Rapport annuel au Parlement 2010-2011 concernant la Loi sur l’accès à l’information

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Table des matières

  1. Introduction
  2. La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
  3. L’arrêté de délégation relatif à la Loi sur l’accès à l’information
  4. Rapport statistique de 2010–2011 concernant la Loi sur l’accès à l’information
  5. Points saillants du rapport statistique
  6. Interprétation du rapport statistique
    1. Demandes reçues au titre de la Loi sur l’accès à l’information
    2. Tendances des demandes reçues
    3. Genre de renseignements demandés
    4. Traitement des demandes reçues
    5. Exceptions
    6. Exclusions
    7. Délai de traitement
    8. Prorogations des délais
    9. Traduction
    10. Mode de communication
    11. Droits
    12. Coûts
  7. Consultations
    1. Consultations externes
    2. Consultations reçues d’autres institutions gouvernementales
    3. Consultations du service de Renseignements confidentiels du Cabinet/Conseillers  juridiques du BCP
  8. Activités de sensibilisation et de formation
  9. Politiques, directives et procédures en matière de renseignements
    1. Changements techniques
    2. Regroupement
    3. Optimisation de la planification des documents confidentiels du Cabinet
    4. Réduction du temps de traitement
  10. Autres activités
    1. Sources de renseignements à l’intention des usagers
    2. Traitement non officiel des demandes d’accès
    3. Divulgation proactive
  11. Plaintes et enquêtes
    1. Plaintes reçues
    2. Types de plaintes
    3. Enquêtes
  12. Causes portées devant les tribunaux

Introduction

Le Bureau du Conseil privé (BCP) relève directement du Premier ministre, et il est dirigé par le greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet. Le BCP est à la fois le secrétariat du Cabinet et l’organisme de la fonction publique qui conseille le Premier ministre sur toute la gamme des questions stratégiques et opérationnelles intéressant le gouvernement.

Le BCP soutient en outre le leader du gouvernement à la Chambre des communes, le ministre d’État (Réforme démocratique), le ministre d’État et whip en chef du gouvernement, la leader du gouvernement au Sénat, et le ministre des Affaires intergouvernementales et président du Conseil privé de la Reine pour le Canada.

Les responsabilités d’ensemble du Bureau du Conseil privé sont les suivantes :

  • donner des conseils professionnels et impartiaux au Premier ministre et au Cabinet;
  • gérer le système de prise de décisions du Cabinet, y compris coordonner les propositions stratégiques des ministères et analyser les politiques;
  • organiser les réunions du Cabinet et de ses comités et leur assurer le soutien nécessaire;
  • faire progresser la réalisation du programme du gouvernement dans tous les ministères et organismes fédéraux et auprès des intervenants de l’extérieur;
  • donner des avis sur la structure et l’organisation du gouvernement;
  • gérer le processus de nomination des cadres supérieurs des ministères, des sociétés d’État et des organismes fédéraux;
  • rédiger les décrets et les autres textes réglementaires nécessaires pour donner effet aux décisions du gouvernement;
  • favoriser l’excellence et la responsabilisation de la fonction publique;
  • présenter un rapport annuel au Premier ministre sur l’état de la fonction publique.

Le présent rapport annuel au Parlement est le 28e présenté par le BCP sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information, comme le prescrit le paragraphe 72(1) de la Loi. Il porte sur la période allant du 1er avril 2010 au 31 mars 2011.

On peut en obtenir des exemplaires à l’adresse suivante :

Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Bureau du Conseil privé
55, rue Metcalfe, pièce 1340
Ottawa (Ontario) K1A 0A3

La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

La Loi sur l’accès à l’information donne accès aux renseignements contenus dans les dossiers des institutions gouvernementales. La Loi ne remplace pas les autres mécanismes d’accès, mais vise à servir de complément aux autres procédures officieuses permettant au public de consulter les renseignements que détient le gouvernement. Le public doit pouvoir obtenir les renseignements du gouvernement, et les exceptions nécessaires à ce droit d’accès doivent être limitées et précises. Qui plus est, les décisions prises par les institutions gouvernementales au sujet de la divulgation des renseignements doivent faire l’objet d’un examen par une entité indépendante du gouvernement.

