Rapport annuel au Parlement 2010-2011 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

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Table des matières

  1. Introduction
  2. La division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  3. L’arrêté de délégation relatif à la Loi sur la protection des renseignements personnels
  4. Rapport statistiques de 2010-2011 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels
  5. Interprétation du rapport statistique
    1. Demandes reçues au titre de la Loi sur la protection des enseignements personnels?
    2. Traitement des demandes reçues
    3. Exceptions
    4. Exclusions
    5. Délai de traitement
    6. Prorogation des délais
    7. Mode de communication
    8. Correction et mention
    9. Coûts
  6. Consultations
    1. Consultations externes
    2. Consultations par d'autres institutions gouvernementales
  7. Activités de sensibilisation et de formation
  8. Politiques, directives et procédures en matière de renseignements
    1. Changements techniques
    2. Regroupement
  9. Autres activités
    1. Opérations générales
    2. Appariement et mise en commun des données
  10. Plaintes et enquêtes
  11. Exigences supplémentaires en matière d'établissement de rapports

Introduction

Le Bureau du Conseil privé (BCP) relève directement du Premier ministre, et il est dirigé par le greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet. Le BCP est à la fois le secrétariat du Cabinet et l’organisme de la fonction publique qui conseille le Premier ministre sur toute la gamme des questions stratégiques et opérationnelles intéressant le gouvernement.

Le BCP soutient en outre le leader du gouvernement à la Chambre des communes, le ministre d’État (Réforme démocratique), le ministre d’État et whip en chef du gouvernement, la leader du gouvernement au Sénat, et le ministre des Affaires intergouvernementales et président du Conseil privé de la Reine pour le Canada.

Les responsabilités d’ensemble du Bureau du Conseil privé sont les suivantes :

  • donner des conseils professionnels et impartiaux au Premier ministre et au Cabinet;
  • gérer le système de prise de décisions du Cabinet, y compris coordonner les propositions stratégiques des ministères et analyser les politiques;
  • organiser les réunions du Cabinet et de ses comités et leur assurer le soutien nécessaire;
  • faire progresser la réalisation du programme du gouvernement dans tous les ministères et organismes fédéraux et auprès des intervenants de l’extérieur;
  • donner des avis sur la structure et l’organisation du gouvernement;
  • gérer le processus de nomination des cadres supérieurs des ministères, des sociétés d’État et des organismes fédéraux;
  • rédiger les décrets et les autres textes réglementaires nécessaires pour donner effet aux décisions du gouvernement; 
  • favoriser l’excellence et la responsabilisation de la fonction publique;
  • présenter un rapport annuel au Premier ministre sur l’état de la fonction publique.

Le présent rapport annuel au Parlement est le 28e présenté par le BCP sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, comme le prescrit le paragraphe 72(1) de la Loi. Il porte sur la période allant du 1er avril 2010 au 31 mars 2011.

On peut en obtenir des exemplaires à l’adresse suivante :

Division de l’accès à l’information et de la protection  des renseignements personnels
Bureau du Conseil privé
55, rue Metcalfe, bureau 1340
Ottawa (Ontario) K1A 0A3

La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels protège les renseignements personnels détenus par le gouvernement du Canada et assure la protection de ces renseignements contre l’utilisation et la divulgation non autorisées, et accorde aux personnes un droit d’accès à leurs renseignements personnels et un moyen de les corriger.

La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) centralise l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels au Bureau du Conseil privé. Elle est chargée de gérer les demandes de communication de renseignements ministériels et personnels, d’assurer la compréhension et l’observation de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein de l’organisme, et de sensibiliser son personnel aux droits et responsabilités dans ces domaines. Elle agit en outre à titre de principal organe de liaison avec le Commissariat à l’information, le Commissariat à la protection de la vie privée, le Secrétariat du Conseil du Trésor et les ministères partenaires, pour les questions d’accès à l’information. 

La Division de l’AIPRP du BCP compte 26 équivalents temps plein, organisés selon trois domaines fonctionnels :

Politique et processus d’AIPRP

  • Fournit des conseils spécialisés touchant la politique sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels.
  • Optimise le rendement des opérations.
  • Effectue des recherches sur les tendances et les pratiques exemplaires en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.

