Vérification de la délégation des pouvoirs financiers

Rapport final
Le 24 septembre 2009

Sommaire et Réponse et plan d'action de la direction

Note : Pour obtenir un exemplaire du rapport intégral, veuillez communiquer avec le bureau du Dirigeant principal de la vérification et de l'évaluation, Bureau du Conseil privé.

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Sommaire

Objectif de la vérification

L'objectif de la vérification consistait à déterminer si les instruments et les mécanismes de délégation des pouvoirs financiers du Bureau du Conseil privé (BCP) sont adéquats et efficaces.

Portée de la vérification

La vérification a servi à examiner l'infrastructure des pouvoirs financiers délégués au BCP et l'exercice de ces pouvoirs en vérifiant les dépenses enregistrées pour la période de douze mois se terminant le 30 septembre 2007. La rémunération a été exclue de la vérification, sauf les dépenses en heures supplémentaires et l'exercice du pouvoir de payer concernant les opérations de paye.

Opinion contenue dans la vérification

À mon avis, même s'il est compliqué par les fonctions centralisées de l'approvisionnement et des finances, le cadre des contrôles et des instruments de gestion du BCP pour la délégation et l'exercice des pouvoirs financiers est dans l'ensemble adéquat et respecte les exigences. Les pouvoirs délégués sont généralement bien exercés. Toutefois, il est justifié d'apporter des améliorations au cadre afin i) de mieux consigner et communiquer les rôles, les responsabilités, les processus et les contrôles pertinents à la lumière des fonctions centralisées, ii) d'améliorer certains aspects du processus d'examen de l'assurance de la qualité décrit dans la politique du Conseil du Trésor, iii) d'améliorer la répartition des tâches et de préciser et de renforcer l'obligation de rendre compte incombant aux gestionnaires des centres de responsabilité pour l'exercice des pouvoirs délégués.

Énoncé d'assurance

La vérification s'est déroulée conformément aux exigences de la politique, des directives et des normes du Conseil du Trésor en matière de vérification interne. Selon mon jugement professionnel à titre de dirigeant principal de la vérification, des méthodes de vérification suffisantes et appropriées ont été utilisées, et des preuves ont été recueillies pour étayer l'opinion formulée à la haute direction et figurant dans le présent rapport. Cette opinion est fondée sur une comparaison des conditions qui existaient au moment de la vérification par rapport aux critères de vérification établis au préalable et acceptés par la direction, et elle ne s'applique qu'aux processus et aux opérations examinés de l'entité faisant l'objet de l'examen.

Sommaire des constatations

La vérification a permis de constater que la majorité des éléments qui constituent le cadre de contrôle du BCP pour la délégation des pouvoirs financiers sont conformes aux exigences de la loi et de la politique, mais qu'il faut apporter certaines améliorations. Les principales constatations figurant dans le présent rapport qui ont abouti à des recommandations se rapportent aux possibilités d'amélioration du contrôle dans les domaines des politiques et des procédures ministérielles, à l'assurance de la qualité des processus de vérification des comptes et à la répartition des tâches. Les constatations qui n'ont pas donné lieu à des recommandations, mais qui ont néanmoins été portées à l'attention de la direction, comprenaient les questions de contrôle budgétaire, l'absence de certaines approbations préalables et l'amélioration des documents. Comme le BCP examinait son tableau de délégation des pouvoirs financiers pendant la vérification, les résultats préliminaires de la vérification ont été communiqués à la direction pour qu'elle les examine en vue de finaliser un tableau de délégation révisé de l'organisme.

Sommaire des recommandations

Il est recommandé que la sous-ministre adjointe, Direction des services ministériels, i) promulgue un document moderne et à jour sur une politique et(ou) des procédures du BCP concernant la délégation des pouvoirs financiers et les responsabilités en matière de vérification des comptes connexes, ii) améliore le processus d'examen de l'assurance de la qualité conformément à l'article 33 de la LGFP afin de tenir compte du risque, de signaler les erreurs pour permettre de prendre des mesures correctives et d'informer la haute direction des résultats globaux de l'assurance de la qualité, iii) ajuste les délégations et processus clés concernant le pouvoir de passer des marchés et le pouvoir d'attester l'exécution et les coûts des marchés.

Réponse de la direction et plan d'action

La direction a accepté les constatations et les recommandations du rapport. La réponse de la direction et le plan d'action figurent à l'annexe B.

Image : Signature de Jim Hamer

Signature du Dirigeant principal de la vérification

Jim Hamer
Directeur, vérification et évaluation

Annexe B - Réponse de la direction et plan d'action

Vérification de la délégation des pouvoirs financiers (2007-101)
La sous-ministre adjointe, Direction des services ministériels est responsable du Plan d'action.
Réponse de la direction et le plan d'action

La direction a pris connaissance du rapport de la vérification de la délégation des pouvoirs financiers et est d'accord avec la nature des recommandations qu'il contient. Les mesures correctives tiendront compte de la taille de l'organisme et de l'environnement centralisé dans lequel il mène ses activités.

