cas de 293 demandes - consultations ou délibérations concernant les activités du gouvernement;
  • l’alinéa 21(1)c) dans le cas de 32 demandes - projets préparés ou renseignements portant sur des positions envisagées dans le cadre de négociations menées ou à mener par le gouvernement du Canada;
  • l’alinéa 21(1)d) dans le cas de 25 demandes - projets relatifs à l’administration d’une institution fédérale et qui n’ont pas encore été mis en œuvre;
  • l’article 22 dans le cas de 6 demandes - renseignements relatifs à certaines opérations – essais, épreuves, examens, vérifications;
  • le paragraphe 22.1(1) dans le cas de 2 demandes - rapport préliminaire d’une vérification interne qui a moins de 15 ans;
  • l’article 23 dans le cas de 99 demandes - secret professionnel des avocats;
  • le paragraphe 24(1) dans le cas de 16 demandes - renseignements dont la communication est restreinte en vertu d’une disposition figurant à l’annexe II de la Loi;
  • l’article 26 dans le cas de 2 demandes - documents qui seront publiés par une institution fédérale dans les 90 jours suivant la demande.

Exceptions non invoquées

Pendant la période visée de 2013-2014, le BCP n’a pas invoqué les exceptions suivantes :

  • l’alinéa 13(1)b) - renseignements obtenus à titre confidentiel des organisations internationales d’État ou de leurs organismes;
  • le paragraphe 15(1) - information relative à la défense du Canada;
  • le paragraphe 15(1) S.A.- renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de porter préjudice à la prévention d’activités subversives;
  • l’alinéa 16(1)d) - renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de nuire à la sécurité des établissements pénitentiaires;
  • le paragraphe 16(3) – renseignements obtenus ou préparés par la Gendarmerie royale du Canada, dans l’exercice de fonctions de police provinciale ou municipale;
  • l’alinéa 16.1(1)b) – documents se rapportant à des enquêtes faites par le commissaire aux langues officielles du Canada;
  • l’alinéa 16.1(1)d) – documents se rapportant à des enquêtes faites par le commissaire à la vie privées;
  • le paragraphe 16.2(1) – documents se rapportant à des enquêtes faites par le commissaire au lobbying;
  • l’article 16.3 - documents se rapportant à des enquêtes faites sous le régime de la Loi électorale du Canada;
  • l’alinéa 16.4(1)a) - documents se rapportant à des enquêtes faites au titre de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles par le commissaire à l’intégrité du secteur public;
  • l’alinéa 16.4(1)b) - documents recueillis par un conciliateur en vue d’en arriver à un règlement d’une plainte déposée au titre de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles par le commissaire à l’intégrité du secteur public;
  • l’article 16.5 - documents se rapportant à une divulgation au titre de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles;
  • l’alinéa 18c) - renseignements techniques ou scientifiques obtenus grâce à des recherches par un cadre ou employé d’une institution fédérale;
  • l’alinéa 18.1(1)a) - documents se rapportant aux intérêts économiques de la Société canadienne des postes;
  • l’alinéa 18.1(1)b) - documents se rapportant aux intérêts économiques d’Exportation et développement Canada;
  • l’alinéa 18.1(1)c) - documents se rapportant aux intérêts économiques de l’Office d’investissement des régimes de pensions du secteur public;
  • l’alinéa 18.1(1)d) - documents se rapportant aux intérêts économiques de VIA Rail Canada Inc.
  • l’alinéa 20(1)b.1) - renseignements d’un tiers se rapportant à des plans de gestion des urgences;
  • l’article 20.2 - renseignements d’un tiers en matière d’investissement obtenus par l’Office d’investissement du régime de pensions du Canada;
  • l’article 20.4 - contrats de services conclus par la Corporation du Centre national des Arts.

Exclusions citées

Voici toutes les exclusions citées pendant la période 2013-2014 :

  • l’alinéa 68a) dans le cas de 18 demandes - documents publiés;  
  • l’alinéa 69(1)a) dans le cas de 9 demandes - mémoires au Cabinet;
  • l’alinéa 69(1)c) dans le cas de 7 demandes - ordre du jour et procès verbaux des délibérations du Cabinet;
  • l’alinéa 69(1)d) dans le cas de 10 demandes - documents faisant état de communications entre ministres;  
  • l’alinéa 69(1)e) dans le cas de 88 demandes - documents d’information à l’usage des ministres;
  • l’alinéa 69(1)g) relatif à a) dans le cas de 18 demandes - documents contenant des renseignements sur les documents dont il est question à l’alinéa 69(1)a);
  • l’alinéa 69(1)g) relatif à c) dans le cas de 21 demandes - documents contenant des renseignements sur les documents dont il est question à l’alinéa 69(1)c);
  • l’alinéa 69(1)g) relatif à d) dans le cas de 17 demandes - documents contenant des renseignements sur les documents dont il est question à l’alinéa 69(1)d);
  • l’alinéa 69(1)g) relatif à e) dans le cas de 32 demandes - documents contenant des renseignements sur les documents dont il est question à l’alinéa 69(1)e);
  • l’alinéa 69(1)g) relatif f) dans le cas de 9 demandes - documents contenant des renseignements sur les documents dont il est question à l’alinéa 69(1)f).

Exclusions non citées

Les exclusions suivantes n’ont pas été invoquées par le BCP pendant la période visée par le rapport, soit 2013-2014 :

  • l’alinéa 68 b) - documents de bibliothèque ou de musée;
  • l’alinéa 68c) - documents déposés dans les archives ou les musées canadiens;
  • l’article 68.1 - renseignements qui relèvent de la Société Radio-Canada et qui se rapportent à ses activités de journalisme, de création ou de programmation;
  • l’alinéa 68.2a) - renseignements relevant d’Énergie atomique du Canada limitée et se rapportant à son administration;
  • l’alinéa 68.2b) - renseignements relevant d’Énergie atomique du Canada limitée et se rapportant à son exploitation;
  • l’alinéa 69(1)b) - documents de travail;
  • l’alinéa 69(1)f) - Avant-projets de loi ou projets de règlement;
  • l’alinéa 69(1)g) relatif à b) - documents contenant des renseignements sur les documents dont il est question à l’alinéa 69(1)b);
  • le paragraphe 69.1(1) - divulgation interdite par un certificat délivré au titre de la Loi sur la preuve du Canada.