Opérations

  • Traite les demandes d’accès à l’information et de communication de renseignements personnels.
  • Supervise la collecte et la communication de renseignements personnels et/ou organisationnels.
  • Entretient un dialogue avec les secrétariats et avec d’autres institutions fédérales ou provinciales.

Services à la clientèle et formation en matière d’AIPRP

  • Établit des produits de formation et de communication.
  • Élabore et offre des programmes de formation en matière d’AIPRP.
  • Élabore des messages de sensibilisation à l’AIPRP.
  • Coordonne les réponses aux questions et aux pétitions présentées au Parlement.
  • Assure l’administration de la base de données.

La Division de l’AIPRP offre également une salle de lecture où des membres du public peuvent se rendre pour examiner des publications, documents et manuels ministériels demandés en lien avec l’accès à l’information. Elle respecte ainsi les exigences du paragraphe 17(1) de la Loi, selon lequel : « Sous réserve des règlements pris en vertu de l’alinéa 77(1)o), une institution fédérale donne communication des renseignements personnels de la façon suivante : a) soit par la permission de consulter les renseignements conformément aux règlements; b) soit par la délivrance de copies. »

L’arrêté de délégation relatif à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Loi sur la protection des renseignements personnels

Annexe

Rapport statistique de 2010–2011 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport concernant la loi sur la protection des renseignements personnels

Interprétation du rapport statistique

a) Demandes reçues au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Du 1er avril 2010 au 31 mars 2011, le BCP a reçu 10 demandes de communication de renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, comparativement à 4 l’année précédente. Cela représente une augmentation de 250 %.

Volume de demandes par année

b) Traitement des demandes reçues

En 2010–2011, le BCP a traité 10 demandes de renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels comparativement à neuf l’année précédente, y compris les demandes provenant des exercices précédents. La ventilation des demandes traitées est la suivante :

  • une partie seulement des renseignements demandés ont été communiqués pour 3 des demandes reçues
  • aucun document n’existait pour 6 demandes (le rapport statistique indique « traitement impossible »)
  • une demande a été abandonnée par le demandeur

Règlement des demandes reçues

Il convient de noter que le Secrétariat du Conseil du Trésor emploie l’expression « traitement impossible » au point 5 de la partie II du rapport statistique. Ces demandes ont toutefois bel et bien été traitées, mais soit qu’il n’y avait pas suffisamment d’information pour trouver des documents intéressants, soit que les documents demandés ne relevaient pas du BCP (p. ex., documents provinciaux/municipaux), soit qu’aucun document n’a été trouvé.

c) Exceptions

Dans certaines circonstances, les renseignements doivent être protégés par la Loi sur la protection des renseignements personnels. En 2010-2011, trois exceptions ont été invoquées à l’égard des demandes de communication de renseignements personnels, et toutes en vertu de l’article 26  (renseignements portant sur un autre individu)

Conformément aux exigences relatives à la production du rapport statistique au Parlement 2010‑2011 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels, voici d’autres renseignements sur les exceptions. En 2010-2011, les exceptions suivantes n’ont pas été invoquées :

  • l’alinéa 19(1)e) – renseignements personnels obtenus du conseil de la Première nation de Westbank;
  • l’alinéa 19(1)f) - renseignements personnels obtenus du conseil de la Première nation participante;
  • l’article 22.1 – renseignements personnels obtenus par le commissaire à la protection de la vie privée;
  • l’article 22.2 – renseignements personnels obtenus par le commissaire à l’intégrité du secteur public;
  • l’article 22.3 – renseignements personnels créés au titre de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles.

d) Exclusions

La Loi ne s’applique pas à certains renseignements mentionnés aux paragraphes 69(1) et 69(2) ni aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada conformément au paragraphe 70(1). Pendant la période visée, les articles 69 et 70 n’ont pas été invoqués.