Au cours de l'exercice 2007-2008, le Bureau du Conseil privé a entrepris un examen exhaustif de son instrument de délégation des pouvoirs financiers. L'instrument révisé de délégation des pouvoirs financiers sera adapté en fonction des recommandations du rapport de vérification.
Recommandation Mesures à prendre Responsable Date cible
Recommandation no 1 – Politique et(ou procédures ministérielles
Il est recommandé que la sous-ministre adjointe, Direction des services ministériels, promulgue un document moderne et à jour sur une politique et/ou des procédures du BCP concernant la délégation des pouvoirs financiers pour offrir des directives claires et détaillées sur les rôles, les responsabilités, l'obligation de rendre des comptes et les processus concernant l'exercice des pouvoirs financiers délégués et les exigences en matière de vérification des comptes connexes, et qu'il offre des séances de sensibilisation ou de formation à toutes les personnes touchées par ce document.
Nous sommes d'accord avec la recommandation.
Mesures à prendre :
  • Moderniser et normaliser les procédures concernant la délégation des pouvoirs financiers.
  • Élaborer et offrir des séances de formation sur la délégation des pouvoirs financiers aux gestionnaires et aux adjoints administratifs.
  • Fournir à tout le personnel du BCP l'accès à la documentation suivante dans le site intranet du BCP :
    • tableau de délégation des pouvoirs financiers;
    • tableau des équivalences;
    • documentation à l'appui et procédures;
    • trousse de formation.
Directeur exécutif, Division des finances et de la planification ministérielle



Nov. 08




Janv. 09






Nov. 08
Recommandation no 2 – Processus d'examen de l'assurance de la qualité
Il est recommandé que la sous-ministre adjointe, Direction des services ministériels, améliore le système de vérification des comptes en adaptant le processus d'examen de l'assurance de la qualité prévu à l'article 33 de la LGFP afin de tenir compte du niveau de risque des opérations vérifiées, en communiquant les erreurs aux gestionnaires des centres de responsabilité pour qu'ils puissent prendre des mesures correctives et en consignant les résultats généraux du processus d'examen de l'assurance de la qualité en vue de l'établissement de rapports pour la haute direction.
Nous sommes d'accord avec la recommandation.

Mesures à prendre :
  • Préparer une analyse coûts-avantages sur la mise en œuvre d'un processus d'assurance de la qualité fondé sur le risque.
  • Mettre en œuvre un processus d'assurance de la qualité fondé sur le risque en procédant par échantillonnage.
Directeur exécutif, Division des finances et de la planification ministérielle




Avril 09





Avril 10
Recommandation no 3 – Répartition des tâches
Il est recommandé que la sous-ministre adjointe, Direction des services ministériels, modifie les modalités de délégation actuelles afin d'assurer une répartition adéquate des tâches conformément aux exigences de la politique du Conseil du Trésor, c'est-à-dire :
  1. déléguer le pouvoir de conclure des marchés seulement aux agents d'approvisionnement de la Division des services des acquisitions et des contrats, qui l'exerceront uniquement si le gestionnaire responsable du budget engage officiellement les dépenses;
  2. établir une distinction entre les différents genres de biens et/ou de services achetés par l'organisme central, réaffecter la responsabilité de leur achat et réaligner les pouvoirs financiers délégués en conséquence;
  3. dans le cas du compte de frais de transport aérien payés centralement, améliorer les processus et les contrôles pour veiller à ce qu'on s'acquitte de manière appropriée, des responsabilités à l'égard de l'attestation de l'exécution et des coûts des marchés, conformément à l'article 34 de la LGFP.
Nous sommes d'accord avec la recommandation.
Mesures à prendre :
  • Modifier l'instrument de délégation des pouvoirs financiers du BCP de manière à déléguer le pouvoir de conclure des marchés seulement aux agents d'approvisionnement. Toute exception à cette règle sera documentée officiellement dans le document à l'appui de l'instrument de délégation.
  • Modifier l'instrument de délégation des pouvoirs financiers du BCP de manière à distinguer clairement entre les paragraphes 32(1) et (2) de la LGFP et rajuster la délégation des pouvoirs financiers en conséquence.
  • Documenter officiellement les conditions sous lesquelles les agents d'approvisionnement peuvent exercer leurs pouvoirs fonctionnels en vertu de l'article 34 de la LGFP.
  • Mettre en œuvre des contrôles financiers supplémentaires adaptés en fonction de l'environnement centralisé du BCP afin de fournir une assurance et une preuve d'une bonne répartition des tâches.
  • Mettre en œuvre un processus de réconciliation utilisant une méthode d'échantillonnage statistique pour rapprocher le montant payé centralement avec le montant approuvées par les gestionnaires des centres de responsabilité.
Directeur exécutif, Division des finances et de la planification ministérielle



Nov. 08














Nov. 08









Nov. 08








Déc. 08










Avril 09