La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) centralise l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels au Bureau du Conseil privé. Elle est chargée de gérer les demandes de communication de renseignements ministériels et personnels, d’assurer la compréhension et l’observation de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein de l’organisme, et de sensibiliser son personnel aux droits et responsabilités dans ces domaines. Elle agit en outre à titre de principal organe de liaison avec le Commissariat à l’information, le Commissariat à la protection de la vie privée, le Secrétariat du Conseil du Trésor et les ministères partenaires, pour les questions d’accès à l’information.

La Division de l’AIPRP du BCP compte 26 équivalents temps plein, organisés selon trois domaines fonctionnels :

Politique et processus d’AIPRP

  • Fournit des conseils spécialisés touchant la politique sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels.
  • Optimise le rendement des opérations.
  • Effectue des recherches sur les tendances et les pratiques exemplaires en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.

Opérations

  • Traite les demandes d’accès à l’information et de communication de renseignements personnels.
  • Supervise la collecte et la communication de renseignements personnels et/ou organisationnels.
  • Entretient un dialogue avec les secrétariats et avec d’autres institutions fédérales ou provinciales.

Services à la clientèle et formation en matière d’AIPRP

  • Établit des produits de formation et de communication.
  • Élabore et offre des programmes de formation en matière d’AIPRP.
  • Élabore des messages de sensibilisation à l’AIPRP.
  • Coordonne les réponses aux questions et aux pétitions présentées au Parlement.
  • Assure l’administration de la base de données.

La Division de l’AIPRP offre également une salle de lecture où des membres du public peuvent se rendre pour examiner des publications, documents et manuels ministériels demandés en lien avec l’accès à l’information. Elle se conforme ainsi au paragraphe 12(1) de la Loi, qui stipule que : « L’accès aux documents s’exerce, sous réserve des règlements, par consultation totale ou partielle du document ou par délivrance de copies totales ou partielles. »

L’arrêté de délégation relatif à la Loi sur l’accès à l’information

L’arrêté de délégation relatif à la Loi sur l’accès à l’information

L’arrêté de délégation relatif à la Loi sur l’accès à l’information

Rapport statistique de 2010–2011 concernant la Loi sur l’accès à l’information

Rapport statistique de 2010–2011 concernant la Loi sur l’accès à l’information

Points saillants du rapport statistique

En 2010-2011, malgré une hausse de 51 % du nombre de demandes d’accès à l’information et de près de 40 % du nombre de consultations reçues par rapport à l’année dernière, le Bureau du Conseil privé a amélioré son rendement dans un certain nombre de secteurs. Il a traité près de 25 % de demandes de plus que l’année précédente (673 c. 545), et ce, en comptant sur un nombre d’équivalents temps plein à peine plus élevé (10 %). Il en a résulté un nombre moins élevé de demandes actives reportées à la nouvelle année financière (95 c. 122 en 2009-2010). Le BCP a également amélioré de manière significative son délai de réponse aux clients. Le pourcentage du nombre total de demandes prorogées de plus de 30 jours a chuté par rapport à l’année précédente, soit de 49 % à 32 %. Le pourcentage du nombre total de demandes ayant été traitées en 121 jours ou plus a également diminué, passant de 37 % en 2009-2010 à 18 % cette année.

Il a découlé de ce rendement accru une diminution des plaintes des clients. Par rapport à l’année précédente, le nombre de plaintes déposées contre l’organisme a diminué de 60 % (de 164 à 66). Les plaintes des médias, qui présentent la moitié ou plus de toutes les demandes d’accès à l’information au BCP, a chuté 74 % par rapport à la même période l’année dernière, soit de 119 à 31.