Conformément aux exigences relatives à la production du rapport statistique au Parlement 2010‑2011, voici d’autres renseignements sur les exclusions. En 2010-2011, les exceptions suivantes n’ont pas été citées :

  • l’article 69.1 – renseignements personnels que la Société Radio-Canada utilise à des fins journalistiques ou artistiques
  • l’article 70.1 – renseignements personnels dont la divulgation est interdite en vertu d’un certificat émis au titre de la Loi sur la preuve au Canada.

e) Délai de traitement

Dans certaines circonstances, il faut compter plus de 30 jours pour traiter un dossier. En 2010‑2011, huit demandes ont été traitées en moins de 30 jours, et deux ont été traitées entre 31 et 60 jours. Le taux de réponse dans un délai de 30 jours s’élève donc à 80 %, une amélioration de plus de 64 % par rapport à 2009-2010.

f) Prorogation des délais

La Loi sur la protection des renseignements personnels permet la prorogation du délai prévu de 30 jours si des consultations sont nécessaires et si l’observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’organisme.  Au cours de l’exercice 2010–2011, 2 prorogations de moins de 30 jours ont été accordés au BCP pour qu’il puisse s’adapter aux activités et achever les consultations.

g) Traduction

Au paragraphe 17(2), la Loi stipule qu’« un individu reçoit communication des renseignements personnels dans la langue officielle qu’il a précisée dans les cas suivants : a) il en existe une version dans cette langue et elle relève d’une institution fédérale et b) il n’en existe pas de version dans cette langue mais le responsable de l’institution fédérale dont ils relèvent juge nécessaire de les faire traduire ou de fournir à l’individu les services d’un interprète afin qu’il puisse les comprendre. »  Aucune traduction n’a été demandée au cours de la période visée.

h) Mode de communication

Les demandeurs peuvent choisir de recevoir une réponse par courrier ou d’aller chercher leurs documents sur place. Presque toutes les réponses sont envoyées par courrier. Le BCP ne fournit que des documents papiers. En 2010-2011, le BCP a donné des documents papiers à 3 demandeurs. Aucun demandeur n’a demandé à examiner les documents sur place pendant la période visée.

i) Corrections et mention

Aucune correction ou mention n’a été effectuée au cours de la période visée par le rapport.

j) Coûts

Au cours de l’exercice 2010–2011, le coût total des salaires liés à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels est estimé à 25 673 $, ce qui est près des 26 536 $ de l’année précédente. Les frais administratifs se sont élevés à 3 405 $, tandis qu’ils étaient de 10 929 $ en 2009-2010.  Les coûts cumulatifs ont totalisé 29 078 $, une baisse de 8 387 $ par rapport à 2009-2010.

L’utilisation des ressources en années-personnes en 2010–2011 était de 0,36 équivalent temps plein (ETP) sur 28 ETP approuvés, soit l’équivalent de l’année précédente.

Années-personnes utilisées (ETP)

Consultations

a) Consultations externes

De nombreux documents en la possession du BCP nécessitent des consultations externes en raison de leur caractère interministériel. C’est la principale raison pour laquelle il faut beaucoup de temps pour traiter certaines demandes. Pendant la période visée, le BCP a transmis 2 demandes de consultation à d’autres institutions gouvernementales.

b) Consultations par d’autres institutions gouvernementales

Le BCP a reçu 9 demandes de consultations en 2010–2011. Comme le montre le graphique ci-dessous, ce nombre se situe dans la médiane des sept dernières années. Le traitement des demandes de consultation peut être aussi exigeant en ressources que celui des demandes officielles de renseignements personnels.

Nombre de consultations reçues par année

Pour ce qui est des consultations concernant la protection des renseignements personnels, les ministères et institutions suivants ont demandé l’avis du BCP en 2010-2011 :

  • Gendarmerie royale du Canada
  • Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international
  • Service canadien du renseignement de sécurité

Activités de sensibilisation et de formation

Le BCP fait connaître les obligations relatives à l’accès à l’information à l’occasion de réunions individuelles, d’exposés et d’événements spéciaux, grâce à des produits d’apprentissage et à l’intranet, et dans le cadre de son programme de formation. Il encourage des relations de travail responsables avec les clients, et il est régi par des délais clairement établis.