Interprétation du rapport statistique

a) Demandes reçues au titre de la Loi sur l’accès à l’information

Du 1er avril 2010 au 31 mars 2011, le BCP a reçu 647 demandes de renseignements en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Il s’agit d’une hausse de 51 % par rapport au nombre de demandes reçues en 2009-2010, et le troisième volume de demandes jamais enregistrés, comme on le voit ci-dessous.

Volume de demande par année

Cette hausse est en partie attribuable au fait que les demandes des médias ont augmenté de plus de 100 % par rapport à 2009-2010. Il convient de noter que 121 demandes n’avaient pas été traitées pendant l’exercice précédent et que 95 demandes ont été reportées à l’exercice 2011‑2012.

b) Tendances des demandes reçues

Ces deux dernières années, le plus grand nombre de demandes provenait, en ordre décroissant : des médias, du public, des entreprises, du milieu universitaire et des organismes. Toutes les catégories de demandes ont connu une hausse en 2010–2011, à l’exception de celles provenant du milieu universitaire.

Comme le montre le graphique ci-dessous, la ventilation des demandes reçues en 2010–2011 était la suivante :

  • 395 ou 60 % provenaient des médias;
  • 127 ou 20 % du public;
  • 68 ou 11 % d’entreprises, dont 38 d’avocats;
  • 33 ou 5% du milieu universitaire;
  • 24 ou 4 % d’organismes, dont 19 du Parlement (Chambres des communes et Sénat)

Demandes selon la source

Bien que le nombre de demandes d’accès à l’information provenant du Parlement ait légèrement augmenté de 15 en 2009-2010 à 19 cette année, il représente encore moins de la moitié du nombre total de demandes reçues du Parlement en 2008-2009 (40). Cette diminution coïncide avec la hausse constante du nombre de questions parlementaires écrites attribuées à l’organisme au cours des trois dernières périodes visées, soit de 33 en 2008-2009 à 164 en 2010‑2011.

c) Genre de renseignements demandés

À l’instar de l’origine des demandes, le genre de renseignements demandés variait considérablement. Voici des exemples :

  • l’Afghanistan et les détenus afghans;
  • le Plan d’action économique du Canada;
  • les notes d’information adressées au Premier ministre pendant diverses périodes;
  • les contrats et les commandes subséquentes;
  • les procès-verbaux du Cabinet.

d) Traitement des demandes reçues

En 2010-2011, le BCP a traité 673 demandes. Comme le montre le graphique ci-dessous, la ventilation des demandes traitées est la suivante :

  • 342 or 52% des documents ont été communiqués en partie;
  • 49 or 7% ont été communiqués entièrement;
  • 27 or 4% n’ont pas été communiqués en vertu de la Loi – dont 12 en raison d’exceptions et 15 en raison d’exclusions.

Traitement des demandes reçues

Comme ces chiffres l’indiquent, 391 ou 59 % des demandes ont donné lieu à une communication totale ou partielle des renseignements demandés. Bien que ce pourcentage représente une diminution des renseignements communiqués par rapport à 2009-2010 (72 %), il s’explique par la hausse du pourcentage de demandes pour lesquelles il n’existe aucun document (« traitement impossible »), qui a doublé par rapport à l’année précédente (passant de 96 à 203).

Il convient de noter que le Secrétariat du Conseil du Trésor emploie l’expression « traitement impossible » au point 6 de la partie II du rapport statistique. Ces demandes ont bel et bien été traitées, mais aucun document n’a été trouvé.

Le pourcentage de demandes où rien n’a été divulgué est demeuré relativement stable, à 4 %. La ventilation des autres demandes traitées est la suivante :

  • 203 ou 30 % n’ont pas pu être traitées (« traitement impossible »);
  • 50 ou 7 % ont été abandonnées par le demandeur;
  • 2 ont été transférées à un autre ministère.

e) Exceptions

Si la Loi favorise la communication des renseignements, dans certaines circonstances, leur divulgation doit être refusée.

Les six exceptions les plus fréquentes de l’exercice 2010–2011 étaient, en ordre décroissant :

  • le paragraphe 19(1) dans le cas de 307 demandes – renseignements personnels;
  • l’alinéa 21(1)b) dans le cas de 272 demandesconsultations ou délibérations concernant les activités du gouvernement;
  • l’alinéa 21(1)a) dans le cas de 192 demandes – avis ou recommandations élaborés par ou pour une institution fédérale ou un ministre;
  • le paragraphe 15(1) dans le cas de 171 demandes – affaires internationales et défense;
  • l’article 14 dans le cas de 134 demandes – affaires fédérales-provinciales
  • l’article 23 dans le cas de 114 demandes – secret professionnel des avocats

Conformément aux exigences relatives à la production du rapport statistique au Parlement 2010‑2011 concernant la Loi sur l’accès à l’information, voici d’autres renseignements sur les exceptions. Pendant la période visée de 2010-2011, les exceptions suivantes n’ont pas été invoquées :

  • l’alinéa 13(1)e) – renseignements obtenus à titre confidentiel d’un gouvernement autochtone;
  • l’alinéa 16.1(1)a) – documents se rapportant à des enquêtes faites par le vérificateur général du Canada;
  • l’alinéa 16.1(1)b) – documents se rapportant à des enquêtes faites par le commissaire aux langues officielles du Canada;
  • l’alinéa 16.1(1)c) – documents se rapportant à des enquêtes faites par le commissaire à l’information;
  • l’alinéa 16.1(1)d) – documents se rapportant à des enquêtes faites par le commissaire à la vie privée;
  • le paragraphe 16.2(1) – documents se rapportant à des enquêtes faites par le commissaire au lobbying;
  • l’article 16.3 – documents se rapportant à des enquêtes faites sous le régime de la Loi électorale du Canada;
  • l’alinéa 16.4(1)a) – documents se rapportant à des enquêtes faites au titre de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles par le commissaire à l’intégrité du secteur public;
  • l’alinéa 16.4(1)b) – documents recueillis par un conciliateur en vue d’en arriver à un règlement d’une plainte déposée au titre de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles par le commissaire à l’intégrité du secteur public;
  • l’article 16.5 – documents se rapportant à une divulgation au titre de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles;
  • l’alinéa 18.1(1)a) – documents se rapportant aux intérêts économiques de la Société canadienne des postes;
  • l’alinéa 18.1(1)b) – documents se rapportant aux intérêts économiques d’Exportation et développement Canada;
  • l’alinéa 18.1(1)c) – documents se rapportant aux intérêts économiques de l’Office d’investissement des régimes de pensions du secteur public;
  • l’alinéa 18.1(1)d) – documents se rapportant aux intérêts économiques de VIA Rail Canada Inc.;
  • l’alinéa 20(1)b.1) – des renseignements d’un tiers se rapportant à des plans de gestion des urgences;
  • l’article 20.1 – renseignements en matière d’investissement obtenus par l’Office d’investissement des régimes de pensions du secteur public;
  • l’article 20.2 – renseignements en matière d’investissement obtenus par l’Office d’investissement du régime de pensions du Canada;
  • l’article 20.4 – contrats de services conclus par la Corporation du Centre national des Arts;
  • le paragraphe 22.1(1) – rapports préliminaires des vérifications internes qui ont moins de quinze ans.

f) Exclusions

La Loi ne s’applique pas à certains renseignements mentionnés à l’article 68 ni aux documents du Conseil privé de la Reine du Canada au titre de l’article 69. Ces exceptions sont les suivantes :

  • l’alinéa 68a) – documents publiés;
  • l’alinéa 68b) – documents de bibliothèque ou de musée;
  • l’alinéa 68c) – documents déposés à des musées canadiens ou archives;
  • l’alinéa 69(1)a) – mémoire au Cabinet;
  • l’alinéa 69(1)b) – documents de travail;
  • l’alinéa 69(1)c) – ordre du jour et procès-verbaux des délibérations du Cabinet;          
  • l’alinéa 69(1)d) – documents employés en vue ou faisant état de communications entre ministres; 
  • l’alinéa 69(1)e) – document à l’usage des ministres;
  • l’alinéa 69(1)f) – avant-projet de loi;
  • l’alinéa 69(1)g) – documents contenant des renseignements confidentiels du Cabinet.