Pendant la période visée par le présent rapport, le BCP a donné des séances de formation ou de sensibilisation sur l’AIPRP à 242 employés, par l’intermédiaire de 60 activités. Ces activités de formation consistaient en 48 séances présentées conjointement avec la Division des services d’information ministériels (32 en anglais et 16 en français). Ces séances font partie intégrante du programme d’orientation des nouveaux employés du BCP. Le directeur de l’AIPRP du BCP a rencontré des représentants des ministres du portefeuille pour leur expliquer en détail le milieu de l’AIPRP et en favoriser la compréhension. Le Comité exécutif du BCP a également été informé des statistiques sur les demandes d’accès à l’information, le rendement et la conformité. Le personnel supérieur de l’AIPRP a rencontré des hauts fonctionnaires des secrétariats du BCP pour clarifier les rôles et améliorer les relations de travail. Les analystes de l’AIPRP du BCP sont régulièrement entrés en contact avec des clients pour leur expliquer l’échéancier en cinq étapes, les informer des processus, comme la recherche ou l’examen de dossiers, et leur expliquer clairement les attentes. On trouve une description du processus de travail dans une brochure de 24 pages, du matériel d’apprentissage et des ressources électroniques offertes sur l’intranet du BCP.

À l’automne 2010, la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (ATIP) a élaboré et envoyé une présentation électronique aux 900 employés du BCP afin de les encourager à respecter la Loi. Les renseignements portant sur l’AIPRP affichés sur le site Web interne, comme la procédure d’approbation simplifiée des demandes d’accès à l’information, ont également été mis à jour.

Politiques, directives et procédures en matière de renseignements

a) Changements techniques

Au début de 2011, après essai et validation, l’organisme a mis en service une version repensée de son logiciel de gestion des cas. Le programme comprend davantage de fonctions de gestion de documents et d’établissement de rapports que l’ancienne version, et il facilitera la réalisation des rapports statistiques élargis exigés par le Conseil du Trésor à compter d’avril 2011.

b) Regroupement

Reconnaissant la valeur que le regroupement du personnel de l’AAI procure au processus d’accès à l’information, le BCP a obtenu de l’espace supplémentaire à côté d’un de ses deux emplacements de travail à Ottawa (Ontario). Le regroupement du personnel de l’AAI dans ce grand espace de travail est prévu pour le printemps 2011. Le déménagement permettra d’augmenter la surveillance, d’améliorer les communications et de réduire les déplacements logistiques dans le cadre du traitement des dossiers.

Autres activités

a) Opérations générales

Les statistiques ne brossent pas nécessairement un tableau complet de la situation. Ainsi, elles ne rendent pas compte des demandes qui, chaque fois que cela est possible, sont traitées de façon officieuse et reçoivent une réponse satisfaisante. De plus, le BCP a reçu des demandes de renseignements de personnes qui présumaient qu’il détient tous les renseignements gouvernementaux de nature personnelle, ou des demandes qui auraient dû être adressées à des gouvernements provinciaux. Dans ces cas, il faut expliquer par écrit aux demandeurs la nature et le rôle du BCP ainsi que le processus de présentation des demandes de renseignements. Selon le cas, l’information est fournie, ou le demandeur est mis en rapport avec l’organisme fédéral compétent pour que celui-ci lui fournisse des renseignements plus spécifiques.

b) Appariement et mise en commun des données

Au cours de l’exercice 2010–2011, le BCP n’a établi aucun système ni processus nouveau qui aurait mené à l’appariement ou à la mise en commun de données dans l’organisme même ou avec des sources externes. Il n’a participé à aucune activité d’appariement de données.

Plaintes et enquêtes

En 2010–2011, le BCP n’a reçu aucune plainte relative à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Exigences supplémentaires en matière d’établissement de rapports

Voici les activités menées conformément aux exigences relatives à la production du rapport statistique au Parlement 2010‑2011 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels :

  • Évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée entreprise – aucune
  • Évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée terminée – aucune
  • Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) entreprise – 2
  • EFVP terminée – aucune
  • EFVP transmise au Commissariat à la protection de la vie privée – aucune
  • Communications en vertu de l’alinéa 8 (2) m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant la période visée par le rapport - aucune