En 2010-2011, l’article 68 a été invoqué 23 fois, et l’article 69, 313 fois.

Exclusions citées

Conformément aux exigences relatives à la production du rapport statistique au Parlement 2010‑2011 concernant la Loi sur l’accès à l’information, voici d’autres renseignements sur les exclusions. En 2010-2011, les exceptions suivantes n’ont pas été citées :

  • l’article 68.1 – renseignements qui relèvent de la Société Radio-Canada et qui se rapportent à ses activités de journalisme, de création ou de programmation;
  • l’alinéa 68.2a) – renseignements relevant d’Énergie atomique du Canada limitée et se rapportant à son administration;
  • l’alinéa 68.2b) – renseignements relevant d’Énergie atomique du Canada limitée et se rapportant à son exploitation;
  • le paragraphe 69.1(1) – divulgation interdite par un certificat délivré au titre de la Loi sur la preuve du Canada.

g) Délai de traitement

L’article 9 de la Loi permet la prorogation du délai de traitement officiel si des consultations sont nécessaires, si le nombre de documents demandés est grand et si l’observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’organisme. Comme le montre le graphique ci‑dessous, il a fallu au BCP 30 jours ou moins pour traiter 386 demandes (sur 673). En pourcentage du nombre total de demandes, cela représente 57 %, chiffre semblable à l’année précédente (59 %). Toutefois, le pourcentage du nombre total de demandes ayant été traitées en 121 jours ou plus est passé de 37 % en 2009‑2010 à 18 % (123) cette année. Le temps de traitement a donc diminué, et le délai de réponse aux clients, augmenté.

Délai de traitement

h) Prorogations des délais

En 2010-2011, 13 % des demandes (86) ont été prorogées de 30 jours ou moins, une hausse de 6 % par rapport à 2009-2010. Toutefois, le pourcentage du nombre total de demandes prorogées de plus de 30 jours a chuté par rapport à l’année précédente, soit de 49 % à 32 %. Le temps de traitement a donc diminué, et le délai de réponse aux clients, augmenté. La ventilation des prorogations survenues en 2010–2011 est la suivante :

  • 184 ou 61 % pour des consultations à d’autres institutions gouvernementales;
  • 78 ou 26 % pour des recherches à grande échelle;
  • 41 ou 13 % pour des consultations de tierces parties.

i) Traduction

Au paragraphe 12(2), la Loi stipule que « la personne à qui sera donnée communication totale ou partielle d’un document et qui a précisé la langue officielle dans laquelle elle le désirait se verra communiquer le document ou la partie en cause dans la version de son choix, a) si le document existe dans cette langue et b) si le responsable de l’institution fédérale juge dans l’intérêt public de le faire traduire. » Aucune traduction n’a été demandée au cours de la période visée.

j) Mode de communication

Le BCP ne fournit que des documents papiers. Les demandeurs peuvent choisir de recevoir une réponse par courrier ou d’aller chercher leurs documents sur place. Presque toutes les réponses sont envoyées par courrier.

k) Droits

Les frais recueillis pendant la période visée se sont élevés à 5 165,70 $. Le BCP a perçu 3 365 $ en frais de présentation de demande. En 2010-2011, le BCP a renoncé à des frais pour un total de 1 156,80 $ – dans près de 84 % des cas, il s’agissait de frais de photocopie de moins de 25 $ .

l) Coûts

Les coûts salariaux totaux liés à l’application de la Loi sur l’accès à l’information sont estimés à 1 711 562,68 $ pour 2010-2011, une hausse de 1 606 900 $ par rapport à 2009-2010. Les coûts administratifs s’élèvent à 227 024,80 $, une diminution de 661 819 $ par rapport à 2009-2010. Ces coûts ne comprennent pas les ressources utilisées par les secteurs de programme pour respecter les exigences de la Loi.

Il demeure difficile pour l’AIPRP d’attirer du personnel et de le garder, compte tenu de la pénurie d’analystes qualifiés qui sévit dans tout le gouvernement fédéral. L’utilisation des ressources en années-personnes en 2010–2011 était de 23,76 équivalents temps plein (ETP) sur 26 ETP approuvés. Comme le montre le graphique ci-dessous, il s’agit d’une augmentation au‑delà des 21,69 ETP de l’année précédente et du niveau d’ETP le plus élevé des dernières années, ce qui témoigne de l’engagement de l’organisme à l’égard du recrutement et de la conservation d’une expertise en AIPRP.

Années-personnes utilisées (ETP)

Consultations

a) Consultations externes

De nombreux documents en la possession du BCP nécessitent des consultations externes en raison de leur caractère interministériel. C’est la principale raison pour laquelle il faut beaucoup de temps pour traiter certaines demandes, bien qu’il ait été possible de répondre à 57 % des demandes dans un délai de 30 jours. De plus, il est souvent nécessaire de consulter des tierces parties, comme des entreprises ou des organismes.

Le BCP a transmis 141 consultations à d’autres institutions gouvernementales.

b) Consultations reçues d’autres institutions gouvernementales

Le nombre de demandes de consultation reçues d’autres institutions gouvernementales a considérablement augmenté depuis la dernière période visée, passant de 353 en 2009-2010 à 490 en 2010-2011. Comme le montre le graphique ci-dessous, il s’agit du deuxième volume en importance de consultations reçues par l’organisme au cours des dix dernières années. Le nombre de consultations est un facteur à prendre en considération dans la charge de travail, puisque leur traitement exige des ressources semblables à celles utilisées pour les demandes d’accès à l’information.

Nombre de consultations accès par année

Les institutions et ministères suivants sont ceux qui ont le plus souvent consulté le BCP pendant la période visée :

  • ministère de la Défense nationale
  • ministère des Affaires étrangères et du Commerce international
  • Service canadien du renseignement de sécurité
  • ministère des Finances Canada
  • Gendarmerie royale du Canada
  • Environnement Canada
  • Sécurité publique Canada

c) Consultations du service de Renseignements confidentiels du Cabinet/Conseillers juridiques du BCP

Conformément aux lignes directrices du Conseil du Trésor, le BCP consulte son service de Renseignements confidentiels du Cabinet/Conseillers juridiques pour l’examen et la certification des renseignements confidentiels du Cabinet contenus dans les dossiers du gouvernement. La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (ATIP) du BCP a transmis 51 consultations au service pendant la période visée, par rapport à 136 au cours de 2009‑2010.

Activités de sensibilisation et de formation

Le BCP fait connaître les obligations relatives à l’accès à l’information à l’occasion de réunions individuelles, d’exposés et d’événements spéciaux, grâce à des produits d’apprentissage et à l’intranet et dans le cadre de son programme de formation. Il encourage des relations de travail responsables avec les clients, et il est régi par des délais clairement établis.

Pendant la période visée par le présent rapport, le BCP a donné des séances de formation ou de sensibilisation sur l’AIPRP à 242 employés, par l’intermédiaire de 60 activités. Ces activités de formation consistaient en 48 séances présentées conjointement avec la Division des services d’information ministériels (32 en anglais et 16 en français). Ces séances font partie intégrante du programme d’orientation des nouveaux employés du BCP. Le directeur de l’AIPRP du BCP a rencontré des représentants des ministres du portefeuille pour leur expliquer en détail le milieu de l’AIPRP et en favoriser la compréhension. Le Comité exécutif du BCP a également été informé des statistiques sur les demandes d’accès à l’information, le rendement et la conformité. Le personnel supérieur de l’AIPRP a rencontré des hauts fonctionnaires des secrétariats du BCP pour clarifier les rôles et améliorer les relations de travail. Les analystes de l’AIPRP du BCP sont régulièrement entrés en contact avec des clients pour leur expliquer l’échéancier en cinq étapes, les informer des processus, comme la recherche ou l’examen de dossiers, et leur expliquer clairement les attentes. On trouve une description du processus de travail dans une brochure de 24 pages, du matériel d’apprentissage et des ressources électroniques offertes sur l’intranet du BCP.

À l’automne 2010, la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (ATIP) a élaboré et envoyé une présentation électronique aux 900 employés du BCP afin de les encourager à respecter la Loi. Les renseignements portant sur l’AIPRP affichés sur le site Web interne, comme la procédure d’approbation simplifiée des demandes d’accès à l’information, ont également été mis à jour.

Politiques, directives et procédures en matière de renseignements

a) Changements techniques

Au deuxième trimestre de 2010, après essai et validation, l’organisme a mis en service une version repensée de son logiciel de gestion des cas. Le programme comprend davantage de fonctions de gestion de documents et d’établissement de rapports que l’ancienne version, et il facilitera la réalisation des rapports statistiques élargis exigés par le Conseil du Trésor à compter d’avril 2011.

b) Regroupement

Reconnaissant la valeur que le regroupement du personnel de l’AAI procure au processus d’accès à l’information, le BCP a obtenu de l’espace supplémentaire à côté d’un de ses deux emplacements de travail à Ottawa (Ontario). Le regroupement du personnel de l’AAI dans ce grand espace de travail est prévu pour le printemps 2011. Le déménagement permettra d’augmenter la surveillance, d’améliorer les communications et de réduire les déplacements logistiques dans le cadre du traitement des dossiers.

c) Optimisation de la planification des documents confidentiels du Cabinet

La fonction automatisée relative à la certification des renseignements confidentiels comprise dans le nouveau logiciel adopté par l’organisme devait accélérer le processus de consultations auprès du service de Renseignements confidentiels du Cabinet/Conseillers juridiques, mais elle comporte des lacunes techniques. Les problèmes ont été signalés au fabricant du logiciel à la fin de l’exercice, et des rajustements seront apportés pour veiller à ce que le rendement technique satisfasse aux exigences de l’organisme.

d) Réduction du temps de traitement

Au cours de la période visée, l’organisme a continué de surveiller son modèle de gestion d’AAI et d’améliorer son processus de travail. Les domaines faisant l’objet d’un examen comprenaient les consultations par d’autres organisations et le recours aux prorogations autorisées en vertu de la Loi. Grâce à ces efforts, le délai de traitement moyen est passé de 157 jours en 2009‑2010 à 132 jours en 2010‑2011 si on inclut les demandes des années précédentes, et de 78 jours en 2009-2010 à 38 jours en 2010‑2011 si on les exclut, ce qui représente une importante amélioration dans le service au public.

Autres activités

a) Sources de renseignements à l’intention des usagers

Des sources de renseignements ont été mises à la disposition du public dans la salle de lecture de la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. Un index des points à l’ordre du jour des délibérations du Cabinet exposait les sujets traités dans les documents du Cabinet qui, après 20 ans, sont visés par la Loi.

Le public avait également accès à l’Info Source du gouvernement fédéral et au guide des nominations par le gouverneur en conseil. Le personnel de l’AIPRP est demeuré à la disposition de ceux qui désiraient consulter ces documents de référence. La salle de lecture :

Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Bureau du Conseil privé
55, rue Metcalfe, pièce 1340
Ottawa (Ontario)

b) Traitement non officiel des demandes d’accès

Les demandes sont traitées de manière non officielle quand on décide, en consultation avec le demandeur, d’arrêter le traitement d’une demande officielle et de fournir les renseignements requis de façon informelle, hors du cadre de la Loi. Le BCP n’a traité aucune demande de cette manière pendant la période visée.

c) Divulgation proactive

Conformément aux exigences de divulgation proactive imposées aux organismes gouvernementaux, le site Web du Bureau du Conseil privé a continué d’afficher de l’information sur ses frais de voyage et d’accueil, la reclassification des postes, les contrats supérieurs à 10 000 $, et l’octroi des subventions et des contributions.

Divulgation proactive

Plaintes et enquêtes

a) Plaintes reçues

En 2010-2011, le BCP a reçu 66 plaintes en vertu de la Loi, la majorité étant liée aux exceptions. Tout en continuant d’améliorer ses processus de travail, il a réussi à diminuer le nombre de plaintes. Par rapport à l’année précédente, le nombre de plaintes déposées contre l’organisme a chuté de 60 % (de 164 à 66). Tandis que le nombre de demandes des médias a augmenté de 192 en 2009‑2010 à 395 en 2010-2011, le nombre de plaintes formulées par ceux-ci contre l’organisme a diminué de près de 74 %, passant de 119 à 31. La ventilation des plaintes reçues en 2010–2011 est la suivante :

  • 31 ou 47 % de la part des médias;
  • 17 ou 26 % de la part d’entreprises, dont 14 d’avocats;
  • 10 ou 15 % de la part du public;
  • 6 ou 9 % de la part du Parlement (Chambre des communes et Sénat); 
  • 2 ou 3 % de la part du milieu universitaire.

Plaintes reçues

b) Types de plaintes

En 2010-2011, les plaintes concernaient les prorogations nécessaires aux consultations, le recours aux exceptions et aux exclusions, ainsi que les frais de photocopie et de recherche. Dans d’autres cas, le plaignant alléguait que certains documents devaient exister.

c) Enquêtes

En février 2011, le Commissariat à l’information a entrepris une enquête sur l’ingérence dans l’accès à l’information au Bureau du Conseil privé, un des huit organismes gouvernementaux choisis pour faire l’objet d’un examen systémique. Le personnel de l’organisme, notamment le directeur et les directeurs adjoints de l’AIPRP, ont rencontré les enquêteurs du CIC sur place en vue d’analyser des demandes en particulier, leur fournir de l’information et discuter de la procédure opérationnelle que suit l’organisme pour répondre aux demandes. L’enquête se poursuivra au cours de l’année financière 2011-2012.

Causes portées devant les tribunaux

En mai 2008, la Cour fédérale a entendu des plaidoiries en lien avec l’affaire Canada (commissaire à l’information) c. Canada (Premier ministre, ministres de la Défense nationale et des Transports et commissaire de la GRC).

Les deux principaux points en litige consistaient à déterminer si certains documents se trouvant dans le cabinet d’un ministre relevaient de l’institution gouvernementale, et si le Premier ministre était un agent ou un employé du Bureau du Conseil privé.

La Cour fédérale a rendu sa décision le 19 juin 2008. La Cour a jugé que, bien que le ministre soit le responsable de ce ministère, ni lui ni son cabinet ne font pour cette seule raison partie intégrante du ministère. Elle a donc conclu que le législateur ne voulait pas que le CPM ou le cabinet d’un ministre soit implicitement considéré comme partie intégrante des institutions fédérales énumérées à l’annexe I de la Loi sur l’accès à l’information.

En ce qui a trait aux documents « relevant d’une institution fédérale », la Cour a jugé que si un document a été préparé par une personne du cabinet du ministre, qu’il devait être utilisé aux seules fins du cabinet du ministre et qu’aucun fonctionnaire du gouvernement ou du ministère ne pouvait raisonnablement s’attendre à en obtenir un exemplaire, ce document ne relève pas de l’institution fédérale aux fins de la Loi.

Le 28 juin 2009, la Cour d’appel fédérale a rejeté à l’unanimité l’appel de cette décision par le commissaire à l’information et a établi que le Premier ministre n’est ni un agent, ni un employé du Bureau du Conseil privé aux termes de la Loi.

La commissaire à l’information a demandé et obtenu la permission d’appeler de cette décision à la Cour suprême du Canada. La Cour a entendu les plaidoiries en octobre 2010. Le 13 mai 2011, elle a confirmé la décision de la Cour fédérale d’